Ferramentas para responsabilidade, comunicação e segurança de equipes remotas que as empresas do WordPress devem usar

A pandemia global virou o mundo do trabalho de cabeça para baixo. Ir para o local de trabalho deixou de ser um hábito diário para até 40% ¹ da força de trabalho. Além disso, é uma tendência que se mantém por muito tempo depois que a comunidade científica encontrar um tratamento ou vacina eficaz para o vírus.

Empresas baseadas em sites online e WordPress são particularmente adeptas de mudar para o trabalho remoto usando as ferramentas necessárias para empresas WordPress. Mas isso não vem sem seus desafios. A responsabilidade do usuário, a comunicação do usuário e as preocupações com a segurança acompanham a transição para esse novo modelo de trabalho.

A solução para esses problemas vem na forma de alavancar a tecnologia. São ferramentas baseadas em nuvem que ajudam a manter cada funcionário no caminho certo.

Ferramentas de gerenciamento remoto de equipe para comunicação e segurança para seu site WordPress

Gerenciar sua equipe remotamente não precisa necessariamente ser mais difícil apenas porque você não tem interação cara a cara. Hoje, existem muitas ferramentas úteis que podem ajudá-lo a manter-se atualizado sobre os projetos, aumentar a segurança independentemente da localização de seus funcionários e facilitar uma melhor comunicação.

Com isso em mente, vamos dar uma olhada nas ferramentas que você deve usar para gerenciar seus funcionários remotos do ponto de vista da comunicação.

Ferramentas de comunicação para ajudá-lo a gerenciar seu negócio WordPress da maneira certa

E-mail

Não é uma nova tecnologia por qualquer extensão da imaginação, mas o e-mail continuará sendo um dos pilares de sua estratégia de comunicação remota. Ainda é um método rápido e eficaz para enviar mensagens importantes para indivíduos ou vários membros da equipe de uma só vez.

No entanto, pode ficar um pouco confuso ter várias cadeias de e-mail abertas pertencentes a vários projetos diferentes. Nesse caso, pode ser aconselhável investir em uma solução de comunicação empresarial baseada em navegador, como o Slack.

Projetado para substituir o email de trabalho, o Slack permite que você dedique canais organizados a um tópico ou projeto específico. Pode ser muito mais fácil ao gerenciar seu negócio WordPress enviar mensagens a seus funcionários com um hub centralizado – em vez de ter várias cadeias de e-mail confusas.

serviços VoIP

Os serviços de Voice over Internet Protocol (VoIP) são uma excelente solução para proprietários de empresas que desejam evitar o acúmulo de minutos dispendiosos em linhas telefônicas comerciais. Os provedores de VoIP permitem que você telefone por meio de uma conexão Wi-Fi em vez da linha telefônica tradicional. Isso permite que os empresários matem dois coelhos com uma cajadada – melhor comunicação a um custo reduzido.

A melhor parte é que os aplicativos e soluções VoIP são fáceis de baixar e instalar. Eles também contornam a tendência atual de funcionários mais jovens não terem um telefone fixo conectado.

Software de chamada de vídeo

De muitas maneiras, trabalhar sob as condições de pandemia foi dominado pelo surgimento de tecnologias de videoconferência como o Zoom. Mais uma vez, essas ferramentas de comunicação são excelentes, pelo menos um pouco, replicando essa interação cara a cara tão importante.

Reuniões em grupo, one-on-ones e reuniões de equipe são fáceis com a ajuda da tecnologia de videochamada. Seu papel na facilitação da interação social é tão importante quanto sua funcionalidade de comunicação. Este é um método muito mais pessoal do que um e-mail ou um telefonema.

Bônus – ferramentas de construção de equipe

Como mencionado acima, talvez o aspecto mais proeminente que falta na experiência de trabalho remoto seja a camaradagem diária da equipe. É quase impossível recriar aquela atmosfera social de trabalhar e trocar ideias em um ambiente cara a cara.

No entanto, graças a ferramentas como Awesome Boss e WooBoard, você pode chegar perto. Essas soluções baseadas em navegador ajudam os funcionários e gerentes a recompensar e reconhecer os funcionários pelo excelente trabalho.

Sejam funcionários se reunindo para recompensar um colega que se destacou recentemente em um projeto específico ou um gerente querendo parabenizar um membro da equipe que foi além, essas soluções são perfeitas para manter seus funcionários engajados enquanto estão distantes uns dos outros.

Ferramentas para ajudar no gerenciamento remoto de equipes para o seu negócio WordPress

Aplicativos de trabalho colaborativo

Ferramentas de trabalho colaborativas são vitais no ambiente remoto. Eles ajudam a manter todos no caminho certo para seus objetivos e prestar contas a você e seus colegas. Eles são tantos para escolher, mas as escolhas populares incluem soluções baseadas em navegador e aplicativos, como Trello, Asana e Monday.com.

Embora todos sejam diferentes em formato, todos oferecem funcionalidades muito semelhantes. Eles fornecem uma imagem de onde cada projeto está e mostram em que os membros da equipe estão trabalhando. Ele ajuda a eliminar processos de microgerenciamento inúteis e permite que você se concentre em sua carga de trabalho como gerente de um site WordPress.

Software de rastreamento de tempo

Mas como você pode dizer que seus funcionários estão dedicando horas para atingir essas metas? Você adivinhou; existem ferramentas online para isso também.

Um software de rastreamento de tempo, como o Toggl, ajuda você a entender onde o tempo está sendo gasto em seu negócio. Essa solução não apenas permite que você acompanhe a produtividade dos funcionários, mas também pode ajudá-lo com uma melhor alocação de recursos para projetos demorados.

Soluções de compartilhamento de arquivos

Por fim, o gerenciamento de projetos em um ambiente remoto não é viável sem o compartilhamento de arquivos. Anteriormente, isso acontecia em um servidor local baseado no escritório. Com essa opção removida da equação, você vai contar com a tecnologia de nuvem para facilitar o trabalho colaborativo.

As duas soluções mais populares para compartilhamento de arquivos são Dropbox e Google Drive. No entanto, existem muitas soluções por aí que podem atender às suas necessidades específicas. Seja qual você escolher, o compartilhamento e a atualização de arquivos sem interrupções acelerarão drasticamente a entrega de tarefas principais e secundárias.

Ferramentas para segurança e responsabilidade do usuário

Depois de configurar todos os sistemas de comunicação e gerenciamento de projetos, vem a questão da segurança. O problema com o trabalho remoto é que a ameaça à segurança do seu site ou negócio online aumenta. Senhas fracas em dispositivos, redes Wi-Fi públicas inseguras em cafés locais e redes domésticas compartilhadas representam um risco para seus negócios.

No entanto, você pode proteger o patrimônio do site WordPress da sua empresa com a ajuda de excelentes plugins de aprimoramento de segurança.

Registros de atividades

Com a maioria, se não todos, de sua equipe trabalhando remotamente, é impossível rastrear quem está fazendo alterações em seu site sem a ajuda de um plug-in. Um log de atividades do WordPress é um registro de eventos e alterações de usuários que ocorrem em seu site. Ao manter um registro das alterações do usuário e do site, você mantém seu dedo no pulso do seu site WordPress, loja de comércio eletrônico ou rede multisite.

Isso ajuda a impedir que hackers violem áreas confidenciais do seu site. Também ajuda a manter os funcionários responsáveis ​​por suas ações quando não estão em sua presença.

Você pode acompanhar aspectos como tempos de login e logout, ações realizadas durante uma sessão e receber alertas instantâneos se forem feitas alterações em dados de missão crítica, como o banco de dados do WordPress. Esta solução ajuda os webmasters e gerentes a ficarem a par das ações dos funcionários sem espionar de maneira 'Big Brother'.

Além disso, em muitos casos, o compartilhamento de credenciais entre indivíduos deve ser evitado a todo custo. Embora você possa supervisionar alguns usuários, quando há vários membros da equipe designados para cada função de usuário, você precisa de um plug-in de log de atividades para o WordPress rastrear as alterações feitas em seu site com precisão.

Políticas de senha fortes para o seu negócio WordPress

Apesar dos esforços para fortalecer as senhas em muitas organizações nos últimos anos, 80% das violações de hackers ainda estão vinculadas a más escolhas de senha. Dado que senhas fracas, roubadas ou reutilizadas fornecem o método de entrada para a grande maioria dos agentes mal-intencionados, você precisa tomar medidas preventivas.

O primeiro passo que você pode dar é implementar políticas de senha forte nas contas de usuário do WordPress. Comprimento mínimo, uso obrigatório de números e caracteres mistos e a inclusão de símbolos especiais são apenas alguns dos recursos que você pode implementar com esse plugin.

Você pode defender seu site e limitar o risco associado a uma força de trabalho remota forçando os usuários a implementar senhas fortes, remover a capacidade de reutilizar senhas antigas e ditar a política de senha com base na antiguidade de uma função de usuário. Tudo isso pode ser facilmente implementado com o WPassword. Com laptops e outros dispositivos semelhantes frequentemente compartilhados entre os membros da família, essa é uma etapa crucial.

Autenticação de dois fatores

Você pode ter a senha mais robusta do mundo. No entanto, levaria apenas alguns segundos para entrar em um site se essa senha caísse nas mãos erradas. É por isso que também é essencial que você implemente a autenticação de dois ou vários fatores em suas contas de usuário mais confidenciais.

A autenticação de dois fatores (2FA) impede que atores mal-intencionados obtenham acesso ao seu site, exigindo uma informação adicional de identificação, como um código PIN ou dados biométricos. A implementação bem-sucedida impede os hackers com credenciais roubadas.

A melhor parte é que os protocolos 2FA são fáceis de aplicar por meio de um plugin WordPress de autenticação de dois fatores (2FA). Depois de instalar o plug-in com sucesso, você pode configurar uma camada de segurança adicional em seu site em segundos. É simples assim.

As ferramentas de gerenciamento remoto de equipe tornam o trabalho em casa e o gerenciamento do seu negócio WordPress muito mais eficaz

Com o trabalho remoto definido para se tornar um pilar fundamental do 'novo normal', webmasters e proprietários de negócios on-line estão procurando novas maneiras de maximizar a responsabilidade, a produtividade e a segurança.

Felizmente, existem muitas ferramentas disponíveis para tornar a transição o mais perfeita possível. Da videoconferência diária à aplicação de requisitos de login de autenticação de dois fatores para funções de usuário sênior, você pode usar uma ampla variedade de ferramentas online para continuar em seu caminho em direção às metas de negócios para 2020.

Quando se trata de aumentar e aprimorar a segurança de um de seus ativos mais vitais (seu site WordPress), certifique-se de utilizar os plugins WP Activity Log, WPassword e WP 2FA para melhorar a produtividade, a responsabilidade do usuário e adicionar mais camadas à segurança do seu site WordPress.