Trello vs Todoist: Qual aplicativo de gerenciamento de tarefas é melhor?

Gerir um negócio dá muito trabalho. Há milhares de coisas para acompanhar, mais se você também estiver gerenciando uma equipe de funcionários. O software de gerenciamento de projetos facilita, mas há dezenas de opções para escolher, e encontrar a certa pode ser difícil. Este guia para Trello vs Todoist visa facilitar a decisão para você.

No final deste artigo, compartilharei meus pensamentos sobre o melhor propósito para cada programa.

Mas primeiro, vamos dar uma olhada rápida na premissa básica de cada ferramenta:

Trello vs Todoist: uma introdução

Trello

O Trello é uma ferramenta visual de gerenciamento de projetos que usa uma tela estilo pinboard para organizar tarefas. Cartões, o equivalente digital de notas adesivas, são usados ​​para exibir e descrever tarefas individuais, que podem ser movidas de uma área para outra usando a funcionalidade de arrastar e soltar.

O Trello também oferece algumas opções de automação impressionantes, incluindo automações pré-criadas e a capacidade de criar suas próprias regras de automação, todas incluídas no plano gratuito (observe que há um limite para o número de automações que os usuários gratuitos podem configurar ). Este é um bom bônus que você não terá com todos os softwares de gerenciamento de projetos e, além disso, quando é oferecido, geralmente não está no plano gratuito.

Todoist

Todoist é uma ferramenta de planejamento em estilo de lista projetada para ajudar em todos os aspectos da sua vida. Você pode criar tarefas, atribuí-las a vários projetos e definir prazos para elas. Você também pode definir níveis de prioridade para as tarefas, facilitando a definição do que você deve fazer primeiro ao começar o dia.

Todoist também tem um sistema de Metas onde você pode criar metas de produtividade e fazer com que o app acompanhe seu progresso. Atingir esses objetivos lhe dá “Karma”, e você pode ver seu nível de Karma aumentar ao longo do tempo. Essa é uma ótima maneira de gamificar o progresso quando você está trabalhando em um projeto difícil.

Trello vs Todoist: recursos

Agora que você tem uma ideia do que cada ferramenta faz, é hora de dar uma olhada nos recursos que elas oferecem. Especificamente, vamos dar uma olhada nos recursos associados ao plano gratuito para cada ferramenta. Se você quiser saber mais sobre os planos premium, acesse a seção de preços deste artigo.

Trello vs Todoist: a interface

Trello

Para começar a usar o Trello, você precisa configurar um Workspace. Pense nisso como um hub da empresa onde você pode visualizar todos os seus projetos. Você também pode convidar membros da equipe para participar do seu espaço de trabalho aqui. Observe que adicionar membros da equipe a um Workspace gratuito dá a todos esses membros a capacidade de adicionar novos membros e alterar as permissões dos membros existentes. Se você quiser permitir que os membros da equipe visualizem o Workspace sem essa capacidade, será necessário atualizar para um dos planos pagos.

Você também pode editar várias configurações do seu espaço de trabalho, incluindo se o espaço de trabalho é visível publicamente ou não, e conectar seu espaço de trabalho a um Slack da empresa aqui.

Se você se inscrever no plano Premium, também poderá acessar as tabelas do Workspace, que permitem visualizar tarefas de vários quadros em um só lugar.

Quadros do Trello

Cada Trello Workspace é dividido em Quadros. São exibições visuais com colunas para diferentes listas de tarefas. Você pode personalizar os nomes das colunas para atender às suas finalidades. Por exemplo, se você estiver criando um Quadro do Trello para um blog com vários autores, poderá criar uma coluna separada para cada escritor com quem trabalha. Você também pode usar cada coluna para listar postagens de blog em uma determinada parte do processo de publicação, como “Em rascunho”, “Agendado” etc.

Quando suas colunas estiverem configuradas, você poderá começar a adicionar tarefas na forma de cartões. Você começa adicionando apenas o título e, em seguida, clica no título para ver a visualização completa do cartão e adicionar mais detalhes, incluindo a atribuição de colegas de equipe e a definição de uma data de vencimento. Você também pode adicionar uma lista de verificação para tarefas maiores. Se você optar por um plano pago, também poderá adicionar campos personalizados, como contagens de palavras de destino para artigos.

Automação

O aspecto final do Trello que eu queria analisar para minha análise do Trello vs Todoist são as opções de automação.

A principal maneira de automatizar seu Trello Workspace é criando “Regras”. Essas regras ditam o que acontece quando as pessoas realizam uma ação específica. Por exemplo, se você estiver executando um blog e um cartão na área "Em edição" estiver marcado como concluído, você poderá movê-lo automaticamente para uma coluna "Pronto para agendar".

Como usuário gratuito, você pode automatizar até 250 ações por mês. Se você deseja configurar uma automação mais ampla, precisará optar por um dos planos pagos.

Todoist

Agora que vimos a interface do Trello, é hora de ver a interface do Todoist.

A primeira coisa que você vê quando abre o Todoist é sua lista de tarefas para hoje. Você pode adicionar tarefas à lista clicando no link “+Adicionar tarefas”, que abre uma caixa de texto na parte inferior da página. Essa área também permite definir uma data de vencimento para a tarefa e um nível de prioridade. As tarefas serão então listadas em ordem de prioridade.

Uma coisa que eu realmente gosto no Todoist é a capacidade de definir tarefas recorrentes. Você pode fazer isso digitando uma frequência, como “a cada dois dias”, ou um horário recorrente como “Segundas às 8h” na área do nome da tarefa. Quando a tarefa for concluída, a data de vencimento será redefinida, colocando automaticamente essa tarefa no dia apropriado. Observe que você só pode ver uma instância de uma tarefa recorrente por vez.

A outra coisa a se notar sobre as datas de entrega no Todoist é que elas são realmente datas de “Afazeres”. Se você definir uma data de vencimento futura para uma tarefa, essa tarefa será movida automaticamente para a lista desse dia. Isso torna essencial dividir os projetos em partes menores, para que você possa trabalhar neles de forma consistente.

Você pode visualizar futuras listas de tarefas a qualquer momento acessando a área “Próximos”. Você também pode mover tarefas para novas datas aqui.

Projetos

Qualquer coisa que exija que você complete mais de uma tarefa pode ser transformada em um projeto. Essas são essencialmente pastas onde você pode criar e gerenciar tarefas relacionadas, mas também fornecem alguns recursos interessantes que você não pode usar com tarefas comuns:

• Compartilhamento com até cinco pessoas por projeto no plano gratuito (mais sobre planos pagos; consulte a seção Preços deste artigo).
• Subtarefas que permitem dividir uma tarefa em tarefas menores.
• Comentários para que as pessoas envolvidas em uma tarefa possam discuti-la.

Essas funções são úteis para organizar projetos mais complexos e colaborar com outros membros de sua equipe.

Trello vs Todoist: Complementos e integrações

Trello

O Trello oferece dezenas de Power Ups que podem expandir a funcionalidade de seus quadros e cartões. Eles podem ser usados ​​para adicionar itens como rastreamento de conjunto Pomodoro, ferramentas avançadas de gerenciamento de arquivos e mais ferramentas de colaboração aos seus quadros existentes. Eles também podem ser usados ​​para conectar seus Quadros do Trello a ferramentas populares como Google Drive, HelpScout e Zapier. Você pode usar quantos Power Ups quiser, independentemente do plano em que estiver.

Observe que todos os Power Ups estão disponíveis para usuários em todos os planos, mas alguns Power Ups de terceiros podem cobrar uma taxa de assinatura separada.

Todoist

Todoist tem uma gama menor de integrações, mas se conecta a uma variedade de ferramentas de rastreamento de tempo e ferramentas de comunicação. Você também pode conectá-lo ao Zapier para opções de automação.

Uma coisa interessante a notar aqui é que você também pode integrar o Todoist com o Trello. Isso permite que você use o Trello como sua ferramenta de gerenciamento de negócios e o Todoist como sua lista pessoal de tarefas.

Trello vs Todoist: preços

Trello

Existem quatro planos do Trello:

• Livre. Este é o plano que abordei na área de recursos do artigo. Você terá a capacidade de convidar usuários ilimitados para seu Workspace, até 10 quadros, 250 automações/mês, responsável e datas de vencimento, armazenamento ilimitado e acesso aos aplicativos iOS e Android.
• Padrão. Disponível por US$ 5 por usuário por mês, cobrado anualmente (US$ 6/mês se cobrado mensalmente). Inclui tudo no plano Gratuito + quadros ilimitados, listas de verificação avançadas, campos personalizados, 1.000 automações/mês, convidados de quadro único e pesquisas salvas.
• Prêmio. Disponível por US$ 10 por usuário por mês, cobrado anualmente (US$ 12,50/mês se cobrado mensalmente). Inclui tudo no plano padrão + visualização de painel, visualização de linha do tempo, visualização de calendário, visualização de calendário do espaço de trabalho, automações ilimitadas, modelos no nível do espaço de trabalho e uma variedade de recursos administrativos e de segurança.
• Empreendimento. Esse plano de preços funciona em uma escala móvel, com o custo por usuário individual diminuindo à medida que o número de usuários aumenta. Começa em $ 17,50 por usuário por mês, cobrado anualmente (nenhuma versão mensal disponível). Você terá tudo, desde o plano Premium + Workspaces ilimitados, quadros de toda a organização, permissões de toda a organização, convidados de vários quadros, gerenciamento de quadro público, permissões de anexo, administração de Power Ups e SSO gratuito e processamento de usuário.

Observe que todos os membros do Workspace e convidados de várias placas contam para o custo de cobrança, mas você não será cobrado por convidados de placa única.

Todoist

Todoist oferece três planos de preços:

• Livre. Este é o plano que examinei na seção de recursos deste artigo. Você terá acesso à funcionalidade principal do Todoist, cinco projetos, cinco colaboradores por projeto, uploads de arquivos de 5 MB, três filtros e um histórico de atividades de uma semana.
• Pró. Disponível por US$ 3/mês, cobrado anualmente (US$ 4/mês quando cobrado mensalmente). Você terá tudo no plano Gratuito + até 300 projetos ativos, 25 colaboradores por projeto, uploads de arquivos de 100 MB, 150 filtros, lembretes, histórico de atividades ilimitado, temas e backups automáticos.
• O negócio. Disponível por US$ 5 por usuário por mês, cobrado anualmente (US$ 6/mês quando cobrado mensalmente). Você terá tudo no plano Pro + 500 projetos ativos por usuário, 50 pessoas por projeto, caixa de entrada da equipe, cobrança da equipe, funções de administrador e membro e suporte prioritário.

Você pode ver todos os detalhes na página de preços do Todoist.

Trello vs Todoist: o veredicto

Em alguns casos, você pode até querer usar as duas ferramentas. Por exemplo, você pode querer rastrear projetos de grupo e atribuir tarefas aos membros da equipe no Trello, então usar Todoist para importar as tarefas que você atribuiu a si mesmo para suas próximas listas de tarefas.

O que você acha dessas ferramentas? Qual é a melhor opção para você pessoalmente, Trello ou Todoist?