8 Caracteristici de care aveți nevoie internă de Wiki pentru companie

Un wiki intern al companiei nu este doar o comoditate, ci califică și cuantifică informații care ar putea deveni cu ușurință „cunoștințe instituționalizate”. wiki-ul intern al companiei trebuie să îmbrățișeze filozofia că nicio notă nu este prea banală.

wiki-ul dvs. intern este vital și trebuie să fie concis, ușor accesibil și actualizat frecvent. Wiki-urile sunt unul dintre cele mai bune instrumente de la distanță pe care compania ta le poate folosi pentru a crește comunicarea și productivitatea.

Următoarele opt funcții pot transforma wiki-ul intern al companiei din „proiect uitat” în „resurse de zi cu zi” și nu numai că pot scurta timpul de pregătire a angajaților, ci și îi pot ajuta să împiedice angajații să rămână blocați în timpul muncii lor.

1. Aveți nevoie de software Wiki pentru a vă crea Wiki

Dacă sunteți o afacere cu o echipă mare de dezvoltare care are mult timp liber (felicitari), atunci codarea propriului wiki ar putea fi o idee bună. Dar, în general, este mai bine ca timpul angajatului să fie petrecut editand și întreținând conținutul wiki, mai degrabă decât pe baza codului wiki. Cu alte cuvinte, echipa ta se poate concentra pe prepararea pizza și nu pe fabricarea cuptorului.

Cu o soluție wiki găzduită de la o terță parte, echipa dvs. nu trebuie să petreacă timp depanării, corecțiilor, actualizărilor și deplasării caracteristicilor. Iată câteva suite de software wiki recomandate pe care le-ați putea găsi utile pentru baza dvs. de cunoștințe:

• Tettra: Tettra este o excelentă platformă de colaborare și schimb de cunoștințe. De asemenea, se integrează cu zeci de alte servicii, astfel încât nu trebuie să porniți de la zero cu toată documentația internă. Puteți încorpora Google Docs, partajați din Dropbox sau Zapier și chiar să integrați GitHub, Slack, Prezi și Microsoft Teams (pentru a numi doar câteva). Echipele de inginerie folosesc Tettra pentru a urmări baza de cod și specificațiile produsului, în timp ce echipele de marketing îl folosesc pentru a urmări managementul proiectelor și lansările de produse.
• Bit.Ai: Bit.Ai este o altă alegere bună pentru wiki-ul intern al companiei. Fișierele dvs. wiki pot fi personalizate cu widget-uri personalizate, cum ar fi blocuri de cod, ecuații matematice și tabele inteligente. De asemenea, se integrează cu cele mai populare aplicații profesionale de comunicare și colaborare.
• ConcourseConnect: ConcourseConnect este mai mult despre construirea comunității, dar funcționează grozav ca instrument wiki și de colaborare pentru companii. Este un pic o soluție all-in-one, care ar putea fi grozavă pentru afacerea dvs. sau ar putea fi exagerată, în funcție de configurația dvs. actuală. Dar ConcourseConnect vă poate ajuta să configurați și să integrați bloguri, profiluri de angajați, wiki-uri, site-ul dvs. web și urmărirea colaborării și a activității, toate într-un singur loc.

Găsirea software-ului dvs. wiki este doar începutul; apoi trebuie să vă întrebați cum sunt stocate și partajate fișierele pe wiki-ul intern al companiei.

2. Aveți nevoie de stocare cuprinzătoare de fișiere și acces partajat

Unde sunt stocate fișierele dvs. wiki și cum adaugă și editează angajații aceste fișiere? Ce fel de permisiuni ai setat — cine poate edita ce intrări wiki? Chiar doriți ca neprogramatorii să editeze întrebări frecvente sau pagini wiki despre revizuirea codului sau cele mai bune practici?

Iată care sunt funcțiile de stocare și acces la fișiere de care aveți nevoie:

• Capacitățile de atașare a fișierelor din mai multe surse: oamenii trăiesc în documentele lor Google și în serviciile cloud în prezent. Angajații tăi trebuie să poată să încarce, să atașeze sau să integreze în alt mod fișiere din Evernote sau iCloud, de pe telefonul, tableta sau laptopul lor direct pe wiki.
• Limită mare sau infinită de încărcare: wiki-urile interne ale companiei, atunci când sunt utilizate corespunzător, tind să devină foarte mari și cuprinzătoare în timp. Întâlnirea cu limitele de date va distruge wiki-ul. Înainte de a vă angaja într-o strategie wiki pe termen lung, asigurați-vă că angajații dvs. pot încărca în siguranță fișiere multimedia în mod regulat, fără drame.
• Permisiuni de acces personalizabile: Software-ul ideal wiki sau de colaborare ar trebui să aibă un fel de sistem de permisiuni pe niveluri, astfel încât toată lumea să nu aibă același acces. Ar trebui să aveți, cel puțin, permisiuni de vizualizare, permisiuni de comentare, permisiuni de editare și permisiuni de a crea noi fișiere wiki, toate la niveluri separate.

După ce aveți fișierele stocate și partajate în siguranță, angajații trebuie să aibă instrumentele pentru a partaja acele fișiere și a lucra împreună la ele.

3. Wiki internă al companiei dvs. are nevoie de instrumente puternice de colaborare

Un wiki intern al unei companii cu funcții de colaborare confuze sau slabe este mort în apă - scopul unui wiki este să împărtășească cunoștințe cu un grup mare. Echipele de la distanță trebuie în special să colaboreze eficient.

Indiferent dacă creați intrări wiki sau fișiere de integrare și conținut din alte aplicații, software-ul wiki pe care îl alegeți ar trebui să vă permită să faceți următoarele:

• Partajarea documentelor: Evident, editorii ar trebui să poată partaja documentele lor pe wiki cu persoane care au permisiunile potrivite.
• Comentarii : toți cei care au permisiunea de a vizualiza un document ar trebui să poată adăuga comentarii.
• Sugerați modificări: atunci când modificați textul existent, ar trebui să existe o opțiune pentru ca textul să apară ca sugestii. Acest lucru permite o editare mai bună în colaborare, deoarece angajații pot vedea procesele de gândire ale colegilor lor și pot ajunge la un acord cu privire la textul final.
• Urmăriți modificările: software-ul wiki pe care îl alegeți ar trebui să poată urmări modificările nu numai la un anumit document, ci și la nivelul întregului wiki. Ar trebui să înregistreze când se fac modificări, când sunt adăugate fișiere și pagini noi și când conținutul este eliminat. Oamenii pe care i-ați pus responsabil cu întreținerea wiki-ului dvs. vor găsi această funcție de neprețuit.
• Integrarea cu aplicațiile de comunicare: software-ul Wiki care se poate integra cu Slack sau e-mail este ideal. Dacă modificările aduse wiki-ului pot trimite notificări către chat-ul de echipă existent, creați un mediu de responsabilitate și transparență. De asemenea, întotdeauna remediați greșelile mai repede.

Următorul pas este să descoperi ce intră în wiki (și, mai important, ce nu).

4. Trebuie să creați linii directoare pentru ceea ce merge în Wiki (și ce nu)

Instruirea și accesul la resursele de învățare sunt cheia aici: trebuie să creați linii directoare clare pentru ceea ce merită să fie în wiki.

Wiki-urile interne ale companiei eșuează adesea pentru că devin o gunoi zdrențuit și confuz de informații inutile, contradictorii, redundante, vechi sau prost formulate. În schimb, decideți ce ar trebui și ce nu ar trebui să intre în wiki și diseminați aceste informații tuturor angajaților. A face din ghidurile wiki pagina de pornire a wiki-ului în sine poate fi o idee bună.

Regulile actuale depind de dvs. și de modul în care doriți să utilizați wiki-ul, desigur.

Pe wiki-ul dvs. este totul despre integrarea de noi angajați? Dacă acesta este cazul, fișierele și intrările wiki ar trebui să fie limitate la documente de resurse umane, material de instruire și documente cu cele mai bune practici.

Este wiki-ul tău pentru managementul proiectelor? Dacă este cazul, angajații dvs. trebuie să știe că intrările wiki în afara subiectului vor fi șterse - o intrare wiki în locurile de prânz aproape de serviciu nu ar fi potrivită.

Este wiki-ul dvs. pentru unificarea standardelor și a celor mai bune practici? Poate fi inteligent să creați o schemă cu șabloane în avans, în loc să vă lăsați wiki-ul să crească organic. De exemplu, dacă doriți ca toată lumea din compania dvs. să construiască o mașină exact în același mod, este posibil să doriți să creați secțiuni pentru „Anvelope”, „Cadru”, „Motor”, „Transmisie” și „Șasiu” și să aveți inginer le completează.

Dacă compania dvs. creează mai multe produse și servicii, toate cu ajutorul diferitelor departamente, vă recomandăm să luați în considerare spații de lucru separate pentru a preveni dezordinea.

5. Wiki dumneavoastră are nevoie de spații de lucru separate pentru echipe

Nu orice informație este utilă fiecărui membru al echipei, în special într-o companie diversă sau foarte segmentată, motiv pentru care wiki-ul tău are nevoie de spații de lucru separate.

Dacă oamenii de vânzări trebuie să treacă printr-o serie nesfârșită de articole wiki de programare pentru a ajunge la informațiile CRM, wiki-ul devine mai puțin util (și ulterior mai puțin utilizat). Idem pentru dezvoltatorii care trebuie să parcurgă articolele de management al clienților doar pentru a găsi procedura adecvată pentru compilare.

Spațiile de lucru separate atenuează acest efort irosit. Când angajații dintr-o anumită filială, departament sau specialitate se conectează pe wiki, acesta ar trebui să-i parcheze în secțiunea wiki-ului cea mai relevantă pentru nevoile lor. Aceste spații de lucru digitale previn, de asemenea, oboseala notificărilor - angajații primesc doar notificări relevante pentru ei.

6. Wiki-ul tău intern are nevoie de o funcție de căutare care funcționează

Wiki-ul dvs. intern poate avea cea mai meticulos organizare construită, dar tot ce își dorește oricine este să își „google” problema. 43% dintre oameni merg imediat la bara de căutare înainte de a încerca orice altă soluție. wiki-ul intern al companiei are nevoie de o bară de căutare care să funcționeze.

Lucrătorii din domeniul cunoașterii petrec 19% din timp căutând informațiile de care au nevoie pentru a-și face treaba. De asemenea, sunt obișnuiți să caute prin telefoanele și browserele lor. O bară de căutare funcțională primește informații mai rapid către angajați.

Ei nu trebuie să învețe schema de fișiere a wiki și nu au nevoie de nicio pregătire suplimentară. Cineva care caută cum să pună o zi de boală poate să scrie asta în bara de căutare și să fie pe drum, în loc să încerce să ghicească dacă articolul se află în secțiunea „Resurse umane” sau „Orientare”.

Motoarele de căutare de pe wiki sunt greșite sau greșite – nu există o modalitate ușoară de a spune imediat dacă funcția lor de căutare este bună. Vă recomandăm să oferiți oricărei platforme wiki un test complet înainte de a cumpăra sau de a vă angaja. Dacă wiki-ul este disponibil public (de exemplu, Wikidot), alegeți un wiki public și căutați termeni obișnuiți pentru industria aferentă. Sunt rezultatele căutării relevante pentru interogarea dvs.?

Dacă wiki-ul este un software de colaborare, discutați cu un reprezentant despre obținerea accesului la o demonstrație. Pune acea bară de căutare în pământ – experimentează. Bara de căutare poate gestiona greșelile de scriere? Va încerca să găsească ceva apropiat de ceea ce ați tastat sau va returna zero rezultate?

Articolele wiki au funcționalitate de cuvinte cheie? Puteți eticheta fiecare fișier cu subiecte relevante? Toate aceste caracteristici fac motoarele de căutare wiki mai bune, așa că fii atent la ele.

7. Wiki-ul tău are nevoie de curățare regulată și oameni desemnați să o facă

Wiki-urile pot deveni rapid un cuib încurcat de link-uri rupte, informații vechi și pagini redundante. Un wiki intern al companiei eficient și de lungă durată este produsul timpului și al personalului dedicat curățării wiki-ului și menținerii lui în formă.

Acest proces este adesea numit „wiki-grădinari” și trebuie să desemnați wiki-grădinari pentru a tăia paginile vechi, a tăia link-urile rupte și a vă cultiva datele de antrenament într-o bază de date optimizată și funcțională.

Iată câteva sfaturi pentru grădinărit wiki:

1. Desemnați cel puțin o persoană ca grădinar wiki obișnuit. Pentru companiile mai mari, doi sau trei oameni ar trebui să facă treaba.
2. Setați recenzii wiki la intervale regulate. O dată pe săptămână sau de două ori pe lună, grădinarii dvs. wiki ar trebui să examineze toate modificările aduse wiki-ului.
3. Comparați editările cu regulile dvs. wiki, cu care wiki-grădinarii ar trebui să fie foarte familiarizați și faceți modificări pentru a aduce modificările în conformitate cu standardele.
4. Grădinarii Wiki ar trebui să fie cunoscuți angajaților - dacă un angajat trece peste un link rupt, o pagină veche sau o altă eroare evidentă, angajații ar trebui să știe să trimită acea eroare unuia dintre grădinari wiki pentru a o repara.
5. Căutați pagini vechi sau irelevante. Dacă un produs sau o practică este schimbată sau eliminată, anunțați imediat grădinarii wiki. Ei pot efectua o căutare rapidă pentru acel produs sau practică și apoi pot face modificările necesare.
6. Oferă-ți wiki-grădinarilor timp suplimentar. În funcție de dimensiunea wiki-ului intern al companiei, a fi wiki-grădinar ar putea fi o muncă în sine. Asigurați-vă că grădinarii dumneavoastră au timpul, compensația și energia mentală pentru a efectua această activitate suplimentară.

Odată ce ai o casă curată, vei dori să te asiguri că ușa este încuiată. Un wiki intern al companiei fără securitate sau copii de siguranță ar putea fi un dezastru care așteaptă să se întâmple.

8. Wiki dumneavoastră trebuie să aibă securitate și copii de rezervă

Un wiki intern al companiei se va umple rapid cu informații sensibile și proprietare - și ar trebui; ar fi inutil altfel. Cu toate acestea, înseamnă că un wiki intern bun al companiei trebuie să fie protejat împotriva intruziunilor rău intenționate.

Wiki trebuie să aibă și copii de siguranță sigure, deoarece un wiki bun este (a) valoros și (b) imens. O singură prăbușire nu poate anula toată munca grea necesară pentru a crea și a menține.

Din fericire, există o mulțime de soluții pentru a securiza și a face copii de rezervă pentru wiki-ul corporativ. Majoritatea platformelor wiki au o variantă, dar iată care sunt caracteristicile de securitate pe care trebuie să le căutați:

• Autentificarea utilizatorului și informațiile despre angajați trebuie să fie sigure:
  • Filtrele IP vă pot asigura că toate datele dvs. de conectare provin din locații locale/aprobate.
  • Parolele ar trebui să fie hashing și sărate.
  • Conectările ar trebui să fie securizate cu autentificare multifactor.
• Datele care ajung și care vin de pe serverele platformei dvs. ar trebui să fie criptate.
• Software-ul ar trebui actualizat în mod regulat. Cât de des este corectat serviciul wiki sau aplicația?

De asemenea, wiki-ul intern al companiei ar trebui să facă copii de rezervă în mod regulat. Fie trebuie să faci asta singur, fie trebuie să găsești o platformă care să o facă. Verificați potențiala soluție wiki pentru următoarele. De fapt, luați în considerare să puneți aceste întrebări direct reprezentantului:

1. Copiile de rezervă sunt automatizate? Pot fi personalizate?
2. Cât de des se face backup pentru wiki?
3. Unde se face backup? Este acea locație criptată și sigură?
4. În timpul transferului, datele sunt criptate?
5. Cine are acces la copiile de rezervă?
6. Datele de rezervă sunt stocate în mai multe locații din lumea reală?
7. Copiile de rezervă sunt suprascrise sau sunt stocate mai multe versiuni?
   1. Acest lucru este necesar pentru a preveni scrierea permanentă a unei versiuni corupte sau a unei modificări rău intenționate a wiki.

Odată ce v-ați asigurat că wiki-ul dvs. este în siguranță și are toate caracteristicile de care aveți nevoie, poate fi timpul să vă angajați și să începeți construirea bazei de cunoștințe interne.

Un Wiki intern al companiei îi ține pe toți pe aceeași pagină

Beneficiile unui wiki intern al companiei nu pot fi exagerate. Și nici măcar nu se limitează la companii: chiar și facilitățile educaționale pot beneficia de wiki-uri și colaborare online. Atunci când informațiile vitale sunt ușor accesibile, ușor de personalizat și ușor de adăugat, toți angajații beneficiază.

Wiki-urile interne împiedică formarea silozurilor de date și în compania dvs., ceea ce face compania dvs. mai agilă pe o piață în schimbare. Cunoașterea înseamnă putere, la urma urmei, așa cum se spune vechea zicală, așa că de ce să nu le dai putere angajaților și companiei tale cu cunoștințe organizate, actualizate și utile în orice moment?