5 fases do gerenciamento de projetos explicadas

Os gerentes de projeto geralmente enfrentam problemas como atrasos no projeto, falta de comunicação, análises erradas do escopo de um projeto, etc. Você não pode obter uma taxa de sucesso total, mas com cada falha, você aprende e reduz os riscos.

Além disso, se você estiver bem ciente das situações de andamento de um projeto, e como cada fase de um projeto funciona, é possível aumentar sua taxa de sucesso.

Existem 5 fases de gerenciamento de projetos e, como gerente de projeto, seu trabalho é dominá-las desde o início até a execução final.

Neste artigo, vamos detalhar essas fases de gerenciamento de projetos para você.

Quais são as 5 fases do gerenciamento de projetos

Todo projeto tem um ciclo de vida. Isso consiste em quatro ou cinco etapas que você geralmente pode nomear como fases do gerenciamento de projetos. As fases de gerenciamento de projetos seguem um padrão semelhante, independentemente do tamanho ou tipo de um projeto. Aqui estão eles -

1. Iniciação do projeto
2. Planejamento do Projeto
3. Projeto de execução
4. Monitoramento e controle de projetos
5. Encerramento do Projeto

1. Iniciação ou Concepção do Projeto

A primeira coisa de um projeto é sua conceituação e iniciação. Como gerente de projeto, você precisa criar uma imagem principal para um projeto específico sobre como começar e como progredir para as próximas etapas, uma após a outra.

No estágio de iniciação, você precisa reunir suas ideias e transformá-las em um plano de negócios, definir metas, definir escopo e termos do projeto e definir as pessoas responsáveis ​​pelo sucesso ou fracasso de um projeto, também conhecidas como partes interessadas.

A fase de iniciação do projeto deve realizar as seguintes tarefas –

Definindo os objetivos do projeto

A primeira pergunta que você deve fazer a si mesmo e às partes interessadas é – 'o que você deseja alcançar com este projeto?'

Por exemplo, você está trabalhando para uma empresa desenvolvedora de plugins WordPress. Como gerente de projeto, você deseja iniciar um projeto para uma nova página de preços. Nesse caso, você deve descobrir por que sua página de preços atual não está funcionando e que tipo de retorno espera de uma página de preços recém-projetada.

Defina seu escopo

Ver os limites do seu projeto muito antes de começar a trabalhar nele é definir o seu escopo. Nesta etapa, você cria as iniciais dos objetivos do seu projeto, entregáveis, prazos, etc, para entender até onde você quer e pode ir.

Além disso, esta etapa inclui aspectos de financiamento e orçamentários, e o tempo total dos projetos.

Finalizando as partes interessadas e definindo seus papéis

As partes interessadas são as pessoas que estarão intimamente ligadas e responsáveis ​​pelo progresso e resultados do projeto. Algumas das partes interessadas comuns do projeto são - patrocinadores, gerentes de projeto, membros da equipe do projeto, clientes, usuários finais, partes interessadas internas, etc.

Como gerente de projeto, você definirá as funções e responsabilidades de cada parte interessada.

Possíveis obstáculos

Na fase de iniciação do projeto, é possível assumir e listar todos os obstáculos/riscos que poderá enfrentar nos próximos dias e criar backups e plano B.

O gerenciamento de riscos é uma grande tarefa que envolve suposições de risco, brainstorming, coleta de recursos para lidar com os riscos, avaliação, priorização, etc.

Leia também: Como gerenciar riscos no gerenciamento de projetos: dicas eficazes para o sucesso do projeto

2. Planejamento do Projeto

O planejamento do projeto é a etapa imediata após o estágio de iniciação do projeto. Inclui as definições mais amplas dos objetivos do projeto, desde 'como controlar e monitorar o projeto' até a conclusão do projeto.

Existem duas abordagens de planejamento de projeto mais populares entre os gerentes de projeto –

a. O método SMART. Isso significa que seu planejamento deve ser específico, mensurável, atingível, realista e oportuno.

b. O método CLARO. Sugere um processo de trabalho colaborativo, limitado, emocional, apreciável e refinável.

Ao trabalhar nisso, você deve combinar as duas abordagens para obter melhores resultados.

Na fase de planejamento, você pode anotar e definir o roteiro completo do seu projeto. Aqui está como vai -

• Criando um plano de gerenciamento do projeto
• Desenvolvimento de uma estrutura analítica do projeto (WBS)
• Estimando recursos e duração do projeto
• Criando uma estratégia de gerenciamento de riscos

A principal realização deste estágio é definir todas as etapas da fase de iniciação e elaborá-las. Portanto, sua tarefa seria desenvolver um plano detalhado para a execução do projeto, monitoramento e controle adequado.

Nesta etapa, você precisa reunir todos os membros de sua equipe e atribuir-lhes tarefas específicas. Por exemplo, para cada uma de suas tarefas, você pode adicionar um ou vários membros da equipe e definir um prazo para concluir a tarefa.

Além disso, você pode estabelecer um canal de comunicação adequado entre os membros da equipe e as partes interessadas. Ferramentas de mensagens como o Slack seriam uma opção inteligente nesses casos.

3. Execução do Projeto

Agora, você tem seu plano pronto. É hora de ir trabalhar. Então, esta etapa inclui lançar seu projeto e executar as tarefas pouco a pouco, produzindo entregáveis ​​do projeto até a conclusão final. Em outras palavras, esta fase trata de transformar seu plano em ação.

Portanto, como gerente de projeto, você estabelecerá um fluxo de trabalho robusto que ajudará os membros de sua equipe a trabalhar com perfeição, se comunicar com precisão e se esforçar para atingir a meta do projeto. Isso inclui o seguinte –

• Observe atentamente o fluxo de trabalho da equipe
• Gerenciando seu orçamento corretamente
• Comunicação com seus stakeholders

Enquanto os membros de sua equipe estão trabalhando, é uma de suas principais tarefas como gerente de projeto acompanhar as partes interessadas do projeto para que possam saber o progresso e como as coisas estão indo.

Por exemplo, usar uma ferramenta de colaboração de projeto como o Project Manager Pro seria muito benéfico. Essa ferramenta do WordPress pode ajudá-lo a se comunicar melhor com as partes interessadas e os membros da equipe por meio de mensagens, comentários e bate-papos integrados.

Além disso, você pode monitorar o progresso e as reviravoltas da equipe e viabilizar soluções o mais rápido possível.

4. Monitoramento e controle do projeto

Espere o melhor, planeje o pior e prepare-se para ser surpreendido.

Denis Waitley

Na fase 3, seu projeto já deve estar em execução. Portanto, o trabalho da fase 4 é simples. Você deve ver como estão suas tarefas e os membros da equipe.

Trata-se de monitorar o fluxo de trabalho, descobrir os principais pontos fortes e aprimorá-los. Se você vir algum problema, resolva-o com as medidas certas.

Portanto, seu trabalho principal é resolver os problemas em andamento sobre o projeto, tomar a decisão certa e resolvê-los. Você também pode chamá-lo de monitoramento de desempenho do projeto.

Dê uma olhada no seguinte que você deve cuidar para o monitoramento do desempenho do projeto –

Principais indicadores de desempenho (KPIs)

Certifique-se de configurar os KPIs corretamente e monitorar se suas tarefas e subtarefas são executadas em tempo hábil e atendem aos KPIs.

Coleção de dados

A coleta de dados é uma coisa indispensável no gerenciamento de projetos. Ao longo do projeto, você deve coletar dados relevantes e criar um banco de dados que inclua cronogramas do projeto, status de conclusão das tarefas, relatórios financeiros, controle de qualidade, feedback das partes interessadas, etc. A melhor maneira de criar um banco de dados poderoso é usando uma ferramenta de gerenciamento de projetos .

Análise de dados

Os dados coletados seriam muito úteis para a análise adequada dos dados. Você pode comparar o progresso do projeto com as despesas, orçamentos gerais e resultados com o roteiro orçamentário que você criou no estágio de planejamento.

Relatórios de desempenho

Ao longo de vários estágios de um projeto, você pode criar relatórios de desempenho com base em sua análise de dados e compartilhá-los com as partes interessadas para maior transparência. Além disso, os relatórios ajudarão você a entender para onde estão indo todos os seus esforços. Um relatório básico de desempenho é feito de um resumo do progresso, métricas principais e detalhes de quaisquer problemas ou desafios, etc.

Melhoria contínua

O monitoramento é crucial para garantir que você está indo bem. Além disso, você pode gerar uma imagem contínua da progressão do seu projeto com ele.

Quando você tem um relatório de desempenho e análise de dados bem feitos, fica mais fácil entender o estado atual de um projeto e tomar as medidas necessárias que podem aumentar as chances de sucesso.

5. Encerramento do Projeto

Esta é a fase final de um ciclo de gerenciamento de projetos. Nesta etapa, você finalmente conclui o projeto e faz um encerramento formal.

Como gerente de projeto, você fará o seguinte na fase de encerramento do projeto –

• Entregar as entregas do projeto aos patrocinadores do projeto
• Obtenha a aprovação dos patrocinadores do projeto
• Feche o projeto oficialmente e desfaça sua equipe
• Organize uma reunião pós-projeto para avaliar os sucessos e fracassos

A reunião post-project ou post-mortem é um lugar onde você permite que todos os membros da equipe saibam como eles se saíram, onde eles não têm potencial e onde está sua força. Ele irá guiá-los para fazer melhor no futuro.

Durante a reunião, o relatório final é apresentado aos patrocinadores do projeto e partes interessadas para que uma discussão frutífera sobre o projeto possa ser feita.

Sua tarefa final para o estágio de encerramento do projeto é fazer uma revisão final dos relatórios do projeto, analisar os dados disponíveis e armazená-los em um local seguro que possa ser acessado sempre que você desejar. Ele funcionará como uma base de conhecimento para o seu próximo projeto.

Perguntas frequentes sobre as 5 fases do gerenciamento de projetos

Considerações finais sobre o ciclo de vida do gerenciamento de projetos

Um ciclo de vida de gerenciamento de projetos consiste em cinco fases, alguns profissionais adorariam transformar essas cinco fases em seis, sete ou oito estágios. No entanto, todas essas etapas são simplesmente incluídas nas 5 fases de gerenciamento de projetos mencionadas anteriormente.

Como um gerente de projeto inteligente, você pode obter ajuda do software de gerenciamento de projetos e IA para aprimorar seu escopo e possibilidade hoje em dia. Tudo o que você precisa fazer é entender quais tipos de ferramentas são úteis para seu orçamento e compatibilidade.