7 estratégias de gerenciamento de projetos para se antecipar ao jogo (estudos de caso + ferramenta)

As estratégias de gerenciamento de projetos tratam de ter um plano claro sobre como você concluirá seu projeto. O gerenciamento de projetos moderno depende fortemente de plataformas e metodologias digitais. Mas a importância e o objetivo principal sempre foram os mesmos por centenas de anos. Ou seja, concluir um projeto da melhor forma, com o menor custo e no menor tempo possível.

Como o grande Aristóteles disse há milhares de anos:

Primeiro, tenha um ideal prático claro e definido; uma meta, um objetivo. Em segundo lugar, tenha os meios necessários para atingir seus fins; sabedoria, dinheiro, materiais e métodos. Terceiro, ajuste todos os seus meios para esse fim.

Com o tempo, a importância do gerenciamento organizado de projetos só aumentou. Para necessidades específicas, temos muitas metodologias de gerenciamento de projetos que praticamos atualmente. Com essas metodologias avançadas e estratégias adequadas, você pode concluir um projeto da maneira mais eficaz.

Neste artigo, mostraremos 7 estratégias de gerenciamento de projetos que garantirão que você não perca mais tempo, esforço ou recursos do que o necessário. Mas primeiro, vamos obter uma visão geral clara do gerenciamento de projetos moderno.

Por que o gerenciamento de projetos é importante para sua organização

O gerenciamento de projetos é o plano e o processo combinados para atingir os objetivos específicos do projeto, utilizando a mão de obra, os recursos, o tempo e as ferramentas da maneira mais otimizada.

O gerenciamento moderno de projetos consiste em um conjunto de metodologias de gerenciamento de projetos que podem fornecer resultados previsíveis e repetíveis. As metodologias e estratégias que seguimos hoje em dia são altamente analíticas e decisivas.

No entanto, estudos mostram que apenas 23% das empresas possuem sistemas de gerenciamento de projetos padronizados como cascata e ágil em uso.

Nesta era, aqueles que ainda não alcançaram o planejamento estratégico de um projeto raramente conseguem ter sucesso em um projeto. Então, por que estamos dando tanta importância ao planejamento estratégico para um gerenciamento de projetos eficaz? Vamos conhecer.

Por que o planejamento estratégico é crucial para o gerenciamento de projetos

Estratégias adequadas para o gerenciamento de projetos são o que torna um projeto bem-sucedido. Na verdade, de acordo com o PMI, as organizações que subestimam o gerenciamento de projetos veem 50% a mais de seus projetos falhando. E mesmo quando um projeto possui um sistema de gerenciamento implantado, ele ainda pode falhar devido a uma estratégia inadequada. Basta dar uma olhada na pesquisa abaixo.

Em todas as organizações, 11,4% de todos os recursos são desperdiçados devido a processos de gerenciamento de projetos inferiores. Pesquisas sugerem que as organizações que falham em integrar adequadamente o gerenciamento de projetos em suas estratégias verão sua taxa de falha de projeto aumentar em um fator de 2/3.

No entanto, não apenas o planejamento estratégico torna seu projeto um sucesso, mas também ajuda a economizar muito dinheiro e recursos. Na verdade, as organizações que usam práticas comprovadas de gerenciamento de projetos desperdiçam 28 vezes menos dinheiro do que suas contrapartes que não possuem práticas de gerenciamento de projetos implementadas. (CIO, 2019)

Em um mundo onde 27% dos projetos ultrapassam o orçamento, o dinheiro que você pode economizar com o planejamento estratégico de gerenciamento de projetos é realmente extraordinário.

7 estratégias de gerenciamento de projetos para um projeto de sucesso

Existem muitas estratégias de gerenciamento de projetos que você pode seguir para um projeto bem-sucedido. Dentre eles, vamos nos concentrar nas principais estratégias que mais impactam o sucesso de um projeto.

Vamos dar uma olhada nas principais estratégias que devem ser seguidas para a conclusão bem-sucedida do projeto.

1. Finalize os detalhes do projeto antes do início do projeto

Mesmo antes de começar a trabalhar em seu projeto, você precisa finalizar os detalhes do projeto. Um plano claro sobre o que você está tentando alcançar ajuda a concluir um projeto da melhor maneira possível.

Funções e responsabilidades: O plano detalhado do projeto deve apresentar as várias funções do pessoal que trabalhará no projeto, juntamente com suas responsabilidades. Isso torna o processo de trabalho organizado e ajuda a evitar atrasos.

Estrutura de Divisão de Trabalho: A Estrutura de Divisão de Trabalho ajuda a dividir um grande projeto em tarefas pequenas e gerenciáveis. Isso ajudará na divisão de tarefas para funcionários, dependência e fluxo de trabalho também.

Marcos: O plano também deve incluir os marcos que ajudarão o projeto a estar no caminho certo. Os marcos são ótimos para acompanhar o progresso do trabalho. Especialmente para rastrear a pequena parte dos trabalhos que você dividirá usando a Work Breakdown Structure.

Definição de entregas e prazos: Você também terá que definir as entregas, prazo, antes de iniciar o projeto para manter o projeto embalado dentro do prazo definido.

Finalizar os detalhes do projeto não significa que o projeto não precise ou não precise de nenhuma modificação ao longo do caminho. Na verdade, hoje, mais do que nunca, o gerenciamento de projetos é mais iterativo do que nunca. É por isso que metodologias como Agile estão ganhando popularidade rapidamente. Fazer um plano claro do projeto antes de iniciá-lo não o prenderá. Em vez disso, fará com que você e seus funcionários se adaptem à mudança repentina de planos. Também manterá a estabilidade e o prazo do projeto intactos.

2. Decida qual metodologia usar

Se você não está familiarizado com o termo metodologia de gerenciamento de projetos ou com os diferentes tipos de metodologias existentes, aqui está uma definição simples. Uma metodologia de gerenciamento de projetos é um conjunto de princípios e práticas que podem ajudá-lo a organizar seu gerenciamento de projetos para obter os melhores resultados. Nenhum projeto é 100% igual ao outro, portanto o processo de trabalho também não é o mesmo para dois projetos.

Existem algumas metodologias de gerenciamento de projetos que são mais amplamente utilizadas. Dentre eles, você deve escolher aquele que mais se adequa ao seu projeto.

Abaixo estão algumas das metodologias de gerenciamento de projetos mais populares que o gerente de projetos costuma usar.

Metodologia Waterfall: Waterfall é a forma tradicional de gerenciamento de projetos. O nome metodologia cascata foi introduzido devido à abordagem linear e sequencial deste modelo. Antes de iniciar a próxima etapa do projeto, a anterior precisa ser concluída.

A metodologia Waterfall é mais adequada para projetos que têm um resultado ou objetivo claro. Ele também não tem nenhum escopo para iteração ou modificação do plano ao longo do caminho. Um bom exemplo de tais projetos pode ser o tipo de projetos que as empresas de fabricação de automóveis possuem. Esses projetos geralmente não têm chance de mudança ao longo do caminho.

Metodologia Agile: Agile é outra metodologia popular que ganhou força na década de 2001. Sua criação, na verdade, remonta à década de 1990. É o resultado da necessidade crescente de uma nova forma de gerir projetos, mais adaptável à mudança. A metodologia ágil se concentra em ter curtos períodos de trabalho com testes, avaliações e adaptações contínuas ao longo do processo. Como tal, os produtos finais que saem muitas vezes não são completamente iguais aos planejados.

Como a metodologia ágil se concentra em ser rápida, o produto final pode ser implantado antecipadamente. No entanto, ele passa por mais avaliações e iterações para se tornar um produto completo sem problemas/erros. A popularidade e aceitação das metodologias ágeis alimentaram posteriormente o crescimento de outras metodologias mais recentes. Essas metodologias incluem Scrum, Kanban e muito mais. O Agile em si é ótimo para produtos digitais, onde os resultados finais podem ter desvios do plano inicial.

Na verdade, 80% dos CMOs notaram uma melhora na produtividade da equipe com o Agile. As empresas que adotaram o Agile também tiveram crescimento de 60% na receita e no lucro.

Metodologia Scrum: Scrum é uma espécie de adaptação da metodologia ágil. A metodologia Scrum divide toda a duração do projeto em curtos períodos ou ciclos, também conhecidos como “sprints”. Os sprints geralmente duram uma ou duas semanas.

O Scrum geralmente tem scrum masters para liderar pequenas equipes trabalhando em partes dos projetos por vez. Isso é diferente da conclusão sequencial de tarefas na metodologia em cascata. Lembre-se de que as funções do scrum master não são semelhantes às dos gerentes de projeto.

Metodologia Kanban: Kanban também é uma estrutura dentro do gerenciamento ágil de projetos. É originário da indústria manufatureira japonesa. A Metodologia Kanban é uma estrutura na qual todas as tarefas são representadas visualmente como colunas em um quadro Kanban. Kanban dá uma visão geral de cada tarefa de um projeto em qualquer momento específico.

Dessa forma, é possível descobrir o motivo do atraso em uma parte do projeto.

Metodologia híbrida: Tanto a cascata quanto a ágil (incluindo seus frameworks ou versões modificadas) têm suas falhas. A metodologia em cascata precisa de muito tempo antes de você conseguir ver a saída. Não é bom para um mercado de ritmo acelerado, onde os concorrentes são bem combinados e competem consistentemente uns com os outros. Por outro lado, o ágil é suscetível ao aumento do escopo e à iteração constante. Isso torna difícil para os clientes se acostumarem com um produto. O que realmente piora a experiência do usuário. Assim, muitos gerentes de projeto agora estão fazendo boas anotações dos métodos cascata e ágil. Atualmente, mais e mais PMs estão implementando algo como um híbrido ágil em cascata.

Aqui está o que encontramos no manifesto da metodologia híbrida –

O gerenciamento de projetos híbrido combina os métodos formal e ágil para criar um novo método de gerenciamento de projetos. O Hybrid emprega a meticulosidade da Work Breakdown Structure (WBS) com velocidade e benefícios enxutos do Agile para um novo método de gerenciamento de projeto que é detalhado e rápido.

Além dessas metodologias populares, também existem outros modelos que são usados ​​por muitos. É muito importante escolher perfeitamente uma metodologia adequada, pois isso ditará a rapidez e a eficiência com que você pode concluir o projeto.

3. Forme a equipe certa para o projeto

Nenhum projeto pode ser bem-sucedido sem o pessoal certo para lidar com cada tarefa. Cada uma de suas contratações deve estar alinhada com a responsabilidade que você deseja que assumam. Uma pessoa pode ter um mundo de experiências, mas se não for a pessoa certa para a função e a responsabilidade, não deve participar do projeto.

É importante não construir sua equipe com qualidades sobrepostas, pois elas só podem atrasar o projeto. É por isso que as equipes também devem ser pequenas

Além disso, sua equipe deve ter uma hierarquia clara e uma distribuição adequada de tarefas para cada um dos funcionários para aproveitar a ótima equipe que você contrata.

4. Estabeleça uma comunicação clara entre os departamentos e o pessoal

A comunicação é um grande obstáculo para a maioria dos projetos. É por isso que um plano de comunicação eficaz deve ser uma parte muito importante de suas estratégias de gerenciamento de projetos.

80% dos funcionários gastam metade de sua semana de trabalho em “retrabalho” causado por má comunicação

Capterra

Se você está se perguntando o que queremos dizer com um plano de comunicação, ele inclui um canal de comunicação designado, horário pré-agendado de reuniões e tal.

Estabelecimento de Canais de Comunicação: Toda equipe precisa ter um canal de comunicação interna. Para se conectar entre o projeto, existem vários canais que você pode aproveitar. Slack, Microsoft Teams são dois dos métodos de comunicação mais populares para um projeto ou local de trabalho.

Reunião Agendada: Todo projeto precisa ter um horário de reunião designado, semanal ou quinzenal. Isso ajudará o gerente de projeto a acompanhar o andamento do projeto. Essas reuniões também são úteis para resolver quaisquer problemas que os membros da equipe possam estar enfrentando. Além disso, as reuniões também deixarão clara a direção do projeto e ajudarão a decidir se ele requer alguma iteração ou não.

5. Evite fazer grandes mudanças (Scope Creek) durante o projeto

Embora as metodologias de projeto modernas coloquem grande ênfase na iteração do plano do projeto, sugere-se não fazer grandes mudanças. Não é a coisa certa para fazer tantas mudanças quanto possível. Porque, dessa forma, o produto final não terá nada a ver com o projeto que se pretendia.

Em termos de gerenciamento de projetos, quando mudanças ilimitadas são feitas no escopo do projeto sem nenhum tipo de procedimento de controle, isso é chamado de fluência do escopo. Scope creek afeta o cronograma do projeto, orçamento, custos, alocação de recursos, o que não é uma boa notícia para o gerente de projeto com recursos e tempo definidos. O aumento do escopo é provavelmente um dos riscos de gerenciamento de projetos mais comuns que os gerentes de projeto costumam encontrar.

Como o aumento do escopo ocorre quando novas solicitações de iteração do projeto são adicionadas após o início do projeto. No entanto, como as mudanças ocorrem durante o projeto, muitas vezes elas não são revisadas adequadamente. Portanto, faz com que a equipe conclua mais tarefas do que o planejado, atribua mais entregas e marcos com os mesmos recursos de antes no mesmo prazo.

6. Avalie o projeto após a conclusão

Cada projeto tem um objetivo que precisa ser alcançado através do projeto. Ao avaliar seu projeto após a conclusão, você pode descobrir se há algum problema ou divergência com os objetivos iniciais do projeto. E somente após avaliação, pode-se dizer que o projeto está pronto .

É por isso que valorizamos tanto a avaliação de projetos. Durante a avaliação final, as seguintes coisas devem ser monitoradas de perto -

Compare com o Protótipo: Você cria um protótipo (digital ou físico) de como o projeto deve ficar quando finalizado? Você deve. E depois de concluir o projeto, compare-o com o protótipo.

Executar testes de perguntas e respostas: o teste de garantia de qualidade é obrigatório, independentemente de o produto ser software ou hardware. Através do processo de teste Q/A deve ser seguido uma vez que um projeto é concluído, para que nenhum problema seja criado quando o projeto for entregue ao lado do cliente/cliente/usuário.

Executar UAT: Teste de aceitação do usuário ou UAT permite que o gerente de projeto saiba o que os usuários pensam sobre o produto. O teste UAT torna mais fácil para o gerente de projeto descobrir o espaço para melhorias para tornar o produto mais fácil de usar.

No geral, a avaliação do projeto dá uma ideia clara do que deu certo no projeto e qual parte poderia ter sido melhor. As conclusões ajudarão a melhorar o projeto em questão e os projetos que virão no futuro.

7. Use uma ferramenta de gerenciamento de projetos de qualidade para um resultado ideal

A estratégia final sobre a qual queremos falar hoje é usar uma boa ferramenta de gerenciamento de projetos. Usar um projeto dedicado pode facilitar a vida de um gerente de projeto, ajudando a manter um projeto no caminho certo para o sucesso.

Os gerentes de projeto tornam as tarefas de planejamento e agendamento muito fáceis. Eles também permitem que os funcionários acessem as informações de que precisam e restringem aquelas que não precisam. As ferramentas de gerenciamento de projetos também são conhecidas por melhorar a produtividade e reduzir o orçamento do projeto.

Ao escolher as ferramentas de gerenciamento de projetos certas, você deve ter em mente o seguinte:

• Os recursos que você precisa
• Se você deseja uma ferramenta de gerenciamento de projetos offline ou online
• Se você precisa de uma ferramenta que cobra um valor fixo ou por usuário
• seu orçamento

Somente depois de considerar todos os fatores acima, você poderá escolher a ferramenta que melhor se adapta ao seu projeto. Claro, você pode obter a ferramenta all-star cara. Mas se você tem uma empresa de pequeno a médio porte, o que você precisa é de uma ferramenta de gerenciamento de projetos acessível, que tenha todos os recursos necessários para um projeto de sucesso.

Para tornar seu projeto um sucesso, conte com a ajuda do WP Project Manager, uma ferramenta de gerenciamento de projetos acessível que é absolutamente perfeita para PMEs. Na próxima parte do artigo, vamos dar uma olhada no plug-in e por que recomendamos que você o use.

WP Project Manager: Facilitando o gerenciamento e a entrega de projetos

O WP Project Manager é uma ferramenta de gerenciamento de projetos acessível e de código aberto baseada no WordPress. Ajuda a implementar com eficiência as estratégias de gerenciamento de projetos. A ferramenta oferece alguns recursos e oportunidades interessantes que ajudam a tornar um projeto bem-sucedido. Os principais benefícios do uso do WP Project Manager são os seguintes –

Usuários e projetos ilimitados: a maioria das ferramentas de gerenciamento de projetos cobra por usuário e limita o número de projetos e tarefas que você pode criar. No entanto, com o WP Project Manager, o céu é o único limite. Você pode criar projetos, tarefas literalmente ilimitadas e adicionar membros ilimitados à equipe.

Gráfico de Gantt: O gráfico de Gantt permite organizar a hierarquia do projeto permitindo que você atribua dependências entre diferentes tarefas e subtarefas. Isso permite que você veja o motivo do atraso em uma tarefa em uma representação visual, a qualquer momento.

Quadro Kanban: Os quadros Kanban recebem grande importância para o gerenciamento de projetos, mesmo que você não siga a metodologia Kanban . Com o gerenciamento de tarefas em estilo de quadro, você pode criar tarefas, arrastá-las e soltá-las entre diferentes quadros, permitindo que os membros de sua equipe trabalhem com mais eficiência.

Capacidades da equipe de controle e funções dos membros: com o WP Project Manager, você pode personalizar as permissões e atribuir funções específicas aos membros, conforme necessário. Você também pode adicionar facilmente membros externos ao projeto.

Gerenciador de arquivos e documentos: WP Project Manager também possui um gerenciador de arquivos e documentos para armazenar todos os arquivos do projeto. Você também pode navegar para as mensagens vinculadas, listas de tarefas ou tarefas na seção de arquivos.

Painel pessoal para todos os usuários: WP Project manager oferece um painel dedicado para cada membro da equipe, onde eles podem ver suas tarefas atribuídas e concluídas e outros relatórios.

Painel de visão geral: para obter um relatório geral do projeto, o WP Project Manager possui um recurso de painel de visão geral. A partir daí, você pode ter uma visão panorâmica de todos os projetos em andamento, o progresso e as equipes. Você também pode criar projetos, adicionar, editar membros da equipe, funções de usuário e outras tarefas aqui.

Depois de pensar em tudo, não é preciso muito para entender que WP Project Manager é uma excelente ferramenta para gerenciar projetos. Você pode ficar ainda mais convencido depois de conhecer o preço da ferramenta, que é absolutamente acessível.

O plano pessoal do WP Project Manager começa em $ 79, enquanto o plano profissional e empresarial começa em $ 149, $ 249 respectivamente.

Um projeto de sucesso está a apenas uma grande estratégia de distância

Estratégias adequadas de gerenciamento de projetos podem mudar o jogo para o sucesso do projeto. Muitos grandes projetos falharam devido à falta de uma estratégia clara e seu projeto não deve ser o próximo.

Neste artigo, compartilhamos estratégias claras de gerenciamento de projetos passo a passo para você realizar um projeto bem-sucedido. As estratégias incluem desde metodologia até como você deve formar seu tempo para alcançar o sucesso. No final, também compartilhamos uma ótima ferramenta que pode apoiá-lo no gerenciamento de projetos.

Tem alguma dúvida ou experiência que gostaria de compartilhar? Sinta-se à vontade para comentar abaixo.