O que é Scope Creep? Exemplos e formas de prevenir

Publicados: 2022-07-15

O aumento de escopo é um problema desenfreado que quase qualquer provedor de serviços ou freelancer encontrou ao lidar com um projeto. Especialmente na esfera de desenvolvimento de software e sites, o aumento de escopo pode ter sérias consequências em seu tempo, produtividade e margens de lucro.

Como gerente de projeto, até que você entenda completamente o escopo do projeto em que está prestes a embarcar, você não pode controlar ou gerenciar o aumento do escopo.

Neste artigo, exploraremos o que significa fluência de escopo e as causas comuns. Você também verá exemplos de aumento de escopo no gerenciamento de projetos de sites e maneiras práticas de evitá-lo.

Qual é o Escopo do Projeto?

Como o nome sugere, o escopo do projeto (ou escopo do trabalho) refere-se ao plano de trabalho, etapas, processos, principais entregas e requisitos necessários para iniciar e concluir um projeto. Ter uma estrutura de divisão de trabalho (WBS) para seus projetos é uma maneira fácil de identificar todas as especificações, marcos, atividades, custo, orçamento, limites e cronograma do projeto que compõem o escopo do projeto.

Tudo isso ajudará você e seu cliente a definir o escopo do projeto antes de partir. É melhor reduzir isso a uma declaração de projeto que sirva como um lembrete fácil à medida que o trabalho no projeto avança.
A falha em definir o escopo do projeto nas entrevistas com o cliente pode resultar não apenas no aumento do escopo, mas em um produto final totalmente diferente do que o cliente imaginou.

O que é Scope Creep?

Scope creep, também conhecido como feature creep, é uma solicitação de adição ou desvio do escopo original de um projeto. Isso não quer dizer que mudanças no escopo não sejam bem-vindas. Mas, você precisa conter essas solicitações de mudança para que fique alinhada com o escopo do projeto, pois essas mudanças afetam o cronograma, os recursos, o orçamento, a produtividade, o tempo e o custo do projeto.

O aumento do escopo torna-se particularmente insuportável quando clientes ou partes interessadas adicionam novos recursos ou requisitos ao projeto após o início do projeto. Isso pode ser prejudicial quando se espera que sua equipe conclua o projeto dentro do cronograma, orçamento e recursos originais.

Assim como o significado da palavra rastejar, geralmente começa com pequenas solicitações que gradualmente influenciam o objetivo do projeto e causam problemas. Mudanças não controladas no escopo de um projeto podem fazer com que você ultrapasse o orçamento facilmente. Isso afetará sua margem de lucro, fará com que você perca prazos e se desvie do que o cliente realmente deseja. Tudo isso pode ser desastroso para sua reputação.

Se você não definir o escopo do seu projeto com precisão, é fácil para o seu projeto crescer além de suas expectativas originais.

Causas comuns de deslocamento do escopo

A fluência do escopo ocorre por vários motivos e pode surgir como uma falha do cliente ou da equipe do projeto. A fluência do escopo pode afetar web designers, desenvolvedores e empreendedores. Aqui estão algumas das causas comuns de fluência de escopo.

Escopo do projeto ambíguo ou indefinido

A falta de clareza na definição do escopo de um projeto é a maneira mais fácil de incentivar o aumento do escopo. Como gerente de projeto, você deve entender os processos e requisitos necessários para concluir o projeto. Caso contrário, o produto final se desviará das intenções do seu cliente.

Às vezes, os clientes são os culpados pela ambiguidade do escopo do projeto, pois não têm uma ideia definida do que desejam. É preciso uma comunicação adequada de gerenciamento de projetos para orientar esse cliente a uma visão clara. Um cliente “querendo descobrir” à medida que o projeto avança é um sinal claro de possível aumento de escopo no futuro.

Evitando Práticas de Gerenciamento de Projetos

Uma coisa é ter um escopo de projeto e uma prática de gerenciamento, mas outra é aderir à prática. Evitar suas práticas de gerenciamento de projetos para solicitações de pequenas alterações incentivaria o aumento do escopo.

Por exemplo, seu cliente solicita uma pequena alteração nas cores do tema de uma página da web. Tal mudança não levará uma hora para ser efetivada, então você pode ficar tentado a implementá-la fora da prática estabelecida. No entanto, é assim que a fluência do escopo entra e pode se acumular ao longo do tempo.

Seguir as práticas de gerenciamento de projetos também ajudará a mantê-lo no caminho certo, evitando que até mesmo solicitações de recursos aprovadas desviem o projeto do objetivo original.

Acordos não documentados ou ambíguos

Reduzir todas as correspondências e acordos com um cliente por escrito é uma ótima maneira de limitar o aumento do escopo. Uma maneira fácil de documentar suas comunicações com os clientes é garantir que as comunicações importantes sejam feitas por meio de e-mails e não por meio de chamadas. Ou solicitando que os acordos alcançados por meio de reuniões físicas e as ligações sejam reconfirmadas por meio de e-mails.

Além disso, ter um contrato flexível contendo os termos, condições e obrigações mutuamente acordados do seu projeto é uma ótima maneira de garantir clareza e desencorajar solicitações desnecessárias de recursos dos clientes. Mas certifique-se de que toda a documentação seja inequívoca e inequívoca para que nenhuma das partes tenha qualquer impressão equivocada.

Processo não regulamentado de solicitação de recurso

Mudanças durante o projeto geralmente são inevitáveis. Como gerente de projeto especialista, é prático criar espaço para melhorias. Qualquer solicitação de recurso deve estar alinhada com os processos que garantem que o custo, os recursos e o tempo sejam contabilizados.

Além das solicitações do cliente, às vezes as equipes de projeto podem se concentrar em adicionar recursos extras para impressionar os clientes. Isso deve seguir os canais adequados para garantir que não saia pela culatra e lhe custe dinheiro e tempo.

Certifique-se de tornar o processo de acréscimos flexível para que não suprima a criatividade, mas ainda reduza o aumento do escopo. Uma estrutura adequada para incorporação de solicitações eliminará atrasos indesejados e clientes insatisfeitos.

Várias partes interessadas do projeto sem metas unânimes

Essa causa de fluência do escopo geralmente ocorre quando o cliente tem várias pessoas supervisionando vários aspectos de um projeto. Normalmente, cada pessoa terá ideias ou perspectivas diferentes sobre como o projeto deve ser realizado.

Este é um caso clássico de ter 'muitos cozinheiros na cozinha' se não for gerenciado adequadamente. Quando um cliente tem várias pessoas com poderes de tomada de decisão sobre um projeto, elas devem estar em uniformidade de visão para evitar problemas de aumento de escopo.

Como gerente de projeto, você deve estar ciente dessa discórdia e garantir a sinergia entre as partes interessadas antes de embarcar em qualquer solicitação de mudança de uma das partes interessadas.

Outras causas incluem:

  • Falta de uma declaração do projeto
  • A entrevista com o cliente é informal e vaga
  • Orçamento e prazo irreais
  • Mudança na gestão da empresa cliente
  • Visão do cliente vaga ou ambígua
  • Gerenciamento de projetos ineficiente
  • Falhas de comunicação com o cliente

Exemplos de fluência do escopo

Embora o aumento de escopo geralmente venha como solicitações de mudança não aprovadas, isso nem sempre é o caso. As solicitações autorizadas também podem causar os mesmos problemas se não forem reconhecidas como aumento de escopo desde o início.
Abaixo estão três exemplos de fluência de escopo para ajudá-lo a identificá-los em cenários práticos.

Exemplo 1: conteúdo parado

Considere que uma empresa de comércio eletrônico aborda sua empresa de desenvolvimento de sites para criar um site WordPress. Você teve sua entrevista com o cliente e o escopo do projeto foi aprovado por ambas as partes. Você também forneceu um procedimento para uma solicitação de pequena alteração, se necessário.

No entanto, nos requisitos para o projeto da web, o cliente insistiu em fornecer o conteúdo para o site de comércio eletrônico e se recusou a usar seus serviços adicionais de fornecimento de conteúdo do site. A previsão é que o site seja lançado em dois meses. A entrega de conteúdo pelo cliente é agendada 3 semanas antes do lançamento.

O cliente não entrega o conteúdo da Web na data agendada. Não houve comunicação do cliente até 5 dias antes do lançamento programado. O cliente finalmente entra em contato e prossegue com uma solicitação de desenvolvimento e revisão de conteúdo da Web, com as implicações de custo esperadas, mas sem prorrogação na data de lançamento programada.

Isso é fluência de escopo e, se aprovado, provavelmente terá consequências semelhantes às não aprovadas. A menos que haja uma consideração significativa no tempo de entrega do projeto, isso sobrecarregaria sua produtividade, recursos humanos e possível atraso no lançamento.

Exemplo 2: Aeroporto Internacional de Denver

Agora, para um exemplo real de rastejamento de escopo: a saga do Aeroporto Internacional de Denver (DIA). É bastante famoso, pois mostra o quão perigoso o rastejamento de escopo pode ser. O projeto do aeroporto para criar um sistema de manuseio de bagagem totalmente automatizado teve mais de 2.000 alterações de design. O projeto, apesar de terminar 16 meses depois do previsto e 250% acima do orçamento, acabou fracassando.

A principal causa de fluência de escopo nas etapas de projeto foi o resultado de não envolver todas as partes interessadas relevantes nas etapas de planejamento, como as companhias aéreas. O sistema de manuseio de bagagem também falhou devido a preocupações essenciais do projeto serem ignoradas.

A partir disso, podemos observar lapsos tanto do cliente quanto da equipe do projeto. Os gerentes de projeto devem priorizar a criação de uma estrutura analítica do projeto (WBS) ao gerar o escopo de um projeto. É imperativo, como visto neste exemplo, que o cliente e todas as partes interessadas estejam na mesma página antes de prosseguir.

Exemplo 3: Revisões de Projeto

Considere um cliente que precisa que seu site seja projetado, mas não tem ideia alguma sobre como o produto final deve ser. O cliente diz “quando eu ver o que eu gosto eu vou saber” sem contribuir com nada definitivo para o processo de planejamento.

No estágio de design, você envia os designs atuais para o cliente e eles ficam insatisfeitos, pois nada parece capturar o que eles gostam. O cliente continua solicitando revisões no projeto, frustrando assim todo o projeto. Poucos dias para o lançamento projetado, um design é aprovado e espera-se que você ainda entregue o site a tempo do lançamento.

A partir deste exemplo, é evidente que instruções vagas de um cliente estão fadadas a levar a um aumento de escopo que vem na forma de revisões intermináveis. Isso frustra sua produtividade e recursos com a possibilidade de atraso.

Como evitar fluência do escopo

A fluência do escopo é uma das principais causas de projetos que ultrapassam o orçamento e são atrasados; particularmente, no mundo do software, design de sites e desenvolvimento. Ao restringir pelo menos alterações não autorizadas, seus projetos testemunharão uma melhoria significativa na produtividade, margens de lucro e gerenciamento de tempo. Isso deixa você com tempo suficiente para atender às solicitações de mudanças essenciais dos clientes.

A seguir estão as 5 melhores maneiras de evitar que a fluência do escopo arruine seus projetos:

1. Mantenha um registro dos requisitos do projeto

Embora pareça intuitivo, nem sempre é possível documentar os requisitos do projeto junto aos clientes. Manter um registro dos requisitos do seu projeto permite que você defina claramente o escopo do seu projeto.

Comece com uma consulta ao cliente para descobrir o que seu cliente precisa. Depois de documentar o requisito do projeto na reunião com o cliente, compartilhe-o com todas as partes envolvidas. O documento também deve conter todas as informações necessárias para acompanhar o andamento do projeto.

Observe que os requisitos devem ser priorizados de acordo com sua importância, pois todos os requisitos podem não ser possíveis. Isso ajuda a manter sua equipe sob controle, evitando que percam tempo concentrando-se em tarefas sem importância ou impossíveis.

2. Configure um procedimento de solicitação de mudança

Independentemente de quão bem preparado esteja o escopo do seu projeto, é prático esperar que haja mudanças à medida que o projeto avança. É por isso que você deve incluir cláusulas que prevejam procedimentos de solicitação de mudança em seus contratos com clientes.

Esse procedimento de solicitação de alteração ajudará você a gerenciar a probabilidade de deslocamentos inesperados do escopo. Mas para que isso funcione, o procedimento deve ser seguido rigorosamente. Caso contrário, esse processo se torna inútil. Além disso, inclua implicações apropriadas de custo e tempo para solicitações de mudança para desencorajar solicitações frívolas de clientes e manter as margens de lucro.

Configurar este procedimento é muito fácil uma vez que um pedido é feito. As etapas básicas do procedimento são revisão , aprovação ou rejeição e incorporação a seguir . Não tenha medo de dizer não para mudar os pedidos quando a situação exigir. No entanto, explique claramente os motivos pelos quais um determinado pedido pode não ser concedido e forneça alternativas.

3. Envolva as partes interessadas no processo do escopo do projeto

Uma boa comunicação com todas as partes interessadas é necessária ao criar o escopo do projeto. Como gerente de projeto, é essencial confirmar que você reuniu e entendeu todos os requisitos das partes interessadas. Ao compartilhar sua documentação de requisitos com as partes interessadas, você elimina possíveis confusões posteriormente. Portanto, reserve tempo suficiente para revisar o escopo do projeto o máximo possível.

Além disso, certifique-se de que as várias partes interessadas entendam os procedimentos e as implicações de solicitar uma alteração de recurso após a conclusão do escopo do projeto. Não envolver as partes interessadas pode prejudicar o projeto, pois as partes interessadas podem trazer grandes solicitações durante o desenvolvimento do projeto. E se as partes interessadas geralmente não estiverem disponíveis para contribuir significativamente com o escopo do projeto, lembretes regulares são aconselháveis ​​à medida que você avança no projeto.

4. Leve os membros da equipe do projeto junto

Por mais que seja importante manter as partes interessadas no circuito, garantir que os membros de sua equipe também sejam mantidos no circuito é igualmente importante. Os membros da equipe devem estar cientes do procedimento de solicitação de mudança e como isso os afetará.

Há uma tendência de que os membros de sua equipe venham a aumentar o escopo para entregar em excesso e impressionar os clientes. Ao garantir que os membros da equipe estejam cientes do escopo e da declaração do projeto, você pode evitar que eles exagerem. Dessa forma, você não se desvia da declaração do projeto acordada por meio de alterações não autorizadas de sua parte.

5. Seja proativo

Uma das melhores maneiras de evitar a fluência do escopo é antecipar as áreas em que ela pode surgir em um projeto. Em seguida, coloque métodos em prática para conter essa fluência de escopo. Ao ser proativo, você fica à frente de possíveis mudanças e não é pego de surpresa com mudanças de última hora dos clientes.

Às vezes, as solicitações de mudança são razoáveis ​​e previsíveis. Como gerente de projeto proativo, você pode sugerir essas mudanças para confirmação de clientes e partes interessadas desde o início. Em vez de esperar que os clientes solicitem essas alterações muito mais tarde no projeto, isso pode ser muito inconveniente.

Como no Exemplo 1, como um desenvolvedor web onde é óbvio que o cliente atrasaria no fornecimento do conteúdo do site, você pode ser proativo e ter o conteúdo elaborado e enviado ao cliente para confirmação. Para evitar as solicitações de última hora que estenderiam o cronograma do projeto ou custariam muito mais tarde.

Empacotando

A fluência do escopo é uma das principais razões pelas quais a maioria dos projetos falha ou sofre atrasos e aumento nos custos. É importante, como gerente de projeto, que você entenda não apenas o impacto do aumento do escopo, mas também seja capaz de identificá-lo e preveni-lo antes que aconteça. Mudanças durante um projeto não são inerentemente ruins; no entanto, eles devem ser examinados e gerenciados para que não inviabilizem e atrasem o projeto em relação ao seu objetivo.

Tenha em mente as causas e exemplos de fluência de escopo compartilhados neste artigo. Isso o ajudará a reconhecer os padrões sempre que surgirem. Então você pode aplicar uma das 5 melhores maneiras de evitar o aumento do escopo em seu próximo projeto.

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