Abilitățile de gestionare a evenimentelor pe care trebuie să le ai ca planificator

Managementul evenimentelor este o afacere provocatoare. Pentru a prelua un astfel de rol, ai nevoie de mai mult decât abilități organizatorice. Va trebui să fii atent la detalii și să fii gata să răspunzi la solicitările oamenilor. Probabil, va trebui să stingi un foc sau două.

Cu toate acestea, dacă vă place să lucrați cu oameni, planificarea evenimentelor poate fi plină de satisfacții. Și există întotdeauna sfaturi și sfaturi care vă ajută să vă îmbunătățiți.

Acest articol descrie 20 de abilități de gestionare a evenimentelor de care planificatorii au nevoie pentru a organiza activități de succes. Toți cei care doresc să facă o carieră în acest domeniu pot învăța ce este nevoie pentru a fi cei mai buni. Simțiți-vă liber să vă descoperiți abilitățile înnăscute și cum să le dezvoltați altele noi.

Abilități de management de evenimente pe care trebuie să le aveți pentru a fi planificator de evenimente

Abilități de oameni

Există un lucru pe care toate evenimentele au în comun: implică oameni. Indiferent de tipul de eveniment pe care îl găzduiești (în persoană, evenimente live sau evenimente hibride), oamenii sunt mereu acolo. Acesta este motivul pentru care abilitățile oamenilor dvs. joacă un rol important.

Va trebui să luați în considerare tot felul de personaje și să o faceți eficient. Acestea includ furnizori, supraveghetori, sponsori, colegi de muncă, vânzători, personal, oficiali guvernamentali și directori. O mare parte a succesului în carieră implică să te simți confortabil atunci când te conectezi cu toate acestea. Cu alte cuvinte, abilitățile de comunicare sunt cheia în această afacere.

Aptitudini organizatorice

Când vine vorba de abilități organizatorice, planificatorii de evenimente trebuie să fie capabili să pregătească totul eficient.

Fiecare dintre evenimentele tale va avea mii de piese pe care trebuie să le pui cap la cap cu pricepere. Mai mult, managerii de evenimente de succes lucrează de obicei la mai multe proiecte simultan.

Va trebui să vă asigurați că comenzile, facturile, întâlnirile, livrările și alte sarcini sunt executate corect și la timp. Astfel, una dintre cele mai importante abilități de gestionare a evenimentelor este capacitatea ta de organizare. Făcând acest lucru în mod corect, vă asigurați un eveniment de succes.

Abilități de comunicare

Până acum, este clar că trebuie să ai relații nu numai cu clienții, ci și cu alte figuri cheie în procesul de planificare a evenimentului. Dar abilitățile de comunicare depășesc acest lucru; de asemenea, trebuie să transmiteți mesajele clar.

Asigurați-vă că instrucțiunile dvs. sunt explicite și directe, mai ales când aveți de-a face cu echipa de planificare. De asemenea, asigurați-vă că faceți acest lucru în mod atrăgător.

În momentul în care accepți responsabilitatea ca planificator de evenimente, te angajezi. Acum, ești liderul acestui eveniment și ești responsabil pentru succesul acestuia. Stilul tău de conducere poate face diferența dacă asigură o comunicare puternică. Fii conștient de ceea ce face echipa ta și dă instrucțiuni într-o manieră personală. De asemenea, trebuie să fii deschis la ceea ce au de spus colegii tăi și să fii gata să-i susții dacă au dificultăți.

Abilități de gestionare a timpului

Pe măsură ce avansați în carieră, veți avea sarcini care consumă mai mult timp, așa că aveți la îndemână niște strategii de gestionare a timpului. De aceea, multitasking-ul va fi cel mai bun prieten al tău. Cu toate acestea, poate fi și cel mai mare dușman al tău.

Vor fi multe situații în care faci brainstorming cu un coleg și primești brusc un apel despre design scenic. În plus, trebuie să respectați o mulțime de termene limită. Data evenimentului este stabilită și sunteți responsabil pentru ca totul să fie gata la timp.

O astfel de situație poate fi un bilet unic către anxietate și stres, sau poate fi un scenariu al unui eveniment de succes. Totul depinde de abilitățile tale de gestionare a timpului.

Inteligență în rețele

Cei mai buni planificatori de evenimente sunt cei care pot crea o rețea. Asigurați-vă că luați legătura cu diferiți profesioniști din afacerea de planificare a evenimentelor.

Odată ce aveți o rețea de încredere, proiectele dumneavoastră se vor desfășura mai bine. Nu uita că te pot trimite și către clienți noi.

Înțelegerea evenimentelor

Cu riscul de a sublinia ceea ce este evident, planificatorii de evenimente trebuie să știe cum funcționează industria evenimentelor.

Abilitățile dumneavoastră de planificare a evenimentelor nu vor fi complete până când nu veți obține aceste cunoștințe. De asemenea, vă ajută dacă știți cum să configurați o cerere de propunere (RFP) sau un plan de etaj. Analiza contractelor și analiza datelor sunt, de asemenea, abilități importante de gestionare a evenimentelor.

Mai mult decât oameni de afaceri, profesioniștii în evenimente sunt artiști: trebuie să găsească soluții creative. De asemenea, ajută să înțelegeți ce este realist și ce nu.

În cele din urmă, cineva poate fi mai talentat natural în acest sens. Cu toate acestea, aceste abilități pot fi dezvoltate și în timp.

Abilitatea de cercetare

Fiecare planificator de evenimente trebuie să facă cercetări pentru a fi la curent cu cele mai recente știri din industrie. Resurse, instrumente și aspecte legate de evenimente merită luate în considerare.

În zilele noastre, aceste informații sunt ușor de accesat online prin intermediul unui motor de căutare. Cu toate acestea, cheia este să găsiți datele potrivite în oceanul de informații disponibile . Acest lucru depinde numai de abilitățile de cercetare ale organizatorului.

Cercetătorii buni vor putea găsi rapid informații exacte. Acestea includ restricții de ultim moment, cum ar fi limitele de capacitate sau condițiile de intrare, pe care guvernele le pot aplica.

Serviciu orientat spre client

Regula numărul unu pentru toți managerii de evenimente este „clientul este pe primul loc”. Rețineți întotdeauna că organizați evenimentul clientului, prin urmare, trebuie să prioritizați viziunea acestuia. Chiar dacă nu sunteți de acord cu o decizie, trebuie să puneți nevoile lor înaintea pe ale tale. De asemenea, trebuie să luați în considerare factori precum bugetul.

Amintiți-vă că amabilitatea este un mare plus. Folosiți expresii precum „Este plăcerea mea”, „Să văd ce putem face” sau „Absolut”. Cu această abordare, puteți asigura încrederea clientului dvs. și îi puteți reduce anxietatea.

Abilități de rezolvare a problemelor

Dacă vă întrebați ce se plătește în această industrie, răspunsul este abilitățile de rezolvare a problemelor.

Este imposibil să-ți imaginezi un eveniment fără probleme și trebuie să le rezolvi cu capul rece. A fi manager de evenimente înseamnă mai mult decât să plasezi note lipicioase și să dai câteva instrucțiuni. De cele mai multe ori, organizatorii trebuie să ia decizii dificile.

Vor fi situații neprevăzute pe care trebuie să le rezolvi calm și eficient. De la menținerea distracției publicului în timp ce vorbitorul principal este blocat în trafic, până la găsirea unui nou furnizor în ultimul moment, trebuie să fiți pregătit pentru orice.

Una peste alta, abilitățile de luare a deciziilor și capacitatea de a rezolva probleme vor fi cei mai buni aliați ai tăi.

Învață să delegați

Cu toții vrem să deținem controlul, totuși, a avea grijă de totul singur nu este cea mai bună strategie.

Există o limită în ceea ce privește ceea ce poate face o persoană, așa că trebuie să înveți să delegi. Mai ales atunci când planifică evenimente mari, managerii trebuie să aibă încredere în echipa lor.

Deși nu este ceva pe care îl construiești peste noapte, merită luat în considerare. A avea un personal solid pe care să te poți baza este un mare plus.

Capacitatea de a avea conversații dificile

Probabil, la un moment dat, va trebui să te confrunți cu situații dificile. Oferirea de feedback constructiv sau concedierea cuiva nu sunt lucruri ușor de făcut. Când te afli în această situație, trebuie să te descurci bine.

Dacă doriți să desfășurați evenimente de succes, va trebui să luați decizii dificile, cum ar fi eliminarea unui membru al echipei sau reatribuirea unei sarcini.

Abilitățile tale de leadership depind de modul în care abordezi un astfel de scenariu.

Fii rezistent și flexibil

Managementul evenimentelor nu se referă la un set clar de sarcini. Este important să înțelegeți că responsabilitățile se schimbă și trebuie să vă adaptați fiecărei situații. O mare parte a muncii tale poate implica orice, de la stingerea incendiilor la efectuarea de apeluri telefonice decisive, iar tu trebuie să faci asta cât mai eficient posibil.

Performanța ta în acele cazuri trebuie să fie impecabilă și trebuie să rămâi calm. În acest fel, puteți reveni la difuzarea emisiunii în cel mai scurt timp.

Este important să ai o listă de verificare, dar trebuie să poți să te îndepărtezi de ea. Dacă lucrurile se abat de la procesul de planificare, trebuie să răspundeți . În caz contrar, evenimentul va avea de suferit.

În cele din urmă, rețineți că modul dvs. de a trata acest lucru vă va defini reputația de manager de evenimente.

Abilitati de negociere si management bugetar

Negocierea este o parte importantă a muncii. De cele mai multe ori, va trebui să lucrezi la un buget, iar abilitățile tale de negociere pot salva situația. Când rezervați un loc sau negociați un contract, doriți să obțineți cel mai bun preț, astfel încât să puteți întinde bugetul.

Dar cum faci asta? În timp ce unii oameni sunt negociatori înnăscuți, alții ar putea avea nevoie de practică. Una peste alta, este un amestec de tact, încredere și pregătire . Prognoza și controlul cheltuielilor sunt factori vitali. Experiența cu facturarea este de asemenea utilă.

Abilități de luare a deciziilor

Aceasta este o perspectivă mai profundă asupra unuia dintre punctele anterioare. Dacă iei o decizie în calitate de planificator de evenimente, trebuie să analizezi cu atenție situația și să iei în considerare toate rezultatele posibile. Deoarece aceasta va fi o parte importantă a rutinei tale zilnice, trebuie să-i pui multă atenție.

Mai mult, nu este vorba doar de a decide rapid; soluțiile tale trebuie să fie viabile. Lucrează-ți abilitățile de luare a deciziilor și vei putea veni cu soluții mai bune de fiecare dată.

Dezvoltați-vă creativitatea

Un planificator creativ este vital pentru un eveniment de succes. De asemenea, capacitatea de a implica clienții și participanții este crucială. Rezervarea unui loc, angajarea de catering și găsirea opțiunilor de divertisment potrivite nu sunt suficiente. Aici creativitatea devine esențială.

Dacă vrei ca oamenii să-ți amintească evenimentele, asigură-te că îți transformi ideile în experiențe de neuitat.

Deși aceasta nu este o abilitate grea, este o abilitate pe care o poți dobândi cu practică și dăruire.

Fii un lider bun

Un lider adevărat aduce oamenii împreună. În loc să dai ordine, încearcă să angajezi angajații și să-i inspiri să dea tot ce au mai bun.

Furnizorii, voluntarii și membrii echipei trebuie să lucreze împreună pentru un obiectiv comun. De asemenea, trebuie să simtă că ceea ce fac contează.

Cu stilul tău, încearcă să-i faci pe oameni să se simtă importanți și să-i conduci către succes. Chiar dacă uneori trebuie să fii dur, asigură-te că acesta nu este modul tău firesc de a comunica cu ceilalți în mediul de lucru.

Iubește ceea ce faci

Deși poate suna ca un clișeu, pasiunea este încă o parte importantă a ecuației. Un manager de evenimente trebuie să pună pasiune în tot ceea ce face și să lucreze cu entuziasm. Automotivarea este cheia în acest moment.

De asemenea, sentimentul de mândrie după crearea unui eveniment de succes poate fi ceea ce vă face să pornească motorul.

Nimeni nu se îndoiește că managementul evenimentelor este una dintre cele mai stresante locuri de muncă și tocmai de aceea ai nevoie de acea scânteie suplimentară. Motivația vă va ajuta să depășiți provocările și să vă păstrați calmul atunci când lucrurile devin dificile. Lucrează cu pasiune autentică și vei vedea rezultatele.

Această abordare va duce, de asemenea, la o creativitate mai mare și vă va oferi un sentiment de împlinire.

Competență în tehnologie

În zilele noastre, competența în tehnologie nu este o opțiune. Rețineți că tehnologia este cel mai bun prieten al managerului.

Software-ul și aplicațiile pot simplifica procesele și vă pot îmbunătăți eficiența, așa că nu vă fie teamă să le utilizați. Chiar dacă nu cunoașteți soluția pe dinăuntru, asigurați-vă că înțelegeți ce avantaje poate oferi.

În conformitate cu aceasta, rămânerea la curent cu cele mai recente tendințe poate fi, de asemenea, de mare ajutor.

Abilități de management al riscului

Siguranța trebuie să fie una dintre prioritățile tale principale. Este posibil ca participanții la eveniment, vorbitorii sau sponsorii să nu vadă eforturile pe care le depuneți în acest domeniu. Cu toate acestea, nu ar trebui să reduceți niciodată siguranța.

Siguranța este importantă pentru fiecare persoană implicată în procesul de planificare, precum și pentru participanți. Fie că este vorba despre măsuri de siguranță la fața locului sau despre protecția datelor clienților, asigurați-vă că evenimentul dvs. este în siguranță.

De asemenea, fiți la curent cu reglementările în domeniul sănătății și măsurile guvernamentale de siguranță.

Păstraţi-vă calmul

Chiar și cea mai bună planificare are punctele sale slabe. Cu alte cuvinte, nu poți prezice toate problemele posibile care pot apărea.

Dacă un incident vă pune în pericol evenimentul, asigurați-vă că rămâneți calm. Doar așa vei putea găsi cea mai bună soluție.

Gânduri finale despre abilitățile de management al evenimentelor

Această listă conține 20 de abilități de gestionare a evenimentelor pe care ar trebui să le aibă orice planificator bun. Unele dintre ele vor veni la tine în mod natural, dar altele au nevoie de îngrijire și dezvoltare.

Țineți cont de aceste puncte atunci când planificați evenimente și veți vedea rezultate bune. Totul este posibil cu pasiune și dăruire.

Dacă ți-a plăcut să citești acest articol despre abilitățile de gestionare a evenimentelor, ar trebui să le citești și pe acestea:

• Cele mai bune resurse de planificare a evenimentelor pe care fiecare profesionist ar trebui să le folosească
• Idei de afaceri de consultanță pe care să le încercați pentru viitoarea dvs. afacere de consultanță
• Cum să faci bani Găzduind evenimente: Ghidul de care ai absolut nevoie