Uma introdução ao imposto sobre vendas para WooCommerce

Quando converso com lojistas, os motivos que me dão para iniciar seus negócios são tão variados quanto suas personalidades. Eles buscam a liberdade de trabalhar por conta própria, o controle do futuro, um legado para deixar para a família ou uma maneira de levar seus produtos incríveis para as massas.

Uma coisa que nunca entra nessa lista é lidar com aborrecimentos administrativos, como impostos sobre vendas. Ninguém quer lidar com isso.

Coletar, relatar e arquivar declarações de impostos sobre vendas é um dos lados menos divertidos da venda de produtos on-line. Se você não tem controle sobre o imposto sobre vendas, pode ser uma bagunça confusa toda vez que um prazo de arquivamento chega. Mas não precisa ser!

Esta introdução ao imposto sobre vendas para proprietários de lojas WooCommerce explicará todos os conceitos básicos que você precisa saber. Ele o guiará pelas cinco etapas de conformidade de impostos sobre vendas para vendedores sediados nos Estados Unidos e fornecerá algumas coisas para você pensar antes de atingir seu primeiro prazo de impostos.

Vamos cavar.

Primeiro passo: determine onde você tem nexo de imposto sobre vendas

45 estados dos EUA e o Distrito de Columbia têm um imposto sobre vendas. Ao contrário do imposto de renda federal (que é o que muitas pessoas pensam imediatamente quando se trata da palavra “imposto” nos EUA), o imposto sobre vendas é administrado em nível estadual. Isso significa que cada estado terá leis e regulamentos de impostos sobre vendas ligeiramente diferentes.

Isso significa que seu primeiro passo é determinar em quais estados você tem nexo de imposto sobre vendas . “Nexus” é apenas uma maneira elegante de dizer uma “presença significativa” em um estado.

Embora existam muitos tipos diferentes de atividades que podem desencadear o nexo, neste post discutiremos os dois mais comuns: o nexo físico e o econômico.

Definindo o nexo físico

Você sempre terá nexo em seu estado de origem, mesmo que trabalhe apenas na mesa da cozinha. Mas outras atividades também causam nexo. Eles podem incluir:

• Uma presença física em um estado , como uma loja, escritório ou centro de distribuição
• Um funcionário , contratado, vendedor, instalador ou outra classe de trabalhador que vive lá
• Estoque armazenado no estado
• Uma relação de envio direto no estado
• Uma afiliada terceirizada em um estado
• Vendas temporárias em um estado , como em uma feira ou feira de artesanato

Você pode encontrar uma lista de cada estado e links para suas leis de nexo aqui . Mais uma vez, cada estado tem regulamentos ligeiramente diferentes, por isso é importante ler sobre eles à medida que sua empresa se expande.

Definindo o nexo econômico

O próximo gatilho comum que os comerciantes do WooCommerce precisam estar cientes do nosso nexo econômico. Este é o conceito de acionar a responsabilidade do imposto sobre vendas por causa de sua atividade econômica em um estado, independentemente de você ter presença física nesse estado. Este tipo de nexo recentemente foi legitimado após a Suprema Corte em uma decisão de South Dakota v. Wayfair.

Nesse caso, Dakota do Sul argumentou que o estado deveria ser capaz de impor legalmente a um varejista de comércio eletrônico, Wayfair, coletar e remeter impostos sobre vendas em Dakota do Sul porque o varejista havia excedido as leis de nexo econômico de Dakota do Sul. Embora alguns outros estados tenham essas leis em seus livros por um tempo, não havia precedente legal para aplicá-las até que essa decisão histórica fosse tomada, e é por isso que o nexo econômico pode ser um conceito desconhecido para muitos comerciantes.

O que isso significa para os comerciantes WooCommerce é que, se você ultrapassar o limite econômico de um estado que eles definiram para a receita total nesse estado e/ou número de transações nesse estado, você tem nexo. O que significa que agora você é legalmente obrigado a registrar, coletar e remeter o imposto sobre vendas para esse estado.

Acompanhar o nexo econômico em uma base de estado pode ser complicado e desafiador, e nossos amigos da TaxJar criaram uma ferramenta para ajudá-lo a entender tudo isso. O TaxJar Sales & Transactions Checker é um serviço que analisa suas vendas WooCommerce (e qualquer outro canal em que você vende) e informa uma lista de estados onde você excedeu suas leis de nexo econômico.

Por exemplo, em Minnesota, o limite econômico é de US$ 100.000 em vendas OU mais de 100 transações separadas nos 12 meses anteriores. (Para esclarecer, o valor de US$ 100.000 refere-se a vendas enviadas para Minnesota, não para todo o seu negócio.)

Se sua empresa fez US$ 200.000 em vendas em Minnesota e fez nossa verificação de vendas e transações em sua empresa, informaríamos instantaneamente que Minnesota é um estado onde você pode ter vínculo econômico.

O que isto significa? Aqui está a dica importante: se você tem nexo em um estado, deve planejar a cobrança de impostos sobre vendas de todos os clientes desse estado .

Você sempre terá o nexo do estado de origem e precisará coletar impostos sobre vendas dos compradores em seu estado de origem, a menos que tenha a sorte de morar em um dos cinco estados dos EUA sem imposto sobre vendas. Mas muitos lojistas começam com o nexo de impostos sobre vendas apenas em seus estados de origem e expandem mais tarde sem perceber.

Em seguida, registre-se para obter uma permissão em cada estado onde você tem nexo

Então você determinou que tem nexo em um ou mais estados. Antes de coletar o imposto sobre vendas conforme indicado acima, você precisa se registrar para coletar o imposto sobre vendas nesse estado .

Este é um passo crucial. A maioria dos estados realmente considera ilegal coletar impostos sobre vendas sem uma permissão de imposto sobre vendas. Na cabeça deles, se você se apresentar como cobrador de impostos estaduais quando não tiver uma licença, poderá simplesmente embolsar o dinheiro extra.

Aqui estão alguns guias sobre como se registrar para obter uma autorização de imposto sobre vendas em cada estado . Você pode se registrar on-line (o caminho mais rápido, onde geralmente você recebe o número da autorização de imposto sobre vendas no mesmo dia), pelo correio ou até pessoalmente em um escritório de impostos estadual.

A maioria das licenças de impostos estaduais sobre vendas são gratuitas, mas algumas exigem uma taxa.

Tudo configurado? Comece a recolher o imposto sobre vendas

Depois de ter sua(s) permissão(ões) de imposto sobre vendas em mãos, você estará pronto para começar a coletar impostos sobre vendas de clientes nos estados onde você tem nexo .

Este pode ser um processo complicado. Novamente, como os impostos são todos diferentes em nível estadual, você precisará saber quanto cobrar de cada cliente e também acompanhar tudo para fins de relatório.

Aqui estão algumas informações sobre como configurar manualmente os impostos no WooCommerce. Isso inclui como “camar” as vendas e os impostos locais também.

Se você deseja automatizar o processo e economizar algum tempo, o plug-in TaxJar Sales Tax Automation para WooCommerce simplifica a coleta da quantidade certa de impostos sobre vendas de seus clientes. Você pode encontrar instruções para configurar sua cobrança de impostos sobre vendas para WooCommerce aqui .

Eu vou entrar em como as taxas de imposto sobre vendas são determinadas em outro post. Por enquanto, vamos passar para o que você precisará fazer depois que estiver pronto para coletar o imposto sobre vendas corretamente.

Informe quanto imposto sobre vendas você coletou

Quando você receber sua autorização de imposto sobre vendas, o estado também lhe atribuirá uma frequência de declaração de imposto sobre vendas . Essa frequência geralmente é mensal, trimestral ou anual e depende do volume de vendas e do imposto sobre vendas cobrado no estado.

Quando o prazo de declaração do imposto sobre vendas se aproximar, você precisará calcular o valor do imposto sobre vendas que coletou nesse estado.

Um punhado de estados torna isso simples. Para eles, você só precisará determinar quanto imposto sobre vendas você coletou no estado e incluí-lo em seu arquivamento.

Mas a maioria dos estados não é tão simples . Eles exigem que você descreva quanto imposto sobre vendas você coletou não apenas em nível estadual, mas também por condado, cidade ou outra jurisdição tributária especial. Em essência, os estados fazem com que você faça o trabalho árduo de dividir os fundos de impostos sobre vendas coletados para que eles possam encaminhar o dinheiro que você envia para cada jurisdição individual dentro do estado.

Isso pode ser imensamente complicado. Os lojistas podem passar horas examinando cada transação, determinando em qual cidade, município ou outro distrito ela ocorreu, correlacionando isso com tabelas de impostos e preenchendo isso linha por linha em um formulário de imposto sobre vendas. Esse processo não é apenas demorado, mas também propenso a erros. Também envolve baixar relatórios de impostos sobre vendas de cada um de seus canais de vendas e tentar reuni-los em uma planilha gigante.

O relatório e o arquivamento de impostos sobre vendas podem levar uma média de cinco horas por declaração e ainda mais tempo em estados complicados como Califórnia e Nova York. Mais uma razão para usar um sistema automatizado como o TaxJar para coletar seu imposto sobre vendas e preparar seus formulários para você.

Arquive suas declarações fiscais (no prazo)

Depois de ter feito o trabalho duro de descobrir quanto imposto sobre vendas você coletou em seu estado, você pode acessar o sistema de imposto sobre vendas do seu estado para arquivar suas declarações de imposto sobre vendas ou arquivar por papel ou telefone. Para remeter o imposto real que você coletou, geralmente você pode pagar on-line ou enviar um cheque por correio.

Aqui está uma lista de estados que inclui os links para arquivar suas declarações de imposto sobre vendas , bem como as datas de vencimento do imposto sobre vendas.

Há algumas coisas mais importantes a serem lembradas sobre o preenchimento da declaração de imposto sobre vendas:

• O arquivo “zero” retorna. Envie sua declaração de imposto sobre vendas até a data de vencimento, mesmo que você não tenha coletado nenhum imposto sobre vendas. A maioria dos estados exige isso e as penalidades por não arquivar podem incluir desde o cancelamento de sua permissão de imposto sobre vendas até uma multa.
• Arquivo na hora e você pode obter um desconto.Cerca de metade dos estados percebe que a cobrança do imposto sobre vendas sobrecarrega os comerciantes e oferece um pequeno desconto para arquivar e pagar em dia. Aqui está uma lista de estados que oferecem descontos de impostos sobre vendas .

Depois de arquivar, o processo começa novamente.

Bem-vindo ao mundo do imposto sobre vendas!

E com isso, parabéns! Você chegou ao cumprimento do imposto sobre vendas. Você terminou de configurar e arquivar seus impostos estaduais sobre vendas... pelo menos até o próximo prazo chegar.

Esperamos que este guia introdutório tenha ajudado você a entender o imposto sobre vendas e a se sentir mais confiante sobre esse incômodo administrativo necessário. Pode não ser divertido, mas é um componente crucial para configurar sua loja WooCommerce.

Para uma visão mais detalhada do imposto sobre vendas do WooCommerce, confira nosso Guia de impostos sobre vendas do WooCommerce. Tem alguma dúvida que o guia não responde? Sinta-se à vontade para perguntar a eles nos comentários - ficaremos felizes em ajudá-lo.