10 cele mai bune instrumente tehnologice pentru a deveni un muncitor productiv

Trăim într-o epocă în care totul se mișcă repede. Cu atât de multe sarcini și angajamente în jur, devine adesea extrem de dificil să ținem evidența tuturor întâlnirilor și termenelor limită. Ca urmare, majoritatea lucrătorilor devin rapid copleșiți, crezând că nu este niciodată suficient timp.

Dar în această lume în ritm rapid, nu există loc pentru scuze. De când tehnologiile AI au intrat pe piață, multe organizații au început să se concentreze asupra modului de a lucra mai mult de la un număr minim de angajați. Deci, nerespectarea termenelor limită în mod repetat de câteva ori îți poate pune capăt carierei.

Puteți vedea o mulțime de angajați mediocri și slab productivi sunt disponibilizați. Cu toate acestea, acum există multe instrumente tehnologice în jur care vă pot ajuta în mod remarcabil să rămâneți productiv în timp și să vă depuneți cel mai bun efort. În acest articol, vă vom prezenta unele dintre cele mai bune instrumente tehnologice pentru a deveni un lucrător productiv.

Să începem!

Caracteristici obligatorii ale unui instrument tehnologic pentru a vă face productiv

Când selectați un instrument, există câteva caracteristici cheie pe care trebuie să le luați în considerare cu atenție pentru a verifica dacă sunt disponibile. În caz contrar, va fi doar o pierdere de timp și bani. Mai jos am enumerat caracteristicile obligatorii pe care trebuie să le verificați în instrumentele selectate.

Prezentare generală a tabloului de bord

Un tablou de bord de prezentare generală este locul în care pot fi văzute toate informațiile relevante. Afișează un instantaneu al tuturor sarcinilor, termenelor limită, progresului echipei și indicatorilor cheie de performanță (KPI) într-un singur loc. Dacă sunteți implicat în mai multe proiecte, tabloul de bord de prezentare generală vă poate ajuta să vă verificați toate stările dintr-o privire.

Time Tracker

Un instrument de urmărire a timpului vă permite să vedeți cât timp petreceți pe diverse proiecte, sarcini sau sarcini în care sunteți implicat. Acest lucru vă permite să rămâneți concentrat, să nu mai pierdeți timpul și să finalizați proiectele alocate în timp util.

Citește și: 15+ strategii și tehnici eficiente de gestionare a timpului

Diagrama Gantt

O diagramă Gantt este o diagramă a ciclului de viață al unui proiect. Acesta defalcă sarcinile și sarcinile dependente, inclusiv termenele limită pentru fiecare. Este extrem de util pentru proiecte mari. Pentru că puteți vizualiza cu ușurință întregul flux al proiectului, puteți identifica blocajele și le puteți remedia în avans.

Panou Kanban

Kanban Board are relevanță pentru diagrama Gantt. Are un tablou de bord vizual care clasifică sarcinile în coloane (De făcut, În curs și Terminat). Ca rezultat, puteți verifica instantaneu care sub-sarcini au fost deja finalizate, care sunt în curs de desfășurare și care ar trebui să fie terminate în curând.

Calendar de sarcini

Această funcție vă poate ajuta să vă planificați și să vă programați sarcinile în funcție de termene limită, priorități și disponibilitate. Odată ce sunteți planificat și organizat, preveniți panica stresului de ultim moment.

Gestionați membrii echipei

Dacă sunteți un lider de echipă sau un manager, unul dintre KPI-urile dvs. ar trebui să fie cât de bine vă puteți gestiona subordonații. Deci, instrumentul tehnologic ar trebui să aibă capacitatea de a adăuga noi membri în el, astfel încât să le puteți urmări starea și progresul muncii.

Partajați și salvați fișiere și documente

Când gestionați o echipă, este posibil să doriți adesea să împărtășiți resurse valoroase cu membrii echipei. Cu siguranță veți căuta un canal securizat pentru a face acest lucru. Ca rezultat, căutați un instrument de productivitate care vă permite să încărcați, să partajați și să salvați fișiere și documente.

Rapoarte avansate cu statistici

Rapoartele avansate cu perspective sunt de obicei afișate statistic folosind grafice ușor de înțeles, diagrame circulare, diagrame cu bare etc., astfel încât să puteți lua rapid decizii bazate pe date.

Urmărirea reperelor

Într-adevăr, nu poți mânca un elefant întreg deodată, ci mușcătură cu mușcătură. În mod similar, proiectele mari par adesea copleșitoare. Acesta este motivul pentru care își are originea ideea de repere. Vă permite să împărțiți proiecte uriașe în sarcini mai mici și mai ușor de gestionat, atribuite în timp.

Integrare cu instrumente utile

Pentru a simplifica și automatiza sarcinile, instrumentul dvs. de productivitate trebuie să fie integrat cu instrumentele populare. Unele dintre aceste instrumente ar putea fi Slack, e-mail, biblioteca CRM, sistem de comunicare, social media etc.

Cele mai bune instrumente tehnologice pentru a deveni un muncitor productiv

Este cu adevărat o provocare să obții toate caracteristicile menționate mai sus într-un singur instrument. Mai mult, este de așteptat ca un instrument în care obțineți toate aceste caracteristici să coste mult. Cu toate acestea, în următoarea parte a acestei secțiuni, vă vom prezenta cele mai bune instrumente tehnologice pentru a deveni un lucrător productiv, listând caracteristicile lor cheie, astfel încât să puteți alege pe cea potrivită pentru dvs.

1. Manager de proiect WP

WP Project Manager este un instrument proeminent de manager de proiect bazat pe WordPress. Veți obține cele mai multe dintre caracteristicile de mai sus și multe altele suplimentare în acest instrument. Trebuie să îl instalați pe WordPress pentru a începe să utilizați pluginul. Vă permite să creați sarcini, să le atribuiți membrilor echipei, să stabiliți termene limită și să urmăriți progresul.

Cu interfața sa ușor de utilizat, puteți gestiona aceste sarcini într-un mod organizat, puteți partaja fișiere și puteți activa urmărirea timpului. Puteți chiar să împărțiți sarcinile în părți mai mici și să le distribuiți membrilor echipei, stabilind termene limită. WP Project Manager este un instrument ideal atât pentru indivizi, cât și pentru echipe.

Caracteristicile cheie ale WP Project Manager:

• Creați și adăugați sarcini, proiecte și echipe nelimitate
• Urmăriți timpul prin autentificare, oprire, pauză și intrare personalizată
• Diagramă Gantt și tablă Kanban
• Calendar interactiv de sarcini
• Gestionează rolurile membrilor echipei
• Setați modele și parametri pentru sarcini recurente
• Permite vizualizarea fișierelor de proiect într-un singur loc
• Tabloul de bord personal pentru toți utilizatorii
• Managementul prioritar
• În discuție de proiect
• Raportare avansată cu informații
• Urmărirea reperelor
• Compatibil cu front-end
• Integrare cu WooCommerce, BuddyPress, Slack, Github și multe altele

Pluginul are multe mai multe caracteristici și funcționalități. Are o versiune gratuită și premium. Verifică-le făcând clic pe butoanele atașate mai jos.

2. slăbiciune

Slack este o aplicație populară de mesagerie și colaborare pentru echipe. Este un instrument centralizat de mesagerie și partajare de fișiere care permite colaborarea în timp real. Datorită interfeței sale ușor de utilizat și a structurii organizate, chiar și începătorii pot comunica și colabora eficient folosind acest instrument.

Una dintre cele mai mari caracteristici ale Slack este că vă face fluxurile de lucru mult mai simple prin canale, mesaje directe și integrări cu alte instrumente. Canalele vă permit să împărțiți conversațiile în proiecte, departamente sau subiecte, astfel încât nimeni să nu se piardă și să poată obține toate informațiile necesare.

Mai mult, Slack are integrări cu Google Drive, Trello și Zoom. Drept urmare, puteți partaja fișiere, puteți participa la întâlniri și puteți gestiona sarcini fără a fi nevoie să comutați între diferite platforme.

Caracteristicile cheie ale Slack:

• Creați canale pentru comunicarea organizată și bazată pe proiecte
• Trimiteți mesaje în conversii private
• Partajați fișiere și documente
• Integrare cu numeroase instrumente utile
• Efectuați apeluri video și vocale
• Setați preferințe de notificare personalizabile
• Afișează actualizările privind starea reacțiilor emoji
• Suportă aplicații mobile și desktop
• Istoricul mesajelor este ușor de căutat
• Creați fire de mesaje pentru comunicare organizată

3. ClickUp

ClickUp este un instrument de management de proiect binecunoscut și bogat în funcții, care vă poate ajuta să organizați fluxurile de lucru și să urmăriți proiectul. Vine cu multe caracteristici utile pentru gestionarea sarcinilor, cum ar fi liste de sarcini personalizabile, panouri de proiect, cronologie și multe altele.

Cu ele, puteți monitoriza cu ușurință progresul, puteți prioritiza sarcinile importante și le puteți atribui diferitelor lucrări dintr-un singur loc. Ca rezultat, nu trebuie să depindeți de mai multe instrumente. De asemenea, are integrare cu alte aplicații populare precum Slack, Google Drive, Zoom și multe altele.

ClickUp este ideal pentru echipe mici datorită flexibilității sale. Urmărirea timpului, stabilirea obiectivelor și rapoartele de progres fac și mai ușor pentru echipe să rămână la program și la linie.

Caracteristicile cheie ale ClickUp:

• Liste de sarcini personalizabile și panouri de proiect
• Afișați sarcini într-o listă, panou, Gantt sau calendar
• Stabiliți priorități în funcție de dependențele sarcinilor și de repere
• Partajați fișiere și documente
• Permite colaborarea și comentarea în timp real
• Activați automatizarea pentru sarcini repetitive
• Vine cu instrumente de raportare și analiză
• Are atât aplicații pentru mobil, cât și pentru desktop
• Ușor de setat notificări și mementouri
• Proiectați fluxuri de lucru și stări personalizabile
• Integrare cu multe instrumente populare și utile

4. Microsoft Teams

Microsoft Teams este un instrument unic de comunicare și colaborare pentru echipe. Vă permite să discutați, să participați la conferințe video și să partajați fișiere între membrii echipei. Ca rezultat, programați apeluri, întâlniri și sarcini dintr-un singur loc, fără a sări în mai multe instrumente/platforme.

Astfel, economisește timp în culegerea de informații și o planificare mai bună cu calendare și liste de activități. Pe lângă integrările cu mai multe instrumente, controlul proiectelor și chat în timp real, obțineți mai mult în mai puțin timp.

Caracteristici cheie ale Microsoft Teams:

• Chat și mesaje directe
• Ușor de gestionat echipe și de organizat canale
• Partajați fișiere și documente în timp real
• Permite partajarea ecranelor în timpul întâlnirilor
• Configurați notificări personalizabile
• Integrare cu multe instrumente terțe
• Adăugați fundaluri virtuale pentru apelurile video
• Suport mobil și desktop
• Securitate și conformități
• Organizați sarcinile cu liste de activități

5. Comutați pe urmărire

Toggl Track este o aplicație dedicată de urmărire a timpului. Cu aceasta, poți urmări cât timp petreci tu și membrii echipei pe parcursul zilei de lucru. Vine cu o interfață ușor de utilizat, unde puteți verifica starea actuală a proiectelor dvs. în derulare în timp real.

Puteți clasifica foile de pontaj în funcție de proiecte și sarcini. Deci, indiferent dacă lucrați la un proiect al unui client, intern sau personal, aplicația vă asigură că utilizați fiecare minut. Rapoartele și analizele sale cuprinzătoare vă permit să vedeți instantaneu dacă orice proiect sau parte dintr-un proiect consumă timp suplimentar în mod inutil.

Astfel, puteți descoperi ineficiențe, astfel încât să vă puteți dezvolta sau să ghidați membrii echipei să fie productivi. În plus, puteți verifica și care dintre angajații dvs. sunt comparativ mai productivi.

Caracteristicile cheie ale Toggl Track:

• Urmărirea timpului ușor de utilizat cu cronometre de pornire/oprire
• Include urmărire și monitorizare în timp real
• Etichete personalizabile pentru urmărirea timpului
• Oferă rezumate de timp zilnic și săptămânal
• Tabloul de bord pentru prezentari generale și analize
• Ușor de gestionat mai multe spații de lucru
• Permite exportul de rapoarte în diverse formate (CSV, PDF)
• Urmărirea orelor facturabile
• Suport pentru desktop și dispozitive mobile

6. Google Calendar

Google Calendar este un calendar gratuit, dar popular, utilizat pe scară largă pentru a gestiona corect programele pentru activitățile dvs. Cu aceasta, puteți prezenta vizual programele zilnice, săptămânale și lunare și le puteți împărtăși membrilor echipei. Acesta permite echipei dumneavoastră să se pregătească înainte de începerea oricăror evenimente critice.

Cel mai bun lucru despre Google Calendar este că puteți trimite mementouri și alerte pentru datele viitoare. Împiedică lucrătorii să rateze termenele limită sau numirile. Google Calendar are integrare cu nenumărate instrumente și aplicații din jur.

Deoarece acest lucru este complet gratuit, trebuie să utilizați Google Calendar în viața profesională de zi cu zi pentru a fi mai concentrat și organizat.

Caracteristici cheie ale Google Calendar:

• Afișați evenimentele după vizualizări zilnice, săptămânale și lunare
• Diferențierea evenimentelor prin codificarea culorilor
• Setați notificări și mementouri personalizabile
• Partajați calendare cu membrii echipei
• Definiți fusurile orare pentru echipele globale
• Integrari cu nenumarate instrumente si aplicatii
• Suport pentru desktop și mobil
• Permite căutarea în istoricul evenimentelor

7. Google Workspace

Google Workspace (cunoscut anterior ca G Suite) este o suită de soluții de productivitate în cloud pentru simplificarea sarcinilor și colaborarea. Include multe aplicații populare, cum ar fi Gmail, Google Drive, Google Docs, Google Sheets, Google Slides și Google Meet. Sper că ești deja familiarizat cu multe dintre ele.

Una dintre cele mai mari abilități ale Google Workspace este că simplifică procesul pentru membrii echipei de a partaja și deschide documente, foi de calcul și prezentări în timp real. Integrarea cu Google Meet și Google Chat permite membrilor echipei să înceapă întâlniri video ori de câte ori apare vreo urgență.

Deoarece aceasta se bazează pe cloud, lucrătorii se pot alătura de oriunde și de pe orice dispozitiv. Deci, chiar dacă sunteți într-un tur, vă puteți verifica documentele echipei dacă aveți cel puțin un smartphone și conexiune la internet.

Caracteristici cheie ale Google Workspace:

• Suport Gmail pentru comunicare profesională prin e-mail
• Ușor de partajat și stocat fișiere în Google Drive
• Google Docs permite documentarea rapidă
• Foaie de calcul Google pentru menținerea calculului financiar
• Integrează Google Calendar pentru programarea evenimentelor
• Suport de domeniu personalizat pentru e-mailul de afaceri
• Integrează nenumărate instrumente terțe
• Suport pentru dispozitive mobile și desktop
• Opțiune de căutare avansată în toate instrumentele

8. Zoom

Zoom este un instrument de videoconferință bine-cunoscut, care a devenit o alternativă puternică pentru lucrul la distanță și colaborarea virtuală. Permite angajaților să interacționeze cu apeluri video și audio de bună calitate, care pot fi, de asemenea, folosite pentru întâlniri, seminarii web și instruire oricând.

Zoom este simplu de utilizat și accesibil pe mai multe dispozitive. Vă permite să partajați ecranul în timpul conferinței live în timp real, să prezentați fișierele și documentația dvs. PPT și să vă alăturați mai multor persoane pentru a începe întâlnirile. Deci, distanța fizică nu mai este o problemă.

Astăzi, veți găsi aplicația Zoom atât pe mobil, cât și pe desktop. Deci, chiar dacă sunteți într-un tur, vă puteți alătura instantaneu la orice întâlnire urgentă dacă aveți doar o conexiune la internet.

Caracteristicile cheie ale Zoom:

• Rulați conferințe audio și video de înaltă calitate
• Setați fundal virtual în timpul întâlnirii
• Înregistrați întâlnirea în stocarea în cloud
• Găzduiește webinarii pentru un public larg
• Integrați calendarul pentru programarea întâlnirilor
• Integrare cu multe instrumente terțe
• Caracteristica sala de asteptare
• Permite partajarea fișierelor în timpul întâlnirilor
• Lăsați participanții să ridice mâinile în timpul întâlnirii
• Include suporturi pentru mai multe dispozitive

9. Gramatical

Scrisul este o parte esențială a aproape oricărei locuri de muncă astăzi. Fără o stăpânire puternică asupra aspectului gramatical și al formării propozițiilor, este imposibil pentru oricine să evite erorile gramaticale, chiar dacă ești foarte atent. Gramatical ar putea fi un salvator viabil în acest caz.

Grammarly este asistentul tău de scriere preferat. Vă poate ajuta în mod remarcabil să simplificați comunicarea și să creați o scriere fără erori. Verifică instantaneu gramatica, ortografia și semnele de punctuație pentru a vă ajuta să redactați o scriere fără erori. Astfel, vă poate scuti de orice gafă.

Vă poate îmbunătăți eficiența prin automatizarea editării și prin rectificarea erorilor scrise. Este ușor de integrat pe diverse platforme, inclusiv browsere, clienți de e-mail și procesoare de text.

Caracteristicile cheie ale Grammarly:

• Detectează tonul și scrie în funcție de contexte
• Verificați plagiatul pentru autenticitate
• Sugerează pentru mai multă claritate și concizie
• Compatibil cu diverse platforme
• Oferă feedback în timp real în timpul tastării
• Vă puteți revizui copiile de vânzări și promoționale
• Corectează erorile de punctuație
• Sugerează sinonime

10. ChatGPT

În prezent, trăim într-o lume care este puternic influențată de inteligența artificială (AI), care crește fără încetare. Așadar, este complet imposibil ca oricare dintre noi să avanseze și să concureze cu ceilalți dacă nu adoptăm AI în viața noastră de zi cu zi. Dar instrumentul care a adus AI tuturor oamenilor obișnuiți și a făcut-o incredibil de adaptabil tuturor este ChatGPT.

ChatGPT poate scrie e-mailuri, rapoarte, idei și chiar rezolvarea de probleme complexe pentru dvs., economisind timp prețios. Acest lucru este util în special în scopuri de cercetare, pentru a scurta texte lungi, a deconstrui subiecte dificile și a automatiza sarcini repetitive. Cel mai mare punct de vânzare este flexibilitatea sa.

Îl puteți folosi pentru a genera idei, pentru a crea schițe sau chiar pentru a corecta un document. Dacă încă nu sunteți familiarizat cu AI, începeți călătoria cu ChatGPT.

Caracteristicile cheie ale ChatGPT:

• Oferă răspunsuri la întrebările dvs. folosind procesarea limbajului natural
• Poate ajuta la scriere, generare de imagini, suport personalizat, traducere și multe altele
• Ușor de scris coduri și de detectat erori în fragmentele de cod
• Ajutor la brainstorming și generarea de idei
• Rezumați texte și articole lungi
• Simplifica subiectele dificile

Închiderea: pe care ar trebui să o alegeți

După cum am menționat mai devreme, este destul de dificil să găsești toate caracteristicile și funcționalitățile necesare disponibile într-un singur instrument. Acesta este motivul pentru care majoritatea oamenilor, echipelor și birourilor din jur depind de mai multe instrumente. În plus, sarcinile și scopurile (persoană, echipă, birou etc.) pentru care căutați un instrument ar putea fi de asemenea luate în considerare.

Așadar, iată sugestia noastră, care vă poate accelera procesul de gândire în selectarea celui mai bun instrument de productivitate.

• Explorați toate instrumentele gratuite disponibile în proiectul personal și de echipă potrivit
• Utilizați WP Project Manager dacă vă place să rulați o aplicație de proiect bazată pe web
• Luați în considerare managerul de proiect WP dacă cele mai multe proiecte sunt pe WordPress
• Utilizați Slack pentru comunicare în timp real și integrați Google Meeting cu acesta
• Integrați Google Calendar în instrumentele dvs. pentru programarea evenimentelor
• Utilizați Zoom dacă doriți să găzduiți seminarii web, permițând multor persoane să se alăture acestuia

Sper că aceste recomandări vă pot ajuta pe lista scurtă a instrumentelor și să vă decideți pe cele potrivite pentru proiectele dvs. Dacă aveți întrebări sau păreri, menționați-o în caseta de comentarii de mai jos.