Cum folosește Legiunea americană Arizona WPForms pentru a eficientiza operațiunile

Organizațiile nonprofit se luptă adesea cu sarcinile de zi cu zi care le iau timp de la obiectivele lor principale. Gestionarea membrilor, organizarea de evenimente și gestionarea documentelor pot fi o adevărată provocare. Aceste probleme pot lua timp și resurse de la obiectivele lor principale de a servi comunitățile și de a genera schimbări pozitive.

În această poveste a clienților, ne uităm la modul în care Legiunea Americană Arizona, un grup de sprijin al veteranilor, a rezolvat aceste probleme. Au folosit WPForms pentru a-și face munca mai ușoară și mai eficientă.

Vă vom arăta cum această echipă mică de șase oameni a economisit ore de muncă în fiecare săptămână, a conectat mai eficient cu membrii lor și le-a făcut mai simplu să se înscrie la evenimente și să împărtășească știri.

Povestea lor arată cum organizațiile non-profit pot folosi formulare online pentru a depăși obstacolele comune. Lucrând mai inteligent, ei se pot concentra mai mult pe ceea ce contează cu adevărat – să ajute oamenii pe care îi sprijină.

Profilul clientului

Legiunea Americană Arizona este o ramură de stat a organizației Legiunii Naționale Americane, dedicată susținerii veteranilor, membrilor activi ai serviciului și familiilor acestora. Ele oferă o platformă pentru peste 120 de postări din Arizona pentru a împărtăși informații și a colabora, susținând o comunitate cu peste 100 de ani de istorie în serviciu.

Provocarea

Când Legiunea Americană Arizona a început să-și actualizeze site-ul web, au găsit mai multe probleme în modul în care lucrau:

1. Obținerea de feedback de la utilizatori: Vechiul lor mod de a cere membrilor păreri nu funcționa bine. Nu mulți oameni au răspuns. Aveau nevoie de o modalitate mai simplă de a afla ce părere au membrii despre serviciile și programele lor.
2. Ajutarea membrilor: Răspunsul la întrebări și a ajuta membrii lua prea mult timp. Echipa a avut probleme în a răspunde rapid, ceea ce a cauzat o experiență slabă pentru utilizator.
3. Organizarea de evenimente: organizația organizează multe evenimente în fiecare an, cum ar fi întâlniri și strângeri de fonduri. Vechiul lor mod de a înscrie oamenii pentru aceste evenimente era lent, avea adesea greșeli și îi lua mult timp personalului pentru a le gestiona.
4. Înscrieri pentru noi membri: Procesul pentru ca noii membri să se alăture și să plătească pentru calitatea de membru a fost consumator de timp și dificil pentru ambele părți.
5. Colectarea informațiilor: obținerea diferitelor tipuri de informații, cum ar fi rapoarte din postări locale și articole pentru buletinul lor informativ, a fost dezordonată și lentă.

Organizația știa că trebuie să rezolve aceste probleme pentru a funcționa mai bine și pentru a ajuta mai mult veteranii. Au vrut să găsească un instrument de creare a formelor care ar putea:

1. Lucrați bine cu site-ul lor WordPress și cu alte instrumente pe care le folosesc
2. Creați multe tipuri diferite de formulare , de la simple sondaje la înscrieri complexe la evenimente
3. Gestionați plățile pentru abonamente și taxe de eveniment
4. Utilizați funcții inteligente, cum ar fi logica condiționată pentru a crea formulare care se schimbă pe baza răspunsurilor
5. Fiți suficient de ușor de utilizat pentru echipa lor mică, fără a fi nevoie să fie experți în tehnologie

Scopul lor principal a fost să-și facă munca mai rapidă și mai ușoară, astfel încât echipa să poată petrece mai mult timp pe ceea ce este cu adevărat important – ajutarea veteranilor și a familiilor lor.

Cum WPForms a oferit soluții

Legiunea americană Arizona a apelat la WPForms pentru a-și aborda provocările.

După ce au descoperit pluginul printr-o căutare WordPress pentru pluginuri de creare a formularelor, aceștia au fost impresionați de capacitățile și ușurința sa de utilizare, în special în ceea ce privește colectarea plăților.

Cu WPForms, au creat peste 50 de formulare pentru diverse scopuri, inclusiv:

• Înscrierea de membru cu plată: a simplificat procesul pentru ca membrii noi să se alăture și să plătească online.
• Înregistrare la conferință cu plată: Înregistrările la evenimente și colectarea plăților simplificate, economisind timp atât pentru membri, cât și pentru personal.
• Raportare anuală: Postările își pot trimite acum rapoartele anuale online, ceea ce facilitează mult colectarea și organizarea datelor.
• Trimiterea evenimentului: Membrii pot trimite acum detalii despre evenimentele lor, astfel încât să poată fi adăugați cu ușurință în calendar, menținându-l la zi fără multă muncă suplimentară pentru personal.
• Trimiterea articolelor din buletinul informativ: permite membrilor să trimită articole pentru buletinul informativ, făcând colectarea și gestionarea conținutului mai rapidă și mai ușoară
• Înregistrare la program: studenții se pot înscrie la diferite programe online, ajutând la eficientizarea și gestionarea înscrierilor pentru diferite inițiative, cum ar fi Boys State.
• Raportarea ofițerului: Posturile pot trimite cu ușurință detalii și actualizări despre ofițer online. Această automatizare asigură că informațiile de conducere rămân exacte și actuale, ajutând comunicarea și coordonarea eficientă în cadrul organizației.
• Formulare de comandă de produse: membrii pot comanda și plăti pentru produse personalizate de marcă, cum ar fi tricouri polo, pentru a-și arăta afilierea și sprijinul pentru program.

Folosind WPForms pentru toate aceste sarcini, Legiunea Americană Arizona a reușit să rezolve multe dintre problemele lor originale. Acum ar putea colecta feedback, gestiona înregistrările și adună informații mult mai eficient.

WPForms a fost suficient de flexibil pentru a gestiona această gamă largă de sarcini diferite și formularele au fost ușor de creat pentru echipa lor mică, chiar și cu experiență tehnică limitată.

Membrii au găsit formularele ușor de utilizat, ceea ce a sporit participarea, iar WPForms s-a integrat bine cu site-ul lor existent, ceea ce înseamnă că nu era nevoie să se mute la o nouă platformă sau să învețe noi sisteme.

Caracteristici și suplimente WPForms preferate

American Legion Arizona a găsit mai multe caracteristici WPForms deosebit de utile. Iată o privire mai atentă la preferatele lor:

Calcule: această funcție le-a permis să totalizeze automat costurile pentru evenimente sau abonamente. De exemplu, dacă cineva s-a înregistrat pentru mai multe evenimente sau a adăugat articole suplimentare la înregistrarea sa, formularul ar calcula automat costul total.

Integrare Stripe: Acest lucru a facilitat colectarea plăților online în siguranță. Membrii puteau plăti cotizațiile sau înscrierile la eveniment direct din formular, fără a fi trimiși pe un alt site web.

Semnături digitale: pentru formularele care necesitau o semnătură, cum ar fi derogări pentru evenimente, această funcție a permis utilizatorilor să semneze digital chiar pe formular. Acest lucru a economisit timp și hârtie în comparație cu tipărirea și scanarea documentelor semnate.

Câmpuri repetabile: Această caracteristică permite utilizatorilor să înregistreze mai multe persoane într-un singur formular. De exemplu, dacă cineva dorea să înregistreze un grup pentru o conferință, ar putea adăuga oricât de mulți participanți este necesar, fără a completa formulare separate pentru fiecare persoană, economisind timp atât pentru înscriși, cât și pentru personalul care procesează înscrierile.

Logica condiționată: această caracteristică face formularele mai inteligente și mai ușor de utilizat. Formularele se pot schimba dinamic în funcție de ceea ce a introdus utilizatorul. De exemplu, dacă un utilizator indică că are nevoie de acomodații speciale pentru un eveniment, formularul va afișa apoi întrebări despre ce tip de cazare are nevoie. Acest lucru face ca formularele să fie mai scurte și mai puțin confuze pentru utilizatori, deoarece ei văd doar întrebările relevante pentru ei. De asemenea, ajută la colectarea de informații mai detaliate atunci când este necesar, fără a aglomera formularul pentru toată lumea.

Rezultatele

Implementarea WPForms a adus îmbunătățiri semnificative Legiunii americane din Arizona:

Economii de timp

Automatizarea proceselor manuale anterior, cum ar fi înscrierile pentru membri, înregistrările la evenimente și trimiterile de rapoarte, a salvat echipa nenumărate ore în fiecare săptămână.

Membrii personalului care odată și-au petrecut o parte semnificativă a zilei pe sarcini administrative au acum libertatea de a dedica mai multă energie inițiativelor de bază, cum ar fi programele de extindere a veteranilor și de sprijin comunitar.

Eficiență sporită

Tranziția la formularele online a simplificat operațiunile în general. Eliminarea formularelor de hârtie a redus drastic nevoia de imprimare, expediere și introducere manuală a datelor.

Experiența utilizatorului îmbunătățită

Membrii se bucură acum de o experiență simplă și ușor de utilizat atunci când interacționează cu organizația.

Formularele intuitive facilitează înregistrarea la evenimente, trimiterea articolelor pentru buletin informativ, efectuarea plăților și furnizarea de feedback valoros.

Această experiență îmbunătățită a încurajat un angajament și o participare mai mare din partea comunității veterane, întărind legătura organizației cu membrii săi.

Un moment de succes

Un succes remarcabil a fost cu programul Boys State, o inițiativă a Legiunii Americane care a început în anii 1930.

În trecut, gestionarea înregistrărilor și colectarea informațiilor necesare pentru acest program era un proces greoi care implica formulare pe hârtie și introducerea manuală a datelor.

Cu toate acestea, odată cu implementarea WPForms, întregul proces a fost transformat. Numai anul trecut, peste 150 de participanți s-au înscris online fără probleme, trimițând nu numai detaliile de bază de înregistrare, ci și dezvăluiri medicale esențiale și informații de plată – toate fără o singură eroare.

Câștigurile de eficiență nu s-au oprit aici. WPForms a permis programului să introducă noi formulare pentru participanții pe lista de așteptare și consilierii de îndrumare din liceu care caută informații suplimentare.

Aceste formulare, integrate perfect cu sistemele de e-mail ale organizației, au asigurat o comunicare promptă și o experiență simplificată pentru toți cei implicați.

Succesul programului Boys State exemplifica modul în care WPForms poate împuternici organizațiile să își modernizeze chiar și inițiativele cele mai consacrate, îmbunătățind eficiența, îmbunătățind experiența utilizatorului și, în cele din urmă, permițându-le să se concentreze pe ceea ce contează cu adevărat.

Sfaturi pentru utilizatorii WPForms

„Profitați din plin de baza de cunoștințe WPForms. Este plin de informații care vă pot ajuta să rezolvați majoritatea problemelor fără a fi nevoie să contactați asistența. Și nu ezitați să explorați diferitele suplimente disponibile – acestea pot extinde semnificativ funcționalitatea formularelor dvs..”

-Frank Hirill, webmaster la American Legion Arizona

Privind înainte

American Legion Arizona a descoperit că crearea și gestionarea formularelor poate fi incredibil de simplă și eficientă cu WPForms. Ușurința de utilizare și funcțiile puternice, cum ar fi logica condiționată, colectarea plăților și integrările extinse au fost de neprețuit.

Echipa poate crea acum numeroase formulare rapid, asigurându-se că datele utilizatorilor sunt sigure și procesele sunt simplificate.

WPForms și-a îmbunătățit semnificativ operațiunile și explorează suplimente și integrări suplimentare pentru a eficientiza procesele și a sprijini creșterea.

Impactul succesului lor se extinde dincolo de Arizona. Sediul Național a luat notă de realizările lor, recunoscând potențialul formularelor online de a eficientiza operațiunile în întreaga organizație. Echipa nu se concentrează doar pe propria lor creștere, ci și pe împărtășirea cunoștințelor și experienței lor pentru a da putere altor ramuri ale statului să adopte soluții digitale similare.

Recomandări cheie

Succesul American Legion Arizona cu WPForms oferă lecții valoroase atât pentru organizațiile non-profit, cât și pentru companii:

• Automatizați și eficientizați: identificați sarcini manuale, consumatoare de timp, care pot fi automatizate cu formulare online bine concepute. Acest lucru eliberează timp valoros personalului pentru a se concentra asupra obiectivelor principale ale misiunii.
• Îmbunătățiți experiența utilizatorului: implementați formulare ușor de utilizat pentru a simplifica procese precum înregistrarea evenimentelor, colectarea feedback-ului și trimiterea de informații. Acest lucru îmbunătățește implicarea și satisfacția în rândul membrilor și susținătorilor.
• Optimizați colectarea și gestionarea datelor: utilizați formulare online pentru a colecta și organiza eficient datele, eliminând nevoia de formulare pe hârtie și introducerea manuală a datelor. Acest lucru economisește timp și reduce erorile.
• Profitați de integrări: alegeți o soluție de creare a formularelor care se integrează perfect cu instrumentele și sistemele existente, cum ar fi platformele de marketing prin e-mail și gateway-urile de plată, pentru a eficientiza fluxurile de lucru și pentru a maximiza eficiența.

Prin implementarea acestor strategii, organizațiile își pot optimiza operațiunile, își pot îmbunătăți experiența utilizatorului și pot obține un succes mai mare în îndeplinirea misiunii lor.

Creați-vă formularul WordPress acum

În continuare, aflați mai multe despre modul în care organizațiile nonprofit pot folosi WPForms

Dacă lucrați pentru o organizație nonprofit și vă simțiți inspirat de modul în care WPForms a transformat operațiunile Legiunii Americane din Arizona, avem mult mai multe resurse care v-ar putea interesa.

Începeți prin a consulta ghidul nostru despre modul în care organizațiile nonprofit pot folosi WPForms pentru a-și dezvolta site-ul web. Ați putea fi, de asemenea, interesat de modul în care vă puteți promova cauza în timpul Giving Tuesday.

Sunteți gata să vă construiți formularul? Începeți astăzi cu cel mai simplu plugin pentru generatorul de formulare WordPress. WPForms Pro include o mulțime de șabloane gratuite și oferă o garanție de rambursare a banilor de 14 zile.

Dacă acest articol v-a ajutat, vă rugăm să ne urmăriți pe Facebook și Twitter pentru mai multe tutoriale și ghiduri WordPress gratuite.