Cum să creați un manual de politici și proceduri: un ghid complet

Nu sunteți sigur cum să creați un manual de politici și proceduri sau dacă afacerea dvs. chiar are nevoie de unul?

Un manual de politici și proceduri este un hub centralizat în care angajații pot accesa informații cheie despre afacerea dvs.

Pe măsură ce afacerea dvs. se extinde, documentarea acestor politici și proceduri este esențială pentru a vă optimiza procesele, pentru a vă îngriji de angajați, pentru a vă proteja afacerea, pentru a asigura conformitatea cu reglementările guvernamentale și multe altele.

În acest ghid, veți afla tot ce trebuie să știți despre cum să creați un manual de politici și proceduri, inclusiv următoarele:

• Ce este un manual de politici și proceduri?
• Exemple de manuale de politici și proceduri
• De ce este important să aveți un manual de politici și proceduri
• Cum să creați un manual de politici și proceduri

Să pătrundem…

Ce este un manual de politici și proceduri?

Un manual de politici și proceduri este un centru de cunoștințe centralizat în care angajații pot accesa informații despre politicile și procedurile companiei dvs., cum ar fi modul de îndeplinire a anumitor sarcini („proceduri”) și reguli și reglementări („politici”).

Câteva exemple ar putea fi detalii despre procesul de angajare pentru managerii care trebuie să angajeze noi angajați, politica de concediu medical, beneficiile angajaților și așa mai departe. Vom împărtăși mai multe exemple de manuale de politici și proceduri într-o secundă.

Un astfel de centru de cunoștințe centralizat îi ajută pe angajații să acceseze informații cheie atunci când este necesar, ceea ce ajută afacerea dvs. să funcționeze mai eficient.

De asemenea, asigură că toți angajații tăi operează pe aceeași pagină și înțeleg pe deplin procedurile și politicile afacerii tale.

Exemple de manuale de politici și proceduri

Pentru a vă ajuta să înțelegeți ce este un manual de politici și proceduri și ce tipuri de conținut ar trebui să includeți în al dvs., să trecem peste o scurtă descriere a unor exemple de manuale de politici și proceduri pe care ar trebui să le luați în considerare, inclusiv:

• Codul de conduită la locul de muncă
• Informații despre beneficiile angajaților
• Proceduri de sănătate și siguranță
• Proceduri de urgență
• Politica de părăsire
• Politica de vacanta
• Politica de lucru la distanță
• Organigrama
• Politici de călătorie de afaceri (de exemplu, diurnă etc.)
• politici de resurse umane
• Proceduri de plată
• Proceduri ale angajaților pentru sarcinile cheie (de exemplu, trimiterea unei cereri de concediu de odihnă)
• Descrierea postului
• Informații despre promovare (dacă sunt standardizate, cum ar fi diferite niveluri)
• Reguli de conformitate cu legislația (de exemplu, reguli pentru angajații care investesc în acțiuni)
• Informații despre opțiunile de acțiuni și perioadele de maturizare
• Politici de utilizare a tehnologiei
• Politicile de securitate a informațiilor
• Politici de formare continuă

Pentru un exemplu real, puteți lua în considerare Politica de securitate a informațiilor de la Notre Dame, care ajută la „protejați resursele de informații ale Notre Dame de accesul accidental sau intenționat neautorizat...”

Este posibil ca afacerea dvs. să aibă politici și proceduri unice, așa că aceasta nu este în niciun caz o listă completă a întregului conținut pe care ar trebui să-l includeți într-un manual de politici și proceduri. Cu toate acestea, ar trebui să vă ofere o idee bună de unde să începeți.

De ce este important să aveți un manual de politici și proceduri

Acum că știți ce este un manual de politici și proceduri, să trecem peste câteva dintre cele mai mari beneficii ale creării unuia pentru afacerea dvs.

Reduceți timpul de pregătire a angajaților

Ori de câte ori angajezi un nou angajat, există întotdeauna un interval de timp între momentul în care începe să lucreze și când încep să contribuie efectiv la afacerea ta.

Trebuie să-i ajutați să înțeleagă politicile cheie, cum vor funcționa, la ce vor lucra și așa mai departe.

Cu un manual de politici și proceduri, puteți reduce timpul de pregătire a angajaților atunci când vine vorba de toate sarcinile procedurale generale din afacerea dvs.

În acest fel, noii angajați se pot concentra pe formarea pentru sarcinile lor reale de lucru, ceea ce îi va ajuta să înceapă să adauge valoare mai rapid.

Ajută-i pe angajați să-și înțeleagă beneficiile (și să sporească reținerea)

Majoritatea companiilor oferă beneficii angajaților pentru a ajuta la creșterea reținerii și la îmbunătățirea moralului angajaților.

Cu toate acestea, dacă angajații nu știu cum să acceseze aceste beneficii (sau dacă acele beneficii chiar există), afacerea dvs. nu va obține beneficiul de a oferi acele beneficii.

Cu un manual de politici și proceduri, puteți documenta în mod clar toate beneficiile angajaților companiei dvs., astfel încât:

1. Angajații știu ce beneficii există.
2. Angajații știu cum pot accesa aceste beneficii.

Îmbunătățiți conformitatea cu regulile și reglementările

Pe lângă propriile politici de afaceri, afacerea dvs. va trebui, de asemenea, să respecte regulile și reglementările guvernamentale, cum ar fi regulile privind comerțul privilegiat.

Pentru unele companii, consecințele nerespectării acestor reguli pot fi substanțiale sub formă de amenzi sau alte penalități.

Cu manualul de politici și proceduri, puteți specifica ce trebuie să facă angajații pentru a menține conformitatea cu aceste reguli. Prezentând în mod clar aceste informații (și facilitând accesul angajaților), puteți evita accidentele neintenționate și puteți îmbunătăți conformitatea cu acele reguli guvernamentale.

Pentru un exemplu în acest sens, puteți vedea politica de conformitate Shake Shack privind tranzacțiile privilegiate:

Stabiliți așteptări adecvate pentru conduita angajaților

Dacă doriți să evitați problemele legate de conduita angajaților, este mult mai ușor să stabiliți așteptări de la început decât să încercați să ajustați comportamentul mai târziu.

Cu un manual de politici și proceduri, puteți stabili așteptări adecvate pentru conduita și cultura angajaților chiar de la început, pentru a evita problemele în viitor.

Standardizați procesele afacerii dvs. și protejați-vă împotriva problemelor

Un alt mare avantaj al unui manual de politici și proceduri este că vă ajută să standardizați politicile afacerii dvs. – așa cum sugerează și numele!

Prin standardizarea politicilor cât mai mult posibil, vă puteți îmbunătăți eficiența și eficientiza activitatea administrativă a afacerii dumneavoastră.

De asemenea, puteți ajuta la protejarea împotriva problemelor, cum ar fi utilizarea politicii de securitate a informațiilor pentru a vă proteja afacerea împotriva accesării datelor de către un actor rău intenționat.

Reduceți povara pentru resursele umane, permițând angajaților să se ajute singuri

Aproape sigur că afacerea dvs. va avea o mulțime de politici foarte specifice cu privire la sarcinile legate de HR, cum ar fi plăți, concediu medical, concediu, beneficii, opțiuni de pensionare și așa mai departe.

Dacă angajații simt nevoia să contacteze personalul dvs. de resurse umane de fiecare dată când au o întrebare, personalul dvs. de resurse umane va fi blocat de nevoia să răspundă la aceste întrebări în loc să lucreze la ceva mai valoros.

Documentând toate aceste politici și proceduri importante în manualul dvs., puteți oferi angajaților instrumentele de care au nevoie pentru a găsi singuri răspunsurile. Asta înseamnă că angajații pot primi răspunsuri ori de câte ori au nevoie de ele, iar personalul dvs. de resurse umane se poate concentra pe alte lucruri.

Acest lucru funcționează pe același principiu al modului în care crearea unei baze de cunoștințe orientate către clienți vă poate ajuta să reduceți cererile de asistență umană, oferind clienților instrumentele pentru a se ajuta singuri. Dacă sunteți interesat de acest subiect, consultați postarea noastră cu șapte avantaje mari ale bazei de cunoștințe .

Cum se creează un manual de politici și proceduri

Acum, să intrăm în pașii actuali pentru crearea unui manual de politici și proceduri, de la început până la sfârșit.

1. Planificați-vă manualul de politici și proceduri

Înainte de a începe să scrieți și să documentați, este important să aveți un plan și o structură la nivel înalt pentru manualul dvs.

Acest lucru vă va permite să știți ce conținut trebuie să scrieți și cum să structurați cel mai bine acel conținut într-un manual coerent.

Dacă nu sunteți sigur de unde să începeți, exemplele manuale de politici și proceduri de mai sus reprezintă o bază bună.

De asemenea, afacerea dvs. poate avea propriile sale politici și proceduri care trebuie documentate în manualul dvs.

Pe lângă doar enumerarea politicilor și procedurilor individuale, veți dori să vă gândiți și la modul în care le puteți grupa în categorii logice. De exemplu, politicile individuale de beneficii ale angajaților ar putea fi grupate într-o singură categorie generală de „Beneficii ale angajaților”.

Acest tip de grupare va facilita angajaților să răsfoiască și să navigheze manualul dvs.

Cu software-ul potrivit pentru politici și proceduri, nu ar trebui să aveți probleme la configurarea acestui tip de clasificare.

2. Creați o echipă pentru a vă scrie conținutul

După ce ți-ai stabilit manualul de politici și proceduri, trebuie să aduni o echipă de experți capabili să creeze acest conținut.

Deoarece politicile și procedurile dvs. se vor întinde probabil pe diferite departamente, echipa dvs. va trebui și ea.

Scopul dvs. principal este să obțineți experți în domeniu pentru toate politicile și procedurile importante pe care trebuie să le documentați.

Acest pas poate fi, de asemenea, un loc bun pentru a vă întoarce și a verifica dacă ați omis ceva din planul dvs. Echipa dvs. de experți ar putea avea propriul feedback cu privire la noile politici care ar trebui adăugate sau la modificările structurii manualului dvs.

3. Scrieți conținutul politicii și procedurii dvs

Acum, ești gata să începi să scrii. Echipa ta ar trebui să știe ce trebuie făcut și poate începe să creeze acel conținut pe baza planului tău.

Iată câteva dintre cele mai bune practici ale manualelor de politici și proceduri pe care trebuie să le luați în considerare atunci când scrieți documentația dvs.:

• Includeți imagini și videoclipuri acolo unde are sens – imaginile și videoclipurile pot fi utile pentru a explica lucrurile mai detaliat, mai ales când vine vorba de procedurile pe care angajații trebuie să le urmeze.
• Folosiți formatarea pentru a atrage atenția asupra domeniilor cheie – utilizați înștiințări pentru a evidenția informațiile importante, a sublinia avertismentele și așa mai departe. Majoritatea software-ului manual de politici și proceduri ar trebui să vă permită să faceți acest lucru.
• Evitați jargonul – multe articole vor trebui să fie accesibile angajaților de diferite specialități/niveluri de cunoștințe, ceea ce înseamnă că ar trebui să evitați jargonul specific unui subiect ori de câte ori este posibil.
• Includeți un cuprins – adăugarea unui cuprins facilitează navigarea prin conținut pentru angajați. Unele software pentru politici și proceduri manuale vă pot ajuta să faceți acest lucru automat.
• Utilizați paragrafe scurte și punctele marcatoare - acest lucru facilitează absorbția și înțelegerea conținutului dvs. de către angajați.

4. Examinați și aprobați conținutul politicii și procedurii dvs

Odată ce ați scris primele schițe ale conținutului politicii și procedurii dvs., veți dori ca acel conținut să fie revizuit de un expert separat în domeniu.

Acest proces de examinare vă poate ajuta să detectați erori și inconsecvențe înainte de a vă publica conținutul.

De asemenea, în general, nu este niciodată o idee rea să aveți un al doilea set de ochi asupra conținutului când vine vorba de structură și calitatea scrisului.

În mod ideal, veți dori să aveți un sistem în vigoare, astfel încât recenzenții să poată semna fiecare parte de conținut înainte ca acesta să fie publicat vreodată în manualul dvs.

Vorbind despre…

5. Publicați manualul de politici și proceduri

Pentru ca manualul dvs. să fie ușor de accesat, ar trebui să utilizați software-ul manual de politici și proceduri care le permite angajaților să vă acceseze cu ușurință politicile în orice moment.

Pentru majoritatea companiilor, puteți utiliza software obișnuit de bază de cunoștințe sau software de documentare, atâta timp cât include funcții care să vă ajute să restricționați accesul la manual.

Dacă nu sunteți sigur de unde să începeți, Heroic Knowledge Base oferă o modalitate flexibilă și rentabilă de a crea un manual de politici și proceduri.

Heroic Knowledge Base se bazează pe software-ul open-source WordPress, ceea ce înseamnă că poți beneficia și de toată flexibilitatea pe care WordPress o oferă.

Această combinație oferă mai multe moduri diferite de a restricționa accesul la manualul de politici și proceduri:

• Solicitați utilizatorilor să se înregistreze pentru conturi și să se conecteze folosind un nume de utilizator și o parolă - acest lucru le permite angajaților să acceseze manualul de oriunde, păstrând în același timp lucrurile în siguranță.
• Creați o singură parolă pe care o puteți partaja cu angajații – aceasta nu este la fel de sigură, deoarece oricine are parola poate accesa conținutul, dar este foarte ușor de configurat, deoarece angajații nu au nevoie de propriile conturi.
• Permiteți accesul pe baza adresei IP – aceasta poate fi o opțiune bună dacă angajații lucrează de la distanță, dar folosesc totuși un VPN furnizat de companie.
• Creați un site intranet, astfel încât angajații să poată accesa conținutul din rețeaua dvs. locală – un site intranet poate fi o opțiune bună dacă angajații trebuie să acceseze conținut doar în timpul lucrului.

Baza de cunoștințe eroică este, de asemenea, plină de funcții pentru a vă ajuta să creați un manual de politici mai eficient:

• Categorii – organizați-vă cu ușurință politicile și procedurile în categorii și permiteți angajaților să răsfoiască aceste categorii.
• Sugestii de căutare live – angajații pot vedea rezultatele căutării imediat ce încep să tasteze, ceea ce îi ajută să găsească mai rapid documentul potrivit.
• Stiluri de înștiințări încorporate – puteți utiliza înștiințări predefinite pentru a adăuga cu ușurință avertismente și evidențieri la conținutul dvs.
• Feedback despre articole – angajații pot oferi feedback despre articole pentru a vă ajuta să identificați problemele și să vă îmbunătățiți manualul.
• Analize de căutare – puteți vedea ce caută angajații pentru a găsi zone slabe/lipsă în documentația politicii dvs.
• Încărcări de fișiere – aceasta vă permite să atașați versiuni PDF ale politicilor sau alte tipuri de fișiere.

Dacă doriți ajutor pentru a începe, avem un ghid despre cum să configurați baza de cunoștințe eroică.

6. Partajați manualul de politici și proceduri cu angajații (și colectați feedback)

Odată ce ați publicat manualul de politici și proceduri, sunteți gata să îl distribuiți angajaților dvs.

Dacă totul merge bine, treaba ta este terminată... deocamdată.

Cu toate acestea, este, de asemenea, important să ascultați feedbackul angajaților după ce lansați manualul.

Angajații ar putea avea comentarii sau probleme la care nu te-ai gândit. Dacă doriți să creați cel mai bun manual posibil, veți dori să luați în considerare aceste comentarii în revizuirile dvs.

Apropo de revizuiri...

7. Atribuiți părțile interesate cheie să actualizeze și să revizuiască

Conținutul manualului de politici și proceduri nu este informații statice pe care le puteți seta și uita.

În timp, politicile și procedurile dvs. s-ar putea schimba, iar aceste modificări vor trebui reflectate în manualul dvs.

Sau, chiar dacă nimic nu se schimbă, s-ar putea să realizezi că un anumit articol nu este atât de clar pe cât ai vrea să fie. În astfel de cazuri, ar trebui să îmbunătățiți articolul pentru a-l face mai util pentru angajații dvs.

Pentru a ajuta la realizarea acestui lucru, atribuiți articole părților interesate cheie, astfel încât cineva să aibă responsabilitate clară. În multe cazuri, puteți atribui articolul aceleiași persoane care l-a scris.

Dacă utilizați un instrument precum Heroic Knowledge Base pentru a vă crea manualul, acesta vă poate ajuta, de asemenea, să vă avertizeze asupra potențialelor probleme, permițând angajaților să semnaleze articole și să ofere feedback.

Creați-vă manualul de politici și proceduri astăzi

Aceasta completează ghidul nostru cu tot ce trebuie să știți despre crearea unui manual de politici și proceduri.

Dacă sunteți în căutarea celei mai bune modalități de a publica și gestiona politica și manualul de procedură, puteți utiliza pluginul WordPress open-source Heroic Knowledge Base.

Baza de cunoștințe eroică este suficient de flexibilă pentru a se adapta oricărei afaceri, oferindu-vă în același timp acces la funcții utile, cum ar fi feedback despre articole, sugestii de căutare în timp real, analize de căutare, încărcări de fișiere și multe altele.

În plus, datorită flexibilității bazei WordPress Heroic Knowledge Base, obțineți o mulțime de opțiuni pentru controlul accesului la manualul de politici și proceduri, inclusiv utilizarea unui intranet, necesitatea de conturi de utilizator și multe altele.

Pentru a începe, achiziționați Baza de cunoștințe eroică astăzi.