As joias escondidas: salas de reuniões e seu impacto no desempenho dos negócios

Publicados: 2023-09-13

No mundo de hoje, a comunicação online, o gerenciamento de dados digitais e as reuniões sem papel tornaram-se a escolha preferida dos membros do conselho e das equipes de negócios em todo o mundo. Isso porque a digitalização oferece conveniência inegável, economia e fácil gerenciamento de tarefas de qualquer lugar.

Além do mais, a digitalização não é apenas uma opção imposta; cada quatro em cada cinco diretores de conselhos globais acredita que os conselhos corporativos devem liderar a transformação digital.

Além disso, com a crescente procura por soluções de gestão de conselhos online, um grande número de prestadores de serviços está a intensificar-se. No entanto, apenas algumas soluções de gestão de reuniões cobrem de forma abrangente todos os aspectos de gestão do conselho. Uma dessas soluções é o software de portal do conselho que possui todos os recursos padrão e até mesmo avançados para gerenciar reuniões, documentos e comunicação do conselho de maneira eficaz.

Veja como as salas de reuniões virtuais podem ter um forte impacto na governança corporativa. Vamos começar com a introdução à tecnologia de portal para conselhos.

O que é software de sala de reuniões virtual?

O software de portal de conselho, ou software de conselho virtual, é um software seguro de gerenciamento de reuniões de conselho on-line e uma solução corporativa completa especificamente para diretores de conselho, CEOs, executivos, secretários de conselho, partes interessadas, investidores, líderes sindicais, comitês e outros tomadores de decisão.

Ao contrário de muitas outras ferramentas de gerenciamento de reuniões, o software do conselho é conhecido por sua funcionalidade completa. Dito isso, com portais seguros para conselhos, você pode:

Agende, organize, gerencie, grave ou acompanhe reuniões do conselho
Proteja, compartilhe, armazene, edite, visualize, anote, troque e distribua documentos do conselho
Comunicar-se com outros membros do conselho, consultores, investidores ou terceiros
Simplifique transações comerciais externas ou facilite negócios financeiros
Prepare facilmente documentos longos e demorados com modelos integrados em salas de reuniões

A melhor parte é que as salas de reuniões virtuais são igualmente eficazes para instituições comerciais, sem fins lucrativos e governamentais ou públicas.

A seguir estão alguns dos benefícios mais dignos de menção do uso do software de portal para conselhos.

1. Fácil preparação e acesso conveniente aos documentos relacionados ao conselho

“ As salas de reuniões virtuais são simplesmente notáveis; você pode literalmente fazer qualquer coisa com eles. Você pode realizar reuniões longas no conforto da sua casa, acessar qualquer coisa sempre que necessário, preparar livros do conselho, relatórios e estatutos de comitês com modelos integrados, manter seus dados seguros ou rastrear seus subordinados”, diz Jesus Rivas, estrategista de marketing em board-room.org. Você também pode aprender como redigir um estatuto para um comitê.

Como disse Rivas, as salas de reuniões podem ajudá-lo a fazer qualquer coisa relacionada às funções do conselho em um tempo mínimo. Isso pode incluir a preparação de pacotes do conselho ou qualquer outro relatório com o mínimo esforço.

O software de conselho virtual permite que diretores e membros do conselho acessem facilmente os documentos do conselho de qualquer local e a qualquer hora. Tudo que você precisa é de um dispositivo eletrônico reconhecido, como um smartphone, e uma conexão com a Internet.

Os provedores modernos de salas de reuniões virtuais também permitem o acesso por meio de aplicativos móveis, disponibilizando os documentos do conselho a apenas um clique de distância. Além do mais, alguns fornecedores permitem acesso offline aos documentos armazenados.

2. Tomada de decisão aprimorada

A tomada de decisão informada depende de ter as informações mais atualizadas. O recurso de gerenciamento de dados do software Board permite que os documentos sejam atualizados em tempo real, e o sistema de notificação instantânea notifica imediatamente os usuários preocupados.

Além do mais, atas de reuniões, agendas anteriores, demonstrações financeiras, manuais de políticas e relatórios estão prontamente disponíveis no software da sala de reuniões. A disponibilidade instantânea dos dados do conselho permite que os membros da diretoria tomem decisões mais informadas e oportunas.

3. Proteção de dados mais forte e certificada

O software do portal para conselhos oferece um alto nível de segurança, protegendo informações confidenciais com a ajuda de múltiplas camadas de proteção. Os fornecedores de software de placa certificado aderem aos padrões de gerenciamento de dados e segurança definidos por organizações reconhecidas, como HIPAA, ISO, FISMA, FINRA, SOC, GDPR, etc.

Recursos como verificação em duas etapas, visualização de barreira, documentos autodestrutivos, limpeza remota de dispositivos, marcas d'água digitais, controle de acesso a documentos, criptografia de dados e restrições de endereço IP fornecem uma combinação imbatível de proteção cibernética.

Nota: Softwares de placa confiáveis são aqueles que seguem rigorosamente as diretrizes definidas pelas autoridades reguladoras competentes, conforme mencionado acima. É importante saber que a contratação de fornecedores não certificados criará problemas de conformidade.

4. Gestão eficiente do conselho

Gerenciar tarefas do conselho com portais para conselhos é mais rápido e eficiente do que os métodos tradicionais. Os preparativos para reuniões planejadas ou não planejadas podem ser feitos em minutos. Acessar, compartilhar ou distribuir dados com segurança e rapidez economiza tempo.

Além disso, os membros do conselho podem preparar com eficiência as agendas das reuniões, distribuí-las instantaneamente, acessar os materiais do conselho, participar de reuniões de vídeo/áudio, levantar preocupações, votar, realizar pesquisas, assinar documentos e executar outras tarefas administrativas com facilidade. Em suma, as salas de reuniões ajudam a realizar mais trabalhos em menos tempo.

5. Transparência e atividade controlada do usuário

Os portais do conselho empregam ferramentas de monitoramento para rastrear todas as atividades dentro da sala do conselho, promovendo a transparência e incentivando a participação máxima dos membros do conselho, ao mesmo tempo que constrói a confiança entre as partes interessadas. Os administradores podem tomar medidas oportunas se houver ambigüidades ou atividades não autorizadas e capturar os culpados instantaneamente.

6. Redução de custos

O software do portal para conselhos agrega um valor financeiro considerável a uma empresa, protegendo os dados contra vazamentos ou violações e, em última análise, protegendo-os de possíveis ações judiciais e penalidades.

Além disso, reduz despesas associadas a papel, impressão, compilação e distribuição de documentos do conselho, minimizando assim a necessidade de reuniões presenciais do conselho.

Embrulhando-o

Precisamente, uma sala de reuniões virtual é um software multifuncional de gerenciamento de conselho que oferece soluções abrangentes para gerenciamento de documentos do conselho, comunicação virtual, gerenciamento de projetos, gerenciamento de reuniões e gerenciamento de negócios.

O software é altamente seguro, econômico e permite acesso remoto a qualquer momento. Alguns portais de conselhos notáveis e altamente seguros incluem Azues Convene, iDeals Boards, Nasdaq Boardvantage, Govenda Boards e BoardPro. Verifique o software da sala de reuniões para sua próxima reunião on-line!