Dicas para passar em uma auditoria HIPAA

Publicados: 2023-08-30
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No atual cenário de saúde orientado pela tecnologia, é essencial garantir a segurança e a confidencialidade das informações dos pacientes. A HIPAA (Lei de Responsabilidade e Portabilidade de Seguros de Saúde) estabelece padrões rigorosos para proteger esses dados confidenciais. O não cumprimento dos regulamentos da HIPAA causará graves danos à reputação e financeiros para os consultórios médicos.

Portanto, para preparar e passar em uma auditoria HIPAA, as empresas de saúde devem adotar uma abordagem proativa e abrangente que vá além da mera lista de verificação de conformidade da HIPAA. Desde a realização de avaliações de risco regulares até a implementação de controles de acesso poderosos, este artigo abordará uma série de dicas práticas para orientar as organizações de saúde a serem aprovadas em uma auditoria HIPAA.

PASSO 01: Entenda todo o processo de auditoria HIPAA

A HIPAA é multifacetada, com diferentes requisitos e regras, incluindo a Regra de Notificação de Violação, a Regra de Segurança e a Regra de Privacidade. Por exemplo, a Regra de Notificação de Violação fornece os procedimentos a serem seguidos quando qualquer incidente de segurança compromete as PHI (Informações de Saúde Protegidas) de um paciente, destacando a necessidade de relatórios precisos e rápidos.

Além disso, a Regra de Segurança exige a implementação de salvaguardas rigorosas para as PHI electrónicas, destacando a necessidade de controlos de acesso, encriptação e avaliações de risco. Da mesma forma, a Regra de Privacidade regula o uso e a divulgação de PHI. Adquirir proficiência sobre essas regras complexas e suas implementações sutis constitui a base de uma estratégia de conformidade HIPAA bem-sucedida.

PASSO 02: Realize avaliações de risco regulares

Consideremos uma situação em que um profissional de saúde realiza diligentemente avaliações de risco periódicas. Através da avaliação sistemática do seu sistema, descobriram uma vulnerabilidade significativa no seu sistema EHR (Registro Eletrônico de Saúde). Esta vulnerabilidade pode potencialmente expor informações confidenciais de pacientes a cibercriminosos. Ao identificar esse risco, a empresa pode tomar ações corretivas imediatas.

Além disso, a avaliação de riscos vai além da identificação. Exige o desenvolvimento de táticas e estratégias robustas destinadas a reduzir os riscos identificados. Isto pode envolver o fortalecimento da infraestrutura de segurança ou a implementação da criptografia de dados.

PASSO 03: Designe um responsável pela segurança e um responsável pela privacidade

Para fortalecer a lista de verificação de conformidade da HIPAA de uma organização, é essencial designar responsáveis ​​de segurança e privacidade, funções críticas exigidas pela lei HIPAA. Esses executivos não são apenas substitutos burocráticos, mas catalisadores para garantir que todas as facetas estejam alinhadas com as estipulações da HIPAA. Além disso, essas funções não precisam necessariamente de novas contratações; os funcionários existentes podem assumir essas funções, aumentando a relação custo-benefício.

Além disso, esses executivos serão responsáveis ​​por supervisionar os esforços que a empresa está fazendo para atender aos requisitos de conformidade da HIPAA. Isto pode ser feito verificando se o material de formação está atualizado, realizando análises de risco regulares e verificando se as medidas de salvaguarda estão todas definidas.

PASSO 04: Implementar controles de acesso fortes

Fortes controles de acesso representam uma poderosa fortaleza contra o acesso ilícito aos dados dos pacientes. Isso garante que as informações confidenciais permaneçam ao alcance apenas daqueles que delas necessitam para cumprir suas responsabilidades profissionais. Uma maneira eficaz é implementar métodos de autenticação robustos, como a autenticação de dois fatores. Isso significa que o funcionário não precisa apenas de uma senha, mas também de outra verificação, como um código exclusivo enviado para seu e-mail ou dispositivo móvel. Essa camada de segurança adicional evita significativamente o risco de acesso não autorizado, mesmo que as credenciais de login sejam comprometidas.

Além disso, o acesso aos dados dos pacientes não é um privilégio geral, mas um mecanismo preciso. Apenas os funcionários com necessidades legítimas, como pessoal administrativo ou prestadores de cuidados de saúde, devem ter acesso.

PASSO 05: Sempre criptografe os dados do paciente

O princípio é simples, mas poderoso: tornar os dados dos pacientes incompreensíveis para pessoal não autorizado, aplicando criptografia tanto em repouso quanto em trânsito. A implementação de protocolos de criptografia significa que quando os dados do paciente são transmitidos por e-mail ou atravessam redes, eles são convertidos em um código criptografado que só pode ser decifrado pelos destinatários permitidos. Essa transformação ocorre perfeitamente, quer os dados residam em bancos de dados ou estejam em movimento.

Além disso, a criptografia estende seu véu de proteção ao domínio dos laptops, dispositivos móveis e outros meios onde as informações dos pacientes podem ser transferidas ou residir. Isso significa que mesmo que um cibercriminoso obtenha acesso ao dispositivo, os dados permanecem bloqueados, preservando a privacidade do paciente.

PASSO 06: Treine sua equipe

O erro humano continua sendo um fator importante por trás das violações da HIPAA, tornando o treinamento da equipe uma parte indispensável de qualquer lista de verificação abrangente de conformidade da HIPAA. Considere uma situação em que um funcionário bem treinado recebe um e-mail contendo informações do paciente em formato não criptografado. Munidos do profundo conhecimento obtido em suas sessões de treinamento, eles identificam prontamente a falha de segurança e tomam medidas imediatas, como notificar o responsável pela privacidade ou o departamento de TI. Isso evitará uma violação significativa de dados, mas também reforçará a postura de segurança de dados da organização.

PASSO 07: Realizar auditorias simuladas

Antes de passar oficialmente por uma auditoria HIPAA, é essencial realizar auditorias simuladas. Essas avaliações simuladas servirão como uma medida proativa, permitindo descobrir vulnerabilidades e identificar áreas que exigem melhorias antes da auditoria propriamente dita.

Considere uma organização de saúde conduzindo uma auditoria simulada. Durante o processo, examinam os seus sistemas, práticas e políticas com o mesmo escrutínio e rigor que uma auditoria real implicaria. Eles podem encontrar potenciais pontos fracos e uma brecha em sua armadura de segurança que pode expor informações confidenciais. Esta simulação demonstra um compromisso proativo com a privacidade e segurança dos dados.

PASSO 08: Auditar e monitorar logs de acesso

Revise regularmente as trilhas de auditoria e os registros de acesso para monitorar quem acessou as informações do paciente e quando. Considere os registros de acesso de um funcionário que mostram um padrão estranho de recuperação de dados durante horários de trabalho não convencionais. Esta bandeira vermelha exige uma investigação imediata, mostrando que as credenciais do funcionário foram comprometidas. Ações rápidas, como revogação de acesso ou alterações de senha, podem ser tomadas para impedir uma violação significativa.

Além disso, além da detecção, esse monitoramento também auxilia na elaboração de relatórios e documentação. Ao manter um registo das atividades de acesso, as organizações de saúde podem demonstrar a devida diligência perante as partes interessadas, reguladores e auditores.

PASSO 09: Estabeleça um plano de resposta a incidentes

O desenvolvimento de um plano de resposta a incidentes é essencial para fortalecer a defesa de uma organização contra violações da HIPAA e de dados. Este plano funcionará como um modelo meticulosamente elaborado para navegar nas águas turbulentas dos eventos de segurança de dados.

Considere um cenário em que uma empresa seja vítima de uma potencial violação de dados, comprometendo a confidencialidade das informações. O plano de resposta a incidentes descreve etapas específicas a seguir, como notificar as partes afetadas, incluindo autoridades reguladoras e pacientes, conduzir uma investigação exaustiva para determinar a extensão da violação e implementar ações para mitigar incidentes futuros.

PASSO 10: Mantenha-se atualizado sobre as atualizações regulatórias

As regulamentações da HIPAA não são estáticas e passam continuamente por expansão e refinamento para enfrentar os desafios emergentes. Quando uma empresa não consegue se manter atualizada sobre as mudanças nas regulamentações da HIPAA, ela inadvertidamente ignora atualizações vitais nos requisitos de criptografia. Em última análise, eles usam protocolos de criptografia desatualizados, colocando em risco as informações dos pacientes. Esses descuidos levarão, consequentemente, a danos à reputação e multas dispendiosas.

Para mitigar estes riscos, é essencial monitorizar regularmente as atualizações do departamento de Saúde e Serviços Humanos (HHS). A verificação regular de alterações e revisões e a incorporação dessas alterações garantem que a organização permaneça alinhada com os padrões avançados.

Concluindo tudo junto

A jornada para passar em uma auditoria HIPAA exige diligência, dedicação e um compromisso proativo com a privacidade e segurança dos dados. Cada dica que examinamos, desde a compreensão da natureza multifacetada das regulamentações HIPAA até a implementação de protocolos de criptografia de dados, representa uma peça crítica do quebra-cabeça da conformidade.

A importância dessas medidas vai muito além da lista de verificação de conformidade da HIPAA; eles ressaltam as obrigações éticas de uma empresa para proteger os dados confidenciais dos pacientes e defender a integridade e a confiança do setor de saúde. A aprovação em uma auditoria HIPAA não é apenas um requisito legal; é uma prova do compromisso inabalável de uma empresa com a integridade das informações dos pacientes.

Lembre-se de que, à medida que o cenário da saúde evolui, também evoluem as ameaças e regulamentações cibernéticas. Adaptar-se às mudanças, manter-se informado e promover uma cultura de conformidade são responsabilidades constantes.