11 melhores maneiras de aumentar a eficiência do gerenciamento de projetos com um gerenciador de tarefas automatizado (dicas e ferramentas de especialistas)
Publicados: 2022-03-03Como gerente de projeto, sua habilidade e eficiência podem ir além. Não há limite. Portanto, é um passo inteligente adotar um conjunto de processos que possam melhorar constantemente a eficiência do gerenciamento de seus projetos. Se você os seguir, praticar regularmente e evoluir, certamente poderá melhorar muito com o tempo.
Nos negócios modernos, os gerentes de projeto se tornam mais inteligentes e aumentam suas capacidades com a automação. Portanto, também é parte integrante desse processo do qual estamos falando. Economizar dinheiro, tempo e esforço é o que lhe dá mais espaço para inovação, e a automação lhe daria isso tão facilmente.
No blog a seguir, discutiremos tudo e mostraremos como aumentar sua eficiência como gerente de projetos com gerenciamento de tarefas inteligente e um processo estratégico. Continue lendo.
Por que você precisa ser mais eficiente em seu gerenciamento de projetos
A eficiência no gerenciamento de projetos é uma qualidade que você pode alcançar gradualmente. Algo que faz de você um gerente de projeto dinâmico que pode usar os recursos e tempos disponíveis com estimativas exatas, resolver problemas e tornar um projeto um sucesso. A eficiência também traz a você a capacidade de adaptação, abertura e popularidade entre as partes interessadas.
Os conceitos de eficiência e eficácia são comumente usados na avaliação de diferentes processos. As organizações baseadas em projetos estão frequentemente lutando com o equilíbrio entre tempo, custo e qualidade, elas estão interessadas em fazer isso da maneira mais eficiente e eficaz possível.
Erik Sundqvist, Science Direct
Desde o planejamento, orçamento e execução – um gerente de projeto precisa passar por um processo longo e tedioso. E os riscos são quase uma certeza. Gerenciar seu pessoal, distribuir tarefas e, então, atingir metas exige um grande esforço mental e físico. Então, qual poderia ser a sua graça salvadora?
Na verdade, é a sua eficiência. Se você puder utilizar todos os recursos disponíveis com o potencial certo, poderá ter sucesso. Assim, como fazê-lo? É aqui que seu trabalho exige passar por algumas etapas.
11 etapas comprovadas para melhorar a eficiência do gerenciamento de projetos
A lista de medidas de Eficiência é interminável. Você pode inovar de uma nova maneira, bem, talvez toda semana. Mas a questão crucial é quais são os melhores e os especialistas acham que realmente funcionam.
Abaixo, classificamos algumas práticas recomendadas comprovadas para aumentar suas habilidades de gerenciamento de projetos. Confira-os -
- Foco no Planejamento
- Crie uma base de conhecimento
- Estabeleça um processo de comunicação simultânea
- Gerenciando e orçamentando o tempo do projeto
- Estratégia de Gestão de Risco
- Torne todos os dados do projeto acessíveis
- Acompanhando o Processo
- Recompense o membro da equipe de desempenho
- Alinhar as ferramentas certas
- Aberto para comentários e sugestões
- Nunca se acomode e faça melhorias contínuas
Vamos explorar em detalhes e descobrir como essas maneiras ajudarão os gerentes de projeto a aumentar sua eficiência de gerenciamento de projetos –
1. Foco no Planejamento
O planejamento é o pilar de todas as suas atividades de gerenciamento de projetos. Se você tem um plano organizado e um de backup, está seguro para jogar. Além disso, é o primeiro passo para garantir que você esteja fazendo negócios sérios.
Simplificando, você precisa fazer isso para criar um plano acionável –
- Definindo o escopo dos seus projetos
- Crie uma estrutura para a divisão do trabalho
- Definir e sequenciar as atividades do projeto
- Faça uma estimativa sábia do orçamento, duração e outros recursos
- Tenha um plano de contingência pronto
Todas as tarefas acima apenas tornariam seus projetos simplificados. Quando seu esqueleto é forte, o corpo deve ter uma boa forma.
2. Crie uma Base de Conhecimento
Criar uma base de conhecimento é essencial para seus projetos. Sempre que você precisar de informações, uma base de conhecimento pode ajudá-lo. Portanto, um cenário comum seria este – suponha que alguém precise saber o número de vendas do último trimestre. Você o deixou saber. Depois vem outra pessoa para pedir a mesma informação. Você não se importaria de responder de novo?
Uma base de conhecimento é necessária para compartilhamento cruzado e para executar um fluxo simultâneo de dados em toda a organização. Isso ajudará não apenas a pessoa dentro de seus projetos, mas também pessoas de fora e clientes também.
3. Estabeleça um Processo de Comunicação Simultânea
A menos que você tenha uma comunicação estável entre as partes interessadas, seu projeto está em risco. Todos vinculados ao seu projeto devem garantir que estejam na mesma página e trabalhando para o mesmo objetivo. No entanto, muitos projetos falham devido à falta dela. Evidentemente, a “falha de comunicação” causa 57% das falhas de projeto.
Bem, como estabelecer um processo de comunicação que grude? A primeira coisa é escolher um formato ou quadro onde toda a informação deve ser mantida e atualizada regularmente.
A próxima fase é definir uma meta de comunicação. Isso significa fazer outro plano para o que você deseja alcançar por meio de seu processo de comunicação com as partes interessadas do projeto. Depois de ter seu formato e objetivo de comunicação, é hora de identificar seus stakeholders e escolher um método que deseja seguir.
4. Gerenciando e orçamentando o tempo do projeto
Além do tempo e do dinheiro que você gastou, um atraso no projeto pode custar o que você tem de mais precioso: seus clientes. Portanto, o orçamento adequado e o gerenciamento do tempo são um grande problema que você deve resolver. Portanto, quando você começa a gerenciar um projeto, precisa marcar a seguinte lista de verificação –
- Uma boa estimativa dos recursos que você está investindo,
- As pessoas que você escolhe como cúmplices
- Divida esse projeto em pequenas frações, designe as pessoas certas no lugar certo
- Defina um tempo estimado para concluir cada tarefa
O orçamento é uma carga pesada. Então, o que te torna eficiente é escolher o método mais adequado de acordo com o seu negócio.
5. Estratégia de Gestão de Riscos
Como gerente de projeto, os riscos são óbvios. Eventualmente, você deve se tornar um bom gerente de risco para tornar seu projeto bem-sucedido. A estratégia de gerenciamento de riscos é um arsenal bastante inteligente para combater qualquer situação iminente. Os profissionais de marketing modernos sempre consideram as estratégias de gerenciamento de riscos positivos e negativos enquanto enfrentam problemas.
Existem três tipos de estratégias encontradas por especialistas para resolver problemas de gerenciamento de riscos. Eles são – respostas de risco positivas, negativas e contingentes.
Por exemplo, se você optar por um positivo, há quatro etapas no gerenciamento de riscos. Explorar, compartilhar, aprimorar e aceitar. Exploração significa riscos intencionais para iniciar possibilidades. Às vezes, gerentes de projeto inteligentes buscam parceiros e compartilham o risco para materializar uma possibilidade.
A resposta contingente vem para ocasiões especiais. Às vezes, sua estimativa pode não obter os resultados exatos e levá-lo à beira do fracasso. Então, uma resposta de gerenciamento de risco contingente ajuda você a sair da dificuldade.
6. Torne todos os dados do projeto acessíveis
Já mencionamos a importância de uma base de conhecimento. No entanto, um projeto executado com sucesso exige a mais alta ordem de acessibilidade entre as partes interessadas do projeto.
Um projeto em execução gera muitos conjuntos de dados e documentos. Sempre que alguém precisar de algo, ele/ela deve ter como levá-lo sem nenhum aborrecimento prévio e com facilidade. É também uma parte integrante do quadro geral do processo de comunicação. Além disso, o que você está fazendo deve ser documentado. Em um banco de dados acessível, todos os dados do seu projeto precisam ser salvos e rastreáveis.
7. Acompanhamento do Processo
O rastreamento fornece uma visão completa do projeto. Alguns dos mais cruciais são –
- Quanto você fez uma tarefa,
- Qual é a melhoria,
- Quantas ligas você precisa para ir
- Quais medidas podem melhorar mais o seu processo
Como um gerente de projeto inteligente, seu trabalho é encontrar a melhor maneira de controlar suas tarefas de gerenciamento de projeto com eficiência. Nesse caso, um software de gerenciamento de projetos ou gerenciador de tarefas automatizado traz grandes vantagens.
8. Recompense o membro da equipe de desempenho
Não que todos os membros da sua equipe sejam iguais. Eles têm papéis, domínios, senso de responsabilidade e capacidades diferentes. Além dessas qualidades pré-determinadas, as pessoas reagem de maneira diferente ao trabalhar em um projeto. Você não pode esperar que todos atuem da mesma maneira o tempo todo. Portanto, você deve montá-los para aumentar sua taxa de sucesso. Nesses casos, qual seria a melhor maneira de aumentar seu poder interior para trabalhar de maneira mais próxima e eficaz?
O reconhecimento dos funcionários é vital para 37% dos funcionários. As equipes com pontuação entre os 20% melhores em engajamento experimentam 59% menos rotatividade. Aproximadamente 34% dos trabalhadores americanos se sentem engajados.
Uma das dicas comprovadas é essa – recompense as pessoas com melhor desempenho. É uma tradição antiga inspirar outras pessoas a se apresentarem no mesmo tempo ou ajudá-las a tentar fazê-lo naturalmente, e não à força.
9. Alinhar as ferramentas certas
Bem, esta é a parte complicada. A automação é algo em que a maioria dos gerentes de projeto modernos quer acreditar. Mas quantos deles realmente estão fazendo isso? Segundo a Mckinsey, 31% das empresas têm pelo menos uma função totalmente automatizada.
Assim, de acordo com a Farc Research, “os profissionais levam em média 18 minutos para localizar um documento manualmente ––20% a 40% do tempo––e gastam 50% do tempo procurando informações”.
Isso significa que a adoção da automação pode economizar seu tempo e esforço, além de dar a você mais tempo para se concentrar em outros assuntos para aumentar a eficiência do gerenciamento de projetos.
Como resultado, a necessidade de uma ferramenta de automação é inevitável para aumentar seu processo de negócios. Mas qual escolher e como a ferramenta certa pode melhorar seu jogo? Nós vamos mostrar isso a você.
10. Aberto para comentários e sugestões
Um bom gerente de projeto está sempre aberto às opiniões de seus alunos. Pelo menos, não há nada de ruim em ouvir pessoas que pensam como você, compartilhar pensamentos e sugestões, certo?
O que é ruim é a história comum de um gerente de projeto que não está aberto a novas ideias e diz ao seu pessoal: “Eu sei mais do que você, é por isso que sou seu gerente”.
Suponha que o nome dele seja Sr. Brooks. Ele nunca pensou nos membros da equipe agregando algum valor ao projeto ou em quaisquer problemas iminentes. Portanto, sempre que ocorre algum problema, eles realmente não têm muito em mãos para resolver o problema. E enquanto seu plano estava falhando, o homem era tão teimoso que aceitava qualquer nova sugestão, mas culpava os membros da equipe.
O projeto não estava indo a lugar nenhum. E, as coisas começaram a desmoronar. Apesar de ser uma pessoa capaz com bom conhecimento de domínio, o Sr. Brook não conseguiu atingir seu objetivo.
Uma lição é clara aqui: como gerente de projeto, você deve valorizar cada um dos membros de sua equipe. Mantenha-se aberto a novas ideias e discussões. Porque todo mundo tem algo para colocar em um projeto enquanto está trabalhando nele.
Você também pode gostar de ler: Um Guia Abrangente para a Metodologia Waterfall em Gerenciamento de Projetos!
11. Nunca se acomode e faça melhorias contínuas
A vida como gerente de projetos é uma jornada que promove a inovação a cada dia. Portanto, se você obtiver sucesso seguindo um conjunto de melhores práticas e regras, não pense que a próxima vez ou o próximo projeto também seguirá o exemplo. É um mundo que está mudando continuamente, então você também deveria. Seu jogo é adaptável e ser dinâmico pode levá-lo a posições de liderança.
Utilize um gerenciador de tarefas automatizado para aumentar suas habilidades de gerenciamento de projetos
A automação traz inovação e velocidade para sua força de trabalho. Portanto, todas as medidas de eficiência que discutimos ao longo do blog podem ser facilmente realizadas se você tiver um gerenciador de tarefas automatizado na manga.
Do planejamento ao acompanhamento do processo, da distribuição de tarefas ao orçamento de tempo ou acompanhamento, você obtém tudo dessas ferramentas. Por exemplo, se você tiver um gerenciador de tarefas automatizado como o WP Project Manager, poderá simplesmente otimizar todas as tarefas do projeto e aumentar a eficiência do gerenciamento de projetos.
Alguns dos principais recursos nos quais você pode confiar são –
- Assistência de recursos e planejamento
- Rastreamento inteligente de seus múltiplos projetos
- Você pode definir prazos e sistema de lembrete/notificação para cumpri-los
- Opção de rastreamento de tempo eficiente
- Colaboração em equipe por meio de Kanban, listas de tarefas, gráfico de Gantt e opção de armazenamento de arquivos acessível
- Relatório e análise
O WP Project Manager é uma ferramenta de gerenciamento de código aberto completa que pode automatizar ao máximo suas equipes e projetos.
Palavras Finais sobre Eficiência em Gerenciamento de Projetos
O gerenciamento de projetos é uma tarefa estratégica. Não precisa de pressa, mas exige medidas passo a passo para atingir a meta. Se você quer ser inteligente, sua principal arma deve ser sua eficiência como gerente de homem e adaptabilidade à tecnologia.
Além disso, nas etapas acima mencionadas, você sempre pode adicionar mudanças e inovar nas medidas de eficiência mais recentes. Então, qual parte do seu gerenciamento de projeto atual precisa de uma renovação? Conte-nos na seção de comentários.