A lista de verificação de eventos virtuais que você não sabia que precisava

Os eventos virtuais têm sido inovadores em muitos setores, mas a verdade é que podem ser estressantes. Existem muitos fatores de mudança, como marketing, branding e venda de ingressos, que muitas vezes podem afastar completamente as pessoas dos eventos virtuais. Existe alguma solução para o estresse de planejar um evento virtual? Sim: fazer um checklist de eventos virtuais.

Ter uma lista de verificação de eventos virtuais é a melhor maneira de manter o foco e o equilíbrio sempre que você desenvolver, projetar e hospedar seu evento virtual.

Mas como você pode seguir uma lista de verificação sem saber o que ela deve incluir? Aqui vamos percorrer os passos necessários ao criar uma lista de verificação de eventos virtuais para que você possa continuar planejando um evento virtual de sucesso .

Lista de verificação de eventos virtuais: antes do evento

Conheça o propósito do seu evento

O objetivo do seu evento depende de para quem é o seu evento e o que você deseja alcançar com esse público.

Isso não precisa necessariamente ser exclusivo; muitas vezes as empresas se esforçam para obter leads, manter seu público engajado, trabalhar no desempenho dos membros da equipe, lançar produtos ou promover a marca da empresa.

Ao criar seu evento virtual, primeiro tenha em mente um objetivo pelo qual lutar, e você terá muito mais chances de atingir esse objetivo.

Desenvolver um conceito de evento virtual

Todos os eventos começam com um conceito inicial, e não é diferente no planejamento de um evento virtual.

Ter um conceito inicial o ajudará a tomar melhores decisões, especialmente se você é novo em ser um planejador de eventos. Comece com a ideia e, em seguida, vasculhe para encontrar mais ideias a partir desse ponto de partida. É aqui que sua criatividade pode brilhar e fazer seu evento se destacar.

Entenda e defina seu público-alvo

Para fazer um evento virtual eficaz, você precisará entender seu público e o que eles querem.

Para isso, você terá que desenvolver personas (ou perfis) de participantes do seu público ideal. Ao criar essas personas, inclua todas as informações úteis, como idade, localização, setor e função de gerenciamento.

Defina seus critérios de sucesso

O que você quer que aconteça no seu evento virtual? Você quer que muitas pessoas participem? Você quer que as pessoas visitem seus estandes de patrocinadores? Não importa como você define um evento virtual de sucesso, você precisa ter seu sucesso em mente para poder trabalhar em direção a esse objetivo.

Identificar as funções da equipe e do contratado

Para executar qualquer evento eficaz, você precisa encontrar o talento certo para cada trabalho. Isso é o que os gerentes de projeto chamam de “identificar seus recursos”.

Sempre que você começa a planejar um evento, você precisa ter uma lista de membros da equipe (ou potenciais contratados) que irão supervisionar os aspectos individuais do evento. Encontre sua equipe dos sonhos que pode fazer o trabalho direito.

Criar o orçamento do evento virtual

Isso pode parecer óbvio – é claro, você precisa de um orçamento – mas não é tão simples assim. Os eventos virtuais oferecem muitas opções que podem virar o orçamento de um evento normal de cabeça para baixo. Precisa gastar dinheiro em um local? Não em um evento online. Precisa gastar dinheiro em decorações?

Apenas o preço do aplicativo de computador. Precisa gastar dinheiro em taxas de viagem? Você pode viajar para Bangkok do Canadá em um segundo online. Como você pode ver, fazer um orçamento de evento virtual é muito diferente de um evento presencial.

Definir o formato do evento

Ao começar a criar seu evento, você precisa decidir qual formato de evento (por exemplo, feira, seminário, webinar, aula) faz mais sentido para você. O uso dessas informações o ajudará a decidir sobre uma faixa de preços, bem como a decidir quais contratados você deseja usar.

Ao considerar o estilo do evento, certifique-se de ter maneiras de manter o envolvimento dos participantes. Seu evento oferecerá sessões de breakout? Salas de espera? Funções de bate-papo? Faça o que fizer, certifique-se de que os participantes do evento permaneçam engajados durante o evento.

Determine suas necessidades de AV/produção e tecnologia

Esteja pronto para tomar todas as considerações técnicas antes do evento.

Isso pode variar desde sessões de gravação até como a reprodução do evento será distribuída e como os participantes do evento poderão entrar na sessão.

Todas essas decisões devem ser bem pensadas com antecedência para diminuir o estresse no dia do evento virtual.

Escolha uma data e decida a duração

Dependendo do seu público e dos objetivos do evento, a data e a hora do evento podem mudar de empresa para empresa. Por exemplo, uma arrecadação de fundos sem fins lucrativos normalmente não seria realizada durante o horário de trabalho, e um evento virtual provavelmente formataria seus negócios da mesma maneira.

Por outro lado, os eventos corporativos são mais frequentemente realizados no meio da semana. Freqüentemente são realizadas às quartas-feiras e às vezes às terças-feiras.

Escolha uma plataforma de eventos virtuais

Sempre que você quiser escolher uma nova plataforma de eventos virtuais, pense em como ela se integra a outros programas que sua empresa usa. Além disso, pense se a plataforma virtual atrairá a atenção dos participantes do evento .

Considere gravar sessões

Se sua empresa tem um público mundial, considere acomodar diferentes fusos horários. Se você tornar suas sessões gravadas abertas ao público, toda essa parte do seu público poderá participar depois, o que é sempre bom.

Este é facilmente um dos elementos mais importantes desta lista de verificação de planejamento de eventos virtuais. Muitos participantes do evento costumam pedir gravações após o evento, o que aumenta ainda mais o reconhecimento da sua marca.

Planejar atividades de interação social

Ter um plano específico de interação social e gamificação no seu evento é ainda mais importante quando você quer se tornar virtual.

Muitas vezes, com eventos presenciais, pode ser fácil conectar os participantes, mas esse não é o caso dos eventos virtuais. Com eventos virtuais, você precisa criar ideias para que seus participantes virtuais possam interagir uns com os outros.

Encontrar alto-falantes

Como uma das partes mais importantes de qualquer evento, os palestrantes são a principal forma de você interagir com seu público.

Isso significa que você precisará encontrar palestrantes que possam compartilhar seus valores e os valores de seus patrocinadores e participantes. Tente encontrar palestrantes especializados com insights e ideias exclusivas sobre tópicos associados.

Entre em contato com os patrocinadores

Neste ponto, você deve começar a procurar patrocinadores em potencial e começar a criar pacotes de patrocínio. Certifique-se de manter uma mente aberta em relação às suas sugestões e solicitações.

Lembre-se, os patrocinadores podem ser uma ótima maneira de gerar receita com seu evento, então tente encontrar empresas que se alinhem à sua marca atual.

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Promova seu evento virtual

Comece a deixar o mundo saber sobre o seu evento. Existem muitas estratégias de marketing, como anunciá-lo nas plataformas de mídia social da sua equipe e no seu site.

Você também pode conversar com seus palestrantes e patrocinadores e fazer com que eles anunciem em suas plataformas de mídia social. Considere fazer isso na forma de uma hashtag, que pode ajudar a dar ao seu evento uma espécie de coesão.

Você também pode criar um site simples para o seu evento. Nele, você pode fornecer aos participantes em potencial informações sobre preços e onde eles podem encontrar ingressos.

Crie seu roteiro de evento

Anote tudo. Escreva o que vai acontecer no seu evento, quando cada parte vai acontecer e quem será o responsável por isso. Isso pode ser feito facilmente no Planilhas Google ou no Microsoft Excel, ou qualquer outro que você possa usar para coordenar com sua equipe.

Criar um guia do participante

Os participantes geralmente precisarão de ajuda para aproveitar ao máximo as plataformas de eventos desconhecidas. Muitas vezes, as plataformas de eventos já possuem guias online, mas se não, faça o seu.

Você pode criar muitos estilos diferentes de guias, dependendo do seu evento. Se você tem jogos ou um tema, o guia pode seguir esse tema. Você também pode incluir maneiras de interagir online com outras pessoas ou listar várias sessões que virão no futuro.

Configure Canais de Comunicação para sua Equipe

Na situação ideal, você deve se limitar a um canal para garantir que detalhes ou mensagens importantes não sejam perdidos, principalmente durante o evento. Algumas boas opções são Slack, Whatsapp, equipes da Microsoft, Discord ou um espaço privado na plataforma do evento. O que quer que funcione para você.

Planejar oportunidades de networking

Networking é o coração de um evento, e mais ainda para um evento virtual. Uma grande parte do seu evento virtual deve ser a criação de oportunidades de networking. Estes podem vir na forma de sessões de discussão, salas de bate-papo e atividades de quebra-gelo. Qualquer coisa que melhore seu networking melhora seu evento virtual.

Lista de verificação de eventos virtuais: durante o evento

Lembretes pós-evento

Postar lembretes de eventos com mais frequência à medida que você se aproxima do evento pode ajudar muito a melhorar a participação. Quando você chegar à semana de, lembretes diários podem ser apropriados.

Comece a conversa

Dependendo da plataforma do evento que você escolher, você terá muitas ferramentas que podem ajudar a criar um ambiente divertido e aberto.

Você pode incentivar o envolvimento do público usando ferramentas de perguntas e respostas ou respondendo a perguntas em um bate-papo. Se você tiver a opção, pode até optar por compromissos individuais.

Organize os participantes em pares ou pequenos grupos para uma experiência mais interativa

Ter participantes em grupos menores pode ajudar a incentivar o envolvimento do público. Se os participantes puderem responder ou agir a cada cinco a sete minutos, esse é o ponto ideal.

Estudos da Harvard Business Review relatam que uma regra de cinco minutos é a mais eficaz para manter os participantes engajados em vez de observadores.

Prepare-se para e reaja a qualquer interrupção

Em caso de problemas técnicos ou pessoas disruptivas, tenha vários planos de backup prontos. Isso pode variar de moderar conteúdo a ter uma equipe de suporte técnico online e pronta para ajudar.

Quando você não puder evitar uma interrupção, esteja pronto para interromper uma.

Capturar dados do participante

O uso de dados de público pode ajudá-lo a melhorar futuros eventos virtuais e a entender melhor seus clientes.

Em geral, as informações úteis virão de links clicados, números de presença, tempo de presença e vídeos reproduzidos, como alguns exemplos.

Transmita seu evento conforme ele acontece

Muitas plataformas de eventos têm opções de streaming pré-fabricadas. Você pode optar por transmitir seu evento virtual em plataformas de mídia social extras para coletar mais informações úteis para eventos futuros.

Você pode até compartilhar as informações com os palestrantes no meio do evento, o que pode ser útil.

Lista de verificação de eventos virtuais: após o evento

Enviar pesquisas de participantes

Envie uma pesquisa de feedback para confirmar o que os participantes gostaram e o que não gostaram. Então você pode usar essas informações para interagir melhor com seu público em seu próximo evento virtual.

Além disso, certifique-se de que suas pesquisas sejam curtas e agradáveis. Se uma pesquisa é muito longa, muitas vezes as pessoas não ficam até o final dela.

Comunique -se com seu público

Agradeça ao seu público pela presença. Você pode fazer isso enviando um e-mail ou usando plataformas de mídia social.

Tente enviar uma mensagem logo após o evento, enquanto ainda está fresca em suas mentes. Você também pode incluir uma pesquisa de feedback e informações sobre onde eles podem acessar a gravação do evento.

Analise seus dados

Revise os dados que você coletou durante e após o evento. Esses dados podem ajudá-lo a entender melhor em quais áreas você teve sucesso e em quais áreas você pode melhorar. Então, com essas informações, você pode começar a trabalhar para fazer um evento ainda mais bem-sucedido.

Equilibre o orçamento

Agora que você pagou a todos, compare seu orçamento planejado com o resultado do evento.

Nesse ponto, você pode calcular o ROI (retorno do investimento) e considerar a receita direta, receita atribuída, pipeline de vendas conectado, todos os benefícios da marca, troca de conhecimento e todas as outras informações importantes sobre seu evento.

Compartilhe informações sobre seu evento

A última etapa desta lista de verificação de eventos virtuais: use todas as fotos, vídeos e artigos do evento.

Você pode publicá-los em suas mídias sociais para envolver seu público e fornecer mais exposição para futuros participantes . Você pode até usar esses pedaços de eventos passados ​​para uma futura conferência ou evento virtual.

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