Dicas de produtividade para proprietários de sites

Publicados: 2022-10-17

Algumas pessoas trabalham 18 horas por dia e ainda acabam realizando pouco. São eles que sempre parecem confusos, apressados ​​e cansados. Ninguém pode culpá-los por ir com calma, mas no final do dia, ainda há muito em seus pratos.

O que lhes falta não é dedicação, mas a utilização eficaz de dicas de produtividade comprovadas. Neste guia, reunimos 12 dicas de produtividade para proprietários de sites que podem mudar sua vida profissional e pessoal.

Por que a produtividade é importante

Os que usam sistematicamente essas táticas produtivas, bem, são diferentes. Eles conseguem passar seus dias cuidando das coisas uma após a outra. Eles têm um senso claro de propósito sobre o que estão fazendo e o que precisam fazer. Eles não parecem ser vítimas de seus horários, mas no comando deles.

É importante ressaltar que eles dificilmente estão cansados, agitados ou ansiosos.

Você pode pensar que eles não têm trabalho suficiente para fazer ou que o que eles têm são tarefas simples. Você pode acreditar que eles têm acesso a uma equipe maior ou a um software melhor. A verdade não é nada disso.

Eles são mais produtivos. Eles sabem como tirar o máximo proveito de cada dia.

Para isso, eles implementam de forma consciente e regular dicas de produtividade. Se você é proprietário de uma empresa on-line e sente que nunca está fazendo as coisas, também precisa de uma reorganização da maneira como trabalha.

Dicas de produtividade para proprietários de sites

12 dicas de produtividade para proprietários de sites

1. Elimine as notificações

Se você quer ser produtivo, precisa colocar toda a sua concentração na tarefa em mãos. Um dos maiores obstáculos para isso é o envio constante de notificações de seus aplicativos.

Você pode estar escrevendo uma apresentação ou revisando um discurso de vendas e, de repente, recebe uma notificação de um de seus canais de mídia social ou de seu cliente de e-mail. Isso é o suficiente para distraí-lo de tudo o que você está fazendo.

Mesmo que você não clique na notificação, você perdeu o foco apenas olhando para ela. Agora seu cérebro precisa realizar várias tarefas entre duas zonas de atenção. Isso tira a energia da tarefa em que você estava se concentrando.

A solução é desativar todas as notificações, tanto do smartphone quanto do computador. Esta pequena dica pode ajudar bastante a torná-lo mais focado e menos distraído.

2. Conheça suas prioridades

Você não está lá para fazer tudo como proprietário de uma empresa on-line e estar por dentro de todas as decisões e processos. Seu trabalho é cuidar das prioridades. Mas isso pode levar a um problema maior. O que exatamente é uma tarefa prioritária?

A maioria das pessoas vê o que está atualmente em sua agenda como uma prioridade. Eles acreditam que precisa de toda a atenção deles só porque está na agenda deles. Esta é uma abordagem inerentemente inútil.

Uma maneira eficaz de priorizar é usar a Matriz de Eisenhower. No eixo x, você terá urgente e não urgente. No eixo y, adicione importante e não importante.

Agora, sua prioridade número um é o que é importante e urgente. Você deve fazer um plano para o que é importante, mas não urgente. Em seguida, delegue as tarefas urgentes, mas não importantes, aos seus colegas de equipe e elimine as tarefas não urgentes e não importantes.

3. Concentre-se em três tarefas prioritárias por dia

Depois de identificar as tarefas mais importantes e urgentes, pode ser tentador juntar todas elas e começar imediatamente. Essa seria a maneira errada de lidar com essas tarefas cruciais.

Você deve planejar suas tarefas prioritárias para o dia seguinte no final de cada dia. Você também pode fazê-lo no dia seguinte, mas ficará energizado se entrar no escritório sabendo exatamente o que precisa fazer.

Limitá-los a apenas dois ou três por dia é importante. Mesmo que você acredite que pode lidar com mais, coloque todo o seu foco nesses três.

4. Divida as tarefas em unidades menores

Quando as tarefas parecem maiores, é fácil procrastinar. Você pode pensar que precisaria de um dia inteiro para cuidar deles. Mas você sabe muito bem que é difícil dedicar uma tarde inteira, muito menos um dia, a uma tarefa específica.

A maneira de lidar com isso é dividi-los em unidades menores e gerenciáveis. Portanto, você não precisa revisar sua estratégia de geração de leads B2B de uma só vez. Você pode analisar seus métodos de cold call separadamente do seu contato por e-mail.

Você não precisa elaborar uma estratégia de conteúdo inteira esta semana. Você só precisa descobrir seus blogs na segunda-feira, o conteúdo do e-mail na terça-feira etc.

Há uma vantagem negligenciada em dividir suas tarefas em unidades menores. Agora há um maior escrutínio em cada aspecto desse trabalho. Isso lhe dirá onde você precisa melhorar. Talvez tudo o que você precisa fazer é mudar seus scripts de chamadas frias para obter mais leads.

5. Sem reuniões desnecessárias

Se tem uma coisa que você pode começar a implementar agora mesmo para melhorar a eficiência do seu escritório, é questionar a necessidade de reuniões.

A maioria das reuniões é realizada não porque algo estrategicamente importante tenha que ser discutido. É porque ninguém questionou por que eles tiveram que participar de uma reunião.

Em outras palavras, as reuniões acontecem porque as reuniões são agendadas.

A maneira mais fácil de analisar se você precisa se encontrar é fazer uma pergunta simples aos indivíduos interessados: pode ser um e-mail, um telefonema ou um bate-papo privado entre duas pessoas?

Na grande maioria dos casos, a resposta seria qualquer uma dessas opções. Resista à tentação de fazer reuniões se forem inúteis. As reuniões são como você desperdiça tempo, recursos e foco.

6. Reduza a comunicação inútil

Se as reuniões são óbvias na forma como desperdiçam tempo, o e-mail é um dreno não tão óbvio nos recursos da empresa. Se você puder tirar um dia para avaliar todos os e-mails que envia, recebe e responde, entenderá o ponto.

A maioria deles são triviais ou repetitivos. As pessoas enviam e-mails não para comunicar algo importante, mas para transmitir a todos que estão fazendo sua parte ou que agora é a vez de outra pessoa.

Pior ainda é o hábito de e-mails em grupo. Pessoas que não têm nada a ver com um projeto são repetidamente notificadas sobre seu progresso ou a falta dele. O que poderia ter sido facilmente conversas de dois minutos entre duas pessoas se estendem a mensagens multi-thread que desperdiçam o tempo de todos.

Se você é um negócio online, diga a todos no sistema que os e-mails devem ser enviados apenas se forem urgentes e apenas para aqueles que precisam saber. É importante ressaltar que qualquer comunicação que possa ser feita por telefone não deve ser arrastada para e-mails.

E, claro, banir ou limitar severamente os e-mails de grupo.

7. Reduza as decisões que você precisa tomar

Existem várias pequenas decisões que você precisa tomar todos os dias que são exaustivas. Estes incluem o que vestir, o que comer, que caminho tomar para o escritório, etc.

Essas decisões triviais deixam você cansado com pouca energia para as grandes decisões. A cura para isso é eliminar a necessidade de tais decisões. Se for sobre o que vestir, coloque suas roupas em rotação.

Não gaste mais de três segundos imaginando o que comer. Ou decida com antecedência e defina uma rotina ou escolha o que vier à sua mente primeiro.

Lembre-se, menos decisões = mais energia.

8. Automatize tarefas

A maioria das pessoas que trabalha duro, mas consegue pouco, geralmente está fazendo as mesmas tarefas repetidamente. Para se concentrar em tarefas importantes, você precisa automatizar todo o resto.

Se um cliente enviar um e-mail sobre um atraso na implantação ou um fornecedor abordar você com uma proposta, deve haver um protocolo para isso. Aconselhe os membros de sua equipe sobre o que fazer. Você pode fazer um memorando ou uma lista de tarefas para tais situações.

O objetivo é automatizar a resposta e garantir que você não precise se envolver.

Outras maneiras de automatizar tarefas? Criar rascunhos de respostas para perguntas comuns, aprender atalhos de teclado etc.

9. Nunca multitarefa

A multitarefa pode ser definida como falha em várias tarefas ao mesmo tempo. É o oposto de ser produtivo.

Nossa atenção é limitada e a última coisa que devemos fazer é fornecer fontes concorrentes. Ao realizar multitarefas, você garante que não se concentrará em nenhuma das tarefas corretamente.

Infelizmente, a maioria das pessoas vê a multitarefa como uma virtude. Eles falam com orgulho sobre sua capacidade de fazer várias coisas ao mesmo tempo e até incentivam seus funcionários a fazer o mesmo. Esta é uma receita para uma cultura de mediocridade.

Não verifique seu e-mail enquanto trabalha. Não atenda telefonemas enquanto lê relatórios. Não envie mensagens de texto aos colegas quando estiver em uma reunião.

Concentre-se apenas em uma tarefa de cada vez. Veja apenas o que está à sua frente.

Uma das maneiras mais fáceis de fazer isso é quando você está trabalhando em um computador. Vá em tela cheia. Isso garantirá que você veja apenas a guia à sua frente. Alterar as guias exigirá um pouco mais de esforço e você será desencorajado a alternar com frequência.

10. Comece a dizer não

Se você é proprietário de uma empresa on-line, sente que precisa cuidar de tudo. Você tem que estar no topo de todas as decisões e processos. Isso significa dizer sim para várias coisas.

É assim que você é constantemente interrompido e se envolve em tarefas que não exigem sua supervisão. Uma das maneiras mais eficazes de recuperar seu tempo e foco é dizer não.

Você não está sendo indelicado ou desinteressado nessas tarefas. Você está começando a valorizar seu tempo.

Uma maneira fácil de fazer isso é atrasando o tempo que você levaria para responder. Diga a eles que você voltará se alguém pedir para se encontrar em vez de dizer sim. Depois, avalie se é necessário e diga não se não parecer importante ou urgente.

Outra vantagem de dizer não é que você está capacitando outras pessoas no sistema a tomar decisões. Isso acelerará a tomada de decisões e aumentará o envolvimento dos funcionários.

11. Conheça seu ritmo energético

Uma dica de produtividade comum para empreendedores e proprietários de sites é acordar cedo e começar a trabalhar. Embora possa agradar a algumas pessoas, não se aplica a todos porque as pessoas têm ritmos variados.

O truque é descobrir o seu período de pico de energia. Para alguns, pode ser de manhã cedo, enquanto outros podem se destacar à noite. Você não precisa seguir mais ninguém. Você só precisa descobrir quando está no seu melhor.

Depois de saber disso, você deve marcá-lo como seu “tempo de trabalho profundo”. É quando você deve se concentrar nas tarefas mais importantes que afetarão seus negócios a longo prazo.

Você deve trabalhar como um eremita durante esse período. Você não precisa de várias horas para se envolver em um trabalho profundo, pois pode ser cansativo. Você só precisa dedicar 90 minutos a ele todos os dias úteis.

12. Faça pausas frequentes

Semanas de 90 horas sem pausas não é como você se torna produtivo. É assim que você fica constantemente cansado, desenvolve sérios problemas de saúde, torna-se cínico e cansado. Essa também é a receita para problemas de relacionamento.

Fazer pausas regulares deve ser uma prioridade por motivos profissionais e pessoais. A menos que você possa dar um passo atrás e se recarregar, você não estará trabalhando em sua capacidade total. Você também estará tomando muitas decisões ruins.

Mesmo que você saiba a importância de intervalos frequentes, você precisa institucionalizar isso em sua cultura de trabalho para que seja eficaz. Deve haver slots dedicados para relaxamento. Não são pausas para fazer ligações ou checar as redes sociais.

Isso é quando você precisa relaxar e respirar profundamente. É quando você deve sair para passear, longe de tudo o que está em sua mesa.

Empacotando

Trabalhar duro significa que há uma entrada substancial sem saída significativa. Ser produtivo significa que você está aproveitando ao máximo todos os dias as coisas que mais importam.

É uma cultura em que ser eficaz é mais importante do que estar ocupado. Como proprietário de uma empresa on-line, você deve incutir essa cultura em sua vida profissional e em sua organização.

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