O listă de verificare eficientă pentru achiziționarea de software de management de proiect

Software-ul de management de proiect este obligatoriu dacă conduceți deja o afacere. Vă va ajuta să gestionați un proiect în fiecare pas de la distribuirea sarcinilor până la stabilirea termenelor limită.

Pentru a începe și a finaliza proiectul mai rapid într-un mod organizat, nu există nicio alternativă la un software de management de proiect.

Indiferent dacă intenționați să cumpărați un software de management de proiect sau să îl actualizați pe cel existent, aveți nevoie de o listă de verificare înainte de a face mișcarea finală. După cum știți, o listă de verificare este crucială, indiferent de tipul de manager de proiect pe care îl alegeți.

Când sunteți gata cu cerințele software-ului dvs. de management de proiect pentru cumpărare, nu veți pierde nicio caracteristică după achiziționarea acestuia.

Deci, să aruncăm o privire la această listă de verificare pe care am pregătit-o pentru tine.

De ce ar trebui să utilizați un software de management de proiect

Înainte de a intra în lista de verificare a cerințelor software-ului de management de proiect, permiteți-mi să vă informez cum vă va ajuta software-ul de management de proiect în multe feluri. Aici sunt descrise câteva dintre punctele cheie pentru o mai bună înțelegere.

Colaborare ușoară în echipă: atunci când gestionați un proiect mare, este important să dezvoltați comunicarea cu toți cei asociați cu proiectul pentru un rezultat mai bun. Un instrument de management de proiect ajută la colaborarea interfuncțională pentru a simplifica munca echipei. Puteți comunica cu oamenii potriviți în proiectul potrivit folosind acest instrument.

Distribuirea sarcinilor: Odată ce ați instalat acest software, veți putea distribui cu ușurință toate sarcinile fiecărui membru al echipei. Puteți atribui fiecărui membru o anumită sarcină. Dacă cineva nu este sigur de îndatoririle sale, poate verifica lista de sarcini ce trebuie făcut și când trebuie făcut. De asemenea, vă permite să indicați ce pași sunt secvențiali și ce sarcini depind unul de celălalt.

Planificare adecvată: fără o planificare adecvată, nimic nu poate fi realizat. După cum știți, procesul de planificare a proiectului necesită mult timp pentru a mapa toți pașii importanți. Software-ul de management de proiect vă oferă posibilitatea de a stabili cu ușurință o ierarhie de sarcini pentru finalizarea eficientă și eficientă.

Urmărirea proiectelor: Un alt motiv excelent pentru a vă baza pe instrumentele de management de proiect este capacitatea de urmărire a proiectelor. Urmărirea progresului unui proiect are o mare valoare. Vă permite să colectați date despre membrii echipei pentru a le cunoaște ritmul de lucru. Folosind aceste date, un lider de echipă va putea face o estimare mai precisă a timpului mai târziu. Acest lucru creează performanțe mai bune și rezultate mai rapide.

Partajarea documentelor: un software de management de proiect creează o platformă de stocare centralizată unde membrii echipei pot accesa toate fișierele și documentele necesare. În acest fel, puteți reduce dependența unul față de celălalt. Toată lumea își poate finaliza sarcinile fără a amesteca mii de e-mailuri pentru informațiile necesare.

Citiți, de asemenea, 11 cele mai bune moduri de a vă crește eficiența managementului de proiect cu un manager de activități automatizat.

Pregătiți o listă de verificare pentru cerințele software de management de proiect înainte de a cumpăra un instrument de management de proiect

Bănuiesc că fiecare dintre noi are experiența de a ne întoarce acasă fără să cumpărăm ceva ce trebuia să cumpărăm, doar pentru că nu am făcut o listă. Nu repeta aceeași greșeală în timp ce cumpărați software de management de proiect pentru afacerea dvs.

Când sunteți hotărât să cumpărați un instrument de management de proiect, trebuie să aveți o listă de verificare. Lista dvs. de verificare ar trebui să conțină subiectele menționate mai jos.

• Ușurință în utilizare
• Capacitatea de planificare a proiectelor
• Abilitatea de urmărire a timpului
• Capacitatea de gestionare a sarcinilor
• Potenţialitate de economisire a timpului
• Prețuri

Să vedem aceste cerințe de sistem de management de proiect în detaliu-

Ușurință în utilizare

Ușurința în utilizare ar trebui să fie prioritatea dvs. Asigurați-vă că orice software în care investiți este ușor de utilizat. Unele instrumente renumite sunt foarte complicat de utilizat, iar utilizatorii necesită câteva zile de instruire. Ar trebui să evitați aceste instrumente pentru că nu veți instrui fiecare membru al echipei separat.

Cel mai bun produs pentru tine va fi ceva ușor de utilizat și care se va potrivi perfect echipei tale. Nu vă faceți griji; multe instrumente oferă teste gratuite, astfel încât veți avea șansa de a vedea cum funcționează înainte de a lua decizia finală de a cumpăra.

Capacitatea de planificare a proiectelor

Rolul principal al unui software de management de proiect este de a permite utilizatorilor săi să creeze planuri de proiect în mod eficient. Când sunteți un manager de proiect productiv, trebuie să începeți proiectul creând planuri de la zero. Alegeți un instrument care vă va permite să faceți unele sarcini specifice, cum ar fi,

• Data începerii proiectului
• Termen limită
• Timp estimat pentru finalizarea proiectului
• Persoane implicate în proiect
• Etichete speciale
• Prioritate

Odată ce ați planificat cu succes aceste lucruri, vă veți duce proiectul la bun sfârșit în cel mai scurt timp posibil, fără a rata niciun termen limită.

Abilitatea de urmărire a timpului

În calitate de manager de proiect, trebuie să cunoașteți starea actuală a fiecărui proiect aflat în derulare. Funcțiile de urmărire a timpului sau de urmărire a progresului unui software de management de proiect vă pot ajuta cu adevărat în această situație. Funcția de urmărire a timpului îi ajută pe managerii de proiect să urmărească munca prin contract, orele angajaților și timpul facturabil petrecut pe proiecte.

Cu soluții de raportare a proiectelor în timp real, veți putea extrage date din diferite zone ale software-ului de management al proiectelor. Apoi, îl puteți folosi instantaneu pentru a genera rapoarte despre starea actuală a proiectului. Vă permite să urmăriți progresul de lucru al membrilor echipei.

Capacitate de management al sarcinilor

Cea mai bună strategie pentru a finaliza o sarcină este de a o împărți în mai multe sub-sarcini. Îmbunătățește din punct de vedere psihologic membrii echipei să atingă obiectivul și, în același timp, să minimizeze presiunea finală. Software-ul ales ar trebui să vă permită;

• Setați dependențe de o sarcină
• Creați și gestionați subsarcini din sarcini mai mari
• Setați o sarcină să se repete sau să se repete la o oră sau o dată specificate
• Atribuiți mai mult de un utilizator unei sarcini
• Importați o listă de sarcini dintr-un fișier extern

Potenţialitate de economisire a timpului

Alegeți un astfel de software de management de proiect care vă poate economisi timpul pe scară largă. Un lucru pe care fiecare persoană îl urăște este să repete aceeași sarcină iar și iar. Această repetare va crea probleme pentru respectarea termenului limită. Dar, unele sarcini au nevoie de repetare, cum ar fi trebuie să creați o sarcină la începutul fiecărei luni sau în fiecare săptămână.

În această situație, funcții precum sarcinile recurente ale unui software de management de proiect vă pot ajuta. Această funcție va crea sarcina la începutul fiecărei luni, fără să vă amintiți să o faceți. Nu orice software de management de proiect are această caracteristică. Deci, alegeți cu înțelepciune.

Prețuri

Prețul este un mare „factor X” în timp ce cumpărați orice. Desigur, fiecare startup sau companie de dimensiuni mici dorește să economisească bani pe software-ul lor, în timp ce își conduce afacerea cu un buget redus. În general, instrumentele cu mai multe caracteristici costă mai mulți bani. Dar, nu există nicio garanție că fiecare dintre aceste caracteristici este adecvată pentru afacerea dvs.

Deci, alegeți un software de management de proiect care să corespundă tuturor cerințelor dumneavoastră. Dar mai întâi, fiți clar câți bani sunteți gata să cheltuiți pentru a cumpăra instrumentul dorit.

Cel mai bun software de management de proiect în 2024

Nimeni nu vrea să facă compromisuri pentru a asigura cel mai bun produs sau serviciu pentru afacerea sa. Deci de ce faci?

Alegerea corectă este uneori dificilă. Dar, atunci când ești clar ce cauți, atunci poți găsi cu ușurință cea mai bună soluție.

Cu toate acestea, în acest paragraf, vom afla despre unele dintre cele mai bune software de management de proiect din epoca recentă. Toate aceste articole sunt alese cu grijă pentru a vă ajuta-

• Manager de proiect WP
• Trello
• JIRA
• în amonte
• Panoramă

Așadar, selectați-l pe cel mai bun care se potrivește cu majoritatea cerințelor dumneavoastră.

Manager de proiect WP

WP Project Manager este unul dintre cele mai bune software de management de proiect de până acum, cu funcționalitatea sa extrem de ușor de utilizat. Vine atât cu versiuni gratuite, cât și cu versiuni premium. Peste 10.000 de companii folosesc în mod activ versiunea gratuită WP Project Manager. Vă oferă posibilitatea de a crea proiecte, de a atribui sarcini angajaților, de a stabili etape și multe altele.

Versiunea WP Project Manager pro vine cu mai multe funcții uimitoare, cum ar fi urmărirea timpului, factură, panou kanban, diagramă Gantt și gateway stripe. Puteți încerca demo-ul gratuit înainte de a-l cumpăra. În plus, vine cu mai multe planuri de prețuri. Deci, sugestia mea, dacă vă prețuiți banii, atunci alegeți Managerul de proiect WP.

Caracteristicile cheie ale WP Project Manager

• Diagrama Gantt care vă va ajuta să cunoașteți progresul proiectului
• Tablă Kanban pentru gestionarea sarcinilor
• Tracker avansat de timp pentru urmărirea timpului
• Sistem de raportare cu generare automată
• 3 tipuri de etape – reper viitoare, finalizate și întârziate
• Gestionarea automată a sarcinilor recurente pentru a evita redundanța
• Magazin WooCommerce și BuddyPress integrate
• Personalizați permisiunea pentru a controla capacitatea echipei

Trello

Trello este cel mai cunoscut software de management de proiect de până acum. Oamenilor le place să-i spună placa Trello decât să-l numească manager de proiect Trello. În Trello, fiecare proiect este cunoscut ca o placă. Această tablă este împărțită în „Liste” și „Carti”. Cărțile sunt trasabile. Puteți urmări cu ușurință progresul proiectului prin Trello.

Spre deosebire de alte alternative Trello, Trello este receptiv pentru dispozitive mobile, astfel încât să puteți experimenta o tranziție fără probleme între desktop și dispozitive mobile. Versiunea gratuită a Trello trebuie să merite o încercare.

Caracteristicile cheie ale Trello

• Opțiune de personalizare pentru coșul de sarcini cu acțiune suplimentară
• Abordare simplă prin glisare și plasare
• Vizualizare calendar
• Opțiune de comentare cu sarcina
• Sarcina de gestionare rapidă a listei de verificare
• Memento cu notificare prin e-mail.

JIRA

Jira este un alt software popular de management de proiect. Vă permite să creați foi de parcurs pentru proiecte pentru a mapa toate proiectele în derulare. Oferă o interfață drag-and-drop care permite unui manager de proiect să gestioneze fiecare detaliu al proiectului. Sistemul oferă funcționalități pentru a crea povești și probleme ale utilizatorilor, pentru a planifica sprinturi și pentru a distribui sarcini în cadrul echipei.

Jira are o versiune mobilă pentru utilizatorii de Android și iOS, care nu este disponibilă pentru majoritatea alternativelor Jira. Deși Jira se concentrează în principal pe afaceri la nivel de întreprindere, puteți încerca ca startup.

Caracteristicile cheie ale JIRA

• Plăci Scrum personalizate.
• Oferă panouri Kanban pentru identificarea progresului sarcinilor.
• Tabloul de bord personalizabil al proiectului.
• Foaie de parcurs pentru planificarea lucrărilor proiectului.
• Urmăritor puternic de erori și probleme.
• Fluxuri de lucru personalizabile.
• Filtre de căutare personalizate pentru a vedea ceea ce este important.
• Numeroase rapoarte Agile pentru urmărirea performanței.

în amonte

Upstream este un plugin de management de proiect care vă permite să gestionați cu ușurință orice tip de proiect, chiar din site-ul dvs. WordPress. Clienții dvs. pot urmări progresul proiectului lor prin vizualizarea proiectului front-end.

Deși nu a câștigat încă acest nivel de popularitate, este foarte capabil să vă ajute pentru a vă finaliza proiectul într-un mod organizat. Veți avea flexibilitatea de a vă personaliza proiectele, sarcinile, erorile, muștele și reperele. Versiunea gratuită de Upstream merită încercată.

Caracteristici cheie ale Upstream

• Șabloane front-end personalizabile
• Calendare frumoase și diagrame Gantt
• Instrument de urmărire a reperelor pentru a măsura progresul
• Urmărirea erorilor și raportarea problemelor
• Complet personalizabil
• Prietenos pentru dezvoltatori
• Firul de discuție al proiectului

Panoramă

Panorama este ultimul, dar nu cel mai puțin, element ales pe lista noastră de cele mai bune software-uri de management de proiect. Vine cu o funcționalitate ușor de utilizat și un tablou de bord ușor de utilizat. Până acum, are peste 1000 de instalări active. Se potrivește perfect oricărei companii de dimensiuni mici.

Panorama permite vizualizarea instantanee a stării proiectului pentru clienți și membrii echipei. Fiecare utilizator va primi propriul tablou de bord pentru a-și vedea lucrările în curs și este, de asemenea, personalizabil. În plus, veți primi o pagină unică pentru fiecare proiect. Vă oferă opțiunea de a păstra toate informațiile, cum ar fi documentele, etapele, etapele și sarcinile într-un singur loc.

Caracteristicile cheie ale Panorama

• Discuție despre proiect și comentariu asupra sarcinii
• Notificări prin email
• Tracker avansat de gestionare a sarcinilor
• Calendar de sarcini încorporat
• Șabloane de proiect disponibile
• Tabloul de bord individual al clientului

Faceți o mișcare inteligentă înainte de a lua o decizie finală

Acum, știți importanța utilizării software-ului de management al proiectelor, precum și lista de verificare pentru cumpărarea acestuia. Cunoști, de asemenea, unele dintre instrumentele de vârf din acest sector. Acum, ar trebui să fiți gata să luați acțiunea finală.

Aștepta! Să presupunem că ți-ai pregătit mintea că vrei să cumperi „X – software de management de proiect”. Apoi, este timpul să-l comparați pe cel preferat cu alte instrumente de vârf pentru a identifica dacă îl veți obține pe cel mai bun sau nu.

O comparație detaliată între caracteristici, preț și funcționalități vă poate face clar ce veți obține dacă cumpărați un instrument de management de proiect. Așadar, faceți o comparație și asigurați-vă că nu veți regreta după ce ați cumpărat software-ul preferat de management de proiect.

Încheierea

Ca proprietar de afaceri sau manager de proiect, nu poți nega importanța de a avea un software de management de proiect pentru a face livrarea proiectelor mai rapidă și mai ușoară. Urmați ghidul nostru și asigurați-vă că ați pregătit o listă de verificare înainte de a o cumpăra.

Spuneți-ne feedbackul dumneavoastră cu privire la lista noastră de verificare. Nu uitați să ne informați dacă am omis ceva important care ar trebui menționat aici.