Função de segurança para uma sala de dados virtual

Dados confidenciais são presas em potencial para hackers e riscos para as organizações. Uma violação de dados custa caro para ocultar e causa enormes perdas. A ideia de violação de dados e ataques cibernéticos introduziu a inovação das salas de dados virtuais (VDRs) para ajudar a melhorar a segurança dos dados.

O VDR é um repositório virtual versátil criado para ajudar em diferentes negócios, como gerenciamento, distribuição e armazenamento de documentos. Embora o software de data room online seja considerado seguro, as empresas precisam verificar e garantir que estejam livres de vazamento de dados e ataques cibernéticos.

Portanto, antes de se decidir por qualquer provedor de data room virtual, a segurança da sala de dados deve ser demonstrada em vários fatores. Vamos explorá-los mais.

Fatores que tornam uma sala de dados virtual segura

A maioria das empresas valoriza a segurança do VDR pelo tipo de certificação. Muitos consideram a certificação 'ISO' a mais importante, investindo assim em provedores de data room virtual com padrões ISO. No entanto, existem vários outros critérios de segurança a serem considerados.

Detalhes de segurança física

• Proteção de dados físicos. O software de data room online contém armazenamento em nuvem, o que significa que nenhuma proteção física é necessária. No entanto, as salas de dados virtuais também precisam estar alinhadas às diretrizes físicas para melhor segurança. As organizações precisam proteger seu data center para garantir que todos os equipamentos estejam seguros e funcionais.
• Boa infraestrutura. As organizações precisam incorporar sistemas e hardware de trabalho de qualidade para um melhor processamento de dados.
• Backup de dados. Os usuários de data room virtual devem investir em sistemas de backup de dados de qualidade. O sistema de backup deve ser capaz de criar uma cópia extra de qualquer documento no sistema para referência em caso de perda de dados.
• Criptografia de dados. Os usuários precisam confiar na criptografia de ponta durante a transferência e armazenamento de arquivos para garantir a segurança dos dados.
• Vários locais de servidor. As organizações não devem depender de um servidor para processar e salvar dados. Deve haver vários servidores para ajudar na recuperação de dados e gerenciamento de desastres.

Medidas de segurança de acesso

A função principal dos serviços de dados virtuais é transmitir dados confidenciais e fornecer segurança de alto nível para evitar vazamentos ou violações de dados.

Isso significa que o software de data room deve ter acesso limitado para evitar hackers e violações. O acesso limitado também contém ameaças internas de segurança cibernética, mantendo os dados vulneráveis ​​seguros.

• Configurações de permissão especificadas. O administrador do data room pode definir permissões específicas ou configurações de login para permitir que cada usuário acesse e visualize apenas documentos específicos. O processo dá acesso a apenas algumas áreas que o usuário necessita. Isso ajuda a reduzir a interrupção e o vazamento de dados.
• Acesso a documentos personalizados. Para manter o sistema seguro, os administradores de data room podem alimentar os usuários autorizados e as funções que eles podem operar. Suponha que alguém tente ir além dos sites permitidos, o sistema alertará o administrador.
• Processo de logon único. O gerente ou administrador da sala de dados deve fornecer detalhes de login único a todos os usuários autorizados para evitar várias credenciais de login. Isso mostrará detalhes sobre quem está trabalhando atualmente no site e as atividades.
• Acesso com limite de tempo e restrições de endereço IP. Os usuários de VDR não devem fazer login usando qualquer endereço IP. As empresas podem restringir o acesso a sistemas específicos para medidas de segurança. Também é aconselhável definir limites de acesso de tempo para aumentar a segurança.

Segurança de documentos em data rooms

• Direitos de acesso a documentos. Cada usuário deve ter funções definidas em documentos específicos para garantir que apenas pessoas autorizadas tenham acesso a documentos cruciais.
• Rastreamento de documentos. Um bom sistema de data room virtual precisa criptografar qualquer verificação de dados no endereço IP do usuário, tempo de acesso e detalhes de compartilhamento de dados. O sistema deve proibir quaisquer ações não autorizadas e alertar a administração por meio de notificações.
• Recurso de limpeza remota. A administração precisa de planos de backup, como limpezas remotas em caso de roubo. Isso excluirá ou travará automaticamente todos os programas, deixando os sistemas da máquina vazios para proteger a empresa.
• Destruição remota. Suponha que o usuário baixe um documento específico, o administrador ou a organização ainda deve manter o controle sobre esse documento. Isso evita o uso incorreto de documentos ou vazamentos de dados, pois o usuário só pode usar o documento sob supervisão.

Como selecionar fornecedores de salas de dados virtuais seguras

Antes de se decidir por qualquer provedor de data room virtual, verifique se eles atendem a vários fatores e funcionalidades.

• Segurança de dados e requisitos governamentais. Os VDRs possuem funcionalidades diferentes com base nas necessidades dos usuários. O software deve estar em conformidade com as medidas de segurança de dados e regulamentos governamentais. Por exemplo, seu VDR preferido deve estar alinhado com os requisitos da HIPAA e as regras da FDA com base no campo ou organização.
• Padrões e certificações globais de segurança. Com base na sua empresa, o VDR precisa realizar diversas certificações. Selecione um provedor de VDR com boa certificação. As certificações de nota têm uma data de expiração; verifique as datas para evitar transtornos.
• Revisões e histórico de violação de dados. Não é difícil pesquisar violações de dados, pois a maioria dos governos anuncia qualquer violação de dados em uma determinada organização ou campo. Isso permite que os usuários revisem o histórico do provedor virtual. Também ajuda a conhecer outros usuários que investem com o fornecedor de VDR específico.

Usos da sala de dados virtual

Os VDRs são usados ​​em diferentes casos para ajudar a aumentar a segurança dos dados e transferir informações cruciais por meio de canais seguros.

• Ofertas Públicas Iniciais (IPOs). O VDR para ofertas públicas iniciais é muito importante, pois os dados da empresa podem ser expostos. As partes interessadas precisam garantir que todos os dados estejam seguros e ocultos com o sistema certo para evitar vazamentos de dados.
• M&A (transações de fusão e aquisição). Compradores e vendedores usam principalmente o VDR durante o processo de due diligence. As duas partes precisam expor finanças, ativos e outros detalhes significativos. No entanto, os dados devem permanecer dentro do círculo fechado para segurança.
• Auditorias e processo de investigação. As empresas modernas estão utilizando uma sala de dados eletrônica para realizar auditorias e investigações. O processo é mais rápido e seguro, pois as informações são distribuídas para usuários autorizados em plataformas seguras. Os serviços de data room facilitam a auditoria, pois não é necessária documentação física para iniciar o processo.

Conclusão

As salas de dados virtuais são significativas no crescimento dos negócios, pois os usuários podem operar por meio de sistemas seguros. O software evita vazamentos de dados, proporcionando às empresas um tempo fácil para trabalhar e realizar transações sem medo de ataques cibernéticos.