O que é um Escopo de Trabalho?

Publicados: 2022-07-07

Trabalhar com clientes não é fácil. Uma das principais razões para a deterioração do relacionamento com o cliente é quando há divergências sobre quais serviços o cliente deve receber. Você precisa de uma ferramenta que indique claramente quais serviços você vai realizar para eles. Essa ferramenta é chamada de escopo de trabalho.

Você já se viu fazendo trabalho extra não remunerado para um cliente ou sendo acusado de não dar trabalho suficiente para o que eles concordaram?

Isso tende a acontecer, especialmente em profissões digitais como web design e desenvolvimento.

Os clientes podem pensar que é fácil para você adicionar trabalho extra e esperar que você faça isso sem aviso prévio ou sem compensação. Outras vezes, eles ficam confusos sobre o que foi incluído em um serviço específico. Ocasionalmente, você receberá um cliente que está apenas tentando trabalhar com você para obter o máximo de trabalho gratuito possível.

Para evitar esses problemas do cliente, você precisa de um escopo de trabalho. Neste artigo, explicaremos o que é um escopo de trabalho, por que você precisa ter um e como criar um.

O que é um Escopo de Trabalho?

Um escopo de trabalho é um acordo sobre o trabalho que será feito dentro de um projeto. Ele detalha o que será feito, quando será feito e como.

O escopo do trabalho define os limites e limitações do serviço.

Escopo do Trabalho vs Declaração do Trabalho

Escopo do trabalho é muitas vezes confundido com a declaração de trabalho, especialmente porque ambos têm a mesma sigla – SoW. Mas esses termos não são sinônimos.

Um escopo de trabalho descreve os serviços executados, juntamente com as tarefas individuais que serão concluídas para atingir o objetivo do projeto.

Uma declaração de trabalho é um esboço de projeto mais amplo e abrangente e um documento de gerenciamento de projeto. Ele contém tudo relacionado ao trabalho que será feito. A declaração de trabalho pode incluir informações como informações do subcontratado ou requisitos de viagem. Esses documentos geralmente são compartilhados com mais partes interessadas do que um escopo de trabalho.

escopo de trabalho

Por que um Escopo de Trabalho é Importante?

Um escopo de trabalho comunica de forma concisa aos clientes o que eles receberão de você e como você trabalha. Essas duas coisas são críticas.

O escopo do trabalho pode ser usado para educar os clientes sobre seu processo interno. É a melhor maneira de garantir que você esteja na mesma página. E isso pode poupar muito tempo e dores de cabeça.

Quer evitar que os clientes perguntem constantemente quanto você fez e quando eles podem esperar uma entrega? Escreva um escopo detalhado do trabalho.

Também evita o aumento do escopo e reclamações pós-serviço, demonstrando que eles concordaram com um conjunto claramente definido de serviços e tarefas. Se desejar, você pode incluir uma maneira de adicionar serviços adicionais.

Você pode criar uma versão simplificada que simplesmente detalha alguns serviços e tarefas. Ou você pode criar um mais amplo que compartilhe prazos de aprovação.

Preciso de um Escopo de Trabalho?

Sim. Se você estiver prestando serviços a um cliente, deverá ter documentação que defina exatamente quais serviços você está prestando, a extensão e as limitações desses serviços e como você os fornecerá. Essas informações não são abordadas em propostas ou contratos.

Um escopo de trabalho deve ser feito para cada serviço – mesmo que seja um serviço repetido para um cliente de longo prazo. Não é razoável esperar que um cliente saiba ou se lembre de todos os detalhes do seu processo. Isso manterá as coisas profissionais e o apoiará caso algo dê errado.

Trabalhar sem um escopo de trabalho está se preparando para o fracasso.

O que um escopo de trabalho deve incluir?

O escopo do trabalho pode ser personalizado para se adequar aos seus serviços, projeto e clientes. Ele precisa pelo menos detalhar quais serviços você está fornecendo, quando você os está fornecendo, como você os está fornecendo e o que o cliente receberá.

Compilamos uma lista de vinte elementos que podem entrar em um escopo de trabalho. Nem todos eles são apropriados para cada projeto. Você pode escolher quais incluir e o que deixar de fora.

Lembre-se, trata-se de comunicar os detalhes do projeto que ajudarão a tornar seu relacionamento cliente-designer mais fácil, mais eficiente, mais produtivo e menos arriscado.

Os seguintes elementos podem ser considerados essenciais:

  • Visão geral
  • Objetivo/Meta
  • Escopo de trabalho
  • Alterar protocolo
  • Termos de aprovação
  • Descrição do Serviço
  • Entregáveis
  • Conquistas
  • Relatório de progresso
  • Cronograma/Cronograma

O seguinte pode ser incluído com base em suas necessidades:

  • Declaração do problema
  • Glossário
  • Lista fora do escopo
  • Lista de tarefas
  • Recursos
  • Local de trabalho
  • Administração do projeto
  • Teste
  • Termos de pagamento
  • Orçamento ou alocação de recursos

1. Visão Geral ou Histórico do Projeto

A visão geral do projeto resume o projeto. Deve incluir os detalhes básicos do projeto: quem é o cliente, quem é o prestador de serviços e quais serviços estão sendo prestados.

A maioria das visões gerais também fornece informações básicas com contexto em torno do trabalho que está sendo feito. Isso pode incluir os motivos pelos quais você foi selecionado como provedor de serviços e como o cliente chegou a essa decisão. Também pode incluir um cronograma estimado.

2. Objetivo do Projeto

O objetivo do projeto descreve os resultados e resultados que seus serviços pretendem alcançar.

Esta é uma descrição geral, geral, no nível da superfície. Ele não deve incluir uma lista detalhada de entregas ou ser técnico.

Pense em “landing page com carrinho de compras” versus “wireframing, SEO na página, integração de carrinho” etc.

3. Declaração do problema

A declaração do problema descreve o problema, problema ou necessidade que este serviço está abordando. É uma breve seção que descreve o motivo do projeto.

Esta seção pode ser considerada opcional. Não funcionará para todos os projetos, mas deve ser incluído se você achar que se encaixa.

Por exemplo, um web designer trabalhando na atualização de um site pode querer incluir uma declaração de problema descrevendo a alta taxa de rejeição do site ou a inacessibilidade para pessoas com deficiência.

4. Glossário

Você deve considerar incluir um glossário ao trabalhar com pessoas que podem não estar familiarizadas com o idioma usado para descrever seus serviços.

Liste e defina qualquer coisa que um estranho possa não saber.

Isso pode incluir siglas, termos e jargões usados ​​em sua linha de trabalho e indústria. Ele também deve incluir quaisquer termos, condições e requisitos de serviço.

Se incluído, o glossário deve ser colocado próximo ao início do documento. Deve ser colocado pelo menos antes de quaisquer termos que tenham que ser definidos.

5. Escopo do Trabalho

A seção de escopo de trabalho lista os serviços específicos que o cliente receberá.

Esta seção é semelhante, mas diferente, de uma lista de entregas ou tarefas. Ele lista os serviços e sub-serviços distintos que você está fornecendo a eles.

Por exemplo, um web designer que fornece serviços de design gráfico pode incluir wireframes, 3 designs de logotipo, imagens de fundo e tipografia.

Se houver diferentes níveis de serviço, esta seção deve incluir a extensão desse trabalho.

6. Lista Fora do Escopo

Uma seção fora do escopo lista o trabalho que não será executado durante este serviço. É uma ótima maneira de evitar o aumento do escopo – seja não intencional ou um cliente tentando trabalhar em cima de você.

Esta seção lista os serviços adicionais que os clientes provavelmente solicitarão ao longo do projeto ou aqueles que são críticos para o sucesso do projeto – mas que não serão concluídos por você.

Qualquer provedor de serviços que trabalhe em um projeto que seja de alguma forma dependente de pessoas ou fatores externos deve incluir uma seção de atividades fora do escopo. Ele protege você de ser responsabilizado por coisas que estão fora de seu controle. Esta seção também ajuda a eliminar definitivamente as expectativas de trabalho gratuito ou serviços de bônus.

Os clientes geralmente pedem aos web designers mais recursos, atualizações, alterações ou outros extras aqui e ali. Às vezes isso acontece porque eles não pensaram nisso antes, esqueceram de incluir coisas ou tiveram a impressão de que seriam incluídas Pense em algo complementar, intimamente relacionado ou mais amplo do que o que você está fornecendo.

Muitos clientes optam por adicionar mais serviços ao contrato quando os veem listados em uma seção fora do escopo. Portanto, considere isso uma ótima maneira de fazer upsell.

7. Alterar protocolo

Os clientes vão querer mudanças. Você precisa estar preparado para isso com um protocolo definido para lidar com mudanças com clientes e um processo dentro do projeto.

Pré-educar os clientes sobre como as mudanças podem e devem ser feitas ajuda a manter os projetos funcionando sem problemas. Traz mais estrutura ao seu processo de trabalho, demonstra profissionalismo e adiciona um senso de formalidade ao seu relacionamento com o cliente.

Isso mostra aos clientes que você leva seu trabalho a sério e tem expectativas claras quanto ao comportamento deles durante o projeto.

Os clientes respeitam as pessoas que estabelecem limites claros. Eles devem entender que você não opera em uma base de “vale tudo”.

Um protocolo de alteração ou seção de processo descreve o que acontecerá se um cliente desejar que sejam feitas alterações. Deve incluir pelo menos as seguintes coisas:

  • Quais mudanças estão incluídas no escopo do contrato
  • Como os clientes devem fazer essas alterações
  • O que acontece se eles não fizerem alterações dentro dos termos definidos
  • Como lidar com mudanças que estão fora dos serviços acordados
  • Preços e condições de pagamento para alterações extras

Inclua o que for necessário para facilitar o manuseio das alterações. Os provedores de serviços geralmente preferem restringir as alterações a apenas um número definido e dentro de um prazo limitado.

Esta seção evita solicitações de alterações frívolas, garante que as alterações não sejam caóticas e restringe o deslocamento do escopo.

8. Descrição dos Serviços

A seção de descrição do serviço descreve os serviços que você executará. Pense nisso em termos de tipos e categorias, não de tarefas.

Por exemplo, os serviços da Web para um site de comércio eletrônico podem ser pesquisa de SEO, desenvolvimento de sites WordPress, personalização de temas, otimização para dispositivos móveis e integração de plug-ins de marketing.

Você pode usar a seção de descrição do serviço como uma oportunidade para reforçar seu valor.

9. Lista de Tarefas e Detalhes

Esta seção inclui todas as tarefas necessárias para concluir cada serviço, juntamente com seus prazos. É a lista mais granular do que você está fazendo para o cliente.

As seções de tarefas podem começar a ficar bastante longas, especialmente ao fornecer serviços da Web ou outros trabalhos em que um único serviço pode incluir uma longa lista de tarefas. Portanto, mantenha esta seção organizada e organizada de forma lógica.

Se várias pessoas estiverem envolvidas ou precisarem consultá-lo, esta seção deve ser detalhada o suficiente para ser usada como referência.

10. Recursos

Uma seção de recursos deve ser incluída se o cliente precisar fornecer recursos, informações ou qualquer outra coisa para concluir os serviços.

Esta deve ser uma lista do que você precisa para eles, prazos para fornecer cada recurso e seu método preferido para recebê-lo.

11. Local de Trabalho ou Local de Desempenho

Esta seção informa onde o trabalho será realizado. Para muitos provedores de serviços, isso significa um local de trabalho virtual ou remoto.

No entanto, pode ser um híbrido se você tiver reuniões presenciais com o cliente.

12. Entregáveis

Esta seção lista cada produto final distinto que o cliente receberá como parte dos serviços prestados. Você pode optar por incluir seu método de fornecê-los.

Aqui estão dois exemplos:

  • As entregas de um designer de logotipo podem ser cinco versões de logotipo fornecidas nos formatos SVG e JPG no Google Drive
  • As entregas de um projeto de web design podem ser uma análise de concorrentes, duas versões de site para testes A/B, recursos criativos e diretrizes de estilo

Esta seção é essencial. Seus clientes precisam saber exatamente o que receberão ao final do projeto.

13. Administração de Projetos ou Obras

Uma seção de administração detalha seu gerenciamento do projeto em relação à participação do cliente ou de outras partes interessadas.

Isso deve incluir coisas como reuniões virtuais, conversas telefônicas, videoconferências, discussões com as partes interessadas, etc.

Por exemplo, se você quiser ter uma reunião semanal para discutir o progresso, coloque-o nesta seção.

14. Marcos

Uma seção de marcos é apropriada para quase todos os escopos de trabalho. Isso lista pontos significativos ao longo do projeto.

Pode se correlacionar com diferentes estágios de gerenciamento de projetos e/ou marcar conquistas conclusivas.

15. Cronograma ou Cronograma de Trabalho

O escopo do trabalho sempre incluirá um cronograma. Ele deve listar as datas de início e término do projeto (ou data de término estimada) junto com as datas de quaisquer marcos.

Você também pode optar por fornecer ao cliente um cronograma da fase do projeto. Esta é uma ótima maneira de ajudá-los a manter o controle de onde as coisas estão.

A programação típica terá:

  • Data de início do projeto
  • Data de término estimada do projeto
  • Data final de término do projeto
  • Data de início e término do trabalho
  • Datas importantes
  • Prazos de entrega
  • Datas aproximadas para as principais fases

Certifique-se de diferenciar entre datas que são firmes e datas que são estimadas. A data de início do projeto é muitas vezes a única que pode ser definitivamente definida.

Quando se trata de marcos e fases do projeto, convém fornecer um intervalo de datas ou prazo final em vez de uma única data.

Certifique-se de que o cliente entenda quando você está dando a eles um prazo firme versus um cronograma estimado.

16. Relatório de Progresso

Esta seção do escopo de trabalho descreve como você compartilhará relatórios de status e atualizações com o cliente.

Diga a eles que tipo de informação eles obterão, quando eles receberão, em que formato elas estarão e como elas serão entregues.

É melhor fornecer relatórios de progresso de forma que possam ser verificados posteriormente.

17. Testes e Pontos de Verificação

O escopo do trabalho deve incluir uma seção de teste ou ponto de verificação se for uma parte crítica dos serviços que você está executando.

Deveria ter:

  • Que trabalho será testado
  • Que tipo de testes serão realizados
  • A extensão desses testes
  • Quando os testes serão realizados

Isso permite que os clientes saibam quais são seus padrões e os impede de fazer reclamações ou alegações de serviço abaixo da média, após o fato.

Estes devem ser incluídos em sua programação ou cronograma.

18. Termos de Aceitação e Aprovação

Seu escopo de trabalho deve sempre incluir expectativas definidas para a aprovação e aceitação do seu trabalho pelo cliente.

Deve dizer aos clientes o que precisa ser aprovado, como eles devem fazer essas aprovações e quanto tempo eles têm para fazê-lo. A falha do cliente em atender a essas condições será considerada como aceitação do trabalho.

Os clientes devem aprovar o trabalho ao longo do caminho. Inclua aprovações em etapas para cada fase significativa, entrega, marco e encerramento final do projeto.

19. Condições de Pagamento

Um escopo de trabalho pode incluir condições de pagamento e datas de vencimento. Esses termos devem ser abordados em outros documentos, como o contrato e a proposta.

No entanto, reiterá-los no escopo do trabalho reitera o fato de que o trabalho está condicionado ao seu cumprimento.

20. Orçamento do Projeto ou Alocação de Recursos

Um escopo de trabalho para projetos substanciais pode incluir uma seção detalhando a alocação orçamentária.

Empacotando

Um escopo de trabalho deve facilitar sua relação de trabalho ao mesmo tempo em que oferece proteção legal contra reclamações e divergências.

Concentre-se no básico no início, depois adicione qualquer coisa que ajude você e seu cliente na mesma página.

Aqui estão algumas dicas finais:

  • Escreva de forma clara e simples
  • Seja detalhado e granular
  • Vá passo a passo, pensando em tudo feito desde a preparação até o fechamento
  • Divida o trabalho em seus serviços, subserviços, tarefas e subtarefas
  • Defina referências claras, critérios de sucesso e estágios
  • Tenha o escopo do trabalho revisado por outra pessoa ou deixe-o descansar e verifique-o novamente

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Este post é baseado no webinar “Como criar um escopo abrangente de trabalho” do iThemes Training. Saiba mais sobre como criar um escopo ou uma declaração de trabalho que torne sua empresa mais eficiente e produtiva.