O que minha pequena empresa deve continuar fazendo internamente e o que deve ser terceirizado?

Administrar uma pequena e média empresa (SMB) relacionada à tecnologia pode representar desafios. Você pode frequentemente sentir – ou obter feedback de membros da equipe que dizem – que não há horas suficientes no dia para realizar tudo. Esse é um cenário frequente para muitas SMBs, e é uma terceirização que pode ajudar a superar.

No entanto, obter ajuda terceirizada não é a decisão certa em todos os casos. Aqui estão três coisas a considerar fazer internamente e três que podem ser uma boa opção para assistência externa.

O que fazer internamente

Vários departamentos e processos são melhores quando mantidos internamente. Em geral, são coisas que lidam com informações proprietárias, precisam de respostas rápidas ou exigem um profundo conhecimento das operações da empresa. Aqui estão três coisas para fazer internamente.

1. Tarefas relacionadas ao seu negócio principal

Os especialistas geralmente alertam que você nunca deve terceirizar suas competências essenciais. É particularmente importante seguir essa diretriz no setor de tecnologia, onde tantas empresas têm invenções proprietárias. Talvez a inteligência artificial seja uma parte fundamental do que sua empresa oferece, e a maneira como ela a usa é diferente de qualquer outra coisa no mercado.

Considere uma situação em que uma parte externa tenha acesso a segredos da empresa e permita que eles vazem – consciente ou inconscientemente. Além disso, quanto mais pessoas externas você tiver trabalhando em uma parte fundamental do seu negócio, mais fácil será para a qualidade diminuir ao longo do tempo. Manter suas competências essenciais internamente permite que você exerça mais controle e se concentre no que faz sua empresa se destacar.

2. Atendimento ao Cliente

As empresas de tecnologia com ofertas excepcionalmente inovadoras ainda podem ficar aquém sem um excelente atendimento ao cliente. Os clientes são provavelmente o coração do seu negócio, afinal. São eles que mantêm sua empresa lucrativa e possibilitam aproveitar novas oportunidades. Muitas empresas terceirizam o atendimento ao cliente, mas essa decisão não necessariamente funciona bem para elas.

Permitir que uma equipe interna cuide do atendimento ao cliente permite atuar prontamente para detectar problemas e fazer os ajustes necessários. Se uma alta porcentagem de clientes expressa infelicidade sobre algo, você pode começar imediatamente a trabalhar para corrigir isso. A terceirização torna mais difícil identificar problemas, e pode passar muito tempo antes de você ouvir sobre eles.

3. Responsabilidades sem processos bem definidos

Os tomadores de decisão da empresa geralmente avaliam uma variedade de fatores ao escolher quais funções terceirizar ou manter internamente. Algo que pode ajudá-lo a decidir é se um trabalho tem um processo claro para acompanhá-lo. Se sua empresa ainda está resolvendo os detalhes ou o fluxo de trabalho muda um pouco dependendo de parâmetros específicos, é melhor manter o trabalho internamente.

Por outro lado, se você puder fornecer a um provedor de serviços um guia ou lista de verificação para seguir ao trabalhar para você, é mais fácil manter o controle de qualidade e responder a quaisquer perguntas que surjam sobre etapas específicas. Um processo que muitas vezes muda pode se tornar ainda mais variado quando uma parte externa se envolve. Pode então ser difícil identificar onde as coisas deram errado se algo der errado.

O que terceirizar

As sugestões acima ilustram que existem excelentes razões para manter alguns de seus deveres internos. Isso não quer dizer que você deva considerar a terceirização fora de questão. A atribuição de determinadas tarefas a pessoas de fora da sua empresa pode apoiar o crescimento dos negócios, proporcionando-lhe mais tempo para se concentrar em necessidades especializadas, como pesquisa e desenvolvimento ou mudança para um novo mercado. Aqui estão três áreas para considerar a terceirização.

1. Fabricação

Não importa o que seu SMB de tecnologia vende, os clientes provavelmente esperam que produtos de alta qualidade cheguem a tempo. Escolher um parceiro de fabricação pode ajudá-lo a atender a essas expectativas e aliviar o estresse também. Essa entidade pode lidar com todos os aspectos do seu processo de fabricação, o que significa que você nunca fica inseguro sobre o status do seu projeto.

Como as instalações de fabricação têm especialistas em corte e fabricação, você pode usar suas ferramentas e conhecimentos para fabricar peças de acordo com suas especificações precisas. Alguns provedores também oferecem serviços urgentes que podem ter seu pedido pronto em menos de um dia. Muitos fabricantes têm equipamentos que podem agilizar os processos de design e fabricação por meio de opções como impressão 3D também.

2. Criação de Conteúdo

Você pode impulsionar o sucesso da sua empresa criando um calendário editorial. Ele ajuda você a planejar que tipo de conteúdo fazer, quem irá produzi-lo e quando lançá-lo. O compartilhamento de conteúdo regularmente traz as pessoas de volta ao seu site para ver as informações recém-publicadas. No entanto, oferecer novos conteúdos em um cronograma consistente com uma equipe interna costuma ser um desafio devido ao trabalho envolvido, especialmente se apenas algumas pessoas lidam com a responsabilidade.

Você precisará encontrar candidatos que entendam seu assunto e sua voz para poder liberar sua agenda. Pense também no tipo de conteúdo que você deseja fornecer. Se você está ansioso para fazer uma série de vídeos, mas não tem nenhum conhecimento interno de produção, a terceirização faz sentido. Você também pode dar a todos os criadores de conteúdo acesso a um guia de estilo e atualizá-lo conforme necessário.

3. Processamento da folha de pagamento

Seus funcionários gostam de saber que seus contracheques chegarão em dia e nas quantias certas. Muitas pessoas agendam suas contas mensais estrategicamente com base em quando seus pagamentos de trabalho chegam. Escolher terceirizar essa responsabilidade libera você das tarefas administrativas associadas ao pagamento de pessoas.

Uma empresa de processamento de folha de pagamento também pode ajudar com seus requisitos fiscais enviando os registros necessários. Manter o processamento da folha de pagamento internamente pode ser contraproducente devido à quantidade de tempo e atenção que a tarefa exige. Usar uma empresa terceirizada pode economizar tempo e dinheiro.

Apoiando o sucesso da sua empresa

É comum sentir que você está lidando com muitas responsabilidades e não pode gastar tempo suficiente para ajudar sua empresa a se manter competitiva. Reflita sobre as sugestões aqui se você estiver pensando em usar serviços de terceirização para obter um melhor equilíbrio e passe algum tempo com os tomadores de decisão em sua empresa para obter suas opiniões. Depois de fazer isso, a direção que você toma deve ser clara.

Lexie é designer gráfico e estrategista de UX. Ela adora levar seu Goldendoodle em corridas longas e conferir os mercados de pulgas locais. Visite seu blog, Design Roast, e siga-a no Twitter @lexieludesigner.