Dia de coworking remoto: o segredo para uma colaboração remota eficaz

Recentemente, tem havido muito conteúdo sobre “como trabalhar em casa” e alguns bons conselhos para pessoas que estão lidando com sua primeira ou duas semanas de trabalho remoto. O Ellipsis está totalmente remoto desde que começamos e, embora a maioria de nossa equipe esteja agora “bloqueada”, podemos continuar praticamente normalmente.

O trabalho remoto é difícil e, ao longo dos anos, criamos vários sistemas para nos ajudar a trabalhar com eficiência. Eu acho que o trabalho remoto é melhor quando bem feito , mas isso é uma ressalva importante. Você precisa se adaptar ao trabalhar no escritório e, a menos que implemente sistemas para ajudá-lo, você pode ter uma experiência ruim nas próximas semanas e depois descartá-la.

Isso seria uma pena, pois trabalhar remotamente tem enormes vantagens: mais flexibilidade, membros de equipe mais felizes e capacidade de contratar e reter as melhores pessoas são alguns bons exemplos.

Este post é sobre uma ideia, que você pode copiar com bastante facilidade: o dia de coworking remoto . Começaremos analisando o problema que estamos resolvendo e, em seguida, como o fazemos. Tudo isso é super acionável, e eu o escrevi para que você possa copiar e implementar facilmente.

Problema: a colaboração é mais difícil com o trabalho remoto

Uma das grandes vantagens de ser presencial versus remoto é que a colaboração é muito mais fácil. Escritórios como o multibilionário Apple Park da Apple são projetados para maximizar a chance de encontros aleatórios com colegas, com a esperança de que esses encontros aleatórios levem à colaboração.

Há algumas pesquisas para apoiar isso. Um estudo do MIT descobriu:

“A proximidade física aumenta a atividade colaborativa entre acadêmicos… o estudo conclui que a colaboração interdisciplinar e interdepartamental é alimentada pela interação básica face a face em espaços compartilhados.”

Isso faz sentido, e isso contribui para que a colaboração seja uma área onde o trabalho remoto é mais fraco. A solução é replicar esses benefícios em um ambiente de trabalho remoto .

A ressalva é que alguns escritórios totalmente abertos, como o da Apple, podem prejudicar a produção geral, como Cal Newport aborda:

Um desenvolvedor do Facebook afirma que o escritório [plano aberto] raramente tem mais de um terço cheio, pois as pessoas aprenderam a ficar em casa se quiserem produzir algo profundo… oferecer escritórios particulares e tempo ininterrupto para se concentrar talvez seja um dos benefícios mais valiosos que você pode oferecer desenvolvedores em nossa era conectada.

O ponto geral permanece, porém, e Cal continua argumentando que escritórios com portas são melhores, em vez de apenas trabalhar remotamente. Estar localizado no mesmo local facilita a colaboração e, ao trabalhar remotamente, você precisa sair e criar o espaço para essa colaboração.

Foi assim que criamos nosso dia de coworking remoto.

Como funciona um dia de coworking remoto?

A premissa é simples: você agenda um dia específico para trabalhar em conjunto com sua equipe. Você coloca na agenda de todos, e eles bloqueiam o tempo. Achamos que uma vez por mês é uma boa cadência, mas você pode fazer quinzenalmente ou uma versão mais curta semanalmente.

Você então co-trabalha! Dividimos o dia em duas partes:

• Uma atualização geral da equipe e uma sessão de perguntas e respostas, que apresento. Isso nos tira do sério.
• Colaboração de toda a equipe . Geralmente temos alguns itens que toda a equipe precisa passar. Mesmo que você não precise de todos lá, isso é metade do ponto: você apresenta a oportunidade para a colaboração e ideias mais aleatórias que você obtém em um escritório.
• Trabalho em grupo pequeno . Ocasionalmente, faz sentido dividir-se em pequenos grupos ou individualmente. O dia de coworking é uma oportunidade especificamente programada para fazer isso.
• Clube do livro ! Terminamos o dia com o nosso clube do livro mensal! Nós nos revezamos para selecionar um livro (realisticamente um capítulo ou dois), podcast ou artigo, todos lemos/ouvimos antes, e então discutimos as ideias por uma hora ou mais.

Essa estrutura funciona muito bem. Agendamos um horário de início e fim, mas não quanto tempo cada item deve levar; às vezes há mais para discutir, e você está tentando encorajar a discussão! Também nos certificamos de fazer muitas pausas. Como estamos em fusos horários diferentes, alguém vai precisar almoçar enquanto outro quer um lanche.

Você vai querer ajustar a estrutura dependendo do que você faz e quais problemas você precisa resolver. Somos uma agência de marketing e esse formato provavelmente funciona para configurações semelhantes, mas as equipes de produto ou desenvolvedores vão querer usar seu próprio formato. Demorou um pouco para encontrar uma estrutura que funcionasse de forma confiável, então experimente.

A maioria de nossas reuniões internas são apenas de áudio, mas esta é uma em que sempre fazemos videochamadas. Geralmente, acho as videochamadas uma experiência ruim e de baixo benefício quando você já falou com alguém com vídeo uma vez, mas com um grupo funciona. Tentamos praticamente todas as plataformas de vídeo - Zoom, Skype, etc. - mas usamos o Hangouts Meet. As conexões são sempre sólidas, não há nada para instalar e simplesmente funciona.

Há algumas inovações interessantes neste espaço, incluindo o RemoteHQ, que faz transcrições ao vivo de suas reuniões e permite adicionar um navegador e anotações compartilhados, mas infelizmente não era confiável o suficiente. Encontre a ferramenta que deseja usar e use-a sempre. Não há nada pior do que começar cada reunião tentando encontrar o link, ou com cinco minutos de “você pode me ouvir?”.

Outras ideias de trabalho remoto para experimentar

O dia de coworking remoto é uma das formas de replicar o que há de bom em estar presencialmente. Aqui estão três outras ideias rápidas para tentar que fazemos:

1. Complementamos o coworking remoto com retiros de equipe presenciais três vezes por ano. Estas são oportunidades tremendas de colaboração e fazemos muito em nossos retiros. Você não pode fazer tudo online, e o cara a cara é necessário de vez em quando.
2. Uma “feliz meia hora” mensal. Essa é uma ótima ideia que tirei deste post. Você tem menos oportunidades para um bate-papo geral quando remoto (usamos o Basecamp em vez do Slack, portanto, geralmente são assíncronos em vez de sempre ativos com o bate-papo). Consertamos isso com meia hora para bate-papo geral, uma vez por mês! Nós tentamos semanalmente e quinzenalmente, mas como estamos todos em fusos horários diferentes, isso não funcionou para nós.
3. “O que está acontecendo fora do trabalho?” Nossos check-ins semanais são compartilhados com toda a equipe no início da semana, e uma das perguntas que você deve responder é "o que está acontecendo fora do trabalho?" Nós tendemos a postar apenas uma frase ou duas, mas é uma boa maneira de ver o que as pessoas estão fazendo.

Dia de co-trabalho remoto é fácil de experimentar

Um dia de co-trabalho remoto é muito fácil de tentar, e acho que é uma grande ajuda. Ele ajuda todos a permanecerem conectados, nos dá uma data padrão para realizar tarefas colaborativas complexas que, de outra forma, seriam perdidas e nos permite colaborar de forma eficaz.

É incrivelmente fácil de fazer, e eu recomendo que você experimente nas próximas semanas. Nunca houve um momento mais importante para continuar colaborando e inovando! E isso funciona se você está remoto como nós, ou está trabalhando remotamente de forma temporária.

Boa sorte! Por favor, compartilhe seus pensamentos ou perguntas nos comentários abaixo.