Tudo o que você precisa saber sobre suavização de recursos no gerenciamento de projetos

Se você é gerente de projetos, sabe como pode gerenciar seus recursos com eficiência para cumprir prazos e alcançar o sucesso de um projeto. Além disso, há momentos em que você acha difícil realizar o que pretende.

O aprendizado principal: não é possível obter muitos recursos o tempo todo. Você pode ter falta de tempo, problemas como dificuldades orçamentárias, membros da equipe saindo do circuito, partes interessadas mudando de prioridades, etc.

Seu segredo estaria na facilidade com que você pode alinhar todos os recursos disponíveis e manter o fluxo de trabalho em andamento. É por isso que a suavização de recursos no gerenciamento de projetos ou na otimização de recursos é uma maneira que você pode seguir para enfrentar esse tipo de obstáculo.

O que é suavização de recursos

A suavização de recursos é uma técnica de otimização de recursos na qual a flutuação livre e total é usada sem afetar o caminho crítico de um projeto.

Um guia para o conjunto de conhecimentos em gerenciamento de projetos ( Guia PMBOK )

A suavização de recursos é parte integrante do gerenciamento de recursos. É o processo em que você aloca os recursos disponíveis e necessários para diferentes partes do ciclo de vida de um projeto.

O objetivo da suavização de recursos é simples – diminuir os incômodos e dificuldades e otimizar os recursos disponíveis para utilizá-los ao máximo para a conclusão do projeto dentro do prazo.

A suavização de recursos no gerenciamento de projetos envolve executar um projeto com recursos limitados, mas manter o prazo dentro do prazo e não limitar a força de trabalho. Poderia incluir novas pessoas para mudar o escopo de um projeto ou acelerar as coisas sem prejudicar o caminho crítico como os prazos.

Como o planejamento e o gerenciamento de projetos são tarefas dinâmicas, a suavização de recursos é vital para enfrentar qualquer situação exigente.

O que é flutuação e folga de tempo?

“Flutuação” e “folga” definem especificamente a quantidade de tempo que uma tarefa ou atividade pode ser atrasada sem afetar o cronograma geral do seu projeto.

Você pode usar os termos Float e Slack de forma intercambiável no gerenciamento de projetos. No entanto, eles possuem um significado ligeiramente diferente em alguns casos.

Existem dois tipos de flutuador -

a. Total Float (TF): O tempo total que uma atividade pode ser adiada sem atrasar a data de conclusão do projeto.

b. Free Float (FF): O tempo total que uma atividade pode ser atrasada sem atrasar o início de qualquer uma de suas atividades dependentes.

Portanto, 'Slack' é um termo mais geral e você pode usá-lo de forma intercambiável com float. Você pode calcular o Slack com a mesma fórmula para calcular o float.

Por exemplo, um gerente de projeto pode dizer: “Temos alguma folga no cronograma do projeto”, o que indica que há espaço para alguns atrasos sem afetar o prazo do projeto.

Benefícios da suavização de recursos no gerenciamento de projetos

Ajudaria se você optasse pela suavização de recursos em momentos críticos da vida de um projeto. É uma das estratégias mais eficazes para superar situações conflitantes. Além disso, como gerente de projeto, seria útil entender todos os aspectos desta técnica. Vamos verificar alguns dos principais benefícios da suavização de recursos –

1. Otimize a utilização de seus recursos: a suavização de recursos garante que seu tempo e recursos disponíveis sejam usados ​​ao máximo.

2. Minimize a sobrecarga de recursos: você pode identificar e resolver sobrecargas de recursos no processo de otimização. Isso ajuda a reduzir o risco de esgotamento, estresse e diminuição da produtividade dos membros da equipe.

3. Eficiência supercarregada: Quando você suaviza seu projeto de acordo com o cronograma e alinha recursos, a eficiência da equipe e individual aumentará gradualmente.

4. Aumente a flexibilidade e a adaptabilidade: A suavização de recursos traz uma qualidade adaptativa ao processo de gerenciamento de projetos. Ele permitirá que você responda a qualquer chamada e momento exigente com as medidas certas.

5. Satisfação do cliente: Quando você se torna capaz de atender às necessidades urgentes do cliente e cumprir prazos com orçamento e recursos limitados, aumentará a boa vontade de sua equipe e a satisfação geral do cliente.

Quando implementar a suavização de recursos em um projeto

Planejamento baseado em dados em tempo real e suposições inteligentes. Mas você não pode ser um adivinho, certo? Às vezes, é inevitável que haja conflitos de recursos.

É como problemas em indivíduos ou equipes solicitando requisitos conflitantes, como pessoal, financiamento, tempo e equipamento. Os conflitos acontecem quando você não tem muitos desses recursos, mas as necessidades aumentam cada vez mais entre as diferentes equipes.

Se você praticar a suavização de recursos no gerenciamento de projetos, esse tipo de situação conflitante poderá ser gerenciada com facilidade.

Por exemplo, você está trabalhando em um projeto de desenvolvimento de jogo com prazo de 12 meses a partir de agora. Após 6 meses de trabalho, as partes interessadas querem que você conclua o projeto em 9 meses. De alguma forma, eles conseguiram convencer e fornecer um motivo melhor para terminar o projeto antes do prazo pré-alocado.

Neste caso específico, o prazo é o problema, e tudo o que você precisa fazer é acertar o tempo para gerenciar o projeto e concluí-lo nos próximos 3 meses.

Nivelamento de recursos versus suavização de recursos – há alguma diferença

O nivelamento de recursos também é uma técnica semelhante de otimização de recursos no gerenciamento de projetos. Porém, eles trabalham com dois elementos diferentes se você quiser apontar suas diferenças.

A suavização de recursos ajuda você a gerenciar seu projeto com restrições de tempo. Isso significa que quando você precisa terminar seu projeto antes do prazo estimado, a suavização de recursos é uma forma de gerenciar o tempo e outros recursos disponíveis para concluir o projeto.

Por outro lado, o nivelamento de recursos torna-se crucial quando você tem recursos limitados e deve concluir seu projeto otimizando os elementos disponíveis como mão de obra, orçamento e equipamentos.

3 exemplos de suavização de recursos em gerenciamento de projetos

Para entender melhor, reunimos alguns dos melhores exemplos de suavização de recursos em diferentes tipos de gerenciamento de projetos. Dê uma olhada -

Exemplo 1.

Suponha que você tenha uma equipe de desenvolvedores. Várias tarefas de seus projetos dependem do trabalho deles. Se o cronograma inicial tiver um conjunto de tarefas de programação ocorrendo simultaneamente, a suavização de recursos poderá envolver a redistribuição dessas tarefas para evitar sobrecarregar a equipe de desenvolvimento durante períodos específicos. Isto garante uma distribuição mais uniforme dos esforços de programação ao longo do tempo.

Exemplo 2.

Considere que seu projeto de desenvolvimento de software precisa da contribuição de um especialista no assunto (SME) para um módulo específico. Nesse caso, a suavização de recursos pode ajudá-lo se o SME estiver disponível apenas em determinados horários. As tarefas relacionadas com a experiência da PME poderiam ser programadas de acordo com a sua disponibilidade. Será útil evitar gargalos e atrasos causados ​​pela sua indisponibilidade.

Exemplo 3.

Suponha que seu projeto envolva tarefas que exijam habilidades específicas. A suavização de recursos pode incluir o agendamento de sessões de treinamento ou atividades de desenvolvimento de habilidades durante períodos de menor atividade do projeto. Isso garante que os membros da sua equipe adquiram as habilidades necessárias sem interferir nos marcos críticos do projeto.

Como o WP Project Manager pode ajudar a otimizar seus recursos

Usar uma ferramenta inteligente sempre agiliza seu gerenciamento de ativos ou recursos. Se você é um usuário do WordPress, o WP Project Manager Pro pode ajudá-lo a controlar seu projeto com as seguintes melhorias –

• Organize suas tarefas e acompanhe o progresso
• Você pode usar Kanban, gráficos de Gantt e calendários de projetos para monitorar seus recursos e o progresso das tarefas
• Ele vem com recursos avançados de gerenciamento de tempo para cumprir seus prazos com facilidade
• Atribua prazos aos membros da equipe e monitore suas atividades por meio de gráficos de relatórios, mensagens no aplicativo, comentários e tópicos
• Os relatórios avançados ajudam você a verificar como está seu desempenho e onde melhorar para obter mais resultados

Usar o WP Project Manager é simples. Você pode simplesmente conectá-lo e usá-lo para gerenciar e otimizar os recursos do seu projeto.