6 cele mai bune instrumente de documentare: o listă organizată pentru 2022

Căutați cele mai bune instrumente de documentare care să vă ajute să creați conținut de documentație intern sau extern de top?

Indiferent dacă creați documentație publică pentru consumatori non-tehnici sau conținut tehnic, cum ar fi documentația API a software-ului dvs. (sau orice altceva), există câteva instrumente excelente de documentare care vă ajută să vă gestionați conținutul și să îl publicați pentru utilizatori.

În această postare, am pregătit o listă cu șase opțiuni de top, inclusiv soluții open-source și SaaS pentru toate bugetele (inclusiv gratuite).

Pentru toate cele șase instrumente, le vom evidenția beneficiile, dezavantajele, prețurile și modul în care puteți începe cu documentația folosind acel instrument.

Să sărim direct înăuntru!

Șase cele mai bune instrumente de documentare

1. Baza de cunoștințe eroică
2. GitBook
3. Document360
4. Citiți documentele
5. Noțiune + Motor.deci
6. Helpjuice

1. Baza de cunoștințe eroică

Heroic Knowledge Base este un instrument de documentare open-source care se bazează pe popularul software WordPress, care este, de asemenea, open-source.

Puteți instala Heroic Knowledge Base ca plugin pe WordPress pentru a vă transforma imediat site-ul WordPress într-un centru de documentare.

Modul în care vă creați site-ul depinde de dvs. - puteți crea un site WordPress nou-nouț, care este exclusiv pentru documentare sau puteți instala Heroic Knowledge Base pe un site WordPress existent pentru a adăuga funcționalități de documentare la acel site.

Pentru a crea conținut, puteți utiliza editorul de blocuri WordPress flexibil, împreună cu sistemul de revizuire încorporat al WordPress pentru controlul versiunilor.

Baza de cunoștințe eroică adaugă, de asemenea, propriile blocuri dedicate, astfel încât să puteți adăuga cu ușurință înștiințări, avertismente și alte evidențieri.

De asemenea, obțineți instrumente pentru a face o parte sau întreaga documentație privată, în funcție de faptul că creați documentație publică sau internă.

Baza de cunoștințe eroică vă oferă, de asemenea, o mulțime de funcții pentru a crea o experiență grozavă pentru vizitatorii dvs. și pentru a vă optimiza documentația:

• Căutare AJAX în timp real cu sugestii live.
• Categorii și etichete pentru organizarea articolelor.
• Analize încorporate pentru a urmări căutările, vizionările, eficiența articolelor și transferurile către canalele de asistență live.

Deoarece se bazează pe WordPress, vă puteți extinde documentația folosind alte plugin-uri. De exemplu, puteți utiliza pluginul gratuit Multicollab pentru a adăuga comentarii și colaborare în stil Google Docs la editorul de conținut.

Beneficii

• Utilizatori, articole, categorii nelimitate și așa mai departe . Practic, nu există limite arbitrare pe care le întâlniți de obicei în instrumentele de documentare SaaS.
• Flexibil . Baza de cunoștințe eroică include o mulțime de funcții încorporate pentru a vă ajuta să vă configurați documentația și, de asemenea, puteți instala alte plugin-uri WordPress după cum este necesar, cum ar fi adăugarea de funcții de colaborare.
• Proprietatea deplină a datelor . Toate datele tale rămân 100% pe propriile servere în orice moment.
• Open-source . Atât WordPress, cât și Heroic Knowledge Base sunt open-source.

Dezavantaje

• Dacă nu doriți să utilizați WordPress dintr-un anumit motiv, este important să rețineți că Heroic Knowledge Base funcționează numai cu WordPress.

Prețuri

Heroic Knowledge Base începe de la 149 USD pentru utilizare pe un singur site web și un an de asistență și actualizări. Veți păstra accesul la software pentru totdeauna fără costuri suplimentare, dar va trebui să vă reînnoiți licența pentru a continua să primiți asistență și actualizări după primul an.

Veți avea nevoie, de asemenea, de un site web WordPress, care ar putea costa niște bani dacă nu aveți deja acces la găzduire de site-uri web capabilă să ruleze WordPress.

Cum să începeți

Iată cum să configurați un centru de documentare folosind baza de cunoștințe eroică:

1. Creați un site WordPress care să acționeze ca bază pentru hub-ul dvs. (dacă nu ați făcut-o deja).
2. Achiziționați și instalați pluginul Heroic Knowledge Base.
3. Configurați comportamentul centrului de documentare folosind setările ( Heroic KB → Setări )
4. Adăugați articole folosind editorul de blocuri flexibil.

De asemenea, puteți adăuga alte modificări, cum ar fi crearea unui site intranet, restricționarea accesului utilizatorilor conectați sau solicitarea unei parole pentru a vizualiza documentația (care poate fi utilă pentru documentația internă).

2. GitBook

După cum sugerează și numele, GitBook este un instrument de documentare care este mai orientat către echipele de software care au nevoie să creeze documentație publică sau privată.

De exemplu, puteți sincroniza GitBook cu un depozit GitHub sau GitLab care conține fișiere markdown pentru a vă crea documentația în acest fel. Cu toate acestea, nu sunteți forțat să utilizați Git doar pentru a utiliza GitBook și, de asemenea, puteți crea conținut folosind un editor intuitiv sau îl puteți importa din alte surse, cum ar fi fișiere de reducere, documente Word și multe altele.

Pentru a vă organiza documentația, puteți utiliza „spații” (adică o bază de cunoștințe unică) și „colecții” (adică o categorie dintr-o bază de cunoștințe).

Alte caracteristici notabile includ următoarele:

• Controlul versiunii.
• Editare live în echipă și colaborare.
• Încorporări bogate în editorul de conținut.
• Export ușor PDF.

Beneficii

• Utilizați fluxuri de lucru tehnice cunoscute . Pentru echipele tehnice, GitBook vă permite să utilizați instrumente cu care sunteți deja familiarizați (cum ar fi Git). De asemenea, folosește termeni tehnici, cum ar fi „sucursale” și „cereri de modificare” pentru modificări.
• Caracteristici de colaborare . Acest lucru poate fi util dacă veți avea mai multe persoane care lucrează la același document (poate chiar în același timp).
• Gratuit pentru organizații non-profit. Dacă sunteți o organizație non-profit sau rulați un proiect open-source, puteți utiliza GitBook gratuit.

Dezavantaje

• Tehnic . Dacă nu creați documentație software, GitBook s-ar putea simți puțin complex. Oamenii care doresc să creeze documentație non-tehnică vor dori probabil să caute în altă parte.

Prețuri

GitBook este gratuit pentru uz individual, non-profit și proiecte open-source. Planurile comerciale încep de la 8 USD pe utilizator pe lună, cu minim 5 utilizatori. Deci cel mai ieftin plan ar fi de 40 USD pe lună.

Cum să începeți cu baza de cunoștințe eroică

Pentru a începe, trebuie doar să vă înregistrați pentru un cont GitBook și să începeți să construiți. Puteți fie să vă sincronizați cu un depozit de pe GitHub, fie să creați de la zero folosind editorii de conținut GitBook.

3. Document360

Document360 este un instrument de documentare SaaS care vă permite să vă creați propria bază de cunoștințe internă sau orientată spre viitor.

Datorită abordării SaaS, este foarte ușor să începeți. Doar vă înregistrați pentru un cont și începeți să vă construiți documentația prin interfața ușor de utilizat.

Puteți crea conținut folosind un editor WYSIWYG simplu cu suport Markdown. De asemenea, veți avea acces la instrumente de colaborare și controlul versiunilor, ceea ce este util dacă lucrați cu o echipă.

Pe front-end, utilizatorii dvs. vor avea o interfață bine concepută pentru a răsfoi conținut, inclusiv atingeri utile, cum ar fi sugestii de căutare live, cuprins automat și multe altele.

Beneficii

• Configurare ușoară . Pentru a crea documentație, trebuie doar să vă înregistrați pentru un cont și să începeți să scrieți.
• Găzduit pentru tine . Document360 se ocupă de găzduirea și întreținerea documentației pentru dvs., astfel încât nu trebuie să vă puneți niciodată probleme cu actualizările sau altceva.
• Caracteristici de productivitate . Aveți acces la câteva funcții frumoase, cum ar fi mementouri automate de revizuire, notificări pentru evenimentele din baza de cunoștințe și multe altele.

Dezavantaje

• Scump. Cel mai ieftin plan plătit este deja de 119 USD pe lună și care include doar funcții limitate.
• Limitări . Dacă aveți nevoie de mai multe conturi de echipă sau baze de cunoștințe, va trebui să plătiți suplimentar. De exemplu, planul de pornire include doar cinci conturi de echipă. Dacă doriți mai mult decât atât, veți plăti 19 USD pe lună pe cont.

Prețuri

Document360 este un instrument SaaS, astfel încât veți plăti o taxă lunară sau anuală atâta timp cât doriți să-l utilizați. Planurile încep de la 119 USD pe proiect pe lună, plus 39 USD pe versiunea suplimentară a bazei de cunoștințe și 19 USD pentru fiecare cont de echipă dincolo de cele cinci conturi incluse.

Există, de asemenea, un plan gratuit care vă permite să creați până la 50 de articole cu 1 GB de stocare și acces limitat la funcții.

Cum să începeți cu Document360

Document360 este un instrument de documentare SaaS, ceea ce înseamnă că tot ce trebuie să faceți este să vă înregistrați pentru un cont pentru a începe.

Există o perioadă de încercare gratuită de 14 zile, astfel încât să puteți explora gratuit toate funcțiile.

4. Citiți documentele

Citiți documentele este un instrument de documentare care este creat special pentru software sau documentație tehnică.

Vă permite să vă gestionați conținutul și versiunea folosind Git și apoi să vă implementați cu ușurință într-o interfață frontend ușor de utilizat. Această abordare înseamnă că este într-adevăr accesibilă doar dezvoltatorilor... dar asta are sens, având în vedere că se concentrează pe crearea documentației tehnice.

În funcție de versiunea pe care o utilizați, puteți obține și acces la unele sau la toate următoarele caracteristici:

• Analytics pentru a vedea ce caută și citesc vizitatorii.
• Rezultate de căutare live și sugestii.
• Mai multe versiuni concurente. De exemplu, o versiune pentru producție și alta pentru versiunea beta sau una pentru versiunea 1.0 și alta pentru versiunea 2.0.
• Export ușor în PDF, HTML sau epub.
• Conectare unică prin Google Workspace sau furnizorul VCS (GitHub, GitLab sau Bitbucket).

Beneficii

• Utilizați instrumente de dezvoltare . Utilizând instrumente precum Git pentru a gestiona documentația, Read the Docs încearcă să se integreze în fluxurile de lucru existente ale dezvoltatorilor de software.
• Versiuni puternice . Git facilitează gestionarea versiunilor și, de asemenea, puteți publica mai multe versiuni ale documentelor dvs. în același timp, ceea ce este grozav dacă oamenii ar putea folosi versiuni diferite ale software-ului dvs.

Dezavantaje

• Configurare mai complexă . Read the Docs este puțin mai complex de configurat decât alte instrumente de documentare, deoarece trebuie să lucrați prin Git. Cu toate acestea, având în vedere că se concentrează pe documentația tehnică, tipurile de persoane care folosesc Citiți documentele nu ar trebui să aibă probleme.
• Doar pentru documentația tehnică . Dacă nu creați documentație software/tehnică, veți dori să alegeți un alt instrument de documentare, deoarece Citiți documentele nu este pentru dvs.

Prețuri

Dacă aveți un proiect open-source, Read the Docs vă permite să vă creați și să găzduiți documentația gratuit. De fapt, Read the Docs spune că găzduiește documentație gratuită pentru peste 240.000 de proiecte open-source.

Pentru companiile comerciale, există și un serviciu plătit Citiți documentele pentru afaceri, care începe de la 50 USD pe lună. Toate planurile includ proiecte și utilizatori nelimitați – principalele limitări sunt caracteristicile pe care le obțineți și numărul de versiuni simultane pe care le puteți avea.

Cum să începeți Citiți documentele

Citiți documentele vă oferă două moduri de a vă scrie documentația reală:

1. MkDocs
2. Sfinx

Odată ce utilizați aceste instrumente pentru a crea un depozit Git cu conținutul documentației, Read the Docs va importa automat depozitul pentru a vă construi documentația.

5. Noțiune + Motor.deci

Noțiunea este un pic o curbă aici, deoarece nu este construită special pentru documentare. Cu toate acestea, cu configurarea corectă, poate fi un instrument excelent pentru a gestiona toate tipurile diferite de documentație.

Dacă nu sunteți familiarizat cu Notion, este practic un instrument all-in-one pentru a gestiona orice tip de cunoștințe, date, management de proiect și multe altele.

Îl puteți folosi pentru o mulțime de lucruri diferite, inclusiv pentru crearea tuturor tipurilor de documentație. Dezavantajul, însă, este că Notion în sine nu se concentrează cu adevărat pe publicarea acelei informații pe un site web unde alți oameni pot interacționa cu ea.

Aici intervine Engine.so. Cu Engine.so ( un serviciu terță parte ), vă puteți publica conținutul Notion pe propriul site web pentru a vă crea cu ușurință propriul centru de documentare. Puteți vedea un exemplu despre cum arată acest lucru în documentația Engine.so.

Beneficii

• Modalități unice de prezentare a informațiilor . Folosirea Notion vă oferă multă flexibilitate pe care s-ar putea să nu o obțineți cu instrumente de documentare mai precise. De exemplu, puteți utiliza numeroasele blocuri Notion în moduri interesante.
• Usor de folosit . Spre deosebire de instrumentele bazate pe Git, această abordare este ușoară atât pentru utilizatorii tehnici, cât și pentru utilizatorii non-tehnici.
• Accesibil . Deși nu există un plan gratuit, această abordare ar trebui să fie accesibilă pentru majoritatea cazurilor de utilizare.

Dezavantaje

• Nu este conceput special pentru documentare . În timp ce Notion funcționează excelent pentru documentare, acesta nu este singurul obiectiv, așa cum este cu celelalte instrumente de documentare din această listă. Dacă intenționați să aveți sute de articole, s-ar putea să preferați un instrument mai special conceput.
• Control limitat al versiunii. Această abordare nu oferă un control puternic al versiunilor. Dacă plătiți pentru Notion, puteți obține 30 de zile de istoric al versiunilor, dar nu este la fel de puternic ca Git sau sistemul WordPress pe care îl obțineți cu Heroic Knowledge Base.

Prețuri

Notion are un plan gratuit care ar trebui să funcționeze bine pentru cazurile de utilizare de bază. Cu toate acestea, există șansa ca ați dori să plătiți, în funcție de nevoile dvs. specifice.

Cu toate acestea, pentru a vă transforma conținutul Notion într-un centru public de documentare, va trebui să plătiți pentru Engine.so. Engine.so costă 19 USD pe lună pentru până la 300 de pagini sau 49 USD pe lună pentru până la 1.000 de pagini. Îl puteți testa cu o perioadă de încercare gratuită de 14 zile.

Cum să începeți cu Notion

Iată cum să creați documentație folosind această configurare:

1. Înregistrați-vă pentru un cont Notion.
2. Creați-vă documentația folosind Notion. Puteți găsi șabloane prefabricate Notion pentru conținutul documentației, cum ar fi aceste șabloane de la Beestat.
3. Înregistrați-vă pentru un cont Engine.so.
4. Publicați documentația Notion pe propriul site web personalizat/un centru de documentare folosind Engine.so.

6. Helpjuice

Similar cu Document360, Helpjuice este o altă bază de cunoștințe SaaS și instrument de documentare popular.

Vă ajută să creați cu ușurință orice tip de documentație folosind un editor de text simplu, inclusiv opțiuni de importare din documente Word pentru a economisi timp.

De asemenea, aveți acces la o mulțime de funcții pentru a crea documentație eficientă:

• Rezultate/sugestii de căutare instantanee.
• Analytics pentru a urmări căutările, vizualizările de pagină și multe altele.
• Opțiunea de a publica mai multe versiuni ale documentației.
• Niveluri de acces ale utilizatorilor pentru a controla cine poate vedea diferite articole.
• Funcții de colaborare, inclusiv comentarii din editor.

Beneficii

• Configurare ușoară . Pentru a crea documentație, trebuie doar să vă înregistrați pentru un cont.
• Găzduit pentru tine . Helpjuice se ocupă de găzduirea și întreținerea documentației pentru dvs., astfel încât nu trebuie să vă puneți niciodată probleme cu actualizările sau altceva.
• Fără planuri blocate cu funcții . Deși Helpjuice nu are un plan gratuit, toate planurile sale plătite vă oferă acces la toate funcțiile.

Dezavantaje

• Scump . Cel mai ieftin plan începe de la 120 USD pe lună și poate varia până la 500 USD pe lună.
• Limitele utilizatorilor . Dacă aveți o echipă mare, Helpjuice poate deveni scump. De exemplu, dacă aveți mai mult de 60 de utilizatori, aveți nevoie de planul de 500 USD pe lună.

Prețuri

Planurile plătite ale Helpjuice încep de la 120 USD pe lună pentru toate funcțiile și până la patru utilizatori. Planurile cresc de acolo în funcție de numărul de utilizatori de care aveți nevoie, ajungând la 500 USD pe lună pentru utilizatori nelimitați.

Lucrul unic este că aveți acces la toate funcțiile din toate planurile, în timp ce ceva de genul Document360 blochează anumite funcții în spatele planurilor de nivel superior.

De asemenea, puteți testa totul cu o încercare gratuită de 14 zile.

Cum să începeți cu Helpjuice

Pentru a începe, tot ce trebuie să faceți este să vă înregistrați pentru un cont Helpjuice și să începeți să adăugați conținutul dvs.

Care este cel mai bun instrument de documentare pentru nevoile dvs.?

În cele din urmă, alegerea celui mai bun instrument de documentare depinde într-adevăr de nevoile dvs. specifice, bugetul și nivelul de cunoștințe.

Iată câteva întrebări frecvente pe care veți dori să vi le puneți pentru a restrânge căutarea:

• Doriți o soluție auto-găzduită sau sunteți de acord să utilizați un instrument SaaS?
• În mod similar, doriți o soluție open-source sau sunteți de acord să utilizați un instrument cu sursă închisă?
• Creați documentație foarte tehnică (de exemplu, documentație API) sau mai multă documentație destinată consumatorilor?
• Îți place ideea de a folosi Git pentru controlul versiunilor/gestionarea conținutului sau ai prefera să ai un sistem dedicat de management al cunoștințelor?
• Care este bugetul tău? Sunteți de acord să plătiți o taxă lunară curentă sau doriți ceva care este gratuit sau o plată unică?

Răspunzând la aceste întrebări, ar trebui să aveți o idee bună despre care este cel mai bun instrument de documentare pentru nevoile dvs.

Dacă nu sunteți sigur de unde să începeți, credem că Heroic Knowledge Base poate satisface nevoile majorității afacerilor. Oferă o abordare open-source rentabilă, care vă oferă proprietatea deplină asupra datelor dvs. la un preț mai mic decât majoritatea celorlalte instrumente.

Dar, în același timp, aveți în continuare acces la o mulțime de funcții pentru a crea documentație de top, cum ar fi sugestii de căutare live și analize detaliate. De asemenea, aveți acces la întregul ecosistem WordPress dacă doriți și mai multă flexibilitate.

Pentru a afla mai multe și a începe, accesați pagina de produse Heroic Knowledge Base.