Cum să gestionați riscul în managementul proiectelor: sfaturi eficiente pentru succesul proiectului

Trăim într-o lume în care riscul este o parte inevitabilă a fiecărui proiect. Cu cât sunt asumate mai multe riscuri, cu atât este mai mare potențialul de succes. Cu toate acestea, dacă nu este gestionat corect, riscul poate duce și la eșecul proiectului. Mulți manageri de proiect sunt conștienți de riscurile implicate în proiectele lor, dar este posibil să nu folosească toate resursele disponibile pentru a minimiza sau gestiona riscul în managementul proiectelor.

Managementul proiectelor este un proces complex care necesită planificare și execuție eficientă pentru a asigura finalizarea cu succes. Dar pentru a gestiona eficient un proiect, este esențial să minimizezi și riscul implicat. În acest articol, vom discuta despre ce este managementul riscului și importanța acestuia. De asemenea, etapele managementului riscului în managementul proiectelor și cum să reduceți cu succes riscurile proiectului.

Așa că haideți să începem cu cele de bază...

Ce este procesul de management al riscului în managementul proiectelor

În lumea reală, managementul riscurilor este cunoscut a fi un proces care vă ajută să identificați și să gestionați riscurile care ar putea afecta succesul unui proiect. Cu alte cuvinte, un proces crucial de identificare și gestionare a riscurilor care ar putea afecta succesul tuturor proiectelor din portofoliu.

Mai mult, este ceva pe care trebuie să-l faci zilnic. În calitate de manager de proiect, ești responsabil pentru tot ceea ce se întâmplă într-un proiect. Aceasta înseamnă că sunteți responsabil pentru gestionarea oricăror riscuri identificate.

Când întocmiți un plan de proiect, trebuie să vă uitați la tot ce ar putea merge prost. Apoi trebuie să vă gândiți ce veți face pentru a rezolva fiecare dintre aceste probleme. Includeți acțiunile propuse în planul proiectului. Deci, toată lumea poate vedea ce faceți pentru a gestiona riscul. De asemenea, ar trebui să subliniați impactul potențial al fiecărei probleme și probabilitatea ca aceasta să apară.

Riscuri care pot afecta proiectul dvs

Există multe riscuri care ar putea afecta proiectul dvs., unele mai grave decât altele. Iată șapte dintre cele mai comune de reținut:

1. Întârzieri: dacă subestimezi cât de mult va dura pentru finalizarea proiectului, s-ar putea confrunta cu constrângeri de timp care ar putea să-ți perturbe programul și să conducă la costuri suplimentare.

2. Nerespectarea așteptărilor: Dacă oamenii despre care se aștepta să te ajute în proiectul tău nu apar sau își fac treaba în mod corespunzător, ai putea ajunge la un produs sau serviciu care nu este la înălțime.

3. Comunicare greșită: locul de muncă poate fi un mediu dificil. Cu atât de mulți oameni care lucrează împreună, este inevitabil să apară unele probleme de comunicare. Dar atunci când se întâmplă greșeli de comunicare la locul de muncă, acestea pot avea consecințe grave.

4. Cheltuieli neprevăzute: dacă nu planificați și bugetați în mod corespunzător cheltuielile neprevăzute, puteți ajunge cu un proiect care depășește bugetul și întârzie programul.

5. Comunicare slabă: Când nu comunici cu membrii echipei, poate duce la neînțelegeri și dezacorduri, care ar putea duce la întârzieri sau chiar probleme financiare.

6. Neînțelegeri: Dacă nu aveți așteptări clare cu privire la ceea ce va fi necesar de la subalterni sau membrii echipei, poate duce la neînțelegeri care duc la riscul de a nu duce proiectul la bun sfârșit.

7. Specificații incorecte: Dacă specificațiile pentru un loc de muncă sunt incorecte, puteți ajunge la un produs sau serviciu care nu funcționează conform așteptărilor, ceea ce duce la riscul proiectului.

Citiți și: 11 moduri de a vă crește eficiența managementului de proiect

6 pași eficienți pentru gestionarea riscului în managementul proiectelor

Cu toții știm până acum că managementul riscului este un proces proactiv care necesită identificarea, evaluarea și prioritizarea riscurilor proiectului. Pentru a gestiona eficient riscul în orice proiect, există câțiva pași cheie care trebuie urmați.

În primul rând, trebuie creat un domeniu de aplicare clar și concis. Acest lucru va ajuta la identificarea tuturor riscurilor și pericolelor potențiale care ar putea afecta proiectul, precum și impactul potențial pe care l-ar putea avea fiecare. În al doilea rând, ar trebui puse în aplicare măsuri adecvate de atenuare pentru a minimiza probabilitatea apariției oricăror dezastre potențiale. Odată urmați acești pași, puteți gestiona eficient riscurile în managementul proiectelor.

Iată detaliile elaborate ale pașilor cheie pentru gestionarea riscului în managementul proiectelor:

Pasul 1: Identificați riscul

Există o mulțime de riscuri care ar putea afecta proiectul dvs. Sunt riscuri tehnice, sunt riscuri de proiect, sunt riscuri pentru oameni și chiar sunt riscuri la care nici nu te poți gândi. Identificarea acestor riscuri din timp este importantă pentru a putea executa mai târziu planul de management al riscurilor.

Pasul 2: Atribuiți dreptul de proprietate asupra riscului identificat

Atribuiți dreptul de proprietate asupra fiecărui risc identificat unui membru al echipei care va fi responsabil pentru evaluarea și atenuarea acelui risc specific sau pentru a profita de acea oportunitate specifică. În unele cazuri, managerii de proiect pot prefera să atribuie un identificator odată ce riscurile au fost analizate și prioritizate. Dar, în alte cazuri, luarea devreme a acestui pas poate ajuta indivizii să se pregătească mai bine pentru a reduce riscurile sau pentru a profita mai eficient de oportunități.

Pasul 3: Analizați impacturile potențiale și factorii de risc

Următorul pas este luarea în considerare a fiecărui risc pentru a-i determina cauza, aria de aplicare și impactul potențial. Descoperiți posibilele riscuri asociate cu fiecare etapă a proiectului dumneavoastră. Asigurați-vă că prioritizați pericolele în funcție de puterea și amploarea lor pentru a înțelege pe deplin ramificațiile fiecărui risc.

Pasul 4: Prioritizează riscul pe care trebuie să-l gestionezi

Determinați riscurile majore ale proiectului în funcție de cât de urgente ar putea fi acestea și de modul în care ar putea avea impact asupra proiectului.

Pasul 5: Răspundeți în consecință la risc

Respectați strategia de răspuns identificată în procesul dumneavoastră de gestionare a riscurilor în funcție de riscurile, fie prin încercarea de a elimina evenimentul de risc, fie prin scăderea impactului acestuia, dacă se întâmplă. Această metodă ar trebui să includă construirea răspunsului și luarea de măsuri pentru implementarea acestuia.

Pasul 6: Observați și efectuați modificările necesare:

Monitorizați și revizuiți strategia de gestionare a riscurilor și faceți modificările necesare. Cu alte cuvinte, rămâneți la curent cu strategia dvs. de gestionare a riscurilor pentru a face orice modificări necesare.

Citește și: Managementul proceselor de afaceri pentru întreprinderile mici

Sfaturi de management și minimizare a riscurilor pentru a asigura succesul proiectului

Procesul de management al riscurilor oferă o foaie de parcurs pentru gestionarea riscurilor înainte ca acestea să apară. Companiile își asumă mari riscuri, mai ales când nu au nicio formă de plan de rezervă. Există patru modalități comune de a minimiza riscul. Cum ar fi: Evitați, Acceptați, Reduceți și Transferați, dar numai dvs. puteți decide care este cel mai potrivit pentru situația dvs. Pentru a vă ajuta în luarea deciziilor și pentru a reduce șansele de risc al proiectului, iată cele cinci atenuări ale riscului la care să vă gândiți pentru succesul proiectului.

Faceți un plan definit de management al riscului

Importanța unui plan de proiect puternic nu poate fi exagerată în lumea managementului de proiect. Aceste planuri definesc metodologia de bază realizată de cei implicați în orice proiect dat de la început până la sfârșit, inclusiv planul dumneavoastră de gestionare a riscurilor.

Un fapt interesant despre rolul managementului riscului în facilitarea proiectelor este că chiar și riscurile care au fost definite ca imposibile se pot prezenta la un moment dat. Cea mai bună modalitate de a preveni ca echipa dvs. să fie nepregătită pentru a face față riscurilor la îndemână este să vă asigurați că aveți infrastructura sau planul adecvat configurat în jurul organizației dvs., astfel încât să vă asigurați că puteți depana problemele care pot apărea și apoi le rezolvați. în mod corespunzător înainte ca acestea să devină o problemă prea mare pentru toate părțile implicate.

Uneori este nevoie de mult timp și efort pentru a dezvolta un astfel de plan cuprinzător. Dar, de obicei, investiția se plătește prin servirea drept foaie de parcurs. Acest lucru vă ghidează echipa prin toate fazele diferite ale proiectului lor.

Înregistrați riscurile și păstrați-le la zi

În viață se întâmplă lucruri. Și, de cele mai multe ori, nu le poți prezice! Prin realizarea unui registru de risc pentru a completa planul dvs. de management al riscului, aveți un instrument neprețuit pentru a rămâne la curent cu riscurile pe măsură ce apar. Ar trebui să păstrați documentele la zi. Așa că luni de-a lungul drumului poți verifica cu ușurință...

• ce s-a întâmplat și când
• cum a răspuns echipa ta și
• ce riscuri noi au apărut care au fost nedetectate anterior.

Folosiți-vă registrul de risc pentru a urmări ce riscuri au apărut și cum s-au desfășurat lucrurile ca răspuns - poate ceva similar cu un raport de incident - împreună cu orice probleme noi apărute! Mai mult, fii mereu la curent cu acest document. Fiți cu ochii deschisi pentru schimbări și asigurați-vă că sunteți în sincronizare cu alte livrabile de planificare. Acest lucru va face mai ușor pentru dvs. și membrii echipei dvs. să urmăriți starea proiectului.

Înțelegeți și ajungeți la fundul evenimentului de risc

O greșeală obișnuită în managementul riscului este identificarea simplului impact al unui risc cu privire la riscul real în sine. De exemplu, s-ar putea considera „lipirea termenului limită” drept riscul principal asociat cu proiectul lor. Acest lucru este adevărat din punct de vedere tehnic – cu toate acestea, ratarea termenului limită este doar un rezultat al negestionării și atenuării acestui risc special.

Pentru a evita această capcană, sugerăm să ne gândim la fiecare risc identificat în ceea ce privește ceea ce ar putea cauza (impactul) prin intermediul evenimentelor potențiale conexe care ar putea duce la astfel de consecințe, mai degrabă decât modul în care cineva ar putea fi afectat negativ printr-un anumit rezultat.

Prin urmare, ajungerea la fundul evenimentului de risc identificat vă va ajuta să discerneți ceea ce vă preocupă cel mai mult în cadrul riscurilor menționate. Și cum să le gestionați cel mai bine preventiv în consecință; lucrând astfel la prevenirea unor potențiale calamități înainte ca acestea să înceapă!

Crește-ți abilitățile în managementul proiectelor

Când vine vorba de gestionarea și depășirea eficientă a riscurilor care pot fi asociate cu orice proiect, nu se poate nega că a avea o bază solidă de abilități de management de proiect este esențială. Antrenarea formală în ceea ce privește managementul proiectelor vă va permite să minimizați riscurile care pot apărea ca rezultat și, de asemenea, vă ajută să vă planificați mai bine problemele de proiect care altfel ar fi putut fi trecute cu vederea dacă nu ați fost educat corespunzător cu privire la nevoile necesare pentru tipul dvs. specific de muncă.

Există multe modalități prin care puteți dezvolta aceste abilități pentru a vă asigura că sunteți cât mai bun la rezolvarea proiectelor. Una dintre modalitățile mele preferate este să exersez des și să mă asigur că ești mereu informat despre cele mai recente tendințe în acest domeniu. Și, dacă nu ați făcut-o deja, vă recomand cu căldură să participați la conferințe sau workshop-uri cu alți profesioniști pentru a vă îmbunătăți și mai mult cariera.

Fii mai puțin reactiv și mai proactiv

Mulți manageri de proiect preferă să facă față crizelor pe măsură ce apar, în loc să planifice și să proiecteze în mod activ împotriva acestor tipuri de evenimente. Cu toate acestea, când vine vorba de prevenirea ca astfel de probleme să devină probleme critice, este vital să lucrați pentru a identifica o modalitate de a evita în totalitate criza. Se cere ca aceștia să acționeze în mod proactiv în loc să fie prea reactivi în gestionarea problemelor.

În loc să așteptați să se întâmple ceva rău și apoi să veniți cu o soluție, acordați-vă mai mult timp pentru etapele de planificare a proiectului. Identificați riscurile asociate cu proiectul dvs. și reduceți-vă șansele de a le întâlni cu totul, luând măsuri preventive.

Citește și: Cele mai bune sfaturi de productivitate la locul de muncă pentru a fi mai proactiv

Evaluează-ți riscul proiectului pentru a-l putea evita mai bine

Managementul de proiect este o profesie dificilă și în continuă schimbare. Cu o responsabilitate sporită, mai multe proiecte își asumă acum riscuri mai mari. Trebuie să înțelegem că riscul face parte din orice proiect. Dar poate fi deosebit de dificil în proiectele cu risc ridicat. Managerii trebuie să evalueze și să înțeleagă riscurile implicate de proiectele lor și cum să le atenueze. De asemenea, trebuie să creeze un plan pentru a face față oricăror probleme potențiale care ar putea apărea.

Pentru a face acest lucru, în primul rând, ei ar trebui să înțeleagă diferitele tipuri de riscuri și modul în care acestea pot influența proiectul lor. Apoi, ei ar trebui să identifice și să evalueze riscurile potențiale asociate cu proiectul. În cele din urmă, ar trebui să implementeze procese de management al riscurilor pentru a atenua impactul potențial al riscurilor. Urmând acești pași, orice manager de proiect poate evalua cu ușurință riscurile. Și asigurați-vă că proiectul lor este de succes și este capabil să evite riscurile inutile.

O altă modalitate eficientă de a evita sau de a minimiza riscul poate fi utilizarea unui instrument cuprinzător de management de proiect, cum ar fi WP Project Manager, pentru a gestiona, analiza rapoarte și organiza mai bine proiectele. Acest lucru permite managerilor de proiect și membrilor echipei să evite greșelile comune de management de proiect. Reduce șansa de riscuri ale proiectului și reduce probabilitatea ca managementul proiectului să eșueze.