Cum să creați o politică de confidențialitate câștigătoare pentru un site web WordPress

Confidențialitatea online există sau mai contează? Într-o epocă în care datele și informațiile dvs. sunt colectate mai mult decât oricând, adesea poate părea că răspunsul la această întrebare este „nu”. De fapt, răspunsul este un da răsunător. Pentru majoritatea oamenilor, asigurarea faptului că intimitatea lor le este oferită o formă de protecție este mai importantă decât oricând.

Oamenii tind să considere confidențialitatea online ca fiind cea mai importantă atunci când vine vorba de modul în care navighează și interacționează cu site-urile web. Cu peste 1,5 miliarde de site-uri web disponibile, este uluitor să ne gândim că aproximativ 455 de milioane dintre acestea sunt alimentate de WordPress.

Imagine preluată de la searchlogistics.com

Având în vedere că aproximativ o treime din toate site-urile web sunt WordPress, înseamnă că a avea o bună politică de confidențialitate pentru un site WordPress ar trebui să fie o parte importantă a planurilor oricărui proprietar de site-uri web.

Ce este o politică de confidențialitate? Cum începeți să construiți o politică de confidențialitate pentru site-ul dvs. WordPress și ce ar trebui să conțină? Dacă intenționați să începeți un nou site web și alegeți să utilizați WordPress, atunci o politică de confidențialitate solidă acționează ca o bază pe care puteți construi încredere și relații.

Ce este o politică de confidențialitate?

Când faceți o listă de verificare a site-ului WordPress, vă puteți gândi la politica de confidențialitate ca la o declarație de intenție care le spune clienților potențiali și utilizatorilor site-ului diverse informații legate de date.

În primul rând, informați oamenii despre următorii factori:

• Cum intenționați să colectați date din interacțiunile lor cu site-ul și organizația dvs.
• Ce date vei colecta.
• Cum le veți stoca și proteja informațiile.
• Orice legi și reglementări relevante pe care trebuie să le respectați.
• Orice circumstanțe în care puteți dezvălui sau partaja informațiile respective.

Tipurile de date pe care o companie le poate colecta pot varia între organizații, dar unele dintre cele mai comune tipuri de informații personale includ:

• Nume
• Data nașterii
• Detalii de contact, inclusiv adresa fizică, adresa de e-mail, numerele de telefon și alte modalități identificate de a le contacta.
• Istoricul anterior, inclusiv tranzacțiile, cu afacerea dvs.

Alte date pot fi reținute în funcție de opțiunile oferite clientului și de tipul de afacere. Aceasta poate include următoarele:

• Informații bancare care pot include detalii ale cardului de credit sau de debit.
• Istoricul medical.
• Detalii financiare și starea creditului.

Marea problemă a politicilor de confidențialitate este că mulți oameni pur și simplu nu le citesc și doar bifează caseta pentru a accepta ceea ce este. Dacă te gândești bine, de câte ori ai bifat o căsuță pentru termenii și condițiile unei aplicații sau similare?

Când vă planificați site-ul WordPress, atunci trebuie să includeți o politică de confidențialitate și doriți ca oamenii să citească toate detaliile pe care le-ați inclus.

Un alt lucru de remarcat este că politicile de confidențialitate vor reflecta adesea legile și reglementările specifice care se pot aplica nu numai acolo unde își are sediul afacerea, ci și unde își desfășoară activitatea. Deci, de exemplu, dacă operați o companie care face comerț în interiorul UE, atunci trebuie să vă asigurați că respectați GDPR.

De ce aveți nevoie de o politică de confidențialitate pentru site-ul dvs. WordPress?

Imagine preluată de la truelist.co

Indiferent dacă sunteți un site web comercial sau necomercial, dacă site-ul dvs. colectează orice tip de informații personale de la vizitatorii site-ului dvs., atunci aveți nevoie de o politică de confidențialitate. Poate credeți că nu colectați date, dar fiecare site web colectează date într-o formă sau alta. Ergo, cu siguranță aveți nevoie de un fel de politică de confidențialitate.

Cu oamenii acum conștienți de cât de intruzivă poate fi colectarea datelor (deși nu este întotdeauna cazul), unii oameni pur și simplu nu doresc ca datele colectate, stocate sau utilizate. Prin furnizarea unei politici de confidențialitate clare și ușor de înțeles, le permiteți vizitatorilor site-ului dvs. să ia o decizie în cunoștință de cauză atunci când vine vorba de colectarea datelor.

Deși există clauze standard pe care veți dori să le includeți în orice politică de confidențialitate, pot exista și aspecte ale acesteia care sunt guvernate de anumiți factori.

Acestea pot include lucruri precum sectorul în care operați, locația principală a afacerii dvs. și jurisdicțiile în care vă desfășurați activitatea. Deci, de exemplu, dacă site-ul dvs. web oferea clienților un sistem de telefonie în cloud, atunci poate fi necesar să vă uitați la reglementările de telecomunicații, precum și la ceilalți factori obișnuiți.

Celălalt lucru de luat în considerare, dacă utilizați un site de comerț electronic, este ce cerințe v-ar putea solicita orice aplicație terță parte.

Dacă doriți să utilizați o aplicație terță parte extrem de utilă, cum ar fi Google Analytics, pentru a urmări valorile, atunci acestea necesită ca orice utilizator să aibă o politică de confidențialitate clar definită. Astfel, trebuie să luați în considerare toate cerințele din fiecare unghi care vă pot afecta politica finală de confidențialitate.

Cum ați putea colecta date?

Un lucru important pe care trebuie să-l comunicați clienților implică diferitele moduri în care organizația dvs. ar putea colecta datele și informațiile personale.

Făcându-le conștienți de aceste moduri diferite le permite să facă o alegere mai informată cu privire la modul în care interacționează cu tine și ce informații doresc să dezvăluie. Aceste metode pot include:

• Înscrieți-vă la o listă de e-mail sau buletin informativ și oferiți numele și adresa de e-mail.
• Lăsând numele și adresa lor de e-mail în comentarii (de exemplu, pe blogurile dvs.).
• Înregistrarea ca client (informațiile din această secțiune pot varia de la o companie la alta).
• Informații pe care le puteți colecta prin intermediul platformelor de social media conectate. Aceasta poate include chiar și aprecierea uneia dintre postările tale de pe Facebook.
• Orice urmărire și analiză care poate fi utilizată de diferite pluginuri WordPress.
• Urmărire de către GA (Google Analytics).
• Formulare de contact atunci când clientul are o întrebare.
• Utilizarea de către dvs. a programelor de publicitate, cum ar fi Google Ads, care vor urmări anumite informații despre client.

După cum puteți vedea, există mai multe moduri în care ați putea colecta informații despre clienți, astfel încât să vă asigurați că aceștia sunt pe deplin conștienți de aceste metode poate fi crucial pentru a oferi o bună confidențialitate și protecție tuturor clienților dvs.

Lucruri la care trebuie să vă gândiți când vă planificați politica de confidențialitate a site-ului WordPress

Imagine provenită de la gitnux.com

Când vă aflați în etapa de planificare a site-ului dvs. WordPress, veți avea multe lucruri diferite la care să vă gândiți. Unul dintre avantajele pe care le aveți este că WordPress este relativ ușor de utilizat. Pe lângă conținutul real, există alte două lucruri la care ar trebui să vă gândiți; lungime și lizibilitate.

Deși este posibil să nu existe o lungime prescrisă, ar trebui să faceți orice politică de confidențialitate cât mai succint posibil. Dacă este prea lung, atunci oamenii pot intra în categoria „nu citesc”.

În mod similar, gândiți-vă la lizibilitatea politicii dvs. Explicați termenii tehnici de care oamenii ar putea să nu fie conștienți. De exemplu, dacă discutați despre controalele SOX, oferiți un fel de explicație cu privire la ceea ce fac acestea și la modul în care ar putea afecta clienții dvs.

Ce ar trebui să includeți în politica de confidențialitate a site-ului dvs. WordPress?

Ca și în orice lucru legat de afacerea dvs., o bună politică de confidențialitate ar trebui să fie bine gândită și planificată. Ar trebui să faceți o listă cuprinzătoare a ceea ce trebuie inclus în polița dvs. Un lucru pe care ar trebui să-l amintești; această politică de confidențialitate este atât o cerință legală, cât și obligatorie din punct de vedere juridic. Dacă politica dvs. nu respectă legile și reglementările relevante, atunci vă puteți confrunta cu acțiuni punitive.

Desigur, o politică de confidențialitate poate arăta foarte diferit pentru o afacere decât pentru alta. De exemplu, dacă alegeți să operați un site web cu un nume de domeniu din Regatul Unit, atunci acesta va trebui să respecte Legea privind protecția datelor din 2018 din Regatul Unit, precum și orice altă legislație relevantă.

Poate suna simplu, dar acoperirea tuturor bazelor tale este o parte esențială a planificării tale și a politicii finale de confidențialitate.

1. Cine ești

Trebuie să spuneți oamenilor exact cine reprezintă politica de confidențialitate. Aceasta poate însemna includerea numelui companiei dvs. (plus orice informații despre „trading ca”), numele și adresa URL a site-ului web relevant și, de asemenea, adresa fizică a companiei dvs. (aceasta poate fi o adresă a sediului central dacă operați mai multe locații).

Nu contează dacă sunteți o companie care oferă PBX virtual sau un site web pentru jocuri, este necesară o bună politică de confidențialitate.

2. Detalii de date

Din nou, aceste informații pot varia de la organizație la organizație, dar este esențial ca oamenii să știe ce date intenționați să colectați.

Acesta poate fi la fel de simplu ca numele și adresa (sau o adresă de e-mail pentru marketing), dar poate include și date mai implicate, cum ar fi adresa IP, informații bancare și multe altele.

3. Colectarea datelor

După cum a fost descris mai devreme, există numeroase moduri prin care puteți colecta informații despre clienți. Este important ca clienții dvs. să știe nu numai ce date colectați de la ei, ci și de unde le colectați.

Informarea acestora asupra fiecărui punct de contact care acționează și ca colector de date este crucială pentru orice politică de confidențialitate pentru site-urile WordPress.

4. Depozitare și protecție

Acesta este poate cel mai important aspect al politicii dvs. de confidențialitate. În cele mai multe cazuri, clienții acceptă că veți colecta și stoca date. Cu toate acestea, vor să știe că orice date este stocată în siguranță și că aveți măsuri de securitate robuste.

Aceasta poate include detalii precum stocarea în cloud sau în afara locației. De asemenea, vor dori să știe dacă există circumstanțe în care veți partaja sau dezvălui date și cine ar putea fi terți.

5. Legile și reglementările relevante

Clienții pot fi liniștiți atunci când știu că nu numai dvs. le protejați datele, ci și că orice protecție este acoperită de legile și reglementările corespunzătoare.

Acestea pot include GDPR și Legea privind protecția datelor menționate mai sus, precum și legile centrate pe SUA, cum ar fi Legea privind confidențialitatea consumatorilor din California din 2018. Există, de asemenea, legi și reglementări specializate, cum ar fi Legea privind portabilitatea și responsabilitatea asigurărilor de sănătate din 1996 (HIPAA) și Actul de Modernizare Financiară din 1999.

6. De ce

Oamenii vor să știe și de ce le colectezi datele. Motivele pentru care colectați informații pot varia din nou.

În unele cazuri, ar putea fi astfel încât să puteți îmbunătăți performanța site-ului dvs. pentru a îmbunătăți călătoria clienților. În alte cazuri, poate fi doar în scopuri de marketing. Oricare ar fi motivul, oferirea de claritate clienților le poate permite să ia decizii informate atunci când vine vorba de împărtășirea informațiilor cu dvs.

7. Renunțare

Nu toată lumea va fi de acord să partajeze informații sau cel puțin să partajeze informații pe care le pot considera sensibile. Aceasta înseamnă că politica dvs. de confidențialitate trebuie să ofere o cale clară către renunțarea la unele sau la toate metodele dvs. de colectare sau stocarea datelor acestora.

Oferirea unei opțiuni de renunțare în orice moment relevant al călătoriei clienților face ca întreaga organizație să fie mai transparentă și mai demnă de încredere.

Dar politicile de confidențialitate pentru tinerii sub 18 ani?

Un lucru pe care trebuie să îl luați în considerare este dacă site-ul dvs. web va atrage un număr semnificativ de tineri sub 18 sau chiar sub 13. Dacă credeți că va fi, indiferent de motiv, atunci trebuie să construiți o politică de confidențialitate care să includă acele două grupuri. Aceasta poate fi o zonă destul de complicată de abordat în mod corespunzător.

Imagine provenită de la digitalinformationworld,com

Acum s-ar putea să vă gândiți că copiii nu vor folosi serviciul dvs. Cu toate acestea, dacă oferiți ceva precum servicii de streaming de muzică sau aplicații de jocuri, atunci există șanse mari ca sub 18 ani să folosească aceste servicii. Și, chiar și atunci când nu există o remunerație directă pentru niciun serviciu, există șanse foarte mari să finanțați acele servicii printr-o formă de publicitate.

Așadar, dacă sub 18 ani vă folosesc site-ul în vreun fel, atunci veți colecta date de la acel grup de utilizatori și trebuie să luați în considerare o politică de sine stătătoare pentru acești copii. De asemenea, trebuie să vă uitați la ce spun legile și reglementările relevante despre colectarea datelor și consimțământul pentru a elabora o politică bine scrisă.

De exemplu, GDPR prevede că numai copiii cu vârsta de 13 ani sau peste pot confirma consimțământul atunci când vine vorba de colectarea și utilizarea datelor lor. Dacă au sub 13 ani, atunci acel consimțământ trebuie să fie furnizat de un adult care are responsabilitatea părintească pentru acel copil. De asemenea, trebuie să depuneți eforturi pentru a confirma că persoana care dă acel consimțământ are de fapt responsabilitatea părintească.

Odată ce ați verificat care sunt responsabilitățile dumneavoastră specifice în raport cu aceste grupe de vârstă, atunci puteți începe să construiți o politică de confidențialitate pentru site-ul dvs. WordPress care să le abordeze suficient.

După cum probabil puteți ghici, nevoia de claritate și limbaj ușor de înțeles este și mai importantă aici. Există câteva lucruri pe care ar trebui să le luați în considerare atunci când scrieți această politică de confidențialitate specifică vârstei:

• Scrieți într-un limbaj simplu și adecvat vârstei . Acum, acest lucru poate fi ușor ambiguu, deoarece nu există un ghid de vârstă clar definit. Cu toate acestea, dacă vizați tinerii de 13-18 ani, atunci ar trebui să vă asigurați că politica dvs. de confidențialitate este lizibilă pentru un tânăr mediu de 14 ani.
• Prezentați informațiile într-un mod „prietenos pentru copii” . Nu are rost să le prezinți copiilor sub 18 ani o politică de confidențialitate lungă, bazată pe text. Folosiți desene animate, diagrame, pictograme și simboluri adecvate vârstei pentru a transmite mai eficient informațiile.
• Folosiți videoclipuri . Videoclipurile pot fi o modalitate excelentă de a explica copiilor de ce colectați date și ce intenționați să faceți cu acestea. Este mai probabil ca copiii să asculte o explicație pe video decât să citească o politică întreagă, indiferent de cât de adecvată este limbajul vârstei.
• Două planuri de politică . În cazul în care solicitați acordul părinților pentru ca copilul să vă folosească site-ul web, atunci ar trebui să aveți două politici de confidențialitate separate; unul care vizează titularul răspunderii părinteşti şi unul care vizează copilul însuşi.
• Explicați totul . Deși oferiți o politică de confidențialitate mai simplificată, ar trebui să explicați tot ceea ce este implicat în procesul de date, de la modul în care veți colecta datele până la modul în care le veți folosi și, poate cel mai important, cum veți stoca și proteja datele respective.
• Drepturi . Un lucru pe care trebuie să-l includeți în politica de confidențialitate este o explicație clară a drepturilor utilizatorului. Aceasta poate include legile sau reglementările relevante care se aplică utilizării site-ului dvs.
• Renunțați . Ca și în cazul unei politici de confidențialitate adresată adulților, una pentru copii ar trebui să includă instrucțiuni foarte clare cu privire la modul în care pot renunța la procesele dvs. de date acum sau în viitor.

Cât vă va costa crearea unei politici de confidențialitate?

Desigur, atunci când vine vorba de adăugarea de orice pe site-ul dvs., de la o aplicație terță parte la un instrument de urmărire, veți dori să știți cât vă va costa. Vestea bună este că poate fi gratuit dacă aveți o echipă juridică internă sau dacă utilizați șabloane online gratuite pentru a construi o politică de confidențialitate solidă.

Cu toate acestea, dacă trebuie să externalizați redactarea politicii de confidențialitate către un avocat specializat în contracte, costurile pot varia în funcție de locul în care vă aflați, precum și de durata contractului și de cât de complex este acesta. Dacă angajați un avocat cu contracte, asigurați-vă că are cunoștințe și experiență în acest domeniu, deoarece greșelile din politica dvs. de confidențialitate s-ar putea dovedi costisitoare.

Asigurați-vă că sunt la zi când vine vorba de orice legi și reglementări care guvernează procesele digitale. Legile privind confidențialitatea digitală pot fi la nivel de stat sau de țară, regionale (ca în cazul GDPR al UE) sau globale.

Întrebați orice potențial avocat contractual cât de cunoștințe are în acest domeniu. Amintiți-vă întotdeauna că, dacă faceți comerț la nivel internațional sau global, atunci legile oricăror zone în care faceți comerț vor fi importante de știut.

Când aveți o politică de confidențialitate scrisă corect, atunci aveți bazele acoperite atunci când vine vorba de orice dispută din partea unui client.

Dacă există greșeli în el, atunci s-ar putea confrunta cu un proces costisitor care poate afecta, de asemenea, reputația mărcii tale. Deși nu există o cifră definitivă când vine vorba de costul utilizării unui avocat extern pentru politica dvs. de confidențialitate, costul mediu este de aproximativ 980 USD.

Aveți nevoie de informații legale pentru politica dvs. de confidențialitate WordPress?

Aceasta nu este o întrebare simplă da sau nu. Va depinde de o varietate de factori dacă doriți să consultați avocați.

Organizațiile mai mari pot dori politici de confidențialitate mai complexe, care să le protejeze pe deplin de eventualele dispute. Cu toate acestea, întreprinderile mai mari sunt, de asemenea, mai probabil să aibă consilier juridic intern sau să rețină serviciile unei firme de avocatură externe.

De asemenea, vă puteți gândi că există trei părți distincte ale procesului politicii de confidențialitate care ar putea necesita o contribuție legală:

1. Elaborarea politicii de confidențialitate a site-ului dvs. WordPress

Lucrul de remarcat aici este că politica dumneavoastră de confidențialitate este un document esențial care, atunci când este redactat corect, vă oferă protecție dumneavoastră și clienților dumneavoastră. De asemenea, vă poate ajuta organizația să evite procese potențial costisitoare în viitor.

Acestea fiind spuse, companiile mai mici ar putea dori să evite costul și să folosească diferitele ghiduri (cum ar fi acesta) și șabloane gratuite disponibile online.

2. Revizuirea politicii de confidențialitate

În timp ce folosirea ghidurilor și a șabloanelor gratuite vă poate oferi o politică de confidențialitate de bază, trebuie să vă asigurați că bifează toate căsuțele necesare.

Poate fi recomandabil să vă revizuiți polița de către un avocat specializat pentru a vă asigura că îndeplinește, de fapt, toate cerințele legale pe care le trebuie.

Dacă sunteți în căutarea celor mai bune instrumente pentru a gestiona mai multe site-uri WordPress în mod eficient, asigurând în același timp conformitatea cu politicile de confidențialitate, există pluginuri și servicii terță parte care oferă funcții complete, cum ar fi actualizări automate, tablou de bord centralizat, monitorizare a securității și multe altele.

Utilizați aceste instrumente pentru a eficientiza gestionarea, pentru a menține implementarea consecventă a politicii de confidențialitate și pentru a alinia practicile de date cu ghidurile. De asemenea, oferă funcții de gestionare a datelor, de urmărire a consimțământului și de gestionare a modulelor cookie, ajutând la respectarea reglementărilor privind confidențialitatea și sporind transparența datelor. Gestionați eficient site-urile WordPress, acordând prioritate confidențialității și demonstrând angajamentul față de protecția datelor utilizatorilor.

3. Litigii legate de politica de confidențialitate

Acesta este, sperăm, un scenariu pe care nu îl veți întâlni niciodată, dar dacă polița dvs., indiferent de motiv, nu îndeplinește toate cerințele legale, atunci există posibilitatea ca la un moment dat să apară o dispută.

Deoarece acestea pot fi costisitoare, atât în ​​ceea ce privește daunele punitive aduse utilizatorului, cât și amenzile din partea organismelor de reglementare relevante, atunci ar trebui să căutați consiliere juridică expertă pentru a vă lupta.

Acoperiți-vă toate bazele atunci când creați o politică de confidențialitate pentru site-urile WordPress

Deși concentrarea ta inițială atunci când lansezi un site web WordPress se poate concentra asupra conținutului și asupra modului în care arată site-ul, trebuie să înțelegi că o politică de confidențialitate solidă este parte integrantă a modului în care este vizualizat site-ul și afacerea ta.

O bună politică de confidențialitate nu numai că generează încredere din partea utilizatorilor dvs., ci este o cerință legală, iar neincluderea uneia ar putea fi o greșeală costisitoare.

Mai multe date sunt colectate și utilizate în mai multe moduri decât oricând. Aceasta înseamnă că aveți atât responsabilitatea legală, cât și morală de a vă asigura că utilizatorii dvs. sunt pe deplin informați despre modul în care colectați, utilizați, stocați și protejați datele lor.

Obținerea consimțământului este crucială, deoarece vă permite să colectați și să utilizați date adecvate în diferite moduri.