Quando, como e por que usar faturas proforma no WooCommerce

Os documentos são úteis em negócios on-line porque podem fornecer informações, solicitar pagamentos, estabelecer relacionamentos e fornecer proteção legal. As faturas proforma no WooCommerce diferem de outras faturas do WooCommerce de algumas maneiras.

Vamos entrar para saber mais sobre faturas proforma no WooCommerce.

As faturas proforma são frequentemente usadas para solicitar o pagamento de clientes comprometidos antes da entrega de produtos ou serviços. Este documento contém informações sobre os itens, valor do pagamento e outros detalhes da transação.

É essencialmente um acordo feito de “boa fé” entre você (o fornecedor) e um cliente para que ambos estejam cientes do que esperar.

Por exemplo, usando faturas proforma, você pode propor os detalhes da próxima transação para garantir que o financiamento seja organizado antes de fabricar mercadorias ou prestar serviços.

Além disso, serve como um acordo entre o comprador e o vendedor de que nenhuma das partes está comprometida com a venda/compra dos bens ou serviços necessários neste momento. Os vendedores podem descansar confortavelmente sabendo que o comprador finalizará o pedido e pagará assim que a fatura de venda final for entregue. Os compradores também estão protegidos de quaisquer sobretaxas/sobretaxas inesperadas por parte do vendedor.

Também é importante para o comércio internacional, pois fornece todas as informações necessárias para o desembaraço aduaneiro.

O importante a entender é que uma fatura proforma no WooCommerce normalmente é fornecida a um cliente ou cliente depois que eles se comprometeram a comprar de você, mas não podem receber uma fatura oficial, pois os detalhes finais ainda devem ser confirmados. Você entrega a mercadoria e emite uma fatura formal assim que o cliente concordar com tudo.

Os vendedores internacionais também fazem grande uso deles. As exigências alfandegárias nos portos de todo o mundo exigem que os dados sobre as mercadorias embarcadas sejam facilmente acessíveis e visíveis. Para garantir um desembaraço aduaneiro rápido, as faturas proforma são úteis para compartilhar fatos como peso, valor, impostos, despesas de envio, taxas de entrega e assim por diante.

As faturas proforma facilitam o processo de vendas. Seu cliente aceita o preço na fatura pró-forma e você entrega os produtos. O contrato é uma via de mão única, portanto, não há negociações de ida e volta depois de você ter completado sua metade.

As vantagens de uma fatura proforma incluem:

• O termo “transparência” refere-se à especificação de todos os termos acordados, como data de entrega, preço, quantidade, etc.
• Ele pode servir tanto como um pedido de compra quanto uma cotação. Os compradores podem exigir isso para aprovação interna de compra.
• Eles não representam uma demanda ou solicitação de pagamento. As faturas pro forma são um acordo de “boa fé” que informa ao cliente o que esperar.
• Algumas empresas exigem faturas pro forma como parte de seu procedimento interno de aprovação de compras.

Uma fatura proforma é bastante semelhante a uma fatura de venda final e contém as mesmas informações. É possível criar usando WooCommerce faturas PDF, guias de remessa, notas de entrega e etiquetas de envio pelo WebToffee.

O objetivo principal de uma fatura proforma é mostrar ao seu cliente as especificidades da transação proposta. Como tal, deve ter as mesmas informações que a fatura final.

Inclua os seguintes detalhes:

• O número único da fatura
• O nome da sua empresa, endereço e detalhes de contato
• Nome e endereço do seu cliente
• Data de emissão e data de vencimento
• Descrição dos bens
• Termos de transporte
• Termos de vendas
• Impostos aplicáveis, se houver
• Custos de envio se houver
• Número da fatura proforma, se aplicável

Ao contrário da fatura de venda final, a proforma deve incluir as seguintes informações:

A palavra “ fatura proforma ” indica ao seu cliente que esta não é uma nota fiscal ou de vendas.

Em primeiro lugar, você deve comprar, instalar e ativar a versão premium do plugin em sua loja WooCommerce.

No painel do WordPress, vá para Faturas/Embalagens > Fatura Proforma

Aqui, nas configurações gerais, você pode definir a configuração básica para uma fatura proforma.

Data da fatura proforma – Você pode selecionar a data do pedido ou a data de criação da fatura proforma.

Gerar Fatura Proforma para Status de Pedidos - Gera somente faturas proforma para determinados status de pedidos. Dependendo de suas necessidades de negócios, você pode selecionar vários status de pedido de acordo.

Anexar o PDF da fatura proforma em um e-mail: permitir que o e-mail do pedido inclua uma versão em PDF do modelo de fatura proforma atualmente ativo.

Ativar a opção Imprimir fatura pró-forma para clientes: permite que você mostre um botão de impressão de fatura pró-forma para seus clientes no e-mail do pedido.

Rodapé personalizado para fatura pró-forma: na seção de texto, insira um rodapé personalizado para a fatura pró-forma. Se este campo for deixado em branco, o rodapé padrão das configurações gerais será carregado.

Notas Especiais: No campo de texto fornecido, forneça as notas relevantes que devem ser incluídas na fatura proforma.

Mostrar coluna de imposto individual na tabela de produtos : Permitir que diferentes impostos sejam classificados em colunas distintas.

Após as alterações necessárias, clique no botão Atualizar configurações .

Você pode criar um número de fatura proforma personalizado usando uma série de prefixo/sufixo/número ou espelhar o número do pedido como um número de fatura proforma.

Formato do número da fatura proforma: Forneça o formato no qual a fatura proforma deve ser gerada. Por exemplo: [prefixo][número][sufixo]

Use o número do pedido como número da fatura pró-forma: Para usar o número do pedido como o número da fatura pró-forma, selecione Sim. Se você deseja gerar um número de fatura proforma exclusivo, selecione Não e preencha as informações necessárias nas áreas preenchidas. Os campos são preenchidos automaticamente com base no formato de número que foi especificado anteriormente.

Número inicial da fatura: Na área fornecida, insira o número inicial da fatura proforma necessário.

Comprimento da fatura pró-forma: Este valor representa o comprimento total do número da fatura pró-forma. Se o número da fatura proforma resultante for menor que o comprimento especificado, ele será preenchido com '0'.

Após as atualizações necessárias, clique no botão Atualizar para refletir as atualizações em sua fatura proforma final.

Você pode editar a fatura proforma usando os modelos integrados e adaptá-los para atender às suas necessidades específicas de negócios.

Você pode fazer as alterações alternando o botão no lado esquerdo da guia de personalização.

Também é possível criar um novo modelo de fatura proforma, clicando na opção Criar novo modelo abaixo da guia Personalizar.

Você pode escolher qualquer uma das 3 opções de modelo diferentes na caixa pop-up que aparece.

Faça as alterações necessárias no layout e salve-o.

Depois de salvar, ative o modelo para usá-lo em sua fatura proforma no futuro.

Uma fatura proforma no WooCommerce é um documento importante, pois permite transações comerciais eficientes ao adquirir bens/serviços. Contribui para mais transparência entre compradores e vendedores. Além disso, não é apenas uma boa ferramenta de negociação e necessária para embarque global; também ajuda no desenvolvimento de relacionamentos mais fortes entre compradores e vendedores.

Espero que você tenha achado este artigo útil para guiá-lo na direção certa.

Você também pode estar interessado em ler nosso artigo sobre os componentes necessários para uma fatura e como fazer uma fatura em PDF.