Sănătate financiară pentru afacerea dvs. de comerț electronic

Deci aveți un produs grozav și un site web grozav pentru a-l vinde, dar afacerea dvs. de comerț electronic are procesele financiare potrivite pentru a supraviețui?

Potrivit unui sondaj recent realizat de Small Business Trends, aproximativ 90% dintre companiile de comerț electronic eșuează în primele 4 luni. Probleme legate de proces, cum ar fi „epuizarea numerarului” și/sau „probleme legate de preț și costuri” au fost citate de cel puțin o treime dintre respondenții lor – circumstanțe care sunt adesea prevenite prin dezvoltarea și respectarea procedurilor de afaceri.

Aceste procese și proceduri sunt adesea denumite în mod colectiv „igiena financiară”. Așa cum igiena noastră personală ne menține sănătoși, trebuie să menținem obiceiuri financiare bune pentru a ne menține sănătatea financiară.

• Angajați un CPA atunci când vă lansați afacerea
• Deschideți e-mailul dvs
• Menține controalele contabile
• Reconciliați toate conturile financiare
• Anticiparea cheltuielilor
• Fii cu ochii pe datorii

Angajați un CPA atunci când vă lansați afacerea

Un Contabil Public Autorizat (CPA) vă poate ajuta să vă configurați corect afacerea. Dacă ați lansat deja, el sau ea vă poate duce în continuare contabilitatea în direcția corectă înainte să apară probleme costisitoare.

Este adevărat că software-ul precum Sage și Quickbooks vă ajută să vă faceți propria contabilitate. De fapt, majoritatea CPA-urilor sunt bucuroși să vă ajute să învățați cum să lucrați cu software-ul de contabilitate. Dar eșecul de a configura corect planul de conturi vă poate lăsa în întuneric, cu o configurație care este prost concepută pentru industria sau situația dvs.

De exemplu, am făcut parte odată într-un consiliu în care software-ul de contabilitate nu ne spunea nimic despre poziția noastră financiară. Toate veniturile noastre au intrat într-un singur cont numit „venituri generale”, iar toate cheltuielile noastre au ieșit dintr-un cont numit „cheltuieli generale”. Destul de sigur, rapoartele noastre erau destul de lipsite de sens.

Înființarea unor conturi care să surprindă modul în care fondurile noastre intrau și ieșeau ne-a făcut finanțele să prindă viață.

Același rezultat, dar doar câteva minute petrecute privindu-l ar putea spune:

• Widgeturile pentru stângaci sunt mult mai puțin profitabile decât cele obișnuite (comparați vânzările și costul realizării lor)
• Chiar dacă ai luat mai mulți bani decât ai cheltuit, ai pierdut bani vânzând widget-uri. Vânzarea unui echipament a mascat un deficit grav.

O contabilitate adecvată pe tot parcursul anului vă permite dvs. și CPA să vă anticipați obligațiile fiscale și să vă planificați din timp. De asemenea, procesul de creare a declarației fiscale este relativ simplu, deoarece cheltuielile dvs. de afaceri sunt deja alocate corespunzător categoriilor potrivite, cum ar fi cheltuielile cu mașina, cheltuielile de călătorie, mesele și așa mai departe.

Fără o contabilitate adecvată, cheltuielile tale trebuie să fie stabilite după fapt (dacă mai poți). Multe deduceri se pierd deoarece proprietarul unei afaceri nu a ținut evidențe și chitanțe adecvate pentru a le atesta.

Un CPA sau un consultant de afaceri calificat ar trebui, de asemenea, să vă ajute să dezvoltați bugete și obiective realiste pentru afacerea dvs., astfel încât să puteți elabora previziuni și să știți de cât capital aveți nevoie pentru a vă lansa afacerea.

Deschideți e-mailul dvs

S-ar putea să fii surprins cât de mulți proprietari de afaceri neglijează să-și deschidă corespondența (fie electronică sau poștală) și să aibă grijă de ea. Sigur, multe dintre ele vor fi nedorte, dar dacă aveți grijă de extrasele dvs. bancare, notificările guvernamentale și corespondența clienților, vă va menține afacerea pe drumul cel bun și va împiedica micile probleme să se transforme în altele mai mari.

De exemplu, o notificare guvernamentală că plata impozitului pe vânzări lipsește, în general, vine cu o mică penalizare și o taxă de dobândă – dacă o prindeți prima dată – dar aceste costuri cresc dacă ignorați notificările inițiale.

Alocați un timp cel puțin o dată pe săptămână (de preferință mai des) pentru a analiza totul și a le procesa:

• Plateste facturile
• Cecuri de depozit
• Răspundeți la reclamațiile sau preocupările clienților (chiar și la cele dificile)
• Răspundeți la notificările vânzătorilor, băncilor și guvernamentale

S-ar putea să credeți că sfatul de a „depune cecuri” de mai sus nu este necesar. Dar odată mi s-a cerut să sfărâmăm o serie de documente vechi pentru un client și am găsit aproape o duzină de plicuri nedeschise cu cecuri în valoare totală de peste o mie de dolari – cecuri care acum erau de mult învechite.

Dacă apare ceva în care pur și simplu nu înțelegi cum să faci față, discută cu CPA-ul tău sau cu un alt consilier de încredere. Unul dintre instructorii mei de la facultate mi-a dat clasei mele un sfat simplu care mi-a ramas mereu cu mine:

„Veștile proaste nu se îmbunătățesc cu timpul”

Menține controalele contabile

Pe măsură ce afacerea dvs. crește, elementele menționate mai sus sunt adesea primele lucruri pe care un proprietar de afaceri dorește să le delege. Cu toate acestea, menținerea unor controale contabile bune impune ca dvs., proprietarul afacerii, să îndepliniți personal anumite sarcini ori de câte ori este posibil.

Dacă aveți pe altcineva să vă scrie cecurile pe hârtie, ar trebui să le semnați. Este posibil ca altcineva să reconcilieze extrasele dvs. bancare, dar ar trebui totuși să le citiți. Sarcina banală de a verifica căsuța poștală a salvat mai mult de un proprietar de afaceri de fraudă sau furt continuă în cadrul organizației lor, deoarece au observat o factură sau alt document care nu avea sens și l-au găsit.

Reconciliați toate conturile financiare

Reconcilierea extraselor bancare cu cele ale cardului de credit trebuie efectuată lunar. Reconcilierea declarațiilor înseamnă compararea lor cu înregistrările dvs. pentru a vă asigura că totalurile sunt aceleași. Operațiunile bancare online și descărcarea zilnică a tranzacțiilor în software-ul dvs. de contabilitate sunt un lucru bun, dar reconcilierea vă păstrează înregistrările exacte și vă oferă o verificare dacă sumele declarate merg acolo unde credeți că se duc.

De exemplu, Quickbooks poate presupune că o tranzacție descărcată de 100 USD se potrivește cu o tranzacție pe care ați introdus-o deja pentru 100 USD. Dar s-ar putea ca acele sume să se potrivească și, de fapt, tranzacția pe care ați introdus-o ar putea fi încă restante.

Reconcilierea conturilor vă obligă să urmăriți toate aceste tranzacții și este, de asemenea, o a doua șansă de a observa unde au fost efectuate plăți. De exemplu, este posibil să fi crezut că ați suspendat Google AdWords, dar descoperiți că este încă debitat de pe un card de credit.

Efectuarea periodică a inventarierii produselor finite, a lucrărilor în curs și a materiilor prime vă ajută, de asemenea, să vă păstrați evidențele comerciale la punct – și vă poate ajuta să descoperiți dacă lucrurile dispar.

Anticiparea cheltuielilor

Unele cheltuieli, cum ar fi comandarea inventarului și plata facturilor de transport, sunt previzibile. Altele, cum ar fi salariile, impozitele și plățile pentru împrumuturi, vin în momente diferite (săptămânal, bisăptămânal, lunar, trimestrial sau chiar anual).

Poate fi dificil să urmăriți cât veți datora în momente diferite. Pentru a face și mai complicat, cheltuielile cu salariile sunt adesea deduse automat din contul dvs., gata sau nu!

O soluție pentru aceasta este menținerea unei previziuni a fluxului de numerar care să țină cont de toate cheltuielile viitoare anticipate în următoarele câteva luni. O altă abordare pe care o folosesc mulți proprietari de afaceri, în special pentru cheltuielile cu salariile, este de a menține un cont bancar separat. Transferând suma brută (adică totală) a cheltuielilor cu salariile în fiecare perioadă de plată, proprietarul afacerii poate economisi efectiv pentru impozitele pe salarii lunare și trimestriale pe măsură ce acestea vin la scadență.

Conturile de control dedicate sunt uneori folosite și pentru cheltuieli semnificative de afaceri, cum ar fi inventarul. Depunerea unei părți din banii din toate vânzările într-un cont de verificare a stocurilor înseamnă că sunteți întotdeauna pregătit financiar pentru a comanda mai mult inventar.

Pentru cheltuielile care sunt previzibile, dar care vor fi realizate la intervale oarecum imprevizibile (cum ar fi exemplele de salarizare și inventar), conturile bancare suplimentare sunt preferate de mulți proprietari de afaceri deoarece oferă o imagine mai clară a locului în care se află, fără a fi nevoie să facă calcule. pe fuga.

De exemplu, dacă aveți nevoie în grabă de un nou computer de 2.000 USD, aveți 6.000 USD în contul bancar principal și știți că următorul dvs. salariu este deja transferat în contul de salarii, știți că puteți cumpăra computerul.

În continuare va trebui să faceți previziuni ale fluxului de numerar, dar a avea câteva conturi de control dedicate pentru acele funcții critice descrise mai sus vă va ajuta să rămâneți organizat, iar afacerea dvs. ar trebui să aibă bani pentru prioritățile dvs.

Fii cu ochii pe datorii

O anumită sumă de datorii poate fi inevitabilă într-o afacere, mai ales atunci când începe și/sau crește. Dar dacă nu monitorizați cu atenție datoria, accesul dvs. la credit poate masca probleme serioase cu fluxul de numerar și profitabilitatea afacerii dvs. S-ar putea să vă treziți pur și simplu într-o zi și să descoperiți că cardurile dvs. de credit și/sau linia de credit comercială sunt utilizate.

Pentru a evita acest lucru, ar trebui să vă monitorizați datoria - verificați soldurile cel puțin o dată pe lună pentru a vă asigura că sunt în jos, nu în sus. Păstrați o foaie de calcul, astfel încât să vedeți cum se schimbă aceste solduri în timp. Datoria creptă este mult mai ușor de corectat înainte de a scăpa complet de sub control decât va fi mai târziu când rămâi fără credit și plătești multă dobândă.

Igiena financiară – E bine pentru tine!

Ai intrat în afaceri pentru că ai avut o idee grozavă, nu pentru că îți place contabilitatea. Treburile de contabilitate, citirea e-mailurilor și alte sarcini administrative pot simți doar ca niște distrageri de la atingerea obiectivelor tale. Dar a rămâne în fruntea lor este cea mai bună modalitate de a controla riscurile pe care le asumi în afaceri!

Porniți imediat propriul magazin online cu StoreBuilder by Nexcess. Profitați de toate beneficiile WordPress și WooCommerce gestionate fără complexitate.

Nu există experiență de codare? Nici o problemă.

Nu există niciun motiv să pornești de la zero sau să te simți copleșit de un ecran gol. Răspundeți la câteva întrebări și, în câteva minute, veți avea propriul magazin online cu o pagină de pornire intuitivă, ușor de navigat, optimizată pentru a vă converti vizitatorii în clienți. Verifică!