Bazele contabilității pentru întreprinderile mici

Dacă începeți o afacere, va trebui să înțelegeți principiile contabile pentru a judeca sănătatea organizației dvs. și pentru a progresa către obiectivele acesteia.

Afacerile sunt construite pe tranzacții. Elementele de bază ale contabilității încep cu un sistem de înregistrare și raportare a tranzacțiilor dvs. Chiar dacă intenționați să externalizați contabilitatea și evidența contabilă, trebuie să fiți capabil să citiți și să înțelegeți rapoartele dvs. financiare, iar asta înseamnă să înțelegeți câteva principii de bază de contabilitate și configurație de afaceri.

Să începem cu o serie de întrebări:

1. Ce fel de afacere ai?

Este o afacere de servicii, de comercializare, de producție sau de informare?

Unele companii sunt hibrizi de două sau mai multe tipuri: o afacere de shake-uri care își importă propriile materii prime pentru procesare este un producător, dar când vinde shake-urile, este un comerciant. Dacă are o locație fizică, devine un serviciu atunci când shake-ul este pregătit și dat unui client. Și dacă oferă cursuri despre cum să vindeți shake-uri sau smoothie-uri, este o afacere de informare.

Tipul dvs. de afaceri determină tranzacțiile care vor constitui majoritatea contabilității dvs.

În continuare, care este structura de proprietate? Există diferite cerințe bancare și contabile pentru întreprinderile individuale, parteneriatele, corporațiile, corporațiile cu răspundere limitată (LLC) și cooperativele. Aflați mai multe despre diferențe.

2. Aveți licențe și permise de afaceri?

Veți avea nevoie de acestea pentru a deschide un cont bancar de afaceri și pentru a vă putea raporta impozitele în mod corespunzător. Documentele de care aveți nevoie variază în funcție de tipul de afacere și de locația operațiunilor.

3. Aveți un cont bancar separat pentru afaceri?

Majoritatea structurilor de proprietate necesită ca afacerea dvs. să aibă un cont separat. Dar este recomandat pentru fiecare afacere pe care nu doriți ca tranzacțiile dvs. personale să se amestece cu cele de afaceri, dacă puteți ajuta.

4. Veți avea angajați?

Dacă nu, veți avea un proces contabil mult mai ușor. Dar dacă intenționați să aveți angajați, va trebui să stabiliți proceduri pentru reținerea impozitelor la sursă.

Chiar dacă deocamdată ești doar tu, probabil că vei mai angaja contractori pentru anumite proiecte. Contractorii care sunt plătiți peste o anumită sumă pe an în SUA trebuie să primească un 1099, așa că asigurați-vă că:

• Urmăriți cine ați plătit și cât de mult i-ați plătit.
• Obțineți un formular W-9 de la fiecare contractant.
• Păstrați adresele curente în dosar pentru toți cei pe care îi angajați.

5. Aveți software de contabilitate?

Dacă vă așteptați să aveți sute sau mii de tranzacții pe lună, veți dori software de contabilitate precum QuickBooks sau FreshBooks. Companiile cu mai puține tranzacții pot scăpa folosind o foaie de calcul Excel, dar o companie cu tranzacții mari nu va putea ține pasul cu intrările manuale.

Software-ul de contabilitate automatizează majoritatea proceselor esențiale și vă ia mult din muncă. Înregistrează, stochează și preia date despre tranzacții și le folosește pentru a produce situații financiare și rapoarte. Software-ul dvs. de contabilitate poate crea, de asemenea, facturi și scrie cecuri.

Dacă decideți să utilizați un software de contabilitate, puteți sincroniza datele din magazin cu QuickBooks Sync pentru WooCommerce sau WooCommerce FreshBooks.

Cu aceste întrebări de bază rezolvate și cu bazele afacerii tale puse la punct, ești pregătit pentru următoarea etapă a procesului de contabilitate.

În primul rând, să fim clari cu privire la câțiva termeni.

Tranzacții

În terminologia contabilă, o tranzacție are loc de fiecare dată când banii sunt dați, primiți sau solicitați de către o companie sau un furnizor.

O tranzacție poate fi oricare dintre următoarele:

• Bani pe care proprietarul îi investește în afacere.
• Venituri din vânzări.
• Facturi.
• Cheltuieli precum salariile, marketingul, călătoriile și costurile de construcție.
• Active achiziționate, cum ar fi vehicule, echipamente de birou, proprietăți sau materiale.

O singură tranzacție poate avea mai multe componente. Când plătiți un angajat pe oră, de exemplu, trebuie să știți cât timp a lucrat, salariul brut, deducerile fiscale și salariul net. Software-ul dumneavoastră de contabilitate poate îndeplini toate aceste sarcini.

Debite si credite

Toate tranzacțiile sunt urmărite printr-un sistem de debite și credite. Cel mai bun mod de a înțelege este cu această ecuație contabilă de bază:

Active = Datorii + Capital propriu (proprietar sau corporație)

Un debit este adăugat în partea stângă a ecuației. Un credit este adăugat în dreapta.

Ca exemplu simplu, dacă faceți o vânzare pentru 500 USD, acei 500 USD sunt debitați, ceea ce înseamnă că este adăugat la activele companiei dvs. Și, de asemenea, este creditat ca capital propriu sub formă de venit. Ori de câte ori ceva este debitat, trebuie creditat altceva, pentru că astfel se menține ecuația echilibrată.

Aceasta este o versiune mult simplificată a ceva despre care am putea petrece câteva cărți vorbind, dar vă oferă o idee de bază despre ceea ce face software-ul dvs. de contabilitate atunci când introduceți tranzacții.

Metoda de casă și metoda de angajamente

Există două metode de bază de contabilitate - metoda de numerar și metoda de angajamente. Metoda de angajamente este cea mai comună și, în funcție de dimensiunea și natura afacerii dvs., poate fi impusă prin lege.

Diferența de bază dintre metode este atunci când o tranzacție este recunoscută.

În contabilitatea de casă, o tranzacție este recunoscută atunci când banii efectivi și-au schimbat mâinile. În contabilitatea de angajamente, tranzacția este recunoscută atunci când lucrarea a fost finalizată și factura trimisă. Să presupunem că plasați o comandă pentru o nouă sursă de hârtie de birou în ianuarie și o puneți pe cardul dvs. de credit de afaceri. Primești imediat hârtia de birou, dar de fapt nu plătești pentru ea până în februarie, când sosește extrasul cardului tău de credit.

În contabilitatea de angajamente, tranzacția are loc în momentul în care cumpărați hârtia. Luați chitanța, o stocați în sistemul dvs. de fișiere și înregistrați cheltuiala. Este o cheltuială pentru ianuarie, deși nu o plătești până la următoarea.

În contabilitatea de casă, tranzacția are loc atunci când plătiți factura. Atunci banii efectivi își schimbă mâinile. Astfel, este o cheltuială din februarie, deși ați primit hârtia în ianuarie.

Venitul funcționează în același mod. Dacă trimiteți o factură unui client în luna mai și acesta nu o plătește până în iulie, tranzacția se înregistrează în luna mai folosind metoda de angajamente, dar în iulie folosind metoda numerar.

Contabilitatea de angajamente este metoda preferată, în special pentru întreprinderile mai mari. Vă oferă o imagine mai clară a costului bunurilor sau serviciilor vândute în fiecare lună. Dacă cumpărați hârtie în august, acea hârtie a fost o parte din costul derulării afacerii dvs. – în august, nu atunci când ajungeți să plătiți factura. Dacă faceți o vânzare în mai, atunci ați făcut vânzarea în mai , nu în iulie, când clientul ajunge să vă trimită banii.

Folosind metoda de angajamente, puteți reconcilia costurile de afaceri în fiecare lună, astfel încât să puteți vedea care luni au produs cele mai mari marje. Calculați marjele cu această ecuație:

Marja = (Venit – Costul mărfurilor) / Venit

(Pentru a simplifica acest proces, WooCommerce are o extensie care calculează costul mărfurilor, astfel încât să puteți calcula costul fiecărui produs pe care îl vindeți, al unei categorii de produse sau al tuturor produselor pentru orice perioadă de timp selectată.)

Cele trei situații financiare primare

Cu sistemele și software-ul de contabilitate în vigoare și datele tranzacțiilor introduse, veți putea să vă pregătiți cele trei situații financiare de bază: declarația veniturilor (cunoscută și ca „contabilitatea profitului și pierderii” sau P&L), bilanțul și situația fluxurilor de numerar.

Adeverinta de venit

Declarația de venit raportează profitul obținut într-o anumită perioadă de timp , cum ar fi o lună. Acest profit este la care se referă oamenii atunci când folosesc termenul „rezultat”. Profitul tău este venitul tău net. Sau, dacă ați pierdut bani în acea perioadă, pierderea netă.

În termeni simpli, profitul se calculează scăzând cheltuielile din venituri. Acest lucru întărește motivul utilizării metodei contabilității de angajamente. Dacă utilizați metoda numerarului, nu veți putea vedea la fel de clar ce ați câștigat și cheltuit efectiv în acea lună specifică de afaceri.

Bilanț

Bilanțul dvs. vă raportează activele, pasivele și capitalurile proprii la un anumit moment în timp, de obicei la sfârșitul unei luni, unui trimestru sau al anului. Este un instantaneu al sănătății tale financiare.

Activele sunt lucruri deținute care au valoare, cum ar fi numerar, consumabile, echipamente, vehicule, proprietăți, stocuri și conturi de încasat. Un „cont de creanță” este termenul pentru banii care vă sunt datorați, dar nu ați fost plătiți încă.

Datoriile sunt lucruri pe care le datorați, cum ar fi împrumuturi, plăți de dobândă, salarii și orice altceva pe credit. Datoriile sunt de obicei denumite „datorii”.

Dacă priviți înapoi la ecuația contabilă de bază enumerată mai devreme, veți vedea că capitalul propriu este pur și simplu diferența dintre active și pasive. Scădeți pasivele din active și aveți ceea ce se numește „valoarea contabilă” sau capitalul propriu al afacerii dvs.

Extrasul de cont

Aceasta este pur și simplu o declarație care arată modul în care numerarul dvs. disponibil s-a schimbat într-o anumită perioadă de timp.

Toate aceste trei situații financiare de bază pot fi produse rapid de software-ul dvs. de contabilitate, atâta timp cât ați fost sârguincios în introducerea datelor dvs. de tranzacție. Dacă nu aveți timp pentru asta, poate doriți să luați în considerare angajarea unui contabil.

Două elemente de bază ale contabilității finale pentru întreprinderile mici

1. Păstrați toate chitanțele, facturile și înregistrările plăților

Principiul fiabilității contabilității spune că numai tranzacțiile cu documente justificative trebuie înregistrate. Dacă nu aveți înregistrări ale unei tranzacții, nu o puteți socoti drept venit sau cheltuială, iar asta vă încurcă registrele. Dacă ați încercat să solicitați o deducere fiscală pentru o cheltuială pentru care nu aveți nicio dovadă pentru care ați plătit vreodată, aceasta ar putea fi numită fraudă fiscală.

Așa că păstrați chitanțele fizice într-un dosar. Sau fotografiați-le și stocați-le digital. Păstrați toate facturile și chitanțele trimise prin e-mail într-un dosar separat de e-mail, nu doar căsuța generală de e-mail.

2. Cunoaște-ți cerințele fiscale

Cerințele fiscale variază dramatic în funcție de tipul de afacere și de locul în care își desfășoară activitatea. Trebuie să știți despre taxa pe vânzări, taxa de import dacă aveți tranzacții internaționale, reținere la sursă, plata taxelor trimestriale estimate și orice alte taxe specifice națiunii, statului, provinciei, orașului sau regiunii dvs.

Aceste taxe vor figura în software-ul dvs. de contabilitate și în situațiile financiare. Este întotdeauna recomandat să consultați un profesionist fiscal pentru a vă asigura că urmați procedurile corecte.

WooCommerce acoperă contabilitatea

WooCommerce înțelege responsabilitatea pe care o au proprietarii de afaceri în fiecare zi. Introducerea manuală a tranzacțiilor și crearea de rapoarte financiare pot fi consumatoare de timp, dar contabilitatea este o parte esențială a conducerii unei afaceri de succes.

Pentru a elimina povara proprietarilor de magazine, WooCommerce are o varietate de extensii care automatizează procesele cheie de contabilitate. Vizitați această pagină pentru o listă completă a extensiilor de contabilitate pentru magazinele WooCommerce.