Cele mai bune șabloane de e-mail pentru întâlniri pe care ar trebui să le utilizați

Ori de câte ori doriți să programați, să confirmați, să reprogramați, să anulați sau pur și simplu să reamintiți cuiva despre următoarea întâlnire, trebuie să trimiteți un e-mail de întâlnire corespunzător. Deoarece fiecare e-mail are regulile și recomandările sale de formatare, cel mai bine este să aveți un șablon de e-mail de programare ușor accesibil, pe care să îl utilizați atunci când situația o impune.

Acest articol vă va oferi cele mai bune sfaturi despre cum să scrieți un e-mail de programare perfect, precum și vă va oferi o serie de șabloane care vă pot fi utile.

Format de e-mail pentru programul de întâlniri

Pentru solicitările de întâlniri sau e-mailurile de memento pentru întâlniri, simplitatea și formalitatea simplă sunt esențiale.

Începeți întotdeauna cu un subiect intenționat, astfel încât persoana care vă primește e-mailul să știe imediat despre ce este vorba.

Apoi, transmite-ți mesajul pe un ton direct și politicos. Pentru a vă termina e-mailul, adăugați un îndemn și includeți detaliile dvs. de contact, împreună cu un salut cald și profesionist.

Linia de subiect

Liniile de subiect sunt adesea subestimate, dar sunt unul dintre elementele cele mai vitale dintr-un e-mail. Acestea fiind spuse, ar trebui să fie întotdeauna concise și informative.

Când scrieți un e-mail de solicitare a întâlnirii , utilizați un subiect simplu, cum ar fi „ Solicitare de întâlnire ” sau „ Solicitare de programare ”.

E-mailurile de memento sunt cruciale pentru a reduce neprezentările. În acest caz, puteți scrie „ Memento de întâlnire pentru (data/ora)” sau „ (data/ora) E-mail de confirmare a întâlnirii”.

E-mailul de confirmare perfect are nevoie de un subiect intenționat. O opțiune este „ Confirmarea programării (serviciului) la (data/ora)”. De asemenea, puteți utiliza „ (data/ora) Mesaj de confirmare a întâlnirii”.

Corpul

Începeți întotdeauna e-mailul de întâlnire cu un salut politicos, așa cum ați folosi într-o conversație obișnuită. A fi politicos este esențial, indiferent dacă le scrii unor potențiali clienți, unui nou client sau unei alte afaceri.

Utilizați un salut formal, cum ar fi „ Dragă ”, urmat de numele destinatarului. Dacă doriți un e-mail de solicitare de întâlnire mai puțin formal, începeți cu „ Bună ziua ” sau „ Bună ”.

Dacă trimiteți un e-mail de solicitare a întâlnirii , ar trebui să vă prezentați pe scurt și să explicați motivul pentru care îi contactați. Includeți detalii cu privire la data, ora și locul întâlnirii.

Deoarece programele dvs. s-ar putea să nu se alinieze, adăugați mai multe opțiuni pentru ca persoana să aleagă după convenție. Puteți utiliza un tabel sau puncte marcante pentru aceasta.

O altă strategie este de a oferi destinatarului posibilitatea de a sugera o dată și o locație care se potrivește programului său.

Dacă scrieți un e-mail de confirmare , veți dori, de asemenea, să includeți cele mai importante detalii privind întâlnirea, astfel încât clienții/clienții/partenerii dvs. de afaceri să aibă la dispoziție aceste informații în orice moment.

Pentru un e-mail de memento , includeți toate detaliile întâlnirii și subliniați cum și când destinatarul își poate reprograma/anula întâlnirea.

Încheierea e-mailului

Indiferent de tipul de e-mail pe care îl scrii, scopul tău este să primești feedback pozitiv. Astfel, ar trebui să includeți opțiuni viabile pentru ca destinatarul e-mailului să vă contacteze. Cel puțin, includeți numărul de telefon al companiei și e-mailul de la serviciu.

În plus, cereți un răspuns sau confirmarea întâlnirii. Făcând acest lucru, îți vei crește șansele de succes.

Apoi, vă puteți încheia mesajul cu un salut cordial și o semnare.

Șabloane de e-mail pentru întâlniri pe care le puteți folosi

• Șabloane de e-mail pentru programarea întâlnirilor
• Șabloane de e-mail pentru memento de întâlnire
• Anularea sau reprogramarea șabloanelor de e-mail pentru întâlniri
• Marketing și afaceri oferă șabloane de e-mail
• Șabloane de e-mail de confirmare a programării
• Șabloane de e-mail de urmărire

Șabloane de e-mail pentru programarea întâlnirilor

Proba 1:

Draga Domnule / Doamnă. (Numele destinatarului),

Vă contactez pentru a stabili o întâlnire pentru a explora o posibilă perspectivă de afaceri.

Aș dori să ne întâlnim la (data/ora) la (sugerez un loc).

Această oră și locație funcționează pentru tine?

Dacă ar fi de preferat o altă oră și alt loc, vă rog să-mi spuneți.

Aștept cu nerăbdare să ne întâlnim cu tine.

Mulțumesc,

(Numele dumneavoastră)

Eșantionul 2:

Bună ziua (numele destinatarului),

As dori sa fac o programare cu dumneavoastra la (activitatea profesionala a persoanei).

Cred că ar fi o oportunitate excelentă de a aborda (ceea ce veți discuta în timpul vizitei).

Puteți găsi mai multe informații atașate acestui e-mail pe care să le citiți înainte de a ne întâlni.

În prezent, disponibilitatea mea este în următoarele zile și ore.

(Includeți datele și orele.)

Vă sunt convenabile vreuna dintre acestea?

Salutări,

(Numele dumneavoastră)

Eșantionul 3:

Bună (numele destinatarului),

Numele meu este (numele tău). Vă scriu pentru a programa o întâlnire cu dvs. pentru a discuta (subiect).

Discuția ne va oferi ocazia de a (detalia ceea ce așteptați de la întâlnire).

În prezent, mă pot întâlni în zilele și orele enumerate mai jos:

(Includeți datele și orele.)

Aș fi bucuros să vin în locația dvs. (sau să vă recomand o posibilă alternativă).

Vă rugăm să confirmați primirea acestui e-mail și să-mi spuneți ce dată funcționează cel mai bine pentru dvs., astfel încât să îl pot rezerva.

În schimb, dacă aveți în vedere o altă zi sau oră, vă rugăm să-mi trimiteți un e-mail la (detalii de contact).

Aștept cu nerăbdare să aud de la tine și să ne întâlnim în curând.

(Numele dumneavoastră)

Șabloane de e-mail pentru memento de întâlnire

Proba 1:

Draga Domnule / Doamnă. (Numele clientului),

Primiți acest e-mail de la (numele furnizorului) ca un memento al întâlnirii dvs. la (ora și data).

Pentru reprogramare, vă rugăm să răspundeți la acest e-mail sau să utilizați următorul număr de telefon: (număr de telefon al companiei).

Întâlnirile ratate cu mai puțin de 24 de ore de preaviz pot genera cheltuieli de până la o taxă (valorică).

Salutări,

(Numele și funcția dvs. la companie)

(Nume de afaceri)

(Adresa de afaceri)

Eșantionul 2:

Bună ziua (numele clientului),

Acest e-mail este doar un memento rapid al (numele angajatului sau titlul postului) programarea la (adresa) la (descrierea concisă a obiectivului vizitei).

Vă rugăm să vă asigurați (acțiunea necesară pentru a efectua serviciul) înainte de (numele angajatului sau titlul postului) sosirea.

Pentru întrebări și modificări, vă rugăm să contactați următoarele persoane de contact: (număr de telefon comercial și e-mail).

Mulțumesc și ne vedem curând!

(Numele și funcția dvs. la companie)

(Nume de afaceri)

(Adresa de afaceri)

Eșantionul 3:

Bună (numele clientului),

Acest e-mail este un memento prietenos care vă confirmă întâlnirea la (data/ora).

Pentru a vă asigura rezervarea, vă rugăm să răspundeți la acest e-mail de confirmare. Alternativ, puteți apela (numele companiei) telefonul de la birou: (numărul de telefon al companiei).

Așteptăm cu nerăbdare să ne întâlnim în curând!

(Nume de afaceri)

(Adresa de afaceri)

(A lua legatura)

Pentru mai multă inspirație, consultați acest articol care dezvăluie și mai multe șabloane de memento de întâlnire și sfaturi de scriere.

Anularea sau reprogramarea șabloanelor de e-mail pentru întâlniri

Proba 1:

Draga Domnule / Doamnă. (Numele destinatarului),

Din cauza unor circumstanțe neașteptate, trebuie să anulez întâlnirea noastră de afaceri pentru (data/ora întâlnirii). Îmi pare rău că v-am informat atât de aproape de întâlnirea noastră stabilită și pentru orice obstacole pe care le poate cauza.

Sunt dispus să-l reprogramez pentru altă dată, care s-ar putea să ni se potrivească amândoi.

Salutări calde,

(Numele dumneavoastră)

Eșantionul 2:

Bună ziua (numele destinatarului),

Din păcate, va trebui să ne reprogramez întâlnirea. Vă rugăm să utilizați următorul link pentru a selecta o altă dată/oră convenabilă pentru dvs.

(Includeți un link pentru site-ul web cu opțiuni de reprogramare).

Apreciez înțelegerea ta.

Cu sinceritate,

(Numele dumneavoastră)

Marketing și afaceri oferă șabloane de e-mail

Proba 1:

Draga Domnule / Doamnă. (Numele clientului),

Apreciem întrebarea dumneavoastră cu privire la prezentarea produsului. Sunt disponibil să aranjez o întâlnire pentru a discuta toate întrebările dumneavoastră.

Dați clic pe acest link pentru a programa o dată/oră:

(Includeți linkul de programare).

Salutări calde,

(Numele dumneavoastră)

(Nume de afaceri)

Eșantionul 2:

Bună ziua (numele clientului),

Sper din tot sufletul că ești mulțumit de produsul tău!

La (Numele companiei), căutăm în mod constant noi modalități de a ne ajuta clienții să reușească.

Vă oferim un upgrade la planul dvs. actual, care cred că ar putea răspunde nevoilor dvs. mai bine decât cel pe care îl utilizați acum. Anunțați-mă și voi fi bucuros să vă trimit prin e-mail mai multe informații despre aceasta.

Dacă doriți să programați o întâlnire pentru a discuta această ofertă în persoană, vă rugăm să faceți clic pe următorul link.

Sper să vorbesc cu tine în curând!

(Numele dumneavoastră)

(A lua legatura)

Eșantionul 3:

Bună (numele clientului),

Mulțumim că ne-ai contactat. Suntem încântați să vorbim cu tine!

Vă puteți stabili programarea demonstrativă făcând clic pe acest link:

(Includeți un link pentru site-ul web).

Așteptăm cu nerăbdare să discutăm cu tine în scurt timp.

Sa ai o zi minunata!

(Numele dumneavoastră)

(Numele companiei)

Șabloane de e-mail de confirmare a programării

Proba 1:

Draga Domnule / Doamnă. (Numele clientului),

Trimit acest e-mail de confirmare a viitoarei întâlniri pe (data/ora) cu (numele membrului personalului).

Simțiți-vă liber să contactați pentru întrebări sau modificări.

Salutări calde,

(Numele dumneavoastră)

(Contactul tău)

(Nume de afaceri)

Eșantionul 2:

Bună ziua (numele clientului),

Acest mesaj este un memento prietenos al întâlnirii dvs. (de serviciu) cu (numele furnizorului) la (locație) la (data/ora).

Răspunsul la acest e-mail confirmă ora programată.

Utilizați următorul contact (număr de telefon al companiei) sau e-mail (adresă de e-mail) pentru întrebări sau modificări.

Salutări,

(Numele dumneavoastră)

(Nume de afaceri)

Dacă doriți să aflați mai multe, aruncați o privire la acest ghid pas cu pas despre cum să scrieți un e-mail minunat de confirmare a întâlnirii.

Șabloane de e-mail de urmărire

Proba 1:

Draga Domnule / Doamnă. (Numele destinatarului),

Sunt (numele și funcția dvs.) la (numele companiei). Motivul pentru care vă contactez este să urmăresc programarea noastră și să răspund la orice întrebări pe care le-ați putea avea cu privire la (subiectul discutat).

Sunt disponibil pentru a stabili o întâlnire rapidă pentru a discuta planurile dvs. și pentru a explora modul în care (numele companiei) vă poate sprijini.

Salutări calde,

(Numele dumneavoastră)

(Nume de afaceri)

Eșantionul 2:

Bună ziua (numele destinatarului),

Mi-a plăcut conversația noastră de astăzi și aș dori să sugerez să discutăm despre obiectivele (numele companiei) la următoarea noastră întâlnire.

Puteți accesa orele mele disponibile pe linkul de mai jos și puteți rezerva o dată și o oră convenabilă.

(Includeți linkul site-ului).

Vă rugăm să trimiteți în prealabil orice întrebări pe care le aveți la această adresă de e-mail.

Salutări calde,

(Numele dumneavoastră)

Deci, care este cel mai bun șablon de e-mail pentru programare pentru tine?

Acest articol a împărtășit 15 exemple de șabloane de e-mail simple pe care le puteți folosi pentru toate nevoile dvs. legate de întâlniri, inclusiv solicitări speciale și e-mailuri ulterioare.

Admitem că e-mailurile de programare a programării pot fi descurajatoare la început. Dar odată ce înțelegeți cele mai bune practici ale acestora, veți vedea de ce sunt valoroase pentru companii.

Și ceea ce poate fi și mai valoros este automatizarea procesului de trimitere a e-mailurilor de programare.

Amelia este un plugin de rezervare WordPress care vă permite să automatizați complet notificările pe care le trimiteți atât clienților, cât și angajaților. Deci, indiferent de ce tip de e-mail este, Amelia se va ocupa de el.

Vedeți cât de ușor este să configurați notificările prin e-mail și încercați singur: