Beneficiile software de management al timpului pentru a crește productivitatea echipei

Convingerea că timpul de urmărire ne va face mai lenți în loc să îl facem mai rapid nu este altceva decât o eroare. În lumea reală, urmărirea timpului vă permite să vă măsurați ritmul de lucru, să vă adaptați la termenele limită și să vă permiteți în mod constant să vă provocați pentru a vă depăși performanțele anterioare. În această eră digitală, urmărirea corectă a timpului necesită software în zilele noastre. Și există o serie de beneficii notabile ale software-ului de gestionare a timpului pe care le vom discuta în postarea de astăzi.

De la începutul și până la sfârșitul unui proiect, veți întâlni câteva scenarii comune precum „De câte ore avem nevoie pentru a finaliza acest proiect?”, „Ce angajat poate face acest lucru mai repede?”, „Cine este cel mai calificat pentru a delega. o sarcină?”, „Cum să îmi îmbunătățesc ofertele și estimările?” si multe altele.

Așadar, țineți-vă bine pentru a descoperi cum beneficiile software-ului de gestionare a timpului vă pot ajuta să finalizați lucrurile și să profitați la maximum de timpul dvs. De asemenea, aflați cum să prioritizați sarcinile, să vă gestionați proiectele și să vă creșteți productivitatea printr-un proces adecvat de gestionare a timpului.

Importanța managementului timpului în proiecte pentru afaceri

În multe afaceri, vedem adesea că proiectele nu sunt finalizate la timp. Acest lucru se datorează faptului că nu au un proces adecvat de gestionare a timpului. Mai esențial, ei nici măcar nu realizează importanța managementului timpului în afaceri. Deci, iată care sunt factorii care fac managementul timpului atât de important.

Managementul timpului vă permite să:

• Învățați să vă gestionați timpul și resursele mai eficient pentru a crește productivitatea și a lucra mai mult.
• Finalizați proiectele la timp și în limita bugetului
• Vizualizați și controlați starea proiectului
• Prognoza programelor și resurselor viitoare ale proiectelor
• Managerii de proiect să aibă un control strâns asupra timpului și cheltuielilor
• Gestionați-vă timpul în timp ce lucrați la proiecte, astfel încât să lucrați mai eficient

Care sunt principalele beneficii ale unui software de gestionare a timpului sau de urmărire?

Pe măsură ce ne gestionăm afacerea cu o soluție de urmărire a timpului, am găsit că următorii factori, obținuți din experiența noastră, sunt folositori.

Impingerea angajaților să respecte termenele limită presante

Dacă angajații dvs. folosesc software de gestionare a timpului, atunci ei pot vedea starea sarcinilor lor din tabloul de bord software sau din listele de sarcini. Acest lucru îi va determina să își prezinte sarcina delegată în timp util.

Ajutați-vă colegii de echipă să urce la sarcinile cu prioritate superioară

Este un fenomen destul de obișnuit că, după ce termină o anumită sarcină, angajații tăi nu își pot da seama pe ce sarcină ar trebui să se concentreze sau cu care să înceapă. Acesta este exact locul în care un instrument de urmărire a timpului vine în ajutor. Cu aceasta, ei nu numai că pot vedea sarcinile următoare, ci pot vedea și nivelul de prioritate (scăzut, mediu și ridicat) al unei sarcini. Astfel, un angajat își poate măsura timpul pentru sarcinile care i-au fost atribuite și poate trece la următoarea sarcină care necesită o prioritate mai mare.

Îmbunătățirea cotațiilor și estimărilor pentru o relație solidă cu clienții

Urmărirea timpului pentru fiecare parte din proiect vă va permite să generați rapoarte despre diferite tipuri de sarcini necesare pentru a fi finalizate. Pe baza acestui raport, vă puteți face cu ușurință presupuneri și, astfel, puteți estima timpul necesar pentru finalizarea unui proiect, oferind cotații îmbunătățite clienților dvs.

Măsurarea cu acuratețe a orelor facturabile

Dacă echipa dvs. durează inutil de mult timp pentru a finaliza un anumit proiect sau o serie de sarcini, atunci facturarea clienților în raport cu acel timp nu va da rezultate bune. Clientul tău își poate pierde încrederea în tine, deoarece el sau ea ar putea crede că îi plătești mai mult decât meriți. Prin urmare, trebuie să identificați și să reduceți orele nefacturabile.

Vestea bună este că, dacă vă măsurați în mod corespunzător sarcinile, atunci vă puteți factura clientul în funcție de cantitatea netă de timp și muncă, realizată de întreaga echipă.

Evitarea „deformarii cerințelor”

Lipsa unei definiții bine definite, a documentării corecte și a controlului vă poate duce la problema de deplasare a caracteristicilor, care poate crește treptat în timp. În plus, scope creep funcționează ca o restanță a proiectului dumneavoastră.

Potrivit sondajului Pulse of the Profession din 2018 al PMI, 52% dintre proiecte au avut probleme cu sfera de aplicare.

Pe măsură ce veți urmări timpul pentru fiecare sarcină, va fi mai ușor pentru clientul dvs. să înțeleagă faptul că nu trebuie să ridice nicio cerință.

Plătiți liber profesioniști sau antreprenori pentru ceea ce merită cu adevărat

Cu o soluție de urmărire a timpului, puteți urmări durata totală a timpului de lucru al contractorilor sau liber profesioniștilor dumneavoastră. Acest lucru vă asigură că îi plătiți pentru ceea ce merită cu adevărat sau pentru ceea ce au făcut cu adevărat. Acest lucru poate fi implementat în același mod în care personalul dvs. completează foile de pontaj în același sistem de urmărire a timpului.

Monitorizarea stării tuturor sarcinilor la un moment dat

Când gestionați diferite proiecte în același timp, devine foarte greu să cunoașteți starea unei sarcini la cerere. Vei simți că sarcinile vin pe drumul tău și ies treptat din calea ta.

Cu toate acestea, cu opțiunile de căutare avansate, va trebui doar să puneți numele unei anumite sarcini sau numele utilizatorului asociat sarcinii pe bara de căutare și să apăsați butonul Enter pentru a salva o sarcină pierdută. În plus, un instrument de urmărire a timpului, cu un tablou de bord dedicat, vă va ajuta să obțineți o vedere generală a tuturor sarcinilor tuturor proiectelor.

Îmbunătățirea programelor de proiect la un interval de timp mai realist

Indiferent de cât de îndemânatic și de experiență ai fi în a estima corect programul proiectului, va exista întotdeauna incertitudine pentru a finaliza o lucrare într-un interval de timp specificat. Dacă nu reușiți să vă trimiteți proiectele în perioada specificată, atunci clientul dumneavoastră vă va considera „neprofesionist”.

Pe de altă parte, dacă aveți suficiente date despre proiecte sau sarcini finalizate anterior, puteți determina timpul estimat pentru a finaliza un proiect și, astfel, stabilirea programelor de proiect la un interval de timp mai realist devine mai ușor pentru dvs.

Obținerea oportunității de a compara proiecte și de a îmbunătăți eficiența

Cu istoricul datelor anterioare ale proiectelor realizate anterior, puteți compara proiectele finalizate în prezent, astfel încât să puteți măsura dacă luați același timp sau mai puțin. Acest lucru va deschide cu siguranță calea pentru a vă provoca, împreună cu întreaga echipă, să faceți aceeași sarcină într-un timp mai scurt.

Evitarea problemelor de supraîncărcare

Când primesc sarcini atribuite, un număr mare de oameni le iau cu inimă bună - pentru că astfel de oameni le place să-i ajute pe alții. Dar pe măsură ce timpul trece, acele sarcini sunt aliniate în fața lor și devine foarte greu să le duci la bun sfârșit. Urmărind timpul în mod corespunzător, puteți simți cine durează mai mult pentru a executa sarcini și puteți identifica dacă sunt împovărați cu supraîncărcarea sarcinilor.

Recompensează colegii de echipă eficienți

Dacă urmăriți timpul exact, luat de un anumit coechipier, pentru a finaliza o anumită serie de sarcini și dacă observați că el sau ea și-a îndeplinit obiectivele și a efectuat o muncă suplimentară, atunci este timpul să o recompensați. Acest stimulent îl va ajuta să facă mai bine în viitor.

Transformați-vă rezultatele muncii la maximum cu cel mai bun software de gestionare a timpului

Sper că ați notat aceste beneficii uimitoare ale software-ului de gestionare a timpului. Sperăm că aceste beneficii vă vor influența cu siguranță pentru a obține echipa eficientă a software-ului de gestionare a timpului sau de urmărire, deoarece pentru unele industrii, este obligatoriu să măsurați orele de lucru ale angajaților dvs. în scopuri de raportare și conformitate. Și, privind beneficiile, este destul de evident că utilizarea software-ului de gestionare a timpului vă va oferi un salt cuantic față de concurenții dvs.

În plus, un instrument de urmărire a timpului online vă va elibera în întregul univers, deoarece vă puteți accesa tabloul de bord oricând doar cu conexiune la internet de pe orice tip de dispozitiv. Acesta este motivul pentru care aveți nevoie de un software de urmărire sau de gestionare a timpului fiabil și puternic, care poate spori eficacitatea eforturilor echipelor dvs.

Un astfel de instrument robust este WP Project Manager , care nu numai că vă ajută să vă gestionați eficient sarcinile dvs. și ale echipei dvs., dar și ține evidența timpului tuturor proiectelor pentru a vă asigura că dvs. sau echipa dvs. nu depășiți termenul limită. Așadar, dacă vă străduiți să gestionați sau să urmăriți timpul proiectului sau al oricărui membru al echipei, atunci acest instrument poate face cu siguranță o diferență în gestionarea timpului sarcinilor.

dacă vă place să citiți conținut pe subiecte gata și interesante, atunci alăturați-vă celor peste 63.000 de cititori abonându-vă la buletinele noastre informative.