15 cele mai bune sisteme și software de gestionare a documentelor în 2023

Se estimează că piața mondială a sistemelor de management al documentelor va atinge pragul de 11,06 miliarde USD până în 2028.

Și pe bună dreptate. Dosarele și documentele sunt o parte fundamentală a oricărei companii. Indiferent de dimensiunea afacerii dvs., este probabil să lucrați și să gestionați o serie de documente.

De asemenea, doriți să le stocați în siguranță și sistematic, astfel încât angajații și clienții dvs. să le poată recupera în mod convenabil.

Acolo poate ajuta software-ul de gestionare a documentelor. Vă permite să salvați și să partajați documente din orice browser, dispozitiv sau locație, asigurând o colaborare fără probleme între toate părțile implicate.

Inutil să spunem că selectarea software-ului adecvat de gestionare a documentelor este vitală pentru a vă conduce organizația fără probleme.

De la asigurarea preluării în timp util a documentelor necesare până la acordarea permisiunii tuturor persoanelor autorizate din firma dumneavoastră, un program de gestionare a documentelor de renume vă poate ajuta la atingerea tuturor obiectivelor dumneavoastră.

Deci, în această listă, am evaluat și revizuit cele mai bune sisteme de gestionare a documentelor, permițându-vă să selectați cea mai potrivită soluție pentru nevoile dvs. Dar mai întâi, să vedem semnificația unei platforme de gestionare a documentelor.

Ce este un sistem de management al documentelor?

Sistemele de gestionare a documentelor se referă la platforme care sunt concepute pentru a încărca, organiza, salva, gestiona și monitoriza documente digitale.

În plus, numeroase platforme de gestionare a documentelor au caracteristici care vă permit să transformați fără efort documentele fizice în copii digitale utilizând tehnologia de scanare.

Odată ce documentele sunt digitizate, devine mai simplu să răsfoiți prin ele. Astfel, angajații tăi pot reduce timpul petrecut căutând documente și se pot concentra pe utilizarea informațiilor de care au nevoie.

De ce ar trebui să utilizați software de gestionare a documentelor?

Manipularea unor cantități mari de informații în formă fizică poate fi o provocare și poate duce la o pierdere a productivității. Software-ul de gestionare a documentelor este vital pentru orice afacere pentru a crea o arhivă electronică pentru stocarea documentelor și creșterea eficienței.

Tendința companiilor de tranziție către spațiul digital a dus la un interes tot mai mare pentru platformele de management al documentelor.

Gestionarea unui volum mare de informații poate fi dificilă, mai ales atunci când documentul este în format hârtie. Multe companii se confruntă cu o eficiență scăzută din cauza rezolvării obstacolelor legate de managementul documentelor.

Deci, software-ul de management al documentelor este o componentă esențială a oricărei companii. În locul dulapurilor și sertarelor fizice pentru documente, soluțiile de gestionare a documentelor construiesc un depozit electronic pe care oamenii autorizați îl pot deschide și modifica.

Ca rezultat, vă permite să gestionați timpul în mod eficient, să îmbunătățiți securitatea, să respectați reglementările și să promovați munca în echipă.

Ce caracteristici ar trebui să cauți într-un sistem de management al documentelor?

O soluție de gestionare a documentelor poate avea mai multe capacități dincolo de doar stocarea documentelor. Tipul de soluție pe care o alegeți va depinde de cerințele dumneavoastră și de fișierele de hârtie pe care organizația dumneavoastră le gestionează. Unele dintre caracteristicile pe care poate doriți să le explorați atunci când selectați o soluție de gestionare a documentelor sunt:

Ușurință în utilizare

Ușurința în utilizare este o parte esențială a unei soluții de gestionare a documentelor. Poate fi plin cu funcții uimitoare, dar ele nu vă vor ajuta dacă software-ul nu are o interfață de utilizator intuitivă.

Multe platforme oferă teste gratuite înainte de a lua o decizie. Dacă este fezabil, lăsați angajații să experimenteze aplicația în timpul fazei de testare.

Previzualizări de înaltă calitate

În timp ce utilizați o platformă de gestionare a documentelor, aceasta nu ar trebui să vă oblige să descărcați în mod repetat fișiere atunci când doriți să le aruncați o privire. Platforma ar trebui să ofere o vedere clară a documentelor la cerere.

Document de colaborare

Cel mai recent software de gestionare a documentelor permite profesioniștilor autorizați să partajeze documente și să le modifice în echipă.

Anumite platforme permit mai multor persoane să modifice documente în același timp, în timp ce altele au un mecanism încorporat care permite doar unei singure persoane să editeze documentul la un moment dat. Și sunt cele care oferă ambele alternative.

Pentru a decide cea mai potrivită opțiune pentru dvs., identificați cum funcționează echipa dvs. și tipurile de fișiere care necesită lucru în echipă.

Scanare în bloc de fotografii și încărcare de documente

Capacitatea de a scana fotografii și de a le transforma în text folosind tehnologia OCR este benefică pentru organizații. Pentru că le permite să convertească volume mari de documente pe hârtie în format digital.

Deci, cele mai bune sisteme de gestionare a documentelor folosesc tehnologia de recunoaștere optică a caracterelor (OCR) pentru a adăuga metadate automat. Acest lucru simplifică și mai mult procesul de localizare a documentelor în viitor.

Controlul versiunii

Cunoscut și ca versiune de versiune, controlul versiunilor este un atribut esențial al unei platforme de gestionare a documentelor.

Greșelile accidentale ale utilizatorului pot duce la modificarea sau ștergerea datelor esențiale.

Prin urmare, controlul versiunilor vă permite să vizualizați modificările la care suferă un document în diferite ocazii. Dacă este necesar, puteți reveni la o ediție anterioară. Această caracteristică este crucială atunci când mai mulți profesioniști lucrează la un document.

Depozitare

Aplicația ar trebui să vă permită să vă salvați fișierele într-o bază de date centrală, astfel încât să puteți găsi și prelua documente fără efort.

Numeroase integrări

Soluția ar trebui să vă faciliteze conectarea la programe externe precum Salesforce, MS Outlook, Gmail și Google Drive, printre altele.

Rolurile și permisiunile utilizatorului

Un aspect crucial al software-ului de gestionare a documentelor este de a oferi managerilor o modalitate de a stabili privilegii distincte pentru fiecare membru al echipei.

Puteți autoriza anumite persoane să acceseze sau să modifice documente. Și alți membri ai echipei pot fi restricționați de la vizualizarea fișierelor în rețea. Acesta creează un mecanism de salvgardare eficient și face echipa mai eficientă.

Utilitate pentru mobil

Mai multe platforme de gestionare a documentelor vin cu o aplicație pentru smartphone. Este posibil să nu utilizați platforma pe un dispozitiv portabil, dar există șansa ca echipa dvs. să o facă.

Toate soluțiile de gestionare a documentelor nu vor îndeplini aceste criterii. Deci, atunci când selectați o soluție, determinați care funcții din platformă servesc cel mai bine scopului afacerii dvs.

Care este cel mai bun software de gestionare a documentelor?

Cele mai bune sisteme de gestionare a documentelor includ soluții precum DocuWare, Dropbox, IsoTracker, DocuPhase, Zoho Docs, Smartsheet, M-Files, Evernote Business, HighTail, Onehub, FileHold, Document Locator, eFileCabinet, InfoRouter.

Pentru a vă permite să selectați cea mai bună platformă de gestionare a documentelor pentru organizația dvs., am evaluat numeroase platforme disponibile pe piață.

Și am examinat factori precum ușurința în utilizare, securitatea, gestionarea versiunilor și colaborarea documentelor. Așadar, iată o listă cu cele mai bune sisteme de management al documentelor pe care să le luați în considerare.

M-Files: cel mai bun pentru ușurință în utilizare

M-Files este o platformă completă de gestionare a documentelor, cu o platformă prietenoasă și ușor de utilizat. Este echipat cu funcții multiple care facilitează clasificarea fără probleme a documentelor, scanarea documentelor fizice și automatizarea proceselor.

Beneficii cheie

• M-Files oferă conectivitate cu Parashift, o firmă tehnologică cunoscută pentru recuperarea documentelor prin învățarea automată. Folosind această integrare, vă puteți eficientiza și automatiza fluxurile de lucru.
• În loc să vizualizați fizic informațiile și să clasificați fișierele, puteți gestiona automat o gamă largă de fișiere semi-structurate, structurate și nestructurate.
• În loc să depindă de o abordare convențională bazată pe foldere, M-Files folosește metadate pentru a clasifica materialele după etichete, cuvinte cheie, grupuri și așa mai departe. Acest lucru simplifică procesul de găsire și manipulare a tuturor tipurilor de documente.
• Accesul offline pentru smartphone este disponibil cu M-Files, permițându-vă să vizualizați fără efort fișierele de pe smartphone, chiar și fără conexiune la internet.
• M-Files oferă o integrare perfectă cu o gamă largă de instrumente, cum ar fi Google Workspace, Salesforce, Microsoft Office și altele.

Limitări

• Funcția de clasificare automată a etichetelor poate dura ceva timp pentru a se obișnui.
• Interfața de utilizare a platformei este puțin învechită.

Prețuri

Pentru a încerca M-Files, puteți obține versiunea de încercare de 30 de zile completând un chestionar. Sau îi puteți contacta pentru a solicita o demonstrație.

Zoho Docs: cel mai bun pentru salvarea și gestionarea cu ușurință a documentelor

Zoho Docs se numără printre cele mai bune sisteme de gestionare a documentelor prezentate în această colecție.

Zoho Docs vă permite să salvați și să gestionați toate fișierele dvs. în cloud, împreună cu furnizarea de funcții de colaborare eficiente. Vă permite să vă partajați documentele și vă permite să le produceți și să le modificați în mișcare.

Cu Zoho Docs, vă puteți transforma documentele MS Office în fișiere PDF și le puteți partaja instantaneu membrilor echipei.

Beneficii cheie

• Vă permite să salvați fără efort fișiere masive, cum ar fi înregistrări video, directoare și chiar arhive întregi.
• Cu Zoho Docs, puteți crea fără probleme foldere părinte și foldere secundare pentru organizarea ordonată a fișierelor pe baza sarcinilor, rolurilor și formatelor de fișiere.
• Vă puteți îndeplini sarcinile pe computerul dvs. desktop, indiferent dacă sunteți online sau nu - fișierele sunt sincronizate automat odată ce vă reconectați la internet.
• Acesta generează copii de rezervă automate ale fișierelor pentru a preveni pierderea de informații.
• Vă permite să formați un grup pentru a partaja documente cu mai multe persoane simultan. În plus, oferă o funcție de urmărire de audit pentru a gestiona modificările făcute de alți colegi.
• Oferă un sistem de mesagerie instantanee în cadrul programului pentru a coopera cu mai mulți angajați.
• Acesta asigură securitate strictă prin codificarea fișierelor cu o cheie pe 2048 de biți bazată pe RSA, generată folosind Perfect Forward Secrecy (PFS).

Limitări

• Interfața de utilizare pare depășită și rudimentară.
• Viteza de încărcare a software-ului ar putea fi îmbunătățită, mai ales atunci când sunt implicate o mulțime de documente.

Prețuri

Zoho Docs oferă o ediție gratuită care poate găzdui până la cinci persoane. Pachetele sale premium încep de la 4 USD pe lună și mai mult. Puteți profita de versiunea sa de probă gratuită de 15 zile înainte de a cumpăra.

Docuware: cel mai bun pentru integrări terță parte

Dacă o companie folosește o varietate de instrumente, DocuWare ar putea fi software-ul ideal de gestionare a documentelor pentru cerințele sale. Prin conectarea la alt software, oferă uniformitate, precum și informații actualizate instantaneu.

Beneficii cheie

• DocuWare oferă conexiuni API cu peste 500 de programe diferite. Indiferent de sector, vă puteți gestiona fișierele cu ușurință, împreună cu menținerea productivității muncii.
• Permite diverse abordări pentru a realiza integrarea, de la conectivitate de bază point-and-click până la opțiuni complexe de conectivitate API.
• Oferă conectori specializați proiectați pentru programe proeminente, cum ar fi Outlook, SAP și așa mai departe.
• Acesta asigură securitatea datelor și respectă reglementări precum GDPR și HIPAA.
• Puteți permite grupurilor descentralizate și la distanță să acceseze fișierele din orice locație în orice moment.
• Puteți utiliza inteligența artificială DocuWare pentru a transforma orice fișier într-o versiune care poate fi citită pentru o indexare automată și rapidă.
• Versiunile le permite angajaților să modifice fișierele împreună, păstrând în același timp edițiile anterioare.

Limitări

• Pachetul de pornire oferă o capacitate de arhivare de maximum 20 GB, ceea ce ar putea fi inadecvat pentru corporațiile mai mari.
• Costul DocuWare poate fi destul de mare.
• Site-ul Docuware nu are suficient conținut tutorial.

Prețuri

DocuWare Cloud oferă licențe adaptabile, adaptate diferitelor dimensiuni ale organizațiilor printr-un model de abonament. Trebuie să determinați numărul de licențe individuale și spațiul de stocare necesar pentru compania dvs.

Sertar digital: cel mai bun pentru importarea fișierelor și folderelor

Dacă sunteți în căutarea unei platforme care vă permite să scanați, să salvați și să protejați fișierele, Digital Drawer ar putea fi cel mai bun sistem de gestionare a documentelor pentru dvs.

Platforma vă poate ajuta să economisiți timp prin procesul automat de salvare și scanare a fișierelor. De asemenea, oferă stocarea fișierelor la fața locului pentru un grad suplimentar de securitate.

Beneficii cheie

• Acest software permite utilizatorilor să aranjeze fără efort toate fișierele într-un singur loc folosind o ierarhie de foldere de fișiere similară cu Windows.
• Cu această soluție, puteți combina fără probleme fișiere sau adăuga pagini la fișiere mai vechi. De asemenea, le puteți eticheta din nou cu indecși distincti.
• Puteți utiliza funcții precum scanare, copiere-lipire, glisare și plasare și importare pentru a adăuga documente.
• Oferă securitate robustă pentru toate fișierele cu criptare AES-128 de biți.
• Digital Drawer vă permite să lucrați fără probleme împreună cu diverși angajați, evaluând modificările documentului instantaneu.
• Folosind o căutare puternică, puteți descoperi fără efort documentele salvate în orice director din spațiul de stocare.
• Acest program sincronizează modificările aduse documentelor pe toate dispozitivele.

Limitări

• Acest software de gestionare a documentelor are o gamă limitată de funcționalități, care ar putea să nu fie adecvate pentru corporațiile mai mari.
• Costul unei achiziții unice poate fi deosebit de împovărător pentru întreprinderile mici.

Prețuri

Digital Drawer oferă o versiune de probă gratuită pentru 10 zile, cu funcționalitate completă. Pentru achiziție, puteți alege între o plată unică de 1200 USD pentru o licență pentru un singur membru sau un pachet anual de membru pentru 500 USD.

Dropbox: cel mai bun pentru gestionarea completă a documentelor

Dropbox este un sistem de gestionare a documentelor (DMS) renumit, cu funcții complete, care permite administrarea atât a fișierelor multimedia, cât și a fișierelor convenționale.

Dropbox este cunoscut pentru caracterul său intuitiv și gama largă de funcționalități, cum ar fi conectivitatea cu diferite instrumente, controlul versiunii fișierelor, suportul OCR și gestionarea fină a rolurilor.

De asemenea, permite modificarea fișierelor, iar modificările sunt disponibile instantaneu pentru toți angajații.

Beneficii cheie

• Funcția Transfer de cont vă permite să partajați în siguranță documentele corporative între diferiți angajați în cazul unei reorganizări sau înlocuiri.
• Cu Dropbox, vă puteți prezenta toată munca prin pagini cu aspect profesional și puteți monitoriza interacțiunea vizualizatorului cu documentele dvs.
• Dropbox acceptă integrarea perfectă cu peste 300.000 de aplicații.
• Vine cu o funcție de „ștergere la distanță”, care vă permite să ștergeți imediat documentele din profilurile compromise și gadgeturile furate pentru a proteja informațiile sensibile.
• Vă permite să urmăriți acțiunile angajaților dvs. prin intermediul panoului de administrare.
• Vă permite să restaurați documentele lăsate la gunoi prin recuperarea edițiilor anterioare ale fișierului.
• Această platformă oferă sincronizare într-o gamă largă de sisteme și dispozitive.

Limitări

• Aplicația Dropbox pentru smartphone nu este la fel de ușor de utilizat ca ediția desktop
• Încărcările documentelor nu sunt la fel de rapide pe cât era de așteptat

Prețuri

Dropbox oferă mai multe pachete premium, fiecare cu propriul său set de subpachete. Planul personal al Dropbox costă 9,99 USD în fiecare lună. Pachetul său profesional costă 16,58 USD în fiecare lună.

eFileCabinet: cel mai bun pentru căutarea în documente

eFileCabinet este încă un software avansat de gestionare a documentelor care vă permite să transformați documentele pe hârtie în fișiere digitale. Acest lucru vă permite să le salvați pe desktop sau online pentru a le vizualiza sau utiliza din orice loc și când doriți.

Programul vă permite chiar să partajați un document în mai multe tipuri de fișiere folosind adrese URL blocate cu o parolă. De asemenea, este simplu să clasificați și să găsiți fișiere.

Beneficii cheie

• Vă ajută să localizați un document în orice director cu ajutorul unei opțiuni de căutare avansată care poate căuta conținutul din documente.
• Aplicația clasifică, identifică automat, etichetează și salvează fișierele pe baza detaliilor conținute în acestea.
• Puteți profita de structurile de foldere gata făcute pe care doriți să le utilizați pe platformă. Vă permite chiar să creați fișiere cu etichete personalizate.
• Folosind funcția Solicitare fișier, puteți permite clienților virtuali și angajaților să partajeze documente din locația lor pe platformă fără a se înregistra mai întâi.
• Vă permite să solicitați semnături digitale. Și pentru a menține înregistrări ale evenimentelor și modificărilor în fișierele cu semnături digitale pentru securitate și aderarea la standarde și reglementări.
• Are aplicații pentru smartphone-uri pentru telefoanele Android și iOS, precum și un program pentru computere desktop.
• Suportă 2FA (autentificare cu doi factori) și oferă acces utilizatorilor pe baza rolurilor lor pentru a consolida securitatea. Oferă criptare completă în timp ce salvează documente și oferă acces altora.
• Vă permite să conectați platforma cu programe externe, cum ar fi MS Office și Salesforce.

Limitări

Interfața sa de utilizator ar putea fi mai intuitivă
Poate fi copleșitor pentru începători să învețe

Prețuri

Trebuie să contactați eFileCabinet pentru a primi o estimare pentru organizația dvs. Va trebui să cumpărați în perioada de evaluare prin contul de test.

FileHold: cel mai bun pentru scanarea documentelor digitale

FileHold este un software de gestionare a documentelor pentru companii mari. Este economic și simplu de configurat. Vă permite să digitalizați, să salvați și să catalogați fișiere folosind un singur sistem.

Capacitățile precum examinarea și scanarea fișierelor pentru salvarea fără efort vă ajută să vă asigurați că toate fișierele sunt prezente. De asemenea, vă permite să localizați în mod convenabil fișierele atunci când aveți nevoie de ele. Pentru o securitate completă, puteți configura aplicația pe o gazdă locală.

Beneficii cheie

• Are un proces sigur de partajare a documentelor, care vine chiar și cu o confirmare că destinatarul (destinatarii) a primit fișierul.
• Deveniți fără hârtie prin conversia fișierelor în formate digitale imediat pentru a le transmite diverși destinatari din întreaga lume.
• Are o aplicație mobilă eficientă care permite administrarea fără probleme a întregului set de fișiere.
• Are o opțiune de căutare cuprinzătoare similară cu Google. Acest lucru vă permite să utilizați metadatele fișierelor pentru a obține rezultate de căutare mai adecvate.
• Îl puteți conecta fără efort cu MS Office. Aceasta vă oferă o poartă către aplicații precum Word, Outlook, Excel, PowerPoint și Visio.
• Nu permite cuiva să editeze un document dacă un alt angajat îl editează deja. Previne riscul ca conținutul documentului să fie compromis.
• Vă permite să editați fișiere chiar dacă nu sunteți conectat la internet. Orice modificări pe care le faceți vor fi actualizate odată ce vă reconectați la internet.

Limitări

• În cazul în care sunteți începător, ar putea fi ușor dificil să înțelegeți toate capacitățile acestui sistem de gestionare a documentelor.
• Programul on-premise al FileHold este incompatibil cu Mac.

Prețuri

Aveți de ales să vă înregistrați pentru un cont de probă gratuită sau să vizualizați un seminar web pentru a înțelege configurarea prețului FireHold. Aplicația are un preț rezonabil și o puteți obține pe baza unui plan de facturare per utilizator. Facturarea depinde de câți angajați folosesc programul și de suplimentele pe care le alegeți.

HighTail: cel mai bun pentru previzualizările documentelor mobile

HighTail este un software de gestionare a documentelor care face mai ușor și mai natural gestionarea fișierelor digitale. În plus, le permite creatorilor să ofere acces la documente de dimensiuni mari, pe lângă videoclipuri, fotografii, prezentări de diapozitive, desene și altele asemenea.

Beneficii cheie

• Vă permite să priviți documente de dimensiuni mari fără a fi nevoie să salvați aceste fișiere.
• Vă permite să revizuiți documente cu ajutorul unor ilustrații precum casete, linii, săgeți, forme libere sau alte tipuri de adnotări pentru documente bogate în media.
• Puteți compara două versiuni ale unui document plasându-le una lângă cealaltă pe computer pentru a vedea modificările și pentru a oferi comentarii evaluative fără probleme.
• După ce acordă acces la fișiere, angajații nu trebuie să se conecteze pentru a le vizualiza sau utiliza.
• Aplicația are criptare AES pe 256 de biți, precum și măsuri de siguranță de înaltă calitate pentru a asigura o siguranță strictă în întreaga rețea.
• Oferă notificări atunci când fișierele ajung la destinatarii vizați și aceștia le descarcă, prin intermediul funcției Send Tracker.

Contra

• Linkurile pe care le partajați pentru fișiere expiră în scurt timp.
• Opțiunea de căutare este lentă și necesită filtre suplimentare pentru ao optimiza.

Prețuri

Abonamentul premium începe de la 12 USD pe lună și poate crește la 36 USD în fiecare lună.

Document Locator: cel mai bun pentru a construi fluxuri de lucru eficiente

Document Locator este un sistem de gestionare a documentelor care vă permite să vă conectați la Windows, precum și la cloud pentru a gestiona și partaja documente fără efort.

Câteva capabilități pe care le oferă sunt controlul versiunilor, scanarea documentelor de hârtie în fișiere digitale, controlul fișierelor și gestionarea e-mailurilor.

Beneficii cheie

• Acest software de gestionare a documentelor vă permite să transformați fișiere de hârtie în fișiere digitale care sunt complet indexabile.
• Vă permite să capturați documente și să obțineți metadate cu detalii esențiale ale fișierului.
• Are o serie de capabilități de automatizare, cum ar fi time-out, fluxuri de lucru bazate pe rolurile utilizatorului, puncte de control al calității și șabloane de alertă editabile.
• Vă permite să înregistrați cu ușurință confirmarea fișierelor digitale pentru responsabilitate și conformitatea cu reglementările. Poate face față chiar și tuturor etapelor aprobării unei singure persoane și celei mai complicate aprobări mai multe persoane.
• Vă permite să înregistrați metadatele documentelor scanate prin foi de copertă, zone sau coduri de bare. Sau puteți utiliza funcția de previzualizare din Document Pro pentru a selecta diferiți parametri unul câte unul pe computer.
• Poate rula pe browsere, smartphone-uri, precum și pe desktop-uri.

Limitări

• Interfața de utilizare este puțin dezorganizată.
• Nu găzduiește sesiuni de antrenament prea des.
• Uneori, platforma poate fi ușor lenta în timp ce trece printr-un flux de lucru, mai ales când o folosesc mai multe persoane.

Prețuri

Puteți lua legătura cu reprezentanții Document Locator pentru a afla mai multe despre opțiunile de licență, planurile de membru, aplicația de server cloud sau onsite și o demonstrație virtuală.

IsoTracker: cel mai bun pentru asistența pentru clienți

Dintre toate software-urile de management de documente pe care le-am evaluat, IsoTracker oferă cel mai bun suport pentru utilizatori. Cei care au nevoie de asistență pot folosi mesageria instantanee pentru a contacta personalul biroului de asistență. De asemenea, există o opțiune de a apela imediat un agent de asistență sau de a trimite un formular de contact.

Beneficii cheie

• Platforma vă oferă versiunea eficientă și controlul modificării documentelor.
• Vă oferă o bază de date centralizată de fișiere la care puteți ajunge când doriți și de unde doriți.
• Stocarea și catalogarea fișierelor, trimiterea de alerte pentru sarcini și activitățile de aprobare a fișierelor pot fi automatizate.
• Pentru a menține aplicația în siguranță, face copii de siguranță ale fișierelor în fiecare zi, are criptare și control granular al accesului și înregistrează activitățile legate de fișiere.

Limitări

• Setările și aspectul meniului ar putea fi mai bune
• Interfața de utilizare pare puțin depășită, ceea ce o face puțin greu de utilizat.

Prețuri

Deși platforma nu precizează clar costul, utilizatorii pot folosi un formular de calcul online pentru a evalua dacă IsoTracker își îndeplinește cerințele și bugetele. Platforma oferă o probă gratuită timp de 60 de zile.

Evernote Business: cel mai bun pentru gestionarea notelor și a capturilor de ecran

Fără îndoială, Evernote Business se numără printre software-urile larg cunoscute pentru organizarea documentelor. Vă permite să generați și să partajați fără efort documente și note, pentru a crea un mediu de lucru mai inteligent și mai eficient.

Beneficii cheie

• Cu dispozitivul de tuns web, puteți salva rapid instantanee ale site-urilor pentru o utilizare ulterioară. Vă permite să stocați digital toate datele relevante, făcându-le ușor accesibile ori de câte ori este necesar.
• Folosind șabloanele pre-proiectate Evernote, puteți economisi timp și energie atunci când îndepliniți anumite cerințe.
• Oferă o integrare completă cu diverse programe externe. Acestea includ Gmail, Google Drive, Salesforce, Slack și Outlook.
• Vă permite să căutați note scrise de mână, imagini cu tablă albă și imagini scanate. Este competent în recunoașterea a 11 limbi scrise de mână și a 28 de limbi dactilografiate.
• Vă permite să scanați copii pe hârtie ale fișierelor și să le stocați în siguranță ca fișiere digitale.

Limitări

• Gestionarea notelor ar putea fi mai sistematică pentru utilizatorii experimentați care se ocupă cu o cantitate mare de date.
• Încărcarea și descărcarea documentelor poate fi oarecum lentă, mai ales dacă dimensiunea fișierului este prea mare.

Prețuri

Există diferite niveluri de pachete de abonament disponibile, fiecare oferind o gamă de caracteristici și beneficii în funcție de nevoile utilizatorului. Pachetul de pornire este lunar de 7,99 USD pentru fiecare utilizator.

Smartsheet: cel mai bun pentru managementul proiectelor

Smartsheet este frecvent favorizat de organizații ca fiind una dintre cele mai bune soluții de documente pentru organizarea fără întreruperi a sarcinilor, gestionarea documentelor și munca în echipă.

O caracteristică remarcabilă a acestui instrument este capacitatea sa de a se conecta complet cu instrumente terțe. Acestea includ Salesforce, Zapier, Dropbox, Google Apps și multe altele.

Beneficii cheie

• Simplifică rutinele de lucru și procedurile operaționale prin utilizarea șabloanelor prestabilite furnizate.
• Cu acest software de gestionare a documentelor, puteți lucra fără probleme ca o echipă la conținut, urmărind progresul producției dintr-o singură foaie.
• De asemenea, vă permite să delegați sarcini, să configurați alerte automate, să permiteți altora să evalueze conținutul și să postați comentarii detaliate sub formă de note atașate.
• Prioritizează securitatea fișierelor dvs. făcând copii de rezervă ale datelor de pe mai multe site-uri, găzduite cu AWS și Equinix.
• Vă permite să economisiți timp prin automatizarea sarcinilor recurente prin solicitări de aprobare și notificări de actualizare.
• De asemenea, vă puteți eficientiza rutina de lucru prin pur și simplu îmbinând diferiți pași și căi condiționate.
• Vă permite să importați fără efort informații din foi Excel, documente CSV și Foi de calcul Google.
• Puteți vizualiza documente pe telefon prin intermediul aplicațiilor mobile pentru Android și iOS.

Limitări

• Înțelegerea tuturor capacităților sale poate fi copleșitoare la început
• Smartsheet îi lipsește unele funcții esențiale Excel, cum ar fi funcția de căutare

Prețuri

Planurile plătite ale Smartsheet încep cu un plan Pro, care costă lunar 7 USD. Există, de asemenea, o variantă de afaceri care necesită minim trei utilizatori și costă lunar 25 USD pentru fiecare utilizator.

InfoRouter: cel mai bun pentru urmărirea documentelor în timp real

Un alt software de gestionare a documentelor care merită luat în considerare este InfoRouter, care permite gestionarea eficientă a fișierelor.

Spre deosebire de alte sisteme de gestionare a documentelor, InfoRouter trebuie să fie implementat pe partea serverului, fără elemente de partea clientului. Din fericire, instrumentul are un potențial uriaș de scalabilitate și este capabil să utilizeze aproape 100 de gazde pentru a ușura încărcarea.

Beneficii cheie

• Cu acest instrument, vă puteți administra documentele importante în siguranță, trimițându-le prin rutine de lucru prestabilite și monitorizând progresul în timp real.
• Oferă o analiză combinată a evenimentelor de zi cu zi.
• Acceptă mai multe limbi, permițându-vă să primiți e-mailuri în limba preferată.
• Preia automat documentele din directoarele monitorizate în foldere prestabilite.
• De asemenea, puteți transforma cu ușurință imaginile în documente PDF folosind acest instrument.
• Nu există limită pentru numărul de foldere care pot fi create.
• Facilitează atât HTTPS, cât și SSL, asigurând conexiuni sigure.
• De asemenea, puteți edita conținutul și șabloanele e-mailurilor dvs. în funcție de preferințele dvs.

Limitări

• Poate deveni lent atunci când încărcați documente considerabile.
• UI actuală are prea multe funcții pe ecranul de pornire, ceea ce poate duce la confuzie pentru utilizatori.

Prețuri

Informațiile privind prețurile pentru acest instrument nu sunt disponibile public și trebuie solicitate direct de la furnizor.

Onehub: cel mai bun pentru a vă păstra documentele în siguranță

Onehub este un sistem mai eficient de gestionare a documentelor pentru colecția noastră. Capacitatea sa de glisare și plasare simplifică încărcarea documentelor. În plus, le permite clienților să organizeze documentele în subdosare, să le păstreze în siguranță și să gestioneze versiunile.

Beneficii cheie

• Puteți importa rapid documente folosind atributul de glisare și plasare. În plus, vă permite să utilizați o structură folder-fișier, un gateway FTP protejat pentru încărcarea unui număr mare de fișiere și, de asemenea, un control automat al versiunii documentelor.
• Această platformă implementează numeroase protocoale de siguranță, cum ar fi autorizarea bazată pe rolurile utilizatorului, autentificarea cu doi factori și deconectarea sesiunii.
• Cu Onehub, puteți previzualiza fără efort documente și fișiere, fără a le salva, fie pe un smartphone sau pe un browser de internet.
• Acest sistem de gestionare a documentelor vă permite să contactați colegii prin mesagerie, recenzii și aprobări și comentarii în foldere.
• Această platformă se conectează fără efort cu OneDrive și Google Drive.
• Vă permite să urmăriți toate activitățile de încărcare și personalizare. Puteți utiliza traseele de audit pentru a anula imediat permisiunile dacă este detectată orice activitate suspectă.

Limitări

• Împărțirea membrilor unui grup în grupuri mai mici nu este posibilă
• Greu de învățat și nu are suficiente materiale de instruire

Prețuri

Pachetele premium Onehub încep de la 12,50 USD pe lună și se extind până la 500 USD pe lună. În plus, toate pachetele vin cu o versiune de probă gratuită de 14 zile.

DocuPhase: cel mai bun pentru creșterea productivității

DocuPhase are mai multe capabilități și funcționalități care permit grupurilor să lucreze mai sistematic și mai eficient.

Beneficii cheie

• Aplicația folosește tehnologia de indexare automată bazată pe inteligență artificială, care permite utilizatorilor să seteze etichete în avans și să separe și să clasifice documentele la primire.
• Opțiunea de căutare avansată permite utilizatorilor să găsească rapid detaliile fișierului.
• Cu rutarea automată a documentelor, puteți partaja detaliile documentului cu profesioniști relevanți.
• DocuPhase este o aplicație flexibilă. Are funcționalități care sunt utile pentru grupurile care gestionează o mulțime de fișiere.
• Organizarea și monitorizarea sistematică a documentelor pot fi automatizate.

Limitări

• Actualizarea sau aplicarea de corecții de securitate este o provocare fără asistență din partea biroului de asistență.
• Începătorii pot considera că este copleșitor să învețe diferitele funcționalități.

Prețuri

Departamentul dumneavoastră poate evalua o demonstrație personalizată înainte de a cumpăra aplicația. Structura prețurilor depinde de funcționalitățile alese de echipa ta, deoarece nevoile fiecărui grup sunt unice.

Gânduri finale despre sistemele de management al documentelor

Odată cu digitizarea devenind norma, fișierele de hârtie dispar. Și stocarea virtuală este cu siguranță cea mai favorită alternativă.

Acestea sunt câteva dintre cele mai bune software de gestionare a documentelor. Dar aceste aplicații au funcționalități unice și caracteristici distinctive.

Anumite companii pot dori capabilități avansate. Acestea pot include conectarea la un anumit API, rutarea documentelor prin diferite sisteme pentru un plus de securitate sau respectarea standardelor ISO.

Dar dacă nu aveți nevoie de clopote și fluiere suplimentare, configurarea unui sistem de gestionare a documentelor este simplă și simplă. Puteți începe să utilizați software-ul de gestionare a documentelor imediat. Doar evaluați diferite aplicații și capacitățile acestora și alegeți cea mai potrivită pentru nevoile dvs.