Sfaturi de planificare a evenimentelor pentru a vă ajuta să organizați cel mai bun eveniment

Planificatorii de evenimente trebuie să fie bine organizați pentru a coordona fiecare pas din procesul de planificare. Fără o strategie eficientă, un program încărcat poate deveni cu ușurință haotic și în curând ai pierdut controlul asupra planului menit să-ți dea evenimentul. Deoarece trebuie să gestionați mai mulți furnizori simultan, să faceți legătura cu părțile interesate și să faceți plăți la timp, este important să vă îmbunătățiți planul de acțiune și să vă organizați.

O modalitate excelentă de a face acest lucru este să adoptați sfaturi și tehnici practice pentru a vă îmbunătăți abilitățile de organizare și pentru a reuși evenimentul dvs.

Chiar dacă fiecare eveniment este diferit în felul său, această postare este concepută pentru a împărtăși câteva informații generale din interior pe care le puteți folosi atunci când vă organizați următorul eveniment, indiferent de obiectivul acestuia.

Următorul este un set de câteva sfaturi esențiale de planificare a evenimentelor pe care le puteți aplica atunci când vă organizați următorul eveniment memorabil.

Începeți cât mai devreme posibil

Primul pas în procesul de planificare a evenimentului este de a determina un obiectiv clar, fie că este vorba despre o adunare socială, o retragere corporativă sau o strângere de fonduri. Va fi mai ușor să vă concentrați asupra aspectelor cheie ale evenimentului, cum ar fi locația, tipul de locație și atragerea de sponsori, dacă ați stabilit o intenție clară și precisă a evenimentului.

Nu întârziați când vine vorba de a începe planificarea evenimentului. Un eveniment considerabil are nevoie de cel puțin patru până la șase luni pentru a organiza lucrurile, în timp ce un eveniment la scară mică are nevoie de cel mult o lună. Un sfat important de reținut este să vă asigurați că contractele cu furnizorii sunt finalizate cu săptămâni înainte de eveniment, pentru a menține lucrurile să funcționeze constant până la ziua cea mare.

Stabiliți obiective clare, cuantificabile

Când doriți să stabiliți obiective și ținte realiste, începeți cu câteva întrebări:

• De ce este planificat acest eveniment?
• Ce se așteaptă să realizeze organizatorii evenimentului cu acest eveniment anume?

Îmbunătățiți rata de succes a fiecărei sarcini din lista de verificare a planificării evenimentelor, cu o înțelegere solidă a obiectivelor principale ale companiei dumneavoastră înainte de a începe planificarea. Vrei să strângi o anumită sumă în donații pentru următorul mare proiect? Cauți să aduci 50 sau 500 de invitați? Poate că încerci să atragi atenția asupra unei cauze specifice.

Asigurați-vă că setați obiective cu criterii care vă permit să vă măsurați progresul. Acest lucru vă va ajuta echipa nu numai să vizualizeze obiectivele, ci și să le realizeze. Un planificator de evenimente capabil va lua în considerare și rezultatul atunci când obiectivele sunt atinse, ratate și chiar depășite. Ei ar lua în considerare în continuare când este cel mai bine să încheie lucrurile și momentul potrivit pentru a încerca ceva mai captivant cu următorul eveniment. Când știi exact unde vrei să fii, știi cum să ajungi acolo eficient.

Planificați cu transparență

Păstrați părțile interesate cheie și echipa de marketing implicate în planificarea evenimentului. Informați-i despre programul pe care l-ați stabilit și despre ceea ce veți oferi, cum ar fi scopurile și obiectivele dvs. pentru eveniment. Menținând părțile interesate implicate în proces, puteți marca și îmbina experiența pentru toți participanții la eveniment.

În cazul unui eveniment notabil, mențineți participanții la curent cât mai des posibil pentru a vă asigura că toate detaliile din cronologia evenimentului, de la concept până la PR media, funcționează fără probleme.

Promovarea relațiilor profesionale de respect reciproc

Este esențial să rețineți că profesionalismul dumneavoastră este legat de organizarea unui eveniment de succes . Unul dintre sfaturile cheie de planificare a evenimentelor de reținut este să vă concentrați pe atragerea clienților. Încercați să identificați clienți care respectă ceea ce faceți dvs. și compania dvs. și să stabiliți un parteneriat de durată cu aceștia.

Fiți hotărât să puneți bazele unor bune relații de afaceri prin prețuirea și menținerea respectului reciproc. Folosește-ți punctele forte și vei crea o experiență optimă pentru oaspeții tăi.

Deveniți cei mai buni prieteni cu datele

Dezvoltați o modalitate de a măsura și de a învăța din rezultatele abilităților dvs. de planificare a evenimentelor și de a colecta date pentru a determina efectele deciziilor dvs. în timpul procesului de planificare.

Cum vă puteți asigura că procesul dumneavoastră are un impact legitim? Puteți efectua anchete obiective și puteți măsura NPS, de exemplu.

Deținerea de date de calitate nu te ajută doar să te îmbunătățești în planificarea evenimentelor viitoare, ci vă sprijină cazul când clienții propun idei care ar putea să nu aibă succes.

Identificați-vă publicul țintă

O parte importantă a planificării este definirea publicului țintă:

• Localnici?
• Parteneri de afaceri sau directori?
• Management?
• Clienți actuali sau potențiali?
• O combinație a acestor grupuri?

Cheia unui eveniment de succes este să ajungi la publicul vizat. Odată ce știți cine , puteți lucra la modul de adaptare a evenimentului la nevoile și interesele sale.

Compilați suficiente date despre audiența dvs., datele demografice, atitudinile, interesele sau antipatiile dvs. etc. Bazați-vă pe caracteristicile lor pentru a vă ajuta să vă dați seama și să vă definiți publicul specific.

Angajați personal extraordinar

Sfaturile de planificare a evenimentelor evidențiază valoarea angajării de personal bun în crearea unui eveniment de succes. Ei vor da dovadă de o atitudine respectuoasă și profesională și vor avea o cunoaștere profundă a evenimentului pentru a răspunde la întrebările invitaților.

Este vital să confirmați ce experiență aduce personalul evenimentului la locul de muncă, așa că rugați-i să completeze cererile și să furnizeze referințe pe care le puteți verifica. Și asigurați-vă că cineva se uită la detaliile evenimentului și leagă capete libere înainte de începerea evenimentului, astfel încât să nu aveți surprize nedorite în timpul evenimentului.

Alegeți cu atenție spațiul dvs. de eveniment

Ai stabilit data, acum trebuie să rezervi locul perfect. Detaliile importante, cum ar fi locația și data, trebuie finalizate cât mai curând posibil. Acest lucru este astfel încât managementul evenimentelor să poată începe din timp campania de marketing.

Luați în considerare următoarele atunci când vă gândiți la un loc:

• Lifturile și intrările sunt ușor accesibile tuturor? Sunt disponibile toalete pentru toate genurile? Există suficient spațiu dacă sunt necesari interpreți sau un ecran de subtitrări live?
• Cerințele de spațiu pentru 50 de oaspeți diferă în comparație cu 500.
• Există o parcare mare și există acces ușor de pe drumurile publice?
• Sunteți obligat să achiziționați o anumită asigurare? Care sunt reglementările privind răspunderea?
• Asigurați-vă că există spațiu pentru echipamentul AV, inclusiv prize, prelungitoare și altele, dacă sunt necesare difuzoare, microfoane și camere pentru eveniment.

Aveți un plan cuprinzător de evenimente

Un plan amănunțit al evenimentului ar trebui să sublinieze o listă de activități care să acopere toate aspectele cheie, de la obiective la logistică. Acest plan vă va ajuta să vă organizați, să economisiți timp și să vă asigurați că planificarea evenimentului rămâne în curs. Poate fi, de asemenea, o resursă excelentă pentru participanți, membrii echipei și alții implicați în organizația care organizează evenimentul.

Elementele esențiale pe care trebuie să le includă un plan extins sunt

• Locul de desfășurare
• Logistică
• Managementul catering
• Vorbitori/Talent
• Prezentatori/MC-uri
• Program/Cronologie
• Divertisment
• Pachet de promovare
• Managementul inregistrarii
• Plan de sponsorizare și management
• Îndatoriri de voluntariat

Marca-ți evenimentul

O temă actuală care surprinde și captivează vă poate ajuta evenimentul să iasă în evidență față de concurență. Asigurați-vă că purtati această temă în diferitele caracteristici ale evenimentului, în special în nume. Prezentați funcții distinctive și promovați-le în media online pentru a atrage oamenii să participe la evenimentul dvs.

Când luați în considerare diverse nume de evenimente, întrebați-vă: prin ce diferă acest eveniment de altele găzduite în industria dvs.? Ce mesaj sau idealuri sperați să exprimați prin acest eveniment? Care sunt principalele caracteristici ale evenimentului dumneavoastră?

Generați un slogan: după ce ați stabilit numele, veniți cu un slogan. Amintiți-vă să păstrați subiectul și să îl faceți captivant, după ce toate acestea joacă un rol în marca evenimentului dvs.

Creați un logo: dacă organizați un eveniment la scară largă sau o serie de evenimente, va trebui să creați un logo.

Stabiliți o identitate vizuală: compuneți o identitate vizuală care să reunească toate caracteristicile evenimentului.

Creați un plan de marketing multicanal

Când planificați un eveniment, utilizați rețelele sociale, site-ul oficial și buletinele informative prin e-mail pentru a promova evenimentul și a vinde bilete. Este important ca următorul conținut de marketing să includă detalii despre eveniment, cum se pot înscrie participanții și ce pot aștepta cu nerăbdare:

• E-mailuri trimise membrilor și invitaților evenimentelor anterioare
• Postări pe diverse platforme de socializare de marcă
• Informații disponibile pe site-ul oficial al companiei
• Informații în buletinul informativ de rutină
• Puneți vorbitori și invitați de mare profil să promoveze detaliile evenimentului prin intermediul platformelor lor de socializare
• Obțineți și garantați o varietate de sponsorizări (compilați o listă cu potențialii sponsori pe care doriți să vă susțină evenimentul)

Creați un buget și respectați-l

Este vital să determinați de la început bugetul pe care îl aveți la dispoziție, deoarece acesta va influența tipul de eveniment pe care îl puteți organiza. Un sfat de planificare a evenimentelor de la Worley vă sfătuiește să stabiliți suma pe care sunteți dispus să o cheltuiți, apoi să bugetați pentru a cheltui cu 10% mai mult din estimarea inițială.

Sughițurile organizaționale pot apărea în orice moment . Planificați să acoperiți orice cheltuieli suplimentare sau neprevăzute.

După ce ați stabilit bugetul, asigurați-vă că identificați ce resurse vor fi folosite unde. De exemplu, risipirea bugetului pe elemente decorative în loc să investești într-un echipaj AV profesionist și cu experiență, îți poate strica evenimentul.

Creați o cronologie și o listă de verificare

Un termen limită fix vă asigură că veți menține planificarea evenimentului fără întârzieri. Este mai eficient decât o listă generală de lucruri de făcut, deoarece puteți determina când trebuie luate anumite decizii și finalizate lucrări.

O listă de verificare concisă vă ajută să recunoașteți sarcinile pe care trebuie să le îndepliniți, să determinați termenele limită de atins și să decideți cu privire la orice sprijin suplimentar necesar. De asemenea, puteți genera estimări financiare și de timp în timpul procesului de pregătire. Realizarea unei liste de verificare vă poate ajuta, de asemenea, să evaluați progresul pe care îl faceți cu fiecare sarcină.

Păstrați-vă cronologia și lista de verificare actualizate pe măsură ce ziua evenimentului se apropie, întrebându-vă următoarele:

• când vor sosi vânzătorii?
• cine este punctul de contact?
• cand vor fi servite mesele?
• cand preia DJ-ul trupei live?

Prezentați-vă sponsorii în mod eficient

Indiferent dacă organizați evenimente în persoană sau evenimente virtuale, nu este nevoie să finanțați complet întreaga afacere fără ajutor. Luați legătura cu potențialii sponsori pentru a găsi oportunități de finanțare a evenimentului în schimbul expunerii mărcii cu participanții.

Stabiliți un plan pentru modul în care doriți să vă prezentați sponsorii. Includeți următoarele în planificarea dvs.:

• O aplicație de eveniment pentru participanți. Această resursă va permite oaspeților să recunoască diferiții sponsori, să trimită notificări push și să se conecteze la un itinerar ușor de utilizat.
• Piața de sponsorizare. Puteți îndeplini în continuare cerințele sponsorului dvs. chiar și cu un eveniment online.
• Materiale de marketing. Întăriți calitatea experienței pentru sponsorii dvs. cu un rezumat a ceea ce au de câștigat prin contribuția la instrumentele de marketing ale evenimentului. Folosiți strigări în timpul evenimentului pentru a crea conștientizarea mărcii pentru sponsori cu publicul.

Cele mai multe sfaturi de planificare a evenimentelor vă vor aminti să vă prețuiți profund sponsorii din momentul în care semnează contractul. Rețineți că au plătit pentru a fi văzuți și auziți la evenimentul dvs.

Fotografiază Totul

TechCrunch are un cont Flickr cu imagini de la evenimentele lor.

Asigurați-vă că faceți fotografii interesante și interesante care evidențiază succesul evenimentului dvs. Acestea pot fi apoi partajate pe diverse platforme de marketing pe rețelele sociale pentru a genera noutăți.

Un fotograf profesionist va avea o idee bună despre tipurile de fotografii care vă promovează evenimentul specific și vă va cere detalii specifice. Spuneți-le că doriți diverse fotografii care surprind diversitatea evenimentului, cum ar fi brandingul evenimentului, un spațiu plin de viață și invitații care se distrează.

În timpul fazei de proiectare, asigurați-vă că luați în considerare toate aspectele vizuale ale evenimentului dvs. Ce ar crea un fundal dinamic? Ce caracteristici cheie ar fotografia bine și ar promova brandul sau sponsorii?

Planificați logistica zilei

Garantați succesul evenimentului dvs. prin identificarea, revizuirea și angajarea tuturor specialiștilor esențiali pentru evenimente (tehnicieni AV, decoratori, fotografi, personal de securitate etc.). Vorbitori și prezentatori live, care pot include experți influenți și influenți din industrie, ar trebui să fie rezervați, deoarece sunt calificați pentru a împărtăși ideile pe care ați dori să le prezentați la evenimentul dvs.

Este vital să găsești un echilibru în programul de evenimente al invitaților tăi. Vrei să se implice în program cât mai mult posibil. Creați varietate în cadrul evenimentului pentru a le capta și a le menține interesul.

Dar, de asemenea, doriți să creați suficient timp și spațiu în program pentru a permite participanților să amestece și să proceseze toate informațiile pe care le preiau. Programul ar trebui să ofere o marjă pentru orice apariție neașteptată.

Aveți un plan de rezervă în cazul în care ceva nu merge bine

Trebuie să compilați un plan de rezervă în cazul oricăror derapaje sau probleme neașteptate. Un plan de rezervă cuprinzător va garanta că evenimentul dumneavoastră se desfășoară fără probleme și este un succes pentru toți cei implicați. Așa că asigurați-vă că împărtășiți planul cu personalul, vânzătorii și cei responsabili de locație. Asigurați-vă că sunt de acord cu planul și că sunt la curent cu protocolul care trebuie urmat în cazul oricăror probleme.

Unele dintre aceste probleme ar putea include echipamente de rezervă (microfoane, difuzoare etc.), o listă de scenarii posibile care ar putea avea loc, un difuzor neprezentat sau evenimentul mutat online.

Nu vă temeți de procesul de negociere

Iată un sfat bun de planificare a evenimentelor de care trebuie să țineți cont atunci când aveți de-a face cu furnizorii: totul este negociabil. Nu tresari cand negociezi preturile. Costurile ascunse pot apărea oricând în timpul fazei de planificare a evenimentului, așa că stabiliți-vă bugetul înainte de a trata cu furnizorii. Determinați să negociați cu 5-10% mai puțin decât prima ofertă .

Aflați logistica altor industrii

Nu este necesar să fii familiarizat cu detaliile complicate ale modului în care funcționează alte industrii, dar să ai o idee despre logistica generală te va ajuta cu siguranță ca planificator de evenimente. Fiți cât mai specific posibil atunci când comunicați cu alte organizații și furnizori implicați.

De exemplu, posibilitatea de a determina cantitatea de metri pătrați necesară pentru a găzdui scaune, mese și corturi, având în vedere puterea generatorului, BTU-urile de aer condiționat și alte asemenea detalii vă va ajuta să vă organizați fără probleme evenimentul.

Colectați feedback-ul personalului și al participanților

Odată ce evenimentul s-a încheiat, obțineți feedback cu privire la rezultat. Obținerea de feedback esențial atât de la personal, cât și de la participanți vă va ajuta să evaluați ce a făcut ca acesta să fie un hit sau un flop pentru toți cei implicați.

Înțelegând elementele importante care au făcut succesul evenimentelor anterioare, puteți urmări să repetați acele sarcini atunci când vă planificați următorul eveniment. De asemenea, veți fi conștienți de locurile în care aveți loc de îmbunătățire pentru a ridica ștacheta pentru evenimentele viitoare. Dacă au apărut obstacole sau probleme în timpul procesului de planificare a evenimentului sau a evenimentului în sine, luați notă și asigurați-vă că le abordați.

Procedând astfel, veți dobândi o mai bună înțelegere a ceea ce face sau distruge un eveniment și ce puteți continua să faceți sau să lucrați la schimbare atunci când planificați un alt eveniment.

Succes cu Sfaturi de planificare a evenimentelor

Planificarea unui eveniment poate fi o sarcină dificilă și solicitantă. Dar cele 10 sfaturi de planificare a evenimentelor discutate în acest articol vă vor ajuta să puneți împreună o strategie puternică și eficientă de planificare a evenimentelor.

O înțelegere intimă și detaliată a publicului țintă, cine sunt și ce își doresc, este crucială pentru a garanta succesul evenimentului tău. Cu cât sunteți mai familiarizat cu modul în care puteți oferi o experiență valoroasă pentru participanți, cu atât veți crea mai multe oportunități pentru a organiza evenimentul ideal (și de succes). Și acesta este scopul oricărui planificator de evenimente bine organizat.

Dacă ți-a plăcut să citești acest articol despre sfaturi de planificare a evenimentelor, ar trebui să le citești și pe acestea:

• Cele mai bune resurse de planificare a evenimentelor pe care fiecare profesionist ar trebui să le folosească
• Sfaturi pentru a deveni consultant de afaceri independent
• Cum să faci bani Găzduind evenimente: Ghidul de care ai absolut nevoie