Cum să programați în mod eficient întâlniri: sfaturi și trucuri

Conducerea unei afaceri de succes înseamnă mai mult decât stăpânirea managementului timpului; trebuie să stăpânești și arta programării întâlnirilor. A învăța cum să programați în mod eficient întâlnirile vă va ajuta să atrageți mai mulți clienți, să vă îmbunătățiți reputația și, în cele din urmă, să vă creșteți vertiginos profiturile.

Într-un peisaj în care fiecare minut contează, a ști să mânuiești instrumentele de programare nu este doar o abilitate, ci este o superputere. Acest articol este permisul de acces complet pentru a vă transforma abordarea asupra calendarelor, priorităților și chiar a conflictelor de programare aparent inevitabile.

Așadar, dacă sunteți gata să vedeți cum baza dvs. de clienți înflorește, reputația crește și profiturile ating noi culmi, puneți-vă centura de siguranță. Călătoria către stăpânirea programării întâlnirilor începe acum.

10 sfaturi despre cum să programați în mod eficient întâlnirile

• Sfat #1 : Fiți generoși cu alegerile de timp
• Sfatul #2 : Încheiați-l cu timpii de sfârșit
• Sfatul #3 : Crește-ți jocul de programare cu un sistem de rezervare
• Sfatul #4 : Spune-le clienților tăi cât de ușor este să rezerve cu tine
• Sfat #5 : Îmbrățișați puterea programării bloc
• Sfat #6 : Blocați-l devreme
• Sfatul #7 : Păstrează-le secretele, secrete
• Sfatul #8 : prețuiește-le timpul
• Sfat #9 : Trage peste acele detalii
• Sfat #10 : Jonglează ca un profesionist

Sfat #1: Fiți generoși cu alegerile de timp

Bine, primul pas de stăpânit dacă doriți să învățați cum să programați întâlniri ca un profesionist este să le oferiți clienților o mână de opțiuni.

Gândiți-vă la el ca la un bufet - cu cât serviți mai mult, cu atât sunt mai fericiți. Amestecă-l cu câteva păsări timpurii și sloturi de bufniță de noapte. Și întâlnirile? Aruncă un cuplu. Totul este să fii gazda cu cele mai multe, nu?

Flexibilitatea este de aur. Se intampla. Planurile se schimbă. Fii acel prieten înțelegător.

Imaginați-vă că îi spuneți clientului dvs.: Înțelegem că viața este nebună și programele sunt peste tot. Iată câteva opțiuni despre care credeam că ar putea funcționa:

• Marți: Slot de dimineață? 9:00 AM – 10:00 AM
• Miercuri: Ce zici de un răcoare de după-amiază? 14:00 – 15:00
• Joi: vibrații de seară? 17:00 – 18:00

Sfat #2: Încheiați-l cu timpii de sfârșit

Ai fost vreodată la un apel și m-ai gândit: „Când se va încheia asta?” La fel. Să vorbim despre eroul necunoscut al poveștii noastre despre cum să programăm eficient întâlnirile .

Da, vorbim de vremuri de sfârșit. Momentele de început capătă toată faima, dar știi când se va termina ceva? Schimbător de joc.

De ce?

În primul rând , nu mai există întâlniri fără sfârșit : nimeni nu are timp pentru conversații care durează pentru totdeauna. Pune un capăt și ține-l bine. În plus, vă permite o anumită gestionare a timpului la nivel de șef : dacă știți când se încheie un lucru, puteți prelua controlul asupra restului zilei.

Sfat pro : rotunjiți-l. Crezi că vei avea nevoie de 15 minute? Creion în 30. Vă simțiți ca un concert de jumătate de oră? Slot într-un întreg 60. Oferă-ți acea pernă.

Sfat #3: Crește-ți jocul de programare cu un sistem de rezervare

Dacă doriți cu adevărat să vă programați întâlnirile în cel mai eficient mod, trebuie să îmbrățișați tehnologia. Rezervările online preiau opțiunile de programare mai tradiționale, cum ar fi apelurile telefonice și agenda de întâlniri. Și din motive întemeiate. Nimeni nu are timp pentru calendare dezordonate și acele enervante „uh, când ești liber?” dus-întors.

Ceea ce ai nevoie în schimb este un sistem de rezervare fiabil pentru a te sprijini. Și vorbim despre magia de programare automată care îți elimină tot stresul din farfurie.

Mai mult timp liber? Mai multe rezervări? Da, te rog.

Acum, pentru aceia dintre voi care nu doresc să petreacă eoni decodând niște software prea complicat – avem soluția potrivită. Un instrument bun de programare? Este ca aplicația ta preferată. Intuitiv, elegant și nu te face să vrei să-ți smulgi părul.

Intră: Amelia .

Sfat #4: Spune-le clienților cât de ușor este să rezerve cu tine

Așa că ați simplificat ca oamenii să facă rezervări cu dvs. Grozav. Dar ghicește ce? Dacă nimeni nu știe, atunci ce rost are?

Strigă:

• În magazinul tău (dacă ai unul)
• Pe site-ul dvs
• Glisați în acele fluxuri de rețele sociale

Asigurați-vă că toată lumea știe cât de ușor este să accesați calendarul dvs. Aveți o aplicație de rezervare super ușor de utilizat? Arată-l. Ai câteva recenzii de cinci stele despre procesul de rezervare fără probleme? Fă-i să se vadă. Spuneți oamenilor că rezervarea cu dvs. este o experiență excepțională.

Sfatul #5: Îmbrățișați puterea programării blocurilor

Să vorbim despre un mic truc numit programare bloc (sau rezervare back-to-back ). În loc să aveți întâlnirile împrăștiate ca stropii pe o gogoașă, de ce să nu le stivuiți?

Ai trei întâlniri de 1 oră? Împreună-le. Programarea blocată vă permite să grupați activități similare împreună, permițându-vă să rămâneți concentrat . De asemenea, prin gruparea activităților, ai lacune mai mari în ziua ta. Rezultatul? Productivitate maximizată cu beneficiul unui „timp de calitate”.

Gruparea programelor înseamnă că nu schimbați întotdeauna viteza. În schimb, navigați pe aceeași bandă, profitând la maximum de acest impuls.

Sfat #6: Blocați-l devreme

Cu toții urâm acel ciudat „Ne-am hotărât asupra unei ore?” text. Așadar, iată soluția – blocați-l întotdeauna din timp. Când vorbim despre cum să programați în mod eficient întâlnirile, acest pas este crucial. Vă permite să:

• Aveți o liniște sufletească : dă-ți atât ție, cât și celeilalte persoane. Înregistrați-vă și asigurați-vă că sunteți amândoi încă buni pentru ora pe care ați ales-o.
• Rămâi în sincronizare : lucrurile se schimbă, nu? Poate a apărut ceva, sau au uitat. O înregistrare rapidă vă asigură că amândoi cântați aceeași melodie.
• Deține-ți ziua : dacă lucrurile se schimbă, ai timp să-ți rearanjezi lista de redare (sau știi, ziua ta).

Sfatul #7: Păstrează-le secretele, secrete

Bine, PSA rapid pentru toți cei care faceți rezervări online. Trebuie să discutăm despre confidențialitate.

În primul rând, atunci când cineva rezervă o oră, ar trebui să arăți că slotul este ocupat, dar păstrează detaliile pentru tine . Nu există nume pe lista de invitați, vă rog. Mai mult, dacă clienții tăi trebuie să lase informații personale, blochează-le și nu le distribui niciodată nimănui. În cele din urmă, asigurați-vă că anunțați clienții dvs. că sunteți serios în ceea ce privește protejarea confidențialității lor - aruncați un mic mesaj „Hei, vă protejăm datele”.

Ține minte, când au încredere în tine, vor dori să stea mai mult cu tine.

Sfatul #8: prețuiește-le timpul

Timpul tuturor este ca aurul. Așa că, atunci când cineva îți oferă o parte din ziua sa, tratați-o ca pe comoara care este.

Când stabiliți acea întâlnire, obțineți toate informațiile. Când sunt liberi? Există zone interzise în programul lor? Dă-le 411 când și unde. Fă-o cât mai netedă.

Și nu uitați: viața e sălbatică. Planurile se schimbă, lucrurile se întâmplă. Arată-le că ai înțeles. Dacă trebuie să se reprogrameze, fără stres. Fa-o usor.

Sfat #9: Trage peste aceste detalii

Ai avut vreodată acel „Oh, poftă, când e întâlnirea noastră?” moment? Da, si eu. Doriți să aflați cum să programați în mod eficient întâlnirile? Începeți prin a trimite acele detalii privind programarea cât mai curând posibil.

Faceți textele și e-mailurile de confirmare a întâlnirii, precum și mesajele de memento a întâlnirilor și e-mailurile o parte esențială a procesului de programare a întâlnirilor. Asigurați-vă că includ întotdeauna trio-ul clasic: data, ora și locul . De asemenea, dacă există un pas cu pas sau ceva ce ar trebui să știe, aruncați-l.

A, și dacă aveți formulare sau alte documente pe care clienții dvs. ar trebui să le verifice, glisați-le peste. Faceți mie în plus – veți vedea că dă roade.

Sfat #10: Jonglează ca un profesionist

Suntem cu toții aici încercând să jonglam, nu? Munca, viața, agitația aceea laterală... este un act de circ. Deci, să faci loc pentru toate lucrurile ? O abilitate majoră dacă ne întrebați pe noi.

Câteva mișcări profesioniste:

• To-Do sau Not To-Do : Lista clasică. Notează-l, elimină-l. Simplu, dar atât de satisfăcător.
• Dramă cu termen limită : Păstrați-o reală cu termenele limită. Prea strâns și ești slăbit. Prea lejer, și unde este focul?
• Pass the Baton : Ai ceva care nu este chiar treaba ta? Poate că altcineva are atingerea magică.
• Rezervați-l : luați un timp din calendar. Blocați-l, dețineți-l. Asta e zona ta.
• Dance in the Rain : Planurile se schimbă. Totul este bine. Du-te cu ea.

Întrebări frecvente despre cum să programați în mod eficient întâlnirile

Cum pot evita rezervarea dublă?

Rezervarea dublă este ca păcatul principal al programării! Pentru a fi clar, utilizați calendare digitale – Google Calendar, Outlook sau orice altceva funcționează pentru dvs. Sincronizați toate dispozitivele și configurați alerte.

Sfat pro? Faceți o revizuire rapidă de dimineață a programelor dvs. de zi. Astfel, fără surprize neplăcute.

Este mai bine să programați întâlniri consecutive sau să permiteți pauze între ele?

Dezbaterea veche. Spatele la spate ar putea suna eficient, dar toată lumea are nevoie de o respiră, nu? Acordați-vă un interval de 10-15 minute între întâlniri. Ne vei mulțumi mai târziu, când ai la dispoziție o secundă să-ți sorbi cafeaua sau pur și simplu să respiri adânc.

Ar trebui să acord prioritate clienților importanți?

Tuturor le place să se simtă ca un VIP, dar da, unii clienți au mai multă greutate. Nu joacă favorite; este o afacere. Dați prioritate, dar nu faceți niciodată pe nimeni să se simtă de mâna a doua. Totul tine de echilibru.

Cum gestionez cererile de reprogramare?

Viață se întâmplă! Dacă cineva dorește să reprogrameze, fii flexibil, dar stabilește limite. Folosiți expresii de genul „Înțeleg că lucrurile apar. Să găsim un alt slot care să funcționeze pentru amândoi.”

Cu cât timp înainte ar trebui să rezerv întâlniri?

Acesta nu este un răspuns unic. Dar, ca regulă generală, ținește cu cel puțin o săptămână înainte. Mai mult timp dacă este ceva mare. Mai puțin timp dacă este doar o recuperare rapidă.

Ce se întâmplă dacă trebuie să anulez o întâlnire?

Bine, onestitatea este cea mai bună politică aici. De îndată ce știți, informați cealaltă parte. Cereți scuze, furnizați un motiv scurt și oferiți date alternative.

Cât timp ar trebui să aștept un client întârziat?

Buna intrebare. Acordă-le aproximativ 15 minute, dar după aceea, timpul tău este și el valoros. Dacă întârzie, poate trimite un mesaj prietenos „a alerga conform programului?” text.

Pot suprarezerva pentru a ține cont de neprezentări?

E riscant. S-ar putea să crezi că este ca și cum ți-ai acoperi pariurile, dar se poate contracara. În schimb, o modalitate mult mai bună de a reduce neprezentările este să trimiteți mementouri clienților cu o zi sau două înainte de programare. Un ghiont blând nu a rănit niciodată pe nimeni.

Sfat profesionist : automatizează acele mementouri cu Amelia și asigură-te că nicio întâlnire nu este uitată.

Cum stabilesc limite pentru întâlnirile de ultim moment?

Totul ține de o comunicare clară. Când cineva încearcă să se strecoare în calendarul tău în ultimul moment, fii clar: „Apreciez timpul nostru, așa că hai să ne programăm când putem fi amândoi 100% prezenți.” O vor primi.

Cât de des ar trebui să-mi revizuiesc și să îmi ajustez abordarea de programare?

Lumea se schimbă, la fel și programul tău. Poate în fiecare trimestru, așează-te cu o cafea (sau vin, fără judecată aici) și reflectează. Ajustați după cum este necesar. Amintiți-vă, adaptabilitatea este cheia.

Gânduri finale despre cum să programați în mod eficient întâlnirile

În încheierea călătoriei noastre privind programarea eficientă a întâlnirilor, amintiți-vă că nu gestionați doar intervalele de timp, ci creați o bază pentru succes. Fiecare întâlnire pe care o aranjați este o șansă de a arăta cât de mult prețuiți clienții și timpul lor.

Într-o lume în care rapid și ușor contează, capacitatea ta de a face rezervarea simplă te poate face să ieși în evidență. Instrumente precum Amelia vă pot ajuta să faceți acest lucru, economisind timp și atrăgând mai mulți clienți.

Indiferent dacă sunteți o singură persoană, o afacere mică sau parte dintr-o echipă mai mare, amintiți-vă că o programare mai bună înseamnă clienți mai fericiți și mai mulți bani. Nu este vorba doar despre completarea calendarului; este vorba de a construi încrederea și de a profita de fiecare oportunitate.