Elemente cheie ale funcțiilor sistemului informațional contabil (cu exemple)

Gestionarea finanțelor este una dintre cele mai dificile sarcini implicate în operațiunile de afaceri. Fiecare afacere, indiferent de dimensiunea sa, are nevoie de un flux precis de informații financiare și contabile pe mai multe canale. De aceea, trebuie să aveți un proces sistematic și automatizat de colectare, stocare și procesare a acestor date pentru a crea rapoarte pentru părțile interesate. Acesta este momentul în care funcțiile sistemului informațional contabil joacă un rol vital pentru orice afacere în zilele noastre.

Acest lucru se datorează faptului că ajută companiile, asigurând acuratețe optimă în raportarea lor financiară și păstrarea înregistrărilor tranzacționale. Aceste informații sunt disponibile autorității respective ori de câte ori au nevoie de ele. Astfel, un sistem informatic contabil faciliteaza procesul decizional al unei companii.

În acest articol, vom analiza mai profund funcțiile unui sistem de informații contabile. Înainte de asta, să analizăm rapid definiția unui sistem informațional contabil și care sunt elementele sale cheie.

Ce este un sistem informatic contabil?

Un sistem de informații contabile, alias AIS, se referă la instrumentul pe care companiile îl folosesc pentru a-și urmări finanțele, tranzacțiile, rapoartele și alte date contabile. Le permite factorilor de decizie să înțeleagă starea generală de sănătate a unei companii și să acționeze în consecință.

Un AIS bine structurat colectează, stochează și procesează date pentru a genera rapoarte financiare inteligibile. Contabilii, managerii, ofițerii financiari, analiștii de afaceri, agențiile fiscale și alte părți relevante pot urmări toate activitățile legate de contabilitate din AIS. Un software AIS competent oferă date precise și în timp util și limitează circulația datelor sensibile prin folosirea unor practici optime de securitate.

Componentele cheie ale sistemului informațional contabil

Un sistem informatic contabil constă în principal din șapte elemente cheie. Aceste componente sunt discutate mai jos în secțiunile următoare.

1. Oameni AIS

Persoanele care folosesc un AIS se încadrează în acest punct. De la directori executivi, cum ar fi CFO, până la contabili și manageri, oricine folosește acest sistem este considerat oameni AIS. De exemplu, conducerea superioară poate stabili obiective de vânzări pentru personal. Departamentele relevante primesc notificări despre aceasta, iar agenții de vânzări își pot introduce comenzile de vânzare în AIS. Aceste informații sunt transmise departamentului de contabilitate și ei creează facturi.

Apoi angajații depozitului procesează aceste comenzi și organizează expedierea. Echipa de asistență pentru clienți urmărește expedierea și rămâne informată despre starea comenzii. Pe parcursul întregului proces, AIS gestionează toate procedurile și creează rapoarte de vânzări cuprinzând costurile de inventar, livrare și producție.

Consultanții, analiștii de afaceri și departamentele de audit pot accesa aceste date pentru a analiza costul total, veniturile și profiturile. În acest mod, un AIS include o gamă largă de oameni în funcționarea sa.

2. Proceduri și instrucțiuni

Sistemul AIS trebuie să urmeze un set de reguli atunci când colectează și procesează date. În caz contrar, vor exista discrepanțe și inconsecvențe. Metodele precise sunt o necesitate pentru a asigura fluxul adecvat de informații. Atât metodele manuale, cât și cele automate sunt părți integrante ale acestor proceduri și instrucțiuni.

Trebuie să creați documente adecvate care să explice procesele pe care le urmează sistemul dumneavoastră de informații contabile. Antrenează-ți angajații să urmeze procedurile. Efectuați un antrenament repetitiv pentru a-i obișnui să urmeze instrucțiunile cu atenție. Numai atunci sistemul dumneavoastră de informare contabilă va produce rezultate exacte în mod constant.

3. Date sursă

De obicei, sistemele informatice contabile folosesc limbajul de interogare structurat SQL pentru a gestiona o bază de date. Orice informație care afectează banii companiei ar trebui să fie inclusă în baza de date AIS. O bază de date AIS constă în general din următoarele tipuri de date.

• Comenzile de vânzări
• Date de inventar
• Registrul general
• Ordine de achiziție
• Facturi tranzacționale
• Analize și rapoarte
• Informații fiscale
• Datele de salarizare
• Cronometrare și multe altele.

Păstrați-vă baza de date AIS cât mai mult posibil. Evitați stocarea datelor care nu au legătură cu contabilitatea financiară a companiei. Prea multe informații vă pot copleși atunci când accesați datele necesare.

4. Hardware și dispozitive

Veți avea nevoie de multe dispozitive de intrare și de ieșire pentru a rula fără probleme un sistem de informații despre cont. Toate aceste dispozitive și infrastructura IT trebuie să fie compatibile cu software-ul AIS pe care îl veți folosi. În caz contrar, nu veți obține o experiență perfectă în timp ce utilizați AIS pentru afacerea dvs.

Infrastructura ar trebui să includă copii de rezervă pentru lipsa și întreruperile de curent, defecțiuni hardware, conectivitate la internet și orice alte dispozitive care au un impact asupra AIS. Iată o listă cu unele dintre dispozitivele de intrare și ieșire care facilitează procesele AIS.

1. Calculatoare
2. Tastaturi
3. Modemuri/Routere
4. Scanere de coduri de bare
5. Monitoare
6. Imprimante
7. Proiectoare
8. Dispozitive mobile
9. Alimentare de rezervă

5. Procesoare de informații (software)

Odată ce aveți toate hardware-ul și dispozitivele pregătite la dispoziție, este timpul să integrați software-ul în sistemul dvs. Acest software prelucrează toate datele relevante și le postează în registre, rapoarte și jurnale și le pune la dispoziție pentru utilizare. Factorii de decizie pot analiza rezultatele și pot lua decizii pe baza acestor informații.

6. Stocarea informațiilor

Procesorul de informații sau software-ul nu are stocare fizică unde să poată stoca datele. De obicei depinde de un server sau de dispozitivele de stocare precum hard disk-urile. Asigurați-vă că aveți dispozitive de stocare securizate care sunt ușor accesibile numai pentru persoanele care au autoritatea.

7. Securitate

Aproape toate datele generate de AIS sunt informații confidențiale. Trebuie să aveți control intern asupra circulației acestor date sensibile. Măsurătorile de securitate pot varia de la simple parole numerice până la identificarea biometrică complexă, cum ar fi amprentele digitale, voci, recunoașterea facială și scanările retinei.

Un sistem de informare contabilă de top poate preveni încălcarea datelor și vă poate proteja datele de computerele neautorizate. AIS dvs. ar trebui să permită persoanelor cu autorizarea corespunzătoare să acceseze baza de date. Pentru că de obicei conține informații confidențiale atât ale companiei, cât și ale clienților săi. Unele dintre datele sensibile sunt după cum urmează.

• Informatii salariale
• Detalii personale
• Numere de securitate socială
• Datele financiare ale companiei
• Informații despre client
• Numerele cardurilor de credit
• Informații financiare ale altor părți interesate

Trebuie să aveți un plan de urgență pentru a vă salva datele de dezastre naturale, supratensiuni neașteptate, viruși informatici și orice alte amenințări care vă pot determina pierderea datelor.

Funcțiile Sistemului Informațional Contabil

Un AIS competent se asigură că toate informațiile financiare ale companiei dumneavoastră sunt înregistrate în sistem cu cel mai înalt nivel de acuratețe și confidențialitate. De asemenea, permite angajaților respectivi să acceseze și să recupereze aceste date sensibile atunci când este necesar. Toate funcțiile unui sistem informațional contabil au fost defalcate în secțiunea de mai jos.

1. Colectați și procesați informații

În această fază, un sistem informațional contabil acumulează date din vânzările și achizițiile în numerar. Creanțe, datorii, salarii, facturi și multe altele. Sistemul computerizat procesează toate datele de debit și credit și le transformă în informații semnificative.

2. Generați rapoarte pentru management

Oamenii din management, cum ar fi managerii de vânzări, managerii de producție, analistii financiari și alți șefi de departamente pot lua decizii pe baza rapoartelor generate de un AIS. Ei pot analiza performanța financiară a companiei și poziția actuală. Astfel, ei pot stabili obiective de afaceri realizabile, aliniate cu resursele disponibile.

3. Interconectați mai multe departamente

Un AIS poate crea un tablou de bord comun pentru mai multe departamente care sunt interconectate. De exemplu, departamentul de vânzări își poate încărca bugetul de vânzări pentru echipa de inventariere. Apoi pot lua măsuri pentru stocarea produselor sau achiziționarea de materiale. Apoi departamentul respectiv va crea facturi. Aceste informații vor fi disponibile oricărui departament care are nevoie de ele.

4. Să aibă control asupra circulației datelor

Un sistem de informare contabilă se ocupă cu informațiile sensibile ale clienților, vânzătorilor, furnizorilor și companiei în sine. Cu el puteți regla nivelul de circulație a datelor. Un AIS îi ajută pe proprietarii de afaceri să definească cine are cât de mult acces la datele financiare ale companiei. Veți obține control intern complet asupra datelor disponibile în AIS.

5. Detectează activități frauduloase

Deoarece un AIS ține evidența tuturor tranzacțiilor financiare ale unei companii, puteți detecta cu ușurință orice flux neautorizat și nenatural de bani. Acest lucru permite companiilor să investigheze orice discrepanță înainte de a fi prea târziu. Puteți economisi milioane de dolari investind într-un sistem de informare contabilă de calitate.

Avantajele Sistemului Informațional Contabil

Am rezumat avantajele utilizării unui sistem de informare contabilă în această secțiune pentru a vă ajuta.

1. Proces de lucru automatizat și simplificat
2. Colectarea și stocarea eficientă a informațiilor financiare
3. Date inteligibile pentru a fi utilizate în luarea deciziilor
4. Control intern asupra tuturor informatiilor contabile
5. Comunicare mai bună între echipele interconectate
6. Experiență îmbunătățită a clienților
7. Prevenirea pierderii de informații sensibile

3 Exemple practice de sisteme informatice contabile

Acum că cunoașteți elementele și funcțiile unui sistem informațional contabil, să dezvoltăm o înțelegere mai profundă, relaționând învățarea dvs. cu situațiile din viața reală. Am compilat aici trei exemple practice pentru a vă ajuta să obțineți informații despre utilitatea unui AIS.

• Pentru distribuitori: Distribuitorii depind de obicei foarte mult de condițiile de credit atunci când au de-a face cu clienții lor. De aceea au nevoie de informații precise despre conturile de încasat. Mai mulți angajați din diferite departamente pot accesa rapoartele de plăți, astfel încât să poată urmări plățile scadente și restante.

• Pentru companiile de construcții: O companie de construcții derulează mai multe proiecte simultan. Un sistem informatic contabil îl ajută să țină evidența costurilor și a progresului proiectelor sale. Produce rapoarte despre costurile materialelor cheltuite pentru fiecare clădire, orele de muncă rămase pentru muncitori și rata de finalizare. Mai mult, urmărește, de asemenea, liniile de credit și datele scadente ale plății împrumuturilor.

• Pentru organizațiile non-profit: organizațiile non-profit își gestionează finanțele într-un mod diferit. Ei țin evidența donatorilor care le dau bani. Aceste organizații trebuie să transmită donatorilor lor declarații anuale ale fondului împreună cu declarațiile fiscale. Aceste date sunt, de asemenea, prezentate consiliului de administrație, donatorilor obișnuiți și guvernului.

Alegeți un software ERP de încredere pentru a utiliza cât mai bine funcțiile sistemului de informații contabile

Companiile folosesc acum un software cuprinzător pentru a-și gestiona toate operațiunile. Un astfel de instrument se numește soluții ERP- Enterprise Resource Planning. Un software ERP automatizează și eficientizează toate departamentele unei companii. Toate aspectele unei afaceri sunt gestionate prin software-ul ERP.

De la managementul resurselor umane la generarea datelor de vânzări sau de la relațiile cu clienții la managementul contabilității, un instrument ERP are totul pentru a conduce o companie fără probleme în același timp. Un sistem informatic contabil este doar o mică parte dintr-un sistem ERP cu drepturi depline. Deci, dacă obțineți o soluție ERP fiabilă pentru afacerea dvs., care are un modul de contabilitate avansat, care se aliniază nevoilor afacerii dvs. pentru a-și îndeplini toate obiectivele principale.

În acest sens, WP ERP poate fi o alegere ideală pentru utilizatorii WordPress. Este un plugin grozav care vă permite să integrați un sistem complet de informații contabile în software-ul dvs. ERP. Vine cu module de management HR, CR și Contabilitate integrate, dar separate, pentru a satisface nevoile afacerii dvs. în creștere.

În plus, vine cu peste 20 de extensii esențiale care vă fac procesul de management al afacerii mai ușor decât vă puteți imagina vreodată. Și asta este tot, pe lângă toate că vă permite să vă integrați cu un instrument puternic de management al proiectelor, care vă ajută să urmăriți progresul întregului proiect, astfel încât să vă puteți îndeplini sarcina într-o manieră organizată și ordonată.

Această postare este scrisă de Dr. Tanvir Faisal, care este un redactor de conținut cu peste 4 ani de experiență în scrierea conținutului, redactare, corectare și editare. El se concentrează pe scrierea de conținut informativ care atrage atenția rețelelor sociale și sporește vizibilitatea motorului de căutare. Până în prezent, el a dezvoltat cu succes conținut util pentru multe site-uri web în toate formatele.