Cum automatizarea în managementul proiectelor vă poate ajuta afacerea să crească mai rapid

Automatizarea în managementul proiectelor ajunge la cel mai nou nivel de eficacitate.

Afacerile din întreaga lume îl adoptă în principal din două motive. În primul rând, automatizarea vă economisește mult timp. În al doilea rând, vă simplifică sarcinile și procesul de execuție.

Drept urmare, peste 90% dintre organizații cred că automatizarea este crucială pentru transformarea afacerii. Cu toate acestea, doar 67% dintre ei au reușit să o implementeze cu succes.

Voința este acolo. Dar ce îi determină pe managerii de proiect să se gândească de două ori înainte de a adopta automatizarea? Răspunsul posibil constă în înțelegerea întregului lucru.

Și suntem aici pentru a vă ajuta. În acest blog, vă vom arăta ce este automatizarea managementului de proiect, importanța acesteia și cum să o adoptați pentru proiectul dvs., plus sfaturi de experți.

Să începem mai întâi cu definiția -

Ce este automatizarea în managementul proiectelor

Automatizarea este un proces de lucru în care contribuțiile umane într-o sarcină sunt minimizate și mecanizarea este improvizată.

Asta înseamnă că automatizarea ajută oamenii să reducă volumul de muncă și să îndeplinească o sarcină în mod automat, ei bine, cât mai mult posibil. Chiar și un proces complet de automatizare are nevoie de îndrumare umană.

Prin urmare, software-ul de management de proiect automatizat poate rula sarcinile de bază ale proiectului dvs. în mod automat și poate funcționa urmând comanda prealabilă.

De exemplu, dacă aveți un software de management de proiect automat, puteți seta procesul pentru a monitoriza progresul sarcinii specifice ale unei echipe.

Puteți vedea cine ce face și cât de mult progres a făcut echipa dvs. într-un anumit timp. Ori de câte ori este finalizată o sarcină secundară, software-ul vă anunță sau vă trimite și o actualizare de mesaj.

Scopul automatizării în managementul proiectelor este de a vă salva de sarcinile administrative repetitive și de a vă concentra pe lucrurile mai valoroase pentru a vă îmbunătăți proiectul ca manager.

De ce este automatizarea importantă pentru managementul proiectelor dvs

Proiectele au termene limită, bugete și un set de obiective realizabile. Un manager trebuie să facă toate lucrurile în mod corect, să mențină lucrurile în loc fără probleme și să facă o distribuție adecvată și linii directoare pentru realizare.

Una dintre sarcinile de bază ale unui manager de proiect este de a atribui membri ai echipei pentru diferite subsarcini și de a urmări progresul. Și apoi continuați să rezolvați problemele și să faceți îmbunătățiri suplimentare până când obiectivul este îndeplinit.

Deci, în acest proces spontan, unde se află automatizarea? Este o punte între manageri și sarcini mai simple, dar cruciale, cum ar fi urmărirea timpului, programarea, raportarea, monitorizarea progresului etc.

Prin urmare, principalele motive pentru a opta pentru automatizarea managementului de proiect sunt:

• Economisiți timp pentru provocări mai mari și experiențele de management de proiect gratificante
• Tranziții mai bune între etapele fluxurilor de lucru
• Reduce sarcinile manuale și posibilitățile de erori în sarcinile mai simple
• Generați cu precizie rapoarte și starea progresului

Ei bine, să mergem la situații care te pot determina să adopti automatizarea în proiectul tău.

Când să adaptăm automatizarea în managementul proiectelor

Înainte de a alege un software de automatizare pentru a vă gestiona proiectul, există anumite întrebări la care trebuie să găsiți răspunsul. Vezi-le mai jos -

• Care sunt sarcinile care necesită un efort repetitiv din partea membrilor echipei tale
• Ați aflat cele mai consumatoare de timp și sarcini manuale din proiectul dvs
• Procesul dvs. de lucru este bine documentat și mapat
• Dacă procesul dvs. de management al proiectului nu este simplificat, cum să depășiți

După ce ați rezolvat răspunsul la aceste întrebări, veți înțelege cu ușurință dacă aveți nevoie de automatizare în managementul proiectelor sau nu.

Rolul software-ului automatizat nu înlocuiește efortul uman, ei bine până acum. Acesta are scopul de a vă consolida progresul și de a vă reduce volumul de muncă.

6 Beneficii ale automatizării în software-ul de management de proiect

Ei bine, dacă implementați automatizarea în managementul proiectelor, care sunt principalele beneficii pe care le veți obține? Am rezolvat asta pentru tine. Aruncă o privire -

1. Mai multă productivitate

Automatizarea vă crește productivitatea generală? Este o întrebare comună pe care ați dori să o puneți.

Răspunsul este, de asemenea, simplu. Da. Când implementați automatizarea, ora dvs. de lucru ar fi mai eficientă, nu va trebui să vă faceți griji cu privire la o sarcină care este prestabilită cu o acțiune automată până când verificați progresul.

Când aveți un software de management de proiect automat, nu veți avea nevoie de resurse suplimentare. Procesul va fi mai agil și mai eficient, iar membrul echipei dvs. ar putea face mai mult în puțin timp și ar fi, de asemenea, timp pentru reflecție și compensare pentru eroare.

2. Descărcați-vă sarcina de rutină

Să presupunem că trebuie să-i înștiințați pe fiecare dintre membrii echipei despre progresul muncii în fiecare zi. Dar aceasta va fi o sarcină de rutină, plictisitoare și consumatoare de timp. Automatizarea este concepută pentru a vă descărca aceste sarcini plictisitoare.

Software-ul de management automat al proiectelor poate fi o mare mână de ajutor în ceea ce privește sarcinile recurente și problemele administrative. Unii dintre ei sunt -

• Păstrați oamenilor reamintiți despre termenele limită
• Verificarea progresului sarcinilor
• Trimiterea rapoartelor de proiect către membrii alocați etc.

Descărcarea sarcinilor de rutină vă va economisi mult timp și muncă. Acest lucru permite o muncă mai eficientă.

3. Comunicare eficientizată

Mai mult de 30% din proiect eșuează din cauza comunicării slabe în echipă. Dacă nu poți stabili un proiect de comunicare neîntreruptă, multe aspecte și posibilități ale proiectului tău nu pot fi concretizate.

În acest caz, automatizarea în managementul proiectelor ar fi fost o soluție excelentă. Dacă aveți un manager de proiect automat, software-ul ar trebui să permită comunicarea internă prin notificări, mesagerie, comentarii și servicii de e-mail automatizate.

De exemplu, dacă aveți WP Project Manager, platforma vă poate permite cu ușurință să trimiteți mesaje și notificări automate în cadrul echipelor, canalelor și proiectelor.

4. Integrarea suportului

Majoritatea software-ului de management de proiect automatizat acceptă integrări terțe. Și aveți nevoie de acele integrări pentru a vă împuternici proiectele și pentru a atinge obiectivul.

Aceasta înseamnă că automatizarea în managementul proiectelor poate transforma procesul dumneavoastră de management al proiectelor într-un mecanism puternic al unui set diferit de instrumente care funcționează împreună pentru succesul dumneavoastră.

Managerul de proiect WP acceptă o mulțime de integrări și module pentru a vă ușura gestionarea proiectelor. Puteți utiliza un instrument de urmărire a timpului, diagramă Gantt sau manager de sub-sarcini pentru a vă accelera procesul.

5. Urmăriți proiectul și revizuiți-l pentru a lua decizii mai bune

Când toate sarcinile și sub-sarcinile dvs. sunt distribuite, progresate și finalizate într-un singur loc, va fi mai ușor să generați un raport detaliat. Automatizarea vă economisește mult timp de la crearea foilor de raport manuale, cu atât mai puțin din procesul de analiză.

Deci, puteți afla cu ușurință cum se descurcă membrii echipei dvs., dacă sub-sarcinile și proiectele au respectat termenele limită și puteți analiza raportul de creștere pentru a lua o decizie mai viabilă.

De asemenea, puteți urmări fiecare membru al echipei și cum se descurcă. Dacă vedeți orice problemă, va fi mai ușor să o rezolvați și să vă consultați cu membrii echipei în timp util sau instantaneu.

6. Îmbunătățiți calitatea sarcinilor pentru a atinge obiectivele

Nu în ultimul rând, automatizarea managementului de proiect pur și simplu îmbunătățește calitatea proiectului dumneavoastră. Pentru că, atunci când implementați software automatizat, acesta preia toate micro-sarcinile dvs. într-un singur loc, păstrează consistența și vă oferă actualizări și rapoarte simultane ale proiectelor.

În general, puteți vedea imaginea de ansamblu din tabloul de bord și vă puteți gândi mai mult la cum să vă îmbunătățiți în continuare. Când toate sarcinile tale mărunte și rutina recurentă ar fi bine gestionate de pe o singură platformă cu integrările necesare, te poți lăsa implicat în sarcini mai semnificative.

Asta te face să faci mai mult cu eficiență și să obții mai mult la sfârșitul zilei. Un management de proiect bine controlat este ceea ce aveți nevoie pentru a vă îndeplini obiectivele de afaceri.

Obțineți un software pentru a implementa automatizarea în managementul proiectelor

Automatizarea este o soluție simplă pentru gestionarea zilnică a proiectelor. Dacă doriți să implementați un instrument de management de proiect pentru a vă automatiza procesul, trebuie să luați în considerare următoarele lucruri:

• Bugetul și domeniul de aplicare: trebuie să alegeți un software de automatizare pentru managementul proiectelor care are caracteristicile potrivite de care aveți nevoie și, de asemenea, se potrivește bine bugetului și domeniului dvs. de aplicare.
• Interfață de utilizator bună: O interfață de utilizare bună este o necesitate pentru a ajuta utilizatorii cât mai mult posibil.
• Programare și planificare ușoară a sarcinilor : gestionarea automată a proiectelor necesită funcții simple de atribuire a sarcinilor, programare și planificare.
• Manager de activități: instrumentul dvs. automatizat trebuie să aibă funcția pentru a crea sarcini, a atribui membri, a selecta termene limită și a urmări progresul.
• Comunicare: Comunicarea în aplicație este un lucru grozav pentru un manager de proiect automat. Întărește procesul de comunicare pentru a obține mai mult.
• Gestionarea documentelor și partajarea fișierelor : automatizarea în managementul proiectelor ar trebui să permită utilizatorilor să atașeze fișiere descărcabile și să trimită fișiere prin mesaje în cadrul echipei.
• Asistență excelentă pentru clienți: software-urile sunt predispuse la erori și erori tehnice. Un instrument de încredere trebuie să aibă un serviciu de asistență 24/7 pentru a vă rezolva problemele.

Prin urmare, puteți alege WP Project Manager Pro, deoarece vine cu toate avantajele necesare și arsenalul de care aveți nevoie pentru a vă atinge obiectivele proiectului.

Întrebări frecvente despre automatizarea managementului de proiect

Închiderea

Cel mai bun management de proiect combină tehnologia și abilitățile. Cu alte cuvinte, tehnologia vă intensifică abilitățile pentru a obține mai mult.

Deci, fără îndoială, automatizarea managementului de proiect este chemarea zilei pentru a câștiga competență în gestionarea afacerii dvs. Singura întrebare rămâne, cât de clar poți lua o decizie în acest sens?

Credem că acum aveți o înțelegere a automatizării în managementul proiectelor și o idee clară pentru a o face să funcționeze în cadrul proiectului dvs.