Exemple de șabloane de propuneri de eveniment pe care trebuie să le vedeți

Dacă lucrezi în industria de planificare a evenimentelor, știi importanța creării unei propuneri bune de evenimente. Îți poate face sau distruge afacerea.

Trebuie să definiți care sunt informațiile relevante și să dezvoltați imagini puternice și uimitoare. Propunerea ta ar trebui să capteze inimile potențialilor clienți și sponsori.

Cu toate acestea, această sarcină s-ar putea simți copleșitoare dacă tocmai ați devenit planificator de evenimente. Deci, cum poți construi o propunere eficientă de eveniment, în ciuda experienței tale sau a lipsei acesteia?

În acest articol, vei descoperi elementele care compun o propunere de eveniment. Apoi, vei primi cele mai bune sfaturi pentru crearea unui șablon de propunere de succes și vei avea acces la diverse exemple care să te inspire.

Dar mai întâi, continuați să citiți pentru a înțelege ce este un șablon de propunere de eveniment.

Ce este o propunere de eveniment?

Propunerea de eveniment face parte din etapele incipiente ale procesului de planificare a evenimentului. Este un document scris pentru a promova un eveniment și pentru a câștiga sprijin de la cei care îl primesc.

Ar putea fi o modalitate de a obține consimțământul de la nivelurile manageriale. Ar putea servi, de asemenea, ca o propunere pentru un potențial client pentru serviciile de planificare a evenimentelor sau chiar un mijloc de a obține sprijin și finanțare de la sponsori.

Indiferent, ar trebui să conțină detalii importante despre eveniment. Trebuie să includă locația, obiectivul, data aproximativă și numărul de oaspeți.

De asemenea, ar trebui să existe o schiță a activităților programate. În funcție de cine îl trimiteți, puteți adăuga câteva detalii de preț.

Cu toate acestea, nu doriți să faceți o propunere confuză sau exhaustivă. La urma urmei, asta nu i-ar motiva pe receptorii să aprobe, să participe sau să sprijine evenimentul tău. Nu ar crea așteptări pozitive.

În schimb, doriți să construiți o propunere de eveniment prin care cititorii să picteze o viziune realistă , dar atractivă. Descoperă mai jos elementele esențiale ale unei propuneri de impact.

Ce ar trebui să includeți într-o propunere de eveniment?

Există câteva elemente la care să te gândești atunci când scrii o propunere de eveniment. Sigur, ar trebui să conțină detaliile evenimentului tău viitor.

Dar câte informații ar trebui să adăugați? Ce ar trebui să iei în considerare informațiile relevante? Și cum ar trebui să-ți organizezi propunerea de eveniment?

Continuați să citiți pentru a descoperi elementele de bază ale dezvoltării propunerii dvs.

Începeți cu o descriere a evenimentului

Începeți propunerea cu o scurtă descriere și includeți principalele detalii ale evenimentului. De la început, vrei ca sponsorul sau clientul tău să creeze o viziune clară pentru data.

Stabiliți-vă Scopul

Evenimentul dvs. ar trebui să aibă loc din motive specifice . Enumerați obiectivele pe care le-ați stipulat cât mai detaliat posibil.

Clienții trebuie să se raporteze la obiectivele pe care le stabiliți, iar liderii ar trebui să simtă că acestea respectă standardele și planurile companiei. În plus, sponsorii trebuie să vadă valoarea evenimentului pentru propria lor afacere.

Definiți o cronologie clară

În acest al treilea pas, trebuie să definiți cronologia evenimentului. Ar trebui să includă o dată exactă sau aproape aproximativă .

Nu doriți să setați un sezon sau o lună. Propunerea este un document precis, deci vizați o anumită zi. În plus, încercați să stabiliți un program pentru orele de început și de sfârșit și pentru activitățile pe care le planificați.

Stabiliți locul și facilitățile de care veți avea nevoie

Locul de desfășurare este una dintre cele mai importante probleme de discutat și definit. Ar trebui să aveți deja o opțiune în minte atunci când începeți să scrieți propunerea de eveniment.

Locația trebuie să corespundă nevoilor oaspeților și evenimentului în sine. Facilitățile trebuie să aibă dimensiunea potrivită și să aibă echipament adecvat pentru a se asigura că participanții sunt confortabili.

Planificatorii de evenimente trebuie să descrie locația și instalațiile acesteia, cum ar fi aerul condiționat și scaunele. De asemenea, ar trebui să specifice politicile de anulare pentru locație și politicile de daune atunci când este necesar.

Identificați cine vor fi părțile interesate

Ar trebui să identificați de la început părțile interesate ale evenimentului. Le puteți împărți în cei care sunt interni sau externi afacerii.

Încercați să includeți toate părțile interesate și să specificați rolul lor în eveniment. Scopul tău este să formezi și să prezinți o echipă solidă care să evidențieze semnificația evenimentului tău pentru cei care citesc propunerea ta de eveniment.

Construiți o propunere de buget

Discuția despre bani poate fi dificilă, așa că includerea detaliilor de preț pe prima pagină va facilita abordarea subiectului. Propunerile dvs. de evenimente nu au nevoie de un buget foarte detaliat.

Cu toate acestea, ar trebui să adăugați o estimare realistă a cheltuielilor . Luați în considerare, de asemenea, să schițați o propunere de program de plată care să se potrivească nevoilor bugetare ale clientului.

Dacă scrieți o propunere de sponsorizare, revizuiți toate elementele înainte de a menționa prețul. Numerele dvs. trebuie să fie corecte și să arate un rezultat pozitiv .

Includeți mărturiile clienților din evenimentele trecute

Împărtășirea evenimentelor de succes pe care le-ați organizat ajută la construirea unei reputații . Includerea recenziilor de la clienții și sponsorii anteriori demonstrează că echipa dvs. a dat rezultate excelente.

În calitate de planificator de evenimente, trebuie să împărtășiți mărturii sincere ale clienților. Va motiva liderii și sponsorii să vă susțină. Clienții potențiali vor fi, de asemenea, mai dispuși să-ți contracteze serviciile de planificare a evenimentelor.

Scrieți o propunere de valoare unică

Dacă doriți ca cititorii să-și imagineze o imagine uimitoare a evenimentului dvs., veți avea nevoie de mai mult decât de o scurtă introducere. Cu o propunere de valoare originală , le vei arăta sponsorilor și clienților noi de ce trebuie să lucreze cu compania ta.

În plus, oferă un aspect elegant șablonului de propunere de planificare a evenimentelor. Un design elegant și un aspect organizat sunt esențiale.

Obțineți mai multe rezervări cu instrumentul potrivit pentru job

Să fii organizat nu a fost niciodată mai ușor.

Acum puteți să vă gestionați afacerea și să vă dezvoltați marca cu un singur plugin WordPress puternic de rezervare, care vă menține toate întâlnirile la linie, clienții organizați și afacerea dvs. în plină expansiune.

Amelia este pluginul perfect pentru evenimente WordPress pentru proprietarii de afaceri care trebuie să-și eficientizeze experiența de rezervare atât pentru personal, cât și pentru clienți.

Amelia se ocupă de totul pentru tine, chiar și trimiterea automată de mementouri prin e-mail sau SMS clienților tăi. Neprezentări? Nu mai!

Pluginul de rezervare Amelia WordPress se adaptează la diferite industrii pentru o experiență fericită de rezervare online și pentru managementul angajaților.

Vrei să afli mai multe? Verificați caracteristicile extraordinare ale Ameliei pentru a vedea ce vă lipsește.

Sfaturi aprobate de planificatorul de evenimente pentru scrierea unor propuneri excelente de evenimente

Un șablon eficient de propunere de eveniment ar trebui să creeze o viziune completă a ocaziei. Doriți să creați un document scurt, dar de impact, bine structurat. Mai jos sunt sfaturile pe care experții în planificarea de evenimente jură pentru cel mai bun șablon de propunere.

Adunați toate datele de care aveți nevoie

Ca planificator de evenimente, nu te poți mulțumi cu informații limitate. Astfel, înainte de a scrie o propunere de eveniment, evaluează datele pe care le deții.

Apoi, enumerați detaliile care vă lipsesc și cereți explicații . Vrei ca propunerea ta să fie clară și convingătoare pentru persoana care o citește.

Păstrați-vă în minte audiența

Când construiți șablonul de propunere de eveniment, doriți să produceți un document care să sublinieze serviciile dvs., dar amintiți-vă că nu scrieți pentru dvs.

Propunerea și evenimentul sunt planificate și organizate în jurul clientului dumneavoastră. Așadar, dacă ceri o sponsorizare de la o companie, află filozofia de lucru și obiectivele acesteia.

Dimpotrivă, dacă propunerea este pentru managerii dvs., scrieți-o urmând standardele acestora. Dacă îl construiți pentru un client, urmăriți să-i captați viziunea și să vă raportați la obiectivele sale .

Scrieți o narațiune captivantă

Dacă doriți ca propunerea dvs. de eveniment să motiveze cititorii să vă susțină, trebuie să creați o narațiune captivantă. Concentrați-vă nu numai asupra evenimentului viitor, ci și asupra companiei dvs.

Descrieți cum funcționează echipa dvs. și evenimentele pe care le-ați organizat împreună. Există mai multe strategii pe care le puteți folosi pentru a include povestirea în șabloane.

Totuși, nu uitați să adăugați doar suficiente detalii conținutului dvs. Vrei să-ți păstrezi propunerile succinte.

Definiți-vă obiectivele în mod clar

Deoarece obiectivele vor ghida planificarea și desfășurarea evenimentului, ar trebui să le definiți din timp.

Păstrați-vă comunicarea directă atunci când abordați subiectul. În plus, cititorii ar trebui să vadă că obiectivele dvs. sunt de acord cu viziunea lor pentru eveniment.

Arată-ți clientului de ce să lucreze cu tine

Dacă doriți ca clientul să vă aleagă serviciile, trebuie să le oferiți motive întemeiate. Utilizați șablonul pentru a evidenția fiabilitatea companiei dvs. Includeți comentarii de la sponsori și clienți care vă prezintă experiența ca echipă, integritatea și abilitățile dumneavoastră.

Luați în considerare oferirea de pachete diferite pentru a arăta că sunteți dispus să satisfaceți nevoile clientului dvs. De asemenea, trebuie să menții o comunicare constantă și eficientă cu aceștia.

Promovați transparența bugetară

Clienții s-ar putea să nu știe exact ce își doresc la un eveniment, dar știu cum vor să se simtă. Planificatorii de evenimente organizează ocazii care oferă acele sentimente respectând în același timp bugetul.

Clientul tău potențial trebuie să vadă că ești dedicat viziunii lui, dar nu va sparge banca. Prin urmare, discutați în mod regulat prețurile și, înainte de a prezenta costul total, pregătiți-vă pentru a crea un program de plată , dacă este necesar.

Fiți atenți la design

Propunerea se află la începutul procesului de planificare. Așa că doriți să oferiți cititorilor o experiență extraordinară încă de la prima pagină.

Un designer grafic vă poate ajuta să dezvoltați un design funcțional și elegant . Acestea pot îmbina diferite elemente, de la text la grafică și ilustrații, pentru a oferi șablonului tău un atractiv unic.

Echilibrează estetica și informația

Cantitatea de informații pe care o includeți în propunere va depinde de clientul dvs. și de evenimentul în sine. Cu toate acestea, doriți să găsiți un echilibru între estetica șablonului și datele pe care le transmite.

Dezvoltați o structură care ușurează înțelegerea. Designul ar putea face compania dumneavoastră să iasă în evidență, dar conținutul scris va dicta decizia finală.

Examinați șablonul de propunere cu ochii unui cititor

Înainte de a trimite propunerea unui sponsor, manager sau client, acordați-vă timp pentru a o examina. Încercați să o analizați prin ochii cititorului . Acest lucru vă va ajuta să înțelegeți cum va arăta șablonul dvs.

Pune întrebări de genul

• Acest mesaj mă face să simt că pot avea încredere în planificatorul de evenimente sau în echipă?
• Reflectă ceea ce îmi doresc pentru eveniment?
• Îmi respectă bugetul?

Apoi, schimbați aspectele care simțiți că vă lipsesc și revizuiți din nou. Acest proces vă va ajuta să aveți mai multă încredere atunci când trimiteți sau prezentați șablonul de propunere.

Exemple de șabloane de propuneri de eveniment

Planificatorii de evenimente păstrează de obicei o arhivă cu propuneri de evenimente din evenimentele trecute. Puteți face la fel. În plus, există o mulțime de șabloane gratuite de propuneri de evenimente disponibile online.

Mai jos veți găsi 13 șabloane de propuneri de evenimente care să vă inspire. Există opțiuni pentru o varietate de evenimente și circumstanțe. Observați cum fiecare element despre care ați citit se potrivește perfect cu celelalte.

• Propunere de eveniment de artă
• Șablon de propunere de eveniment de companie
• Propunere de eveniment educațional
• Formular care poate fi completat cu propunere de eveniment
• Formular de propunere de eveniment de către Societatea Canadiană de Cancer
• Șablon de format de propunere de eveniment
• Șablon de propunere de eveniment cu aspect colorat
• Șablon de propunere de eveniment cu instrucțiuni
• Propunere de eveniment Târg de bijuterii
• Exemplu de șablon de propunere de eveniment în Word
• Propunere de eveniment școlar
• Formular de propunere de eveniment pe o singură pagină
• Propunere de eveniment special

Concluzie despre exemplele de șabloane de propuneri de evenimente

Prin acest articol, ați aflat despre caracteristicile de bază ale unei propuneri de eveniment. Ai primit cele mai bune sfaturi pentru a crea cele mai bune șabloane.

În cele din urmă, vi s-au prezentat 13 propuneri unice cu design, structuri și conținut distincte. Pe măsură ce vă construiți șablonul, reveniți la aceste informații pentru îndrumare și asistență.

Dacă urmați aceste sugestii, veți crea șablonul perfect de propunere de eveniment.

Dacă ți-a plăcut să citești acest articol despre șabloanele de propuneri de evenimente, ar trebui să îl verifici pe acesta cu teme WordPress pentru evenimente.

De asemenea, am scris despre câteva subiecte conexe, cum ar fi crearea unui calendar de evenimente WooCommerce, strategii de marketing pentru maximizarea vânzărilor de bilete, idei hibride de evenimente și abilități de gestionare a evenimentelor.

Nu numai asta, dar am creat și articole despre idei de evenimente virtuale, statistici despre evenimente virtuale, cum să obțineți sponsori pentru un eveniment, conferințe tehnologice și cel mai urmărit eveniment sportiv.