Cum AI în managementul de proiect va schimba scenariul de lucru pentru managerii de proiect

Tehnologia în managementul proiectelor a fost în discuții fierbinți în ultimele două decenii. Cu timpul, ideea utilizării tehnologiei în gestionarea sarcinilor de zi cu zi a proiectului este gândită, implementată și adesea revoluționează procesul de lucru al managerilor de proiect. Prin urmare, nu încetează să evolueze.

Și astăzi trăim în era inteligenței artificiale. Acele ficțiuni științifico-fantastice, de la HG Wells la Arthur C. Clarkes, pe care le-am citit de generații, devin realitate, deși într-un mod pozitiv. Și aproape în fiecare sferă a ființei noastre digitale, AI este pregătită să joace un rol eficient și se mișcă atât de repede.

Deci, da, AI își propune deja să aibă un impact și asupra managementului de proiect. Întrebarea este cât de eficient îl pot folosi managerii de proiect. În acest articol, vă vom arăta utilizările majore ale inteligenței artificiale în managementul proiectelor. Odată ce ați terminat de citit, veți putea să vă hotărâți cum să implementați AI pentru a vă gestiona proiectele și a obține cele mai bune rezultate.

Inteligența artificială în managementul proiectelor – o privire de ansamblu

AI este în plină expansiune. Piața globală de inteligență artificială se află într-un număr uimitor în acest moment. Și, în prezent, o piață AI de 100 de miliarde de dolari este de așteptat să se depășească de douăzeci de ori până la sfârșitul anului 2030, cu alte cuvinte, aproape 2 trilioane de dolari SUA. (Statist)

Deci, acest lucru este destul de evident că majoritatea companiilor din întreaga lume plănuiesc să adopte puterea inteligenței artificiale în acest deceniu și așa mai departe. Înțelegem deja de ce aceasta trebuie să fie o realitate. Dacă implementați AI, vă va economisi mult timp și efort fizic. De asemenea, vă va îmbunătăți procesul decizional și fluxul general de lucru.

Cu o eficiență similară, managementul de proiect se înțelege bine și cu inteligența artificială.

Deoarece automatizarea devine o parte integrantă a gestionării proiectelor și mai mult de 77% dintre echipele de proiecte de înaltă performanță folosesc deja software de management de proiect din întreaga lume. AI nu face decât să-i sporească puterea la nivelul următor.

Prin urmare, un scenariu crunt la care trebuie să ne gândim mai mult este că rolul unui manager de proiect este pe cale să se schimbe într-un mediu de afaceri bazat pe inteligență artificială. Cât de probabil?

Rolul unui manager de proiect într-o industrie alimentată de AI

Imaginați-vă acest lucru: ați implementat în afacerea dvs. un software de management de proiect compatibil cu inteligența artificială. Asincronizează toate procesele de lucru și oamenii cu instrumentul. Atunci ce se întâmplă?

Puteți monitoriza performanța fiecărui membru al echipei, actualizările acestora și progresul proiectului. Software-ul va analiza informațiile pe care le adună și vă va spune cum merg lucrurile. De asemenea, vă va spune unde să vă îmbunătățiți. Prin urmare, toate acestea sunt pe cale să fie mai avansate în natură. AI vă poate ajuta, de asemenea, să luați decizii viabile în diferite situații, să monitorizați activitățile membrilor echipei, să-i anunțați înainte ca aceștia să facă orice greșeală și multe altele.

Deci, dacă toate aceste lucruri pot fi realizate prin software-ul de management de proiect activat de AI, care ar trebui să fie rolul managerului de proiect în compania dumneavoastră?

Ei bine, răspunsul este simplu. AI va face ca jobul unui manager de proiect să fie mult mai concentrat și mai rapid și îl va ajuta să-și extindă procesul de lucru și activitățile într-o zonă mai largă a unei afaceri.

Potrivit unei proiecții Harvard Business Review, „managerii de proiect își vor petrece cea mai mare parte a timpului instruind și susținând echipa, menținând conversații regulate cu părțile interesate cheie și cultivând o cultură de înaltă performanță”.

Drept urmare, managerii de proiect sunt pe cale să depună mai mult efort pentru a ajuta membrii echipei să atingă obiectivul. Și, software-ul bazat pe inteligență artificială va avea grijă de toate lucrurile tehnice mărunte și importante în același timp, ca un super asistent.

Care sunt schimbările pe care AI le va aduce în managementul de proiect

Schimbarea este natura. Modul în care faceți față schimbărilor este cel mai important.

Managerii de proiect de top din întreaga lume sunt, de asemenea, atât de interesați și strategici atunci când se gândesc la implementarea AI. Au trecut ani de zile, ei se pregătesc pentru acest moment. Folosind cea mai nouă tehnologie pentru a le spori potențialul și posibilitățile.

Aici am aflat unele dintre cele mai discutate aspecte despre schimbarea managementului proiectelor în era inteligenței artificiale. Aruncă o privire -

1. Luare mai bună a deciziilor cu prioritizare și Big Data

Una dintre principalele probleme cu automatizarea cu care s-au confruntat managerii de proiect până acum este lipsa citirii corecte a seturilor de date și analizarea lor cu măsurile potrivite. Chiar și, în situația actuală, instrumentele AI disponibile nu sunt capabile să o înțeleagă complet.

În timp ce selecția și prioritizarea datelor este cheia analizei posibilităților unui singur sau mai multor proiecte. Pe măsură ce AI a evoluat atât de mult și este pe cale să devină mai puternică în fiecare zi de acum înainte, va compensa acea slăbiciune.

Deci, managerii de proiect vor implementa inteligența artificială pentru a obține următoarele rezultate:

Identificați natura seturilor de date: dacă există anomalii în datele proiectului (buget, calendare, membri activi ai echipei, finanțarea proiectului etc.), AI poate detecta cu ușurință acest lucru. Și sugerați măsurile necesare pentru a rezolva anomaliile.

Sortarea proiectului gata de lansare: un software de management de proiect bazat pe inteligență artificială poate citi și analiza informațiile mai rapid și le poate măsura în mod corect. Deci, poate ajuta la identificarea proiectelor care sunt gata de lansare. Aceasta înseamnă că puteți alege proiectele potrivite dintr-un set posibil în funcție de posibilitățile lor de succes mai mare.

O mai bună gestionare a riscurilor: atunci când știți care proiecte au mai multe șanse de succes, vă puteți atenua riscurile.

Luare a deciziilor mai stricte bazate pe date: puteți scăpa de părtinirile umane tipice în timp ce luați decizii cu AI. Pentru că veți avea logici care se vor baza pe date în timp real.

2. Super suport pentru gestionarea sarcinilor de zi cu zi ale proiectului

Utilizarea inteligenței artificiale în managementul proiectelor îi va ajuta pe managerii de proiect să fie scutiți de sarcinile de zi cu zi sau de micile obstacole administrative. Ei bine, în cea mai mare măsură posibilă. Automatizarea era deja acolo pentru a propulsa aceste sarcini printr-un proces ușor. Dar, odată cu implementarea inteligenței artificiale, puteți face lucrurile mai raționalizate și mai ușor de gestionat.

AI va enumera toate sarcinile repetitive, banale sau cu valoare redusă și le va transforma într-o roată a automatizării pentru a le îndeplini cu acuratețe. De la monitorizarea a tot felul de activități zilnice, prezența și progresul echipei până la rezolvarea biletelor de asistență – AI va fi acolo peste tot.

De exemplu, ideea unui asistent digital este în plină expansiune după ce instrumente AI precum ChatGPT au revoluționat ideea de a procesa seturi mari de date și de a genera evaluări rapide în cel mai scurt timp. Managerii de proiect pot obține mult ajutor de la instrumente precum ChatGPT/GPT-4 și pot implementa asistenți virtuali puternici.

Oracle a anunțat recent un asistent digital care poate furniza date și statistici recente și poate ajuta utilizatorii să actualizeze timpul și progresul sarcinilor utilizând comenzi vocale, text sau chat.

În general, scopul unui super asistent digital este să analizeze istoricul de lucru anterior și datele de lucru pentru a rezolva greșelile și punctele forte și pentru a îmbunătăți în continuare, eliminând riscurile pentru a obține rezultate mai bune.

Un alt lucru fabulos sunt chatboții alimentați de AI . Chatbot-urile în continuă îmbunătățire îi ajută cu siguranță pe managerii de proiect să își reducă efortul de a gestiona întrebările clienților, asistența și multe altele.

3. O mai bună definire a proiectelor, planificare și raportare cu inteligență artificială

Managementul riscului de proiect cuprinde următorul proces -

• Identificarea
• analizand
• răspunzând

Într-un ciclu al unui proiect, trebuie să aflați situațiile (identificarea), să înțelegeți natura lor (problema, lipsa progresiei) și să le răspundeți (rezolvarea) cu măsurile și timpul potrivit. Așa puteți reduce riscurile și vă gestionați proiectul spre un posibil succes.

Fără îndoială, managementul riscului este unul dintre cele mai dezvoltate domenii în automatizarea proiectelor. Managerii de proiect și liderii de afaceri au avut întotdeauna privilegiul de a folosi cele mai noi instrumente pentru a gestiona riscurile și a depăși obstacolele.

În mod similar, odată cu îmbunătățirea AI în managementul proiectelor, aceasta îi va ajuta pe manageri să definească proiecte, să planifice cu date mai precise și să raporteze cu mai puțin timp. Cu analiza datelor mari, învățarea automată avansată și asistența digitală puternică, veți obține următoarele:

• AI poate colecta și procesa poveștile utilizatorilor și poate afla problema, punctele dureroase, consistența și complexitățile. De asemenea, AI le analizează și facilitează luarea deciziilor în timp ce definește un proiect, planifică și raportează.
• Instrumentele AI simplifică evaluarea seturilor mari de date, planificarea proceselor, proiectele de planuri și vă informează despre resursele necesare pentru realizarea proiectului.
• Când baza de date de management al proiectelor bazată pe inteligență artificială devine puternică, poate produce rapoarte automate cu date în timp real și poate urmări totul cu mai puțin efort fizic sau mental.

Cel mai bun avantaj al rapoartelor generate de AI este că sunt bine detaliate, manifestă un statut clar al proiectului și vă ajută să aflați punctele forte și punctele slabe ale proiectului și ale echipei în același timp.

4. Concentrarea mai mult pe testarea avansată și software-ul

Înainte de lansare, testarea unui proiect este esențială din multe motive. Managerii de proiect trebuie să înțeleagă dacă un proiect în curs de desfășurare este suficient de pregătit pentru a obține un semnal verde sau nu.

Deși, în acest moment, este destul de rar ca o companie să ruleze un proiect de testare și să descopere potențialul. Doar câteva megaproiecte profită de această oportunitate. De asemenea, necesită un buget mare și un domeniu de aplicare pe care majoritatea companiilor le pot găsi incomod.

Cu toate acestea, odată cu progresul tehnologiei AI, instrumentele de testare a proiectelor vor fi mai disponibile companiilor. În cele din urmă, aceasta va fi o tendință pentru managerii de proiect de a testa un proiect înainte de a iniția unul, cu software și instrumente bazate pe inteligență artificială.

Testarea va permite managerilor de proiect să înțeleagă posibilele costuri, punctele slabe, punctele forte și posibilitățile. Întregul proces va influența aspectele decizionale, bugetare și manageriale.

AI în managementul proiectelor merg mână în mână pentru un viitor mai bun

AI este aici pentru ajutor, cel puțin prezentul indică un semnal verde. Inteligența artificială este totul pentru a vă face managementul proiectelor mult mai ușor și mai eficient. Dar lucrul crucial ar fi procesul de adopție. Dacă nu ești pregătit pentru asta, trebuie să suporti neajunsurile.

Deci, care ar trebui să fie prima ta prioritate în acest moment într-o lume care va fi în curând revoluționată de inteligența artificială? Răspunsul este simplu – pregătire și pregătire adecvată.

În primul rând, trebuie să vă ajutați echipa să învețe AI, cum funcționează datele mari și cum să lucrați cu învățarea automată și analiza într-un mod mai bun.

Al doilea lucru este transformarea datelor. Dacă aveți o afacere care are o arhivă de date analogice sau o bază de date digitală, dar veche, este timpul să le actualizați, să reduceți povara datelor inutile și să creați un centru de informare complet nou. Acest lucru vă va ajuta pe dvs. și echipa dvs. să vă pregătiți puternic pentru noua zori a managementului de proiect în era inteligenței artificiale.

A fi pregătit și deschis la schimbări este cel mai inteligent pas pe care ți-l poți imagina vreodată pentru moment.