Cele mai bune practici pentru gestionarea e-mailurilor dvs. de afaceri

E-mailul a apărut ca elementul vital al comunicațiilor de afaceri și formează un instrument important pentru stocarea și schimbul de informații. Majoritatea dintre noi ar putea fi de acord că este imposibil să ne îndeplinim munca zilnică, chiar și pe oră, în absența e-mailului.

Mai degrabă, aproape 150.000 de e-mailuri sunt expediate în fiecare minut, iar angajatul general de birou primește 121 de e-mailuri în fiecare zi. Deși avem nevoie de e-mail și depindem de el, cei mai mulți dintre noi suntem, de asemenea, uimiți de ea.

Este absolut obișnuit ca, din cauza practicilor proaste de e -mail, oamenii să sară peste întâlniri sau livrări vitale, munca întârzie din cauza lipsei de comunicare cu privire la intenții și termene, întrebările rămân fără răspuns și există o pierdere a productivității.

Următoarele sunt modalitățile prin care un manager poate introduce cele mai bune practici pentru gestionarea e-mailului în afaceri, pentru a rămâne la vârful tuturor.

Cele mai bune practici

1. Utilizați aplicații de mesagerie

Aplicațiile de chat în echipă, cum ar fi Slack, Chat Work sau Mattermost, sunt vitale pentru întrebări și răspunsuri scurte, specifice, care pot fi schimbate rapid. Aceste tipuri de aplicații sunt utile pentru răspunsuri rapide și pentru a salva informațiile de la distrugerea sau încurcarea în e-mail.

2. Folosiți forumuri ale companiei și forumuri de discuții

Pentru anunțuri, detalii și discuții la nivel de companie, utilizați forumuri sau forumuri de discuții în loc de e-mailuri care cc: all. Folosind un forum intern sau doar un wiki, informațiile la nivel de companie sunt accesibile, căutabile și publice în mod convenabil, în loc să depindă de utilizatorii individuali pentru a proiecta și utiliza sistemul lor de referință.

3. Angajați întâlniri în persoană

Amintiți-vă că e-mailul și comunicarea scrisă confundă ocazional tonul și emoția. Poate părea învechit, deși dacă un fir de e-mail devine deraiat cu clarificări constante și interogări de urmărire, atunci treceți la telefon, Skype sau sunați la o întâlnire personală.

Ocazional, comunicarea verbală este cea mai bună modalitate de a construi rapid claritate și consens și de a construi următorii pași și elemente de acțiune.

4. Adoptă cele mai bune practici de gestionare a e-mailului la locul de muncă

Folosirea unui sortiment de instrumente de comunicare păstrează mesajele potrivite în canalele adecvate și reduce traficul de e-mail și aglomerația din căsuța de e-mail. Cu toate acestea, există și practici excelente în cadrul e-mailurilor în sine, care ajută la a face comunicarea scurtă, mai eficientă și mai eficientă.

Citiți și: Cum să creați conținut captivant pentru site-ul dvs. de blogging

5. Cele mai bune practici pentru organizarea Inbox

Gestionarea căsuței primite este diferită de o organizare a căsuței primite. Nu vă puteți gestiona e-mailul eficient dacă nu îl puteți organiza. Următoarele sfaturi ghidează gama - de la diferențierea e-mailurilor între zone până la arhivarea sau ștergerea mesajelor din dosare.

• Structurați e-mailurile în foldere categorice.
• Organizați o căsuță de e-mail care conține etichete.
• Utilizați grupuri și filtre în programele de e-mail.
• Utilizați diferite cutii poștale pentru comunicații interne și externe.
• Creați liste albe și liste negre de e-mail.
• Reduceți numărul total de dosare de e-mail.
• Sortează pentru a lovi.
• Luați măsuri prompte asupra e-mailurilor pentru a împiedica acumularea dezordinei.

Amintiți-vă că aceste caracteristici ale serviciilor de e -mail sunt concepute pentru a filtra prin listele implicite de e-mailuri care sunt pur și simplu spam și cele care au intenții de afaceri sincere. După ce aveți o modalitate plăcută de a vă gestiona e-mailurile, abia atunci puteți începe să vă gestionați cu succes căsuța de e-mail.

6. Gestionați e-mailurile

7. Instrumente pentru cel mai bun management al e-mailului

Dacă vă descurcați cu gestionarea volumului de lucru în căsuța de e-mail, aplicațiile sau extensiile pot fi incluse pe desktop sau pe smartphone pentru a vă gestiona mai eficient e-mailurile. Folosiți soluții tehnologice pentru a rezolva problemele tehnice.
Există o mulțime de instrumente prezente pentru a vă ajuta să vă gestionați e-mailul cu mai multe îmbunătățiri. Aici sunt câțiva dintre ei:

• Utilizați Edison Mail pentru a accesa mai multe conturi dintr-un singur loc.
• Utilizați Google Inbox pentru a conecta mai multe conturi într-un singur loc.
• Planificați-vă răspunsurile la e-mail cu Boomerang.
• Proiectați și organizați foldere cu SaneBox.
• Utilizați FollowUpThen pentru a vă planifica și monitoriza răspunsurile la e-mail.
• Preveniți mesajele nedorite și spam folosind MailDrop.
• Combinați buletinele informative folosind Unroll.
• Planificați-vă conturile Gmail utilizând Sortd.
• Evidențiați e-mailurile dvs. folosind Always Find.
• Creșteți-vă productivitatea în ziua de lucru folosind automatizarea de la IFTTT.
• Combinați aplicațiile de calendar, serviciu și mesagerie cu Mailbird.
• Aduceți puțină distracție la eliminarea e-mailurilor folosind Jocul de e-mail.

Menținerea minte în ceea ce privește gestionarea unei căsuțe poștale supraumplute este o sarcină grea. Utilizarea instrumentelor pentru a vă ajuta să rămâneți pe linia de plutire poate schimba jocul. A avea liniște sufletească că informațiile vitale nu vor fi dacă sunt șterse accidental poate semnifica distincția dintre o cutie poștală organizată și haos.

8. Alegerea unei adrese de e-mail profesionale

Primul lucru pe care trebuie să-l faceți este să generați o adresă de e-mail profesională pentru compania dvs. Cu siguranță, puteți cere pur și simplu întregului personal să gestioneze e-mailurile de serviciu cu conturile lor. Dar este asta cu adevărat profesionist? Doriți să marcați credibilitatea afacerii dvs. încă de la început. Nu riscați ca e-mailurile vitale de serviciu să se piardă în combinație chiar atunci când vă începeți afacerea.

Mai degrabă, ar trebui să selectați un serviciu de e-mail de afaceri care să răspundă nevoilor cele mai elementare ale companiei dvs. Aceasta constă în securitate online, gestionarea contactelor, stocare suplimentară, gestionarea calendarului și alte funcții utile. De exemplu, Yahoo Small Business oferă un nume de domeniu gratuit atunci când vă abonați la o adresă de e-mail profesională.

9. Utilizarea răspunsului vs. Funcția Răspuns-Toate

Una dintre cele mai răspândite erori din e-mail este să faceți clic pe „răspunde” sau „răspunde la toate” în mod necorespunzător.

Să presupunem că sunteți adăugat la un e-mail la nivel de companie care are în vedere modificări ale politicii de vacanță. Doriți să-l întrebați pe șeful dvs. dacă este încă în regulă să întreprindeți un weekend de 4 zile în aprilie, dar apăsați din greșeală „răspunde tuturor” în loc să reacționați în mod privat la el. Acum, toți cei din birou sunt la curent cu o conversație privată între tine și managerul tău. Este incomod și să nu spun că este o etichetă proastă pentru e-mail.

Prin regulă, ar trebui să faceți clic pe „răspunde tuturor” atunci când reacția ta este demnă pentru toți cei din lanț. Dacă reacția ta este relevantă doar pentru unii oameni sau ceva la fel de ușor ca „bine, sună bine”, rămâi la „răspunde”.

10. Inclusiv O Semnătură

Este esențial să adăugați o semnătură la e-mailurile dvs. Aceasta oferă informații cheie de contact clienților și partenerilor externi companiei dumneavoastră. Acest lucru va permite rețelei dvs. să vă contacteze convenabil dacă apare ceva. O semnătură de e-mail trebuie să conțină numele, numărul de telefon profesional, titlul și adresa comercială. Unele persoane doresc să adauge o fotografie a lor sau un logo al unei companii în semnăturile lor. Acest lucru este excelent, dar asigurați-vă că semnătura dvs. nu primește mai mult de 4 rânduri de text. O semnătură umflată poate împiedica oamenii să citească conținutul adevărat al e-mailului dvs.

Pe baza poziției și a mărcii dvs., poate fi util să adăugați linkuri pentru rețelele de socializare (cum ar fi Twitter sau LinkedIn) în semnătură.

11. Faceți o închidere simplă

Există multe modalități de a vă semna e-mailurile. Câteva dintre cele mai răspândite semnări includ cu respect, sincer și cele mai bune urări. Puțini oameni s-ar putea bucura să experimenteze cu închiderea lor în funcție de starea de spirit a e-mailului, iar alții țin de o singură închidere în ceea ce privește toate comunicările.

Un simplu „mulțumesc” va fi suficient, conform Money. „Mulțumesc” nu pare a fi rigid sau încurcător. Este relevant pentru practic orice tip de schimb – îl puteți utiliza pentru a completa o notă pentru oricine, indiferent de nivelul lor în lanțul de departamente, comandă sau rol la firma dumneavoastră.”

Îmbunătățit încă, „Mulțumiri” a primit o rată de răspuns de 62% față de 46% pentru închiderile nerecunoscătoare.

Concluzie despre gestionarea e-mailurilor dvs. de afaceri

Folosind aceste sugestii și cele mai bune practici pentru a gestiona practicile de gestionare a e-mailurilor dvs. de afaceri , veți ajunge să direcționați comunicațiile pe canalul adecvat, comunicând mai rapid și mai eficient și veți reduce traficul de e-mail. Trimiteți și primiți e-mailuri mai rapid de citit, cu obiective simple, crescând posibilitatea ca destinatarii să reacționeze într-un mod preferat. controlați-vă e-mailul, calendarul și activitățile mai eficient, asigurându-vă că lucrați la sarcinile corecte la momentul potrivit, sporind productivitatea și asigurându-vă că nimic nu scapă din fisurile din căsuța dvs. de e-mail ocupată.