O que é um Wiki da empresa e como configurar um

Publicados: 2022-09-10

Independentemente do tamanho do seu negócio, há muitas informações necessárias para manter as coisas funcionando. À medida que sua organização cresce, essas informações geralmente se acumulam e ficam espalhadas por departamentos, escritórios ou até mesmo armazenamento. Isso dificulta o acesso rápido e o compartilhamento interdepartamental, desperdiçando horas de trabalho e prejudicando a produtividade.

Na verdade, os funcionários gastam em média 9,3 horas por semana procurando informações, o que representa 20% do tempo total do membro da equipe. A produtividade rastreada também mostrará uma tendência de declínio à medida que a complexidade das informações aumenta.

E se você tivesse todas essas informações em um local centralizado, onde cada membro autorizado da equipe pudesse acessar com apenas um clique de um botão em seu computador ou telefone? Isso é o que é um wiki da empresa.

Em poucas palavras, um wiki da empresa, também conhecido como wiki de negócios, wiki corporativo ou wiki corporativo, é um repositório centralizado de informações importantes da empresa relevantes para os membros da equipe. É uma ferramenta de gestão do conhecimento que fornece informações sobre processos de negócios, cultura organizacional e outras informações pertinentes para funcionários, gerentes, associados e líderes corporativos. Um wiki da empresa é um local para capturar informações, organizar, aprender, colaborar ou atualizar conforme necessário.

Continue lendo para entender em detalhes por que um wiki é importante para o seu negócio e, mais importante, como configurar um.

Por que um wiki da empresa é importante?

Um wiki da empresa permite que os funcionários acessem rapidamente informações relevantes sobre a empresa. É uma ótima maneira de informar os novos membros da equipe sobre as políticas, procedimentos e cultura da empresa. Para funcionários estabelecidos, é o repositório central, perguntas frequentes e até mesmo banco de dados de solução de problemas para qualquer coisa que contribua para o sucesso operacional.

Um wiki é conveniente porque você pode rastrear alterações e atualizações rapidamente, garantindo que tudo esteja atualizado. Se você tem informações relevantes para toda a sua equipe, mas não necessariamente para os clientes, um wiki é um ótimo lugar para colocá-las para que todos possam acessá-las.

Para uma empresa de grande porte, as chances são de que nenhuma equipe saiba como a outra funciona ou por que executa determinadas tarefas. Um wiki permite que todos os membros e departamentos expliquem suas funções e processos em suas próprias palavras, para que todos na empresa possam ver e entender. Além disso, quando chega a hora de colaborar, um wiki corporativo torna mais fácil para as equipes trabalharem juntas, aumentando a produtividade dos membros.

Quando as informações da empresa são centralizadas em um wiki corporativo e acessíveis a grupos relevantes, o trabalho fica mais fácil para funcionários, gerentes, equipes jurídicas e líderes corporativos.

O que incluir em um Wiki corporativo

Um wiki da empresa é uma enciclopédia interna da empresa. Isso significa que você pode incluir quase tudo que achar relevante para suas equipes, especialmente informações úteis que lhes dêem uma compreensão da marca, dos processos e da cultura da empresa. Você pode incluir o seguinte em um wiki da empresa:

Histórico da empresa
Conflitos de interesse
Informações de Contato
Cultura corporativa
Manual/guia do membro da equipe
Eventos corporativos
Relatórios financeiros
Informação legal
relatórios de estratégia de marketing
Desenvolvimento de produtos, histórico, testes, uso, design e recursos
Gerenciamento de riscos
Procedimentos operacionais padrão
Estratégia
Missão e visão

Lembre-se de que você deve incluir apenas informações relevantes e úteis para sua equipe. É por isso que é essencial envolver os funcionários na criação do wiki. Você também pode incluir fotografias, vídeos e hiperlinks de outros sites que sejam relevantes para o seu conteúdo.

Quem pode criar um wiki da empresa?

Se você decidir construir o wiki da sua empresa, contratar profissionais de TI de uma empresa de desenvolvimento de software respeitável é o melhor. Os profissionais de TI têm as habilidades para criar um sistema com armazenamento suficiente, fácil acesso e navegação.

No entanto, quando se trata de conteúdo para o wiki, todos na empresa desempenham um papel fundamental no preenchimento das páginas do wiki para que seja um recurso abrangente e útil.

Como estabelecer um wiki da empresa

Criar um wiki da empresa é muito fácil quando você sabe exatamente o que deseja. Siga as etapas a seguir ao criar o wiki da sua empresa.

Identifique os objetivos da Wiki

O papel central de um wiki é resolver problemas frequentes dentro dos processos organizacionais. Os membros da equipe podem acessar informações que simplificam suas tarefas ou melhoram sua capacidade de desempenho.

Por esse motivo, você deve definir suas metas para criar o wiki de sua empresa para que todos com acesso possam atingir suas metas pretendidas. Seus objetivos podem ser:

Recrutamento e integração de uma nova equipa
Ter uma fonte central de informações
Preparar a comunicação dos clientes, como vídeos e áudio
Manter um registro de projetos concluídos para referência futura
Comunicação de atualizações de processos com a equipe

Antes de decidir sobre o melhor software, incorpore quaisquer outros objetivos pessoais que você deseja que o wiki alcance.

Escolha o software certo

Ao selecionar o software ideal, você deve concordar com sua equipe interna sobre os recursos necessários no wiki interno. Leve em consideração o seguinte:

Acesso de permissão para decidir quem pode ver o conteúdo
Interligar as páginas do wiki com base na relevância para melhorar a navegação.
Fusão com outras ferramentas valiosas nos sistemas da empresa
Editável mesmo por usuários não técnicos em tempo real
Uma função de pesquisa fácil, confiável e instantânea

Use um modelo de wiki

A maioria dos softwares wiki vem com modelos de página. No entanto, você pode personalizar seu modelo de acordo com a marca da sua empresa. Quando seu wiki estiver pronto para formatação, personalize os modelos excluindo o conteúdo já preenchido para adicionar seu conteúdo personalizado. Você pode alterar a cor, o plano de fundo e a fonte para atender às suas especificações e objetivos.

Identifique os principais colaboradores

Use um editor online para adicionar todas as informações necessárias. Você também pode importar dados existentes de seus arquivos internos. Um bom wiki interno suporta todas as formas de mídia, desde vídeos, áudio, imagens e scripts. Você também pode contratar escritores e editores profissionais para adicionar mais informações ao seu wiki. Lembre-se de que o formato precisa se adaptar às mudanças nos processos de negócios, pois a edição será necessária em diferentes estágios para capturar essas mudanças.

Convide sua equipe e configure direitos de acesso

A colaboração é um dos principais méritos de um wiki, portanto, não faça tudo sozinho. Em vez disso, agende uma reunião com sua equipe para contribuir e dar feedback. Há sempre algo que você pode ajustar para torná-lo melhor.

A informação deve ser segura; portanto, definir o acesso de permissão a alguns membros para páginas específicas no wiki é o caminho a seguir. Antes de tomar sua decisão sobre quais membros conceder acesso a quais páginas, considere o seguinte:

Quem precisa editar conteúdo na wiki?
Quem faz a configuração da conta e o faturamento?
Você quer que as informações sejam compartilháveis com todos?

Além disso, reunir-se com sua equipe é uma ótima maneira de lançar o wiki como um novo software na empresa. A conferência é crucial porque você pode:

Explique a estrutura e a lógica por trás do seu wiki
Mostre aos membros da equipe como o wiki funciona
Fornecer qualquer esclarecimento sobre o conteúdo do wiki
Garantir que todos estejam psicologicamente a bordo do novo software

Conclusão

Um wiki da empresa é necessário para qualquer empresa ou negócio. Você pode simplificar os processos de entrevista e integração e aumentar a produtividade, o conhecimento e os esforços de colaboração dos membros da equipe. Em suma, economiza tempo e recursos.