Um breve guia para resolução de problemas em gerenciamento de projetos (dicas de especialistas)

Uma das principais habilidades que faz de você um grande gerente de projetos é a resolução de problemas. Quando você está gerenciando seus projetos, os problemas são inevitáveis. Como todos nós temos que enfrentar o mesmo tipo de situações, mesmo em nossa vida diária. O que faz a diferença é o conhecimento e a eficiência com que você aplica esse conhecimento para resolver um problema atual ou iminente.

A resolução de problemas é o processo de observar o que está acontecendo em seu ambiente; identificando coisas que poderiam ser mudadas ou melhoradas.

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A solução de problemas no gerenciamento de projetos é um processo estratégico. Portanto, você não pode alcançar essa habilidade durante a noite. Ele precisa aprender passo a passo, adotando uma estrutura para fazer isso e, obviamente, mantendo algumas considerações cruciais.

Bem, neste breve guia, mostraremos alguns dos métodos comprovados de solução de problemas a serem seguidos no gerenciamento de projetos. Depois de terminar a leitura, você será capaz de entender quais são as coisas mais essenciais que deve fazer e iniciar um roteiro para se tornar um solucionador de problemas eficiente.

A importância da resolução de problemas no gerenciamento de projetos

Há muitas razões pelas quais você deve aprender a habilidade de resolução de problemas no gerenciamento de projetos. Antes de prosseguir com as principais técnicas ou práticas recomendadas, vamos examinar alguns dos pontos-chave que tornam a solução de problemas no gerenciamento de projetos um negócio sério.

Consertando coisas quebradas no processo

A resolução de problemas exige uma mentalidade única. Quando você tem isso em mente, pode facilmente cuidar de seus projetos com mais intensidade. Fazer negócios e gerenciar projetos é algo simultâneo. Uma estrutura de solução de problemas bem desenvolvida ajuda você a apontar coisas que estão quebradas, que precisam ser melhoradas ou atualizadas.

Classifique os riscos

Identificar riscos é crucial para seus projetos. A estrutura de solução de problemas ajuda você a entender o estado atual do seu negócio. Com dados suficientes, você pode facilmente classificar os riscos que podem ser tratados com os recursos adequados.

Melhorando a performance

Seus projetos e os funcionários são integrais, eles se complementam para alcançar um único objetivo – sucesso e desenvolvimento. Portanto, quando você está procurando uma solução confiável para seus problemas, isso também causa um bom impacto em seus funcionários. Eventualmente, isso leva a melhorar seu desempenho geral.

Procurando oportunidades

Quanto mais você continua resolvendo problemas, você vê o mais novo crack, coisas quebradas e coisas que precisam de uma atualização. Com o mesmo processo, você pode aprender a ver o quadro geral, entender a natureza do quadro geral e tornar-se capaz de transmiti-lo como gerente de projeto. Assim, você pode resolver os riscos e oportunidades e ao mesmo tempo.

Se você deseja gerenciar todas as atividades do seu projeto diretamente do painel do WordPress, verifique este artigo no Guia para iniciantes no gerenciamento de projetos do WordPress.

5 etapas para a solução de problemas no gerenciamento de projetos que você deve seguir

Como você já sabe, as habilidades de resolução de problemas exigem uma estrutura. Como gerente de projeto, você deve simplificar os métodos mais adequados de acordo com sua experiência e recursos. Abaixo, classificamos algumas das técnicas mais comprovadas que podem torná-lo um profissional inteligente para solução de problemas em gerenciamento de projetos. Dê uma olhada neles um por um –

1. Definir o problema é sua primeira prioridade

A maneira como você olha para um problema, seus funcionários não. Porque, quando eles veem um problema, querem que você resolva para eles, já que você é o gerente do projeto. Portanto, é importante que você defina o problema em primeiro lugar. Por exemplo, sua equipe está continuamente perdendo prazos, então é um problema da parte deles. Para chegar a uma solução viável, você deve entender por que sua equipe está cometendo os mesmos erros.

Compreender a natureza de um problema é possível quando você sabe por que algo está acontecendo com seu projeto, por que as coisas continuam dando problemas. Para descobrir, você pode seguir a abordagem 5W1H.

Significa fazer estas seis perguntas para definir um problema no gerenciamento de projetos –

• Quem   o problema afeta?
• Quais são os sintomas do problema?
• Onde/onde o projeto aconteceu?
• Quando isso acontece?
• Por que   o problema ocorre?
• Como isso acontece?

Portanto, fazer essa pergunta certamente o ajudará a definir seu problema quando quiser resolvê-lo de maneira inteligente e impecável.

Leia mais: Como melhorar a produtividade da equipe usando o WP Project Manager.

2. Descubra as razões por trás do problema

Depois de entender a natureza de um problema, a próxima etapa necessária é descobrir as razões por trás dele e analisá-las profundamente. É semelhante a encontrar lacunas em seu fluxo de trabalho e preenchê-las uma após a outra para chegar a uma solução adequada. Portanto, encontrar razões não será difícil se você seguir uma abordagem estratégica.

Por exemplo, você pode usar um diagrama de espinha de peixe. É um processo famoso e útil para descobrir as razões de um problema. Bem, o que é um diagrama espinha de peixe? O teórico organizacional japonês Kaoru Ishikawa o criou e é usado para categorizar as principais razões de um problema de forma visual.

Olhe acima da imagem. Suponha que o problema é que seu site está fora do ar. Um diagrama de espinha de peixe ajudará você a anotar os possíveis motivos que podem causar a queda do seu site. Ao manter essa demonstração visual, você pode melhorar e ser mais eficaz em relação à solução de problemas no gerenciamento de projetos.

Aqui estão algumas coisas inevitáveis ​​– as razões que você anota, elas devem ser reais. De uma série de razões possíveis, seu trabalho é entender as verdadeiras razões. É possível se você fizer uma análise profunda. Portanto, para fazer isso, a Análise de Causa Raiz (RCA) seria útil.

3. Gerando Ideias para Soluções

Agora que você sabe qual problema precisa resolver e quais são as causas, pode começar a gerar ideias para as soluções certas. É uma etapa gradual de solução de problemas no gerenciamento de projetos. Então, nesta etapa, você tem mais liberdade para se tornar criativo. O objetivo desta etapa é encontrar um conjunto de soluções. Você precisa de uma reserva de soluções ou soluções alternativas evidentemente. Eles ajudam você a reduzir seus riscos. Se uma solução falhar, você pode optar por uma abordagem alternativa.

Portanto, você precisa fazer muito trabalho mental, pesquisar e reunir maneiras de possíveis soluções. As duas melhores maneiras de gerar ideias são – brainstorming e mapeamento mental.

Mindtools explica que a solução criativa de problemas funciona em quatro etapas. Eles são – esclarecer, idealizar, desenvolver, implementar.

A etapa de esclarecimento faz com que você explore novamente sua visão do projeto e a natureza dos problemas. Em seguida, orienta a coleta de dados necessários e a formulação de perguntas. As etapas a seguir tratam da expansão da estrutura com todo o seu entendimento, dados, recursos e objetivo de explorar ideias, formular soluções e criar um plano de implementação.

4. Selecione a solução mais adequada

Não é fácil selecionar a cor certa quando seu guarda-roupa está cheio de roupas semelhantes. Mas quando você está determinado, conhece a etiqueta e o código de vestimenta daquele programa específico, seu senso de moda permite que você escolha a cor que mais combina. A mesma coisa sempre ocorre enquanto você está gerenciando qualquer projeto e resolvendo algo.

Depois de gerar muitas ideias e formular várias soluções diferentes, a hesitação é inevitável. Portanto, como gerente de projeto, sua habilidade de solucionar problemas exige que você selecione a maneira mais útil e fácil de resolver seu problema.

Bem, a melhor maneira de fazer isso é medir todas as soluções, compará-las entre si e considerar os seguintes fatos:

• Suas expectativas e prioridades
• Avalie todas as soluções e meça-as
• Considere seus recursos
• Vá para o mais simples em primeiro lugar

No entanto, você nunca deve parar de fazer perguntas. Pergunte a si mesmo, inspire seus alunos trabalhando no projeto a fazer perguntas. Quanto mais perguntas surgirem, a solução será mais eficaz e sem falhas.

5. Agir para resolver seus problemas

Quando você souber qual é o seu problema e qual solução deve implementar, comece de novo. É hora de tomar uma atitude. Implementar uma solução é a etapa final. Mas você deve passar por todas as etapas anteriores para atingir esse nível. É uma estrutura estabelecida para aumentar sua habilidade como solucionador de problemas.

Leia mais: 6 ideias interessantes de gerenciamento de projetos para seguir em 2022.

Como uma ferramenta de gerenciamento de projetos pode ajudá-lo na solução de problemas

Em uma era de automação, o gerenciamento de projetos se torna mais fácil por causa de ferramentas que ajudam a criar um banco de dados online de seus funcionários, clientes, contas e projetos gerais etc. esforço para tomar melhores decisões.

Por exemplo, se você tiver uma ferramenta de automação de PM como o WP Project Manager , a solução de problemas no gerenciamento de projetos seria mais viável e simples. Veja como -

• Garante o melhor uso de seus recursos e planejamento
• Organize e rastreie seus projetos e tarefas de forma robusta
• Ferramenta de gerenciamento avançada para tornar seu rastreamento mais eficiente
• A ferramenta intensificará seu esforço colaborativo
• Gere relatório para que você possa ver como estão seus projetos e quais são suas deficiências

No geral, o WP Project Manager possui todos os recursos que podem simplificar seu fluxo de trabalho. Ao ver atualizações e atividades ao vivo do painel de seus projetos (incluindo quadro Kanban, gráfico de Gantt, lista de tarefas, calendário etc.), você pode seguir facilmente todas as etapas de solução de problemas com mais eficiência. O trabalho seria mais fácil, no entanto.

Fechamento para solução de problemas no gerenciamento de projetos

A maioria dos problemas são pequenos no começo. Como um gerente de projeto engenhoso, seu trabalho é resolvê-los o mais rápido possível. Quanto mais você demorar, maior será o problema. Um navio geralmente apresenta pequenas falhas no motor ou rachaduras quando está em uma longa viagem. O capitão inteligente está sempre informado para corrigi-los simultaneamente. Como gerente de projeto, seu trabalho é nada menos que isso.

Uma estrutura estratégica de solução de problemas ajudará você a lidar com esse loop, e uma ferramenta perfeita de automação de gerenciamento de projetos permite que você resolva seus problemas mais rapidamente (não se esqueça de adicionar flexibilidade, acessibilidade, gerenciamento de tempo e inteligência).

Então, aqui estão nossas palavras finais – continue inovando com as novas formas de resolver problemas em seus projetos e não deixe seu problema crescer mais do que você.