Ghidul suprem pentru a vă hoteliza spațiul de birou

În timp ce mulți dintre noi lucrează de acasă de ani de zile sau sunt deja familiarizați cu aranjamentele hibride de birou (veniți, plecați, stați, plecați, stați, stați…), noțiunea de spații de lucru netradiționale a luat amploare în timpul pandemiei. Și chiar și acum, cu o mulțime de companii care revin la normal – sau la o nouă normalitate – există o lecție învățată care se transmite: spațiile de lucru alternative au beneficii pentru angajatori și angajați. Există și dezavantaje, desigur. Să trecem peste toate, cu accent pe spații de birouri hoteliere.

Ce este un loc de muncă hibrid?

Imagine prin GoodStudio / shutterstock.com

Un birou hibrid este unul în care există un amestec de angajați din birou și angajați la distanță. Acei angajați din birou versus angajații de la distanță se pot schimba, de asemenea, ceea ce înseamnă că lucrătorii din birou pot alege să lucreze de acasă sau de la drum în unele zile și invers. În plus, chiar și acolo unde lucrează angajații din birou se pot schimba de la o zi la alta, în funcție de disponibilitatea biroului și de ceea ce are nevoie lucrătorul (cum ar fi un birou privat pentru a ține întâlniri sau o sală de consiliu pentru a lucra la un proiect în echipă). Pentru a clasifica și a crea procese pentru aceste nevoi în schimbare, au apărut două stiluri de locuri de muncă hibride: hot desking și desk hoteling. Ambele sunt alternative la un birou alocat la care stai în fiecare zi.

Avantajele la locul de muncă hibrid

• Utilizarea imobiliară mai eficient face locurile de muncă hibride rentabile.
• Birourile nu sunt personalizate, așa că rămân fără dezordine și minimaliste, ceea ce face o prezentare plăcută.
• Angajații care lucrează de la domiciliu pot alege să vină în câteva zile și să folosească un spațiu de lucru dedicat.

Locul de muncă hibrid Contra

• Angajații nu își pot personaliza spațiul sau au întotdeauna biroul aranjat exact așa cum le place.
• Atât de mulți oameni care împart același birou pot duce la un schimb de germeni.
• Lucrătorii nu vor putea întotdeauna să stea lângă colegii cu care trebuie să vorbească în scopuri de muncă.

Hot Desking

Sursa: ClassicVector prin Shutterstock

Într-un loc de muncă cu birou fierbinte, angajatul ajunge la serviciu și se așează oriunde este disponibil un birou. Dacă sunt disponibile mai multe posturi de lucru, angajatul poate alege pe care dorește să îl folosească, atâta timp cât nu este rezervat. De obicei, lucrătorul folosește software la sosirea la birou pentru a vedea care birouri sunt libere și a revendica unul. Apoi, pot verifica când au terminat, astfel încât alți lucrători să vadă că spațiul de lucru este din nou disponibil.

Hot desking funcționează bine în două tipuri de birouri. Dacă aveți un birou mic, cu un număr limitat de lucrători, ca toată lumea să aleagă un birou când intră nu va fi prea deranjant. Este, de asemenea, un sistem rezonabil dacă majoritatea angajaților tăi nu sunt la birou în majoritatea zilelor și vin doar în zilele rare când nu sunt pe teren. În acest caz, probabil că nu s-au obișnuit cu niciun birou și au nevoie doar de minimul necesar pentru a se ocupa de administrarea zilei.

Avantaje și dezavantaje ale Hot Desking

Pro

• Angajații ajung să stea lângă oameni cu care de obicei nu se conectează. Acest lucru poate consolida relațiile profesionale și poate încuraja colaborarea.
• Conducerea nu trebuie să-și facă griji cu privire la cine va sta unde dacă mulți angajați apar pe neașteptate (presupunând că există suficiente birouri pentru toată lumea).
• Lucrătorii apreciază autonomia de a alege unde stau în fiecare zi, fără a fi nevoiți să-și planifice în prealabil.

Contra

• Unii lucrători se pot simți anxioși atunci când nu știu unde vor sta în fiecare zi sau dacă chiar va fi disponibil un birou.
• Afectează productivitatea atunci când nu există birouri disponibile și angajatul trebuie să decidă dacă să aștepte sau să plece acasă.
• Lucrătorii pot simți că, dacă ar fi importanți pentru companie, ar avea cel puțin un spațiu unde să lucreze în fiecare zi.

Desk Hoteling

Sursa: Iryna Alex prin Shutterstock

Desk hoteling adoptă o abordare mai metodică a biroului hibrid. Angajații își rezervă birourile sau stațiile de lucru din timp. Sistemul este similar cu rezervarea online a unei camere de hotel. Cu toate acestea, este și mai avansat. Puteți vedea lucruri precum locul în care se află biroul, cine are rezervări în jurul acestuia și ce facilități include.

Sursa: Envoy

Cu sistemul de rezervare, lucrătorii pot vedea care birouri sunt disponibile pentru zilele și orele în care plănuiesc să fie la birou. Dacă nu sunt mulțumiți de selecție, pot lucra de acasă în acele zile și pot intra în alte zile când biroul lor preferat este liber. La fel ca în cazul biroului cald, când angajatul ajunge la serviciu, se va înregistra în spațiul de lucru și va face check-out când pleacă.

Hotelul de birou este ideal pentru birourile care se confruntă cu utilizarea spațiului. Când nu există suficiente birouri pentru toți angajații, aveți nevoie de o modalitate de a gestiona spațiul fără a întrerupe fluxul de lucru zilnic. Este util și pentru birourile care au unii angajați la distanță în schimbare, deoarece conducerea va ști întotdeauna unde sunt lucrătorii și cum să îi contacteze.

Avantajele și dezavantajele hotelării cu birou

Pro

• Angajații își pot proiecta săptămânile de lucru din timp, ceea ce îmbunătățește productivitatea și reduce epuizarea.
• Faceți rezervări pentru o zi întreagă, jumătate de zi sau chiar blocuri de oră.
• Acest sistem funcționează la orice scară, indiferent dacă aveți un birou mic cu 10 birouri sau mai multe etaje în clădirea dvs. de birouri - sau chiar mai multe clădiri.

Contra

• Configurarea hotelului de birou poate fi prea mare problemă pentru birourile mici, care nu au probleme cu spațiu sau scaune de rezolvat.
• Toată lumea se va antrena să folosească software-ul de rezervare și poate exista o curbă severă de învățare pentru unii angajați.
• Aranjamentele de birou vor deveni confuze dacă software-ul are o eroare și este în stare de funcționare pentru o perioadă de timp.

Cum se leagă Hot Desking, Desk Hoteling și locurile de muncă tradiționale

În cel mai pur sens, nici hot desking-ul, nici desk hoteling nu permit unui lucrător să revendice permanent un scaun, birou sau spațiu de lucru ca fiind al lor. Cu toate acestea, ambele tipuri de locuri de muncă se bazează pe software de rezervare pentru a menține biroul să funcționeze într-un mod sensat, chiar dacă oamenii caută un birou care este deschis. Acel software va avea uneori caracteristici care le permit angajatorilor sau angajaților să aloce un anumit spațiu de lucru anumitor lucrători sau să rezerve același spațiu de lucru pe o bază repetată sau pe termen lung. În aceste cazuri, unele elemente ale hot-desking-ului și hotelului de birou par mai tradiționale decât altele.

De asemenea, rețineți că niciuna dintre aceste configurații hibride nu este aceeași cu rezervarea sălii de întâlnire. Chiar și cele mai tradiționale birouri vor avea de obicei un sistem de rezervare a sălilor de ședințe. Dacă optați să utilizați un software de rezervare într-un birou hibrid, funcțiile pot include rezervarea sălii de întâlnire (și rezervări pentru alte zone ale biroului).

Cum se creează un spațiu de birouri hotelier

Hot desking-ul este mult mai limitat decât biroul hotelier, iar unele configurații de spații de birouri hoteliere pot include un pic de hot desking atunci când are sens. În scopurile noastre, ne vom concentra asupra modului de a aranja o configurație de hotel pentru birou, deoarece aceasta este opțiunea pe care majoritatea angajatorilor o vor alege. Având în vedere acest lucru, iată 9 sfaturi pentru crearea unui spațiu de birouri hotelier pentru afacerea dvs.:

1. Asigurați-vă că aceasta este decizia corectă pentru biroul dvs

Nu te arunca pe furtunul hibrid de birou doar pentru că este la modă. Luați în considerare următoarele:

• Majoritatea angajaților tăi sunt la birou în fiecare zi? Și sunt mulțumiți de asta? Dacă foarte puțini angajați vor lucra de la distanță, va fi mai multe probleme decât merită să amenajați un spațiu de birouri hotelier.
• Câți dintre angajații tăi manipulează informații sensibile? Vor avea întotdeauna nevoie de o configurație mai privată a biroului și, dacă da, le puteți atribui un loc permanent sau vă puteți asigura întotdeauna că pot rezerva unul?
• Aveți suficient spațiu pentru a desemna zone liniștite? Când amesteci cine stă lângă cine, zgomotul poate deveni o problemă, mai ales dacă unii lucrători trebuie să petreacă mult timp la telefon.
• Veți putea furniza echipament și echipament de birou? Fără a avea stații de lucru alocate, aveți nevoie de o soluție, astfel încât angajații să poată avea ceea ce au nevoie, fără a le cere să-l aducă la birou în fiecare zi.

Pentru ca acesta să merite, biroul dvs. trebuie să fie o potrivire bună pentru hotelurile de birou.

2. Anticipați scepticismul atunci când explicați viziunea angajaților

Angajații care nu au făcut parte niciodată din – sau chiar au auzit de – hotelurile de birou vor fi sceptici cu privire la planurile tale. S-ar putea să se simtă nervoși că renunță la un birou iubit, mai ales dacă au lucrat acolo de ani de zile. Unii se pot simți îngrijorați de curățenia, intimitatea sau modul în care aspectul social al muncii va fi afectat. Pur și simplu știind că îndoiala vine, poți avea la îndemână răspunsuri și soluții.

O abordare inteligentă este să le explicați angajaților viziunea dvs. în loc să le spuneți pur și simplu că lucrurile se schimbă și că trebuie să o accepte. Când încadrați schimbările ca o modalitate de a atinge obiectivele companiei și de a îmbunătăți experiența angajaților dvs., este mai probabil ca aceștia să se integreze. Aprecierea lucrătorilor și implicarea lor stârnește loialitate.

3. Evaluați spațiul cu care lucrați

O mare parte din asta se rezumă la imobiliare. Luați în considerare următoarele:

• Aveți/doriți suficient spațiu pentru toată lumea dacă fiecare lucrător a venit în aceeași zi?
• Încercați să încurajați un procent din angajați să lucreze de acasă pentru a limita de câte imobile aveți nevoie?
• Vrei distanță socială între birouri?
• Ar trebui unele birouri să fie foarte apropiate în scopuri de colaborare?

În general, întrebați-vă pentru ce aveți suficient spațiu și ce doriți să faceți cu acel spațiu.

4. Creați zone pentru diferite tipuri de muncă

Crearea de zone pentru diferite tipuri de muncă este esențială pentru ca spațiul de birouri hotelier să fie benefic pentru toată lumea. Unele zone pot fi desemnate pentru lucru mai tare, cum ar fi echipele care trebuie să vorbească mult atunci când colaborează sau agenții de vânzări care petrec cea mai mare parte a zilei la telefon. Apoi pot exista zone de liniște pentru angajații care au nevoie de liniște pentru a se concentra. De asemenea, puteți limita cine are acces la anumite spații – de exemplu, poate că stagiarilor nu li se permite niciodată să stea lângă echipe de creație sau marketing de nivel înalt de dragul de a păstra strategiile private.

5. Depuneți efort în amenajarea unor birouri atractive

Acum că angajații nu vor avea articolele lor preferate în jurul lor, trebuie să faceți cumva tot acel spațiu liber de pe birou atrăgător. Adăugarea de lucrări de artă, plante și elemente interactive - cum ar fi mini grădini zen - este primitoare, fără a fi copleșitoare sau prea distragătoare. De asemenea, asigurați-vă că toată lumea știe că trebuie să elibereze complet când pleacă pentru ziua respectivă - fără a lăsa în urmă obiecte personale sau lucrări neterminate.

Cel mai important, păstrați birourile curate. Dacă nu puteți angaja un echipaj de curățenie care să dezinfecteze birourile dintre utilizatori, atunci furnizați angajaților materiale de curățenie și creați o listă de verificare pe care să o urmați când au terminat schimbul.

6. Alegeți software care standardizează procesul

Sursa: OfficeSpace

Pentru a eficientiza procesul de a vă hoteliza spațiul de birou, software-ul de gestionare a locului de muncă vă poate ajuta să vă mențineți organizat. Când faceți cumpărături pentru cel mai bun software pentru spații de birouri hoteliere, asigurați-vă că acoperă elementele de bază într-un mod simplu:

• Lucrătorul verifică disponibilitatea pentru o anumită zi și interval orar, apoi își rezervă un birou.
• Detaliile rezervării sunt trimise lucrătorului prin e-mail, confirmând rezervarea.
• Sistemul se actualizează imediat pentru a reflecta noile informații, asigurându-se că alții nu vor face rezervări accidentale.
• Un memento este trimis lucrătorului prin e-mail înainte de vizita acestuia.
• Când lucrătorul ajunge la birou la ora programată, se înregistrează și își găsește biroul rezervat.
• La sfârșitul turei, lucrătorul face check-out.

Pe lângă aceste elemente fundamentale, software-ul pe care îl utilizați poate face față altor nevoi. Ceea ce ne duce la următorul punct...

7. Gândiți-vă la caracteristicile specifice de care aveți nevoie

Fiecare birou are propriul set de nevoi unice. Luați în considerare al dvs. și apoi găsiți software-ul potrivit. De exemplu:

• Rezervare pentru posturi de lucru suplimentare, cum ar fi birouri în picioare, zone de lounge sau mese mari pentru echipe.
• Rezervări pentru non-stații de lucru, cum ar fi parcare, lifturi de serviciu și echipamente.
• Integrarea calendarului cu servicii precum Google sau Outlook.
• Perioade de grație și anulări automate pentru rezervările ratate.
• Integrare pentru sistemul dvs. HVAC pentru a regla temperatura în funcție de utilizarea spațiului.
• Reguli pentru a gestiona cine poate accesa anumite spații de lucru.
• Senzori de pe birouri care actualizează software-ul cu stări în uz/disponibile în timp real.
• Înregistrările vizitatorilor pentru a avea un ochi pe oricine se află la birou.

Chiar dacă software-ul pe care îl alegeți nu are funcționalitatea de care aveți nevoie din cutie, întrebați dacă îl puteți personaliza pentru dvs.

8. Desemnați o persoană care este responsabilă

Este o idee bună să desemnați o persoană care să fie responsabilă – poate doriți chiar să angajați pe cineva pentru a ocupa această nouă poziție. Angajații tăi trebuie să aibă întrebări și, de asemenea, vei dori să fii atent la ieșirile și venirile din biroul tău. Persoana în această poziție ar trebui să înțeleagă motivele din spatele pentru care ați ales hotelul de birou și ar trebui să aibă, de asemenea, cunoștințe la nivel de expert despre software. În plus, ar trebui să aibă aspectul biroului dvs. memorat, astfel încât să poată direcționa oamenii către birourile lor sau să găsească un angajat atunci când au nevoie.

9. Învățați din proces

Va fi nevoie de niște încercări și erori înainte ca spațiul de birouri de la hotel să funcționeze fără probleme. Hotelul de birou va avea un efect mare asupra angajaților dvs., așa că este important să fiți deschis la opiniile lor. Ascultând modul în care schimbările îi afectează atât pozitiv, cât și negativ, vă veți da seama unde trebuie să modificați sistemul.

De asemenea, cercetați datele pe care le colectează software-ul dvs. Veți putea vedea tendințele de utilizare pentru a determina cât de bine funcționează serviciul hotelier de birou și cum este utilizat. De asemenea, veți putea să anticipați nevoile viitoare și să vă pregătiți pentru momentele în care biroul este mai gol sau mai aglomerat decât de obicei.

Încheierea

Desk hoteling este o modalitate interesantă de a conduce un birou. În funcție de cultura dvs. corporativă, de nevoile angajaților dvs. și de cât spațiu aveți pentru a lucra, poate fi alegerea perfectă pentru compania dvs. Sau poate provoca mai multe dureri de cap decât vindecă. Dacă credeți că hotelul de birou poate fi potrivit pentru dvs., luați în considerare implementarea lent, separarea unei părți din biroul dvs. pentru experiment și solicitarea angajaților pentru feedback pe parcurs.

Pentru a vă afla mai departe în modul în care desk hoteling, consultați postarea noastră despre modul în care desk hoteling vă poate îmbunătăți biroul.

Dacă sunteți în căutarea de ajutor cu software-ul, consultați aceste cele mai bune sisteme de rezervare și rezervare la hoteluri

Ați experimentat cu desk hoteling în compania dumneavoastră? Spune-ne gândurile tale în comentarii!

Imagine prezentată prin Ramcreative / shutterstock.com