6 sfaturi pentru a rămâne înaintea termenelor limită la locul de muncă

Cu toții am auzit zicala: „Nu este cât timp, ci cât de bine”. Deși sună cam drăguț, nu este în întregime adevărat într-un context de lucru. Fiecare obiectiv, proiect și sarcină este măsurat în timp. De fapt, T înobiectivele SMART este limitat în timp.Deci, nu contează cât de bine îndeplinești o sarcină; dacă ratați termenul limită, nu v-ați îndeplinit obiectivele.

Iată ce se întâmplă atunci când nu respectați termenele limită. Deveniți frustrat – aveți toate răspunsurile, dar le oferiți prea târziu, așa că nu obțineți creditul corespunzător. Pierzi clienți. Ai costat banii companiei tale. Îți dezvolți o reputație proastă. Și în cele din urmă îți pierzi locul de muncă – nimeni nu vrea să-și păstreze o răspundere.

Acum, asta nu sună atât de corect, nu-i așa? Dar este ceea ce este. Nu ești atât de deștept pe cât crezi dacă nu ții timpul. Toată munca ta grea se irosește și nimeni nu îți vede strălucirea.

Cu toate acestea, puteți schimba asta chiar acum. Pasărea este în mâna ta - dacă trăiește sau moare depinde de tine. Puteți alege să deveniți mai intenționați în ceea ce privește respectarea termenelor limită și chiar să rămâneți înaintea acestora. Sfaturile de aici vă vor pune pe calea cea bună.

3 Motive majore pentru care angajații nu respectă termenele limită

Un bărbat a văzut odată buruieni în grădina lui. Furios, și-a scos foarfecele de grădină și le-a spart. A zâmbit mulțumit de munca lui grea și s-a întors în casă. A doua zi, buruienile s-au întors. Le-a tot tăiat până și-a dat seama că trebuie să smulgă buruiana pentru un rezultat permanent.

De asemenea, dacă nu ajungi la rădăcina a ceea ce te face să ratezi termenele limită, vei tunde iarba. Următoarele sunt cele trei motive comune pentru care oamenii nu respectă termenele limită la locul de muncă. Vezi dacă al tău este acolo.

• Comunicare slabă

Fără o comunicare clară cu privire la rezultatele unei sarcini, respectarea termenului limită ar putea fi o problemă. De exemplu, dacă un superior le dă subordonaților o sarcină și spune „Pregătește-te până săptămâna viitoare”, este vag. „Săptămâna viitoare” poate însemna oricând, de luni până vineri, iar vineri poate fi prea târziu.

Aici intervinesoftware-ul de management al proiectelor . Ele ajută la construirea unei echipe coezive, permițând echipelor să comunicecerințele proiectului, rezultatele, rolurile și responsabilitățile.Acest lucru înlătură orice ambiguități legate de așteptările unei sarcini.

• Termenele limită nerealiste

Da. Nu toate termenele limită sunt realiste și a te aștepta să le respecti este un miraj. Aceasta nu este vina ta, dar cu siguranță îți va afecta productivitatea. În timp ce termenele strânse vă pot întinde pentru a îndeplini sarcinile mai repede, ele vă vor pune sub presiune nejustificată și vă vor duce la greșeli costisitoare. O discuție sinceră cu șeful tău despre termene limită nerealiste este calea de urmat.

• Lipsa abilităților de gestionare a timpului

Acum, suntem la miezul problemei. Aceasta este de obicei principala problemă pe care o au oamenii cu respectarea termenelor limită – ei nu știu cum să gestioneze timpul. Cercetările arată că 82% dintre oameni nu au un sistem de gestionare a timpului .Ei se așteaptă cumva să respecte termenele limită în mod magic.

Nu e de mirare că mulți lucrători nu respectă termenele limită. Nimic nu se întâmplă până când nu faci asta. Abilitățile de gestionare a timpului nu vor ateriza în poale tale. Trebuie să fii proactiv în privința asta. Trebuie să înveți și să cultivi aceste abilități.

6 sfaturi pentru a rămâne înaintea termenelor limită

Din motivele enumerate mai sus reiese că unii dintre factorii care afectează termenele limită ratate sunt în afara controlului dumneavoastră. Dacă compania ta nu are o cultură de comunicare bună sau dacă șefii tăi stabilesc termene nerealiste, nu poți face nimic sau nu poți face nimic.

Cu toate acestea, există factori în controlul dvs. la care puteți lucra. Sfaturile de mai jos vă vor ajuta să vă gestionați timpul mai eficient.

• Aveți un sistem de gestionare a timpului

După cum am menționat mai devreme, trebuie să fiți deliberat să rămâneți înaintea termenelor limită. Această intenționalitate implică dezvoltarea unui sistem de management al timpului care vă va ajuta să vă controlați timpul.Rutinele dvs. de gestionare a timpului vor fi automatizate, astfel încât totul să fie la locul lor și să vă atingeți obiectivele.

• Utilizați software de gestionare a documentelor precum SmallPDF

Sursă

Gestionarea manuală a documentelor pierde timp și energie, permițându-vă să pierdeți termenele limită.Cu toate acestea, un software de gestionare a documentelor precum SmallPDF rezolvă problema. Cu acesta, puteți converti PDF în document Word editabil, puteți îmbina, edita, comprima și eSign documente PDF.

SmallPDF are instrumentele necesare pentru pornirea, gestionarea și finalizarea sarcinilor dvs. cu documente digitale. Puteți evidenția și adăuga text, adnotări cu mână liberă, forme și imagini cu ajutorul software-ului. Acest lucru vă economisește mult timp și vă permite să vă concentrați pe sarcini mai importante.

• Profită de un software de urmărire a timpului

Când jonglați cu mai multe sarcini, puteți pierde cu ușurință noțiunea timpului. Un software de urmărire a timpului oprește acest lucru.Vă ajută să vă îndepliniți sarcina în intervalul de timp stabilit, fără a compromite standardul muncii dvs. Puteți folosi acest lucru individual sau în echipă. Aceasta duce la îmbunătățirea productivității angajaților.

• Practicați matricea Eisenhower

Când aveți mai multe proiecte și sarcini, puteți fi copleșit și vă puteți pierde concentrarea. Pur și simplu încurci totul și începeți să lucrați. În cele din urmă, s-ar putea să descoperi că ai omis cele mai importante sarcini și ai ratat termenele limită. Matricea Eisenhower te ajută să ieși din această mizerie. Vă permite să prioritizați sarcinile în mod eficient.

Iată cum funcționează. Îți împarți sarcinile în funcție de importanța lor și te concentrezi asupra lor, le ignori și le elimini în consecință. Sarcinile sunt împărțite în următoarele segmente:

• Urgent și important
• Important și nu urgent
• Urgent și nu important
• Nu este important și nu urgent

Cu această segmentare, puteți să îndepliniți cele mai importante sarcini și să vă respectați termenele limită.

• Adoptă tehnica Pomodoro

A munci din greu înseamnă a munci ore lungi și a te epuiza. A lucra inteligent înseamnă a lucra pe perioade scurte și a lua pauze intermitente. În cele din urmă, îți atingi obiectivele și îți îndeplinești termenele limită fără epuizare. Aceasta este ceea ce propune tehnica Pomodoro.

După ce ați prioritizat sarcinile, începeți prima și lucrați la el timp de 25 de minute consecutiv. Când timpul trece, faceți o pauză de 5 minute pentru a vă întinde și a vă relaxa. Faceți acest lucru de aproximativ patru ori înainte de a face o pauză mai lungă de 30 de minute. Software-ul de urmărire a timpului discutat mai devreme devine util aici. Vei afla că vei realiza mai mult și vei fi mai împrospătat.

• Utilizați metoda Iceberg

Conceptul de aisberg implică colectarea resurselor vitale și a notelor pentru utilizare ulterioară. Când faceți acest lucru, aveți undepozit de resurse gata de utilizare atunci când aveți nevoie de ele.Această metodă vă va economisi mult timp în cercetare.

Iată cum puteți folosi această metodă.

• Colectați articole legate de muncă, e-mailuri, videoclipuri, note etc.
• Etichetează-le și aranjează-le corect
• Păstrați-le
• Consultați-i ori de câte ori aveți o sarcină

5 beneficii de a rămâne înaintea termenelor limită

În afară de a nu vă distruge reputația și de a vă pierde locul de muncă, iată și alte beneficii de a vă respecta termenele limită și de a rămâne înaintea acestora.

• Focalizare îmbunătățită

Sfaturile de gestionare a timpului pe care le-ați practicat vă vor îmbunătăți puterea de concentrare.Veți putea să vă concentrați asupra unei sarcini și să o finalizați cu succes înainte de a vă îmbarca într-o alta. Acest lucru vă va crește productivitatea și calitatea muncii.

• Stăpânirea prioritizării

Prioritizarea este un aspect vital al managementului timpului. Când faci din asta un obicei, faci lucrurile potrivite la momentul potrivit și obții rezultatele potrivite. Veți elimina sarcinile inutile și banale din program și vă veți folosi timpul mai productiv.

• Productivitate sporită

Când utilizați sfaturile enumerate mai sus în munca dvs., vedeți o creștere a productivității. Realizezi mai mult în mai puțin timp și calitatea muncii tale este îmbunătățită.

• Fiabilitate crescută

Respectarea termenelor limită crește încrederea pe care o au superiorii tăi în tine. Ei pot conta pe tine pentru a-ți livra munca la timp, fără a compromite calitatea. Acest lucru vă crește responsabilitatea și, eventual, remunerația.

• Reducerea stresului

Presiunea de la termenele nerespectate duce la stres. Când aveți multă muncă în așteptare în farfurie, nivelul de stres crește, afectându-vă sănătatea și productivitatea. Respectarea termenelor limită elimină acest stres. Sunteți împrospătat și nu aveți nicio presiune pentru a livra, deoarece aveți un sistem de gestionare a timpului de lucru.

Rămâneți la curent cu jocul dvs. cu sfaturi dovedite de gestionare a timpului

Oamenii care se mențin înaintea termenelor limită sunt atuuri. Ei nu numai că își desfășoară munca, ci le arată angajatorilor că își iau munca în serios și că vor face orice pentru a îndeplini obiectivele organizației. Acești oameni sunt intenționați să respecte termenele limită și se angajează într-un sistem de gestionare a timpului de lucru.

Chiar dacă unii factori care provoacă termene nerespectate sunt în afara controlului lor, aceștia preiau controlul pe cei pe care îi pot controla. În cele din urmă, își măresc productivitatea, își măresc fiabilitatea, își construiesc o reputație pozitivă și devin comori ale companiei.

This content has been Digiproved © 2023 Tribulant Software