Decompondo as etapas no processo de gerenciamento de projetos

Todo gerente de projeto deve estar familiarizado com os cinco estágios do Processo de Gerenciamento de Projetos. Isso irá ajudá-los a gerenciar os projetos de forma eficaz. Cada projeto é composto por diferentes fases e essas fases são estruturadas de forma sistemática para que seja mais fácil para o gerente de projeto gerenciar seus projetos.

Iniciação do projeto

Ao empreender um projeto, um dos primeiros passos é defini-lo. Um projeto é uma atividade que deve ser concluída para produzir um resultado específico com restrições e objetivos únicos. O objetivo de definir seu projeto é entender para o que você está trabalhando. Isso ajuda a definir prioridades, criar cronogramas e ajudá-lo a determinar se vale a pena fazer algo ou não.

Ao determinar se vale ou não a pena fazer algo como um projeto, faça a si mesmo estas perguntas:

• Quais são os benefícios?
• Quais são os riscos?
• Tenho todas as suposições documentadas?

Planejamento do projeto

O primeiro passo no gerenciamento de projetos é definir o problema. Isso inclui descobrir quais objetivos você deseja alcançar e como você fará isso. A coisa mais importante sobre esse processo é que você não se preocupe com quais são os objetivos das outras pessoas, ou se eles são ou não realistas para a sua situação.

Em vez disso, concentre-se em ser ambicioso, mas realista ao mesmo tempo. Por exemplo: se você queria ficar em forma daqui a três meses, mas nunca foi atlético antes em sua vida, talvez comece com algo mais viável como “ir caminhar uma vez por mês” em vez de “correr uma maratona”.

Também é importante não apenas definir metas, mas também entender por que essas metas são tão importantes!

Por exemplo: por que eu quero perder peso? O que significa perder peso? Vai melhorar a minha confiança e auto-estima? Poderei usar roupas melhor? Ser mais saudável em geral?

Projeto de execução

Nesta fase, o gerente de projeto realiza as tarefas e atividades necessárias para concluir o projeto. Além de monitorar e controlar o desempenho do trabalho, ele ou ela deve organizar, pessoal e direcionar recursos, bem como se comunicar com as partes interessadas.

A lista a seguir contém algumas das principais responsabilidades que podem estar envolvidas nesta fase:

• Organizar – Planeje como o projeto será iniciado e concluído, definindo funções e responsabilidades para os membros da equipe; criação de cronogramas; identificação de riscos; planejamento de estratégias de comunicação; desenvolver uma linha de base orçamentária; coordenação com outros projetos (se aplicável)
• Equipe – Identifique pessoas que tenham conhecimento de seu setor específico ou área de especialização (se necessário) e, em seguida, contrate-as se estiverem disponíveis na equipe ou contrate-as como consultores
• Comunique -se – Crie relatórios que mostrem o progresso em relação aos marcos/entregáveis ​​para que as partes interessadas possam se manter informadas sobre o que está ocorrendo nos projetos de suas organizações
• Monitor – Acompanhe o progresso em direção às metas usando ferramentas de análise como Jira ou Trello, que permitem visualizar todos os problemas em aberto em várias equipes em um só lugar

Monitoramento e controle do projeto

O monitoramento e o controle de um projeto são uma parte importante do grupo de processos.

O monitoramento garante que o projeto esteja no caminho certo e executado de forma eficaz, enquanto o controle garante que ele permaneça no caminho certo. As ferramentas usadas para monitoramento são um sistema formal de relatórios, como os relatórios padrão do Microsoft Project, ou uma ferramenta como o Redmine para ver todos os seus projetos em um só lugar. Eles podem ser usados ​​para gerar relatórios de status para as partes interessadas ou acompanhar as principais tarefas até as datas de conclusão (ou se estiverem atrasadas).

Encerramento do Projeto

As atividades de encerramento do projeto são a fase final do ciclo de vida do projeto. Eles incluem:

• Revisão final do projeto
• Relatório final do projeto
• Documentando as atividades de fechamento
• Apresentação do projeto final
• Assinar e arquivar documentos e arquivos do projeto. Você pode armazenar esses arquivos e relatórios em um único repositório ou distribuí-los em vários sistemas, incluindo servidores de arquivos eletrônicos ou unidades compartilhadas em sua rede. Uma vez arquivados, esses recursos ficam disponíveis para uso futuro por outras pessoas que possam precisar de acesso a eles para fins de pesquisa ou outros projetos (projetores).

O primeiro passo no ciclo de vida do projeto é definir o projeto. Isso é feito através da criação de um termo de abertura, que é um documento que descreve o que é o projeto, por que está sendo realizado e quem estará envolvido. Para a próxima etapa, você pode planejar como realizar seu projeto. Isso inclui identificar os recursos necessários para o projeto, bem como estabelecer metas e objetivos para ele.

O terceiro passo no melhor processo de treinamento do PRINCE2 é executar o plano. Isso significa agir em todos os aspectos do projeto e cumprir todos os compromissos assumidos durante o planejamento.

Após a execução vem o monitoramento e controle da atividade no dia-a-dia. Isso envolve medir o desempenho em relação às metas, identificar riscos e problemas que podem afetar o desempenho e resolvê-los antes que se tornem problemas. O estágio final do melhor treinamento do PRINCE2 é encerrar os projetos depois de concluídos com sucesso ou abandonados se não cumprirem os objetivos.

Com a Certificação PMP Online, você pode aprender sobre processos e ferramentas de gerenciamento de projetos.

Nesta seção, você aprenderá sobre o processo e as ferramentas de gerenciamento de projetos:

• O Processo de Gerenciamento de Projetos

O curso online de certificação PMP inclui os seguintes tópicos:

• A Importância do Processo de Gerenciamento de Projetos em Projetos
• As etapas do processo de gerenciamento de projetos
• Como usar as ferramentas de gerenciamento de projetos durante cada etapa de um projeto

Conclusão

O gerenciamento de projetos é um processo complexo. Envolve a coordenação de uma série de atividades e pessoas, e é essencial que você tenha as ferramentas certas para gerenciar seus projetos com sucesso.

A certificação em gerenciamento de projetos é uma dessas ferramentas. Ele irá ajudá-lo a melhorar suas habilidades, melhorar suas perspectivas de carreira e torná-lo mais comercializável no mercado de trabalho competitivo de hoje.

A credencial Project Management Professional (PMP) é a certificação de gerenciamento de projetos mais reconhecida no mundo. A certificação PMP valida seu conhecimento em cinco processos-chave de gerenciamento de projetos: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle e encerramento. Além disso, prova que você tem as habilidades e a experiência certas necessárias para ter sucesso como gerente de projeto ou líder de equipe.

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