Cum să economisiți timp și să gestionați corect contabilitatea și inventarul WooCommerce

Potrivit unui studiu din 2018 al Băncii SUA, gestionarea proastă a fluxului de numerar și o slabă înțelegere a contabilității și finanțelor sunt principalele obstacole în calea succesului în afaceri.

Simți că poți face parte din această statistică? Acest articol își propune să vă extindă cunoștințele prin furnizarea de soluții acționabile pentru a înțelege, urmări și gestiona contabilitatea afacerii dvs., fără a pierde mai mult timp din ziua dumneavoastră.

WooCommerce oferă proprietarilor de afaceri o platformă fantastică pentru a-și vinde produsele, iar personalizarea acesteia vă permite să susțineți și să vă automatizați procesele de afaceri ca nimeni altul. Unul dintre cele mai importante dintre aceste procese este contabilitatea.

Indiferent de locul în care vă aflați sau ce vindeți, gestionarea contabilității este o parte importantă a oricărui site de comerț electronic pornit sau în creștere. O platformă de contabilitate nu este doar pentru scopurile impozitului pe venit anual; ajută la urmărirea vânzărilor, a înregistrărilor clienților, a cheltuielilor și a furnizorilor. De asemenea, monitorizează marjele produselor pe care le vindeți, cui vindeți și de la cine cumpărați.

O platformă de contabilitate monitorizează banii care intră și ies și vă poate ajuta să luați decizii mai informate - cum ar fi ce produse sunt cele mai profitabile și nu doar câte ați vândut.

În zilele noastre, este la fel de important să urmăriți colectarea și depunerile de taxe pe vânzări pentru magazinul dvs. Pe măsură ce legătura cu taxele pe vânzări devine mai răspândită, este vital să știți cât de mult impozit pe vânzări ați colectat și să depuneți și să plătiți corect aceste sume în fiecare lună.

În plus, o platformă de contabilitate vă poate ajuta să păstrați un ochi pe stoc, astfel încât să știți ce este în stoc și când este timpul să recomenzi. Toate acestea vă ajută să conduceți o afacere mai eficientă și mai profitabilă cunoscându-vă numerele .

V-ați săturat să gestionați foile Excel și datele fragmentate? Ești gata să preiei controlul asupra contabilității afacerii tale? Dacă da, citiți mai departe.

Folosind o platformă de contabilitate pentru magazinul dvs. WooCommerce

Unul dintre cele mai mari beneficii ale platformelor de contabilitate? Folosirea datelor de afaceri pentru a oferi capabilități de gestionare și raportare care vă oferă:

• O imagine mai exactă a sănătății afacerii dvs
  
• Capacitatea de a lua decizii mai informate
  
• Instrumente pentru a vă extinde afacerea fără efort suplimentar
  

Fiecare dintre ele este la fel de valoroasă – veți vedea mai jos modul în care toate acestea sunt incluse în domeniile care depind de contabilitate ale afacerii dumneavoastră.

Costul bunurilor vândute

O măsură importantă pentru un magazin de comerț electronic este costul mărfurilor vândute (COGS) . Dacă afacerea dvs. se bazează pe produse, inventarul este probabil cea mai mare cheltuială.

Cu toate acestea, fără un COGS precis - știind că ați vândut 10 widget-uri pentru 500 USD, de exemplu - nu puteți lua decizii utile. Dacă știai că COGS-ul tău este de 20 USD pentru fiecare dintre aceste 10 widget-uri, ai putea planifica câte să reordonezi, cât ar fi profitul tău net și cum a contribuit asta la marja ta globală.

Cunoașterea cheltuielilor este esențială pentru planificarea eficientă a afacerii: vă permite să înțelegeți costurile și să estimați, să planificați și să bugetați în consecință. Marjele dvs. determină profitabilitatea dvs. și nu există nicio modalitate de a cunoaște aceste marje decât dacă vă cunoașteți costurile.

O platformă de contabilitate face acest lucru fără muncă manuală continuă. Pe măsură ce înregistrați câte produse au fost achiziționate și la ce preț, platforma de contabilitate va arăta cu exactitate câte sunt în stoc. Când vindeți aceste produse, veți vedea acest lucru reflectat în inventarul disponibil și veți putea determina profitul real realizat după costurile legate de produs.

Pe lângă beneficiile de planificare a afacerii și analiză a profitului de a vă cunoaște COGS, există și beneficii fiscale. Taxele sunt calculate pe baza profitului brut, care este venituri minus costuri. Monitorizarea tuturor costurilor asigură un venit impozabil final precis!

Raportarea corectă a profitului/pierderilor

Profitul și pierderile sunt doi indicatori esențiali ai sănătății afacerii. Există multe modalități de a ține o evidență generală a veniturilor și cheltuielilor generale. Când sunt urmărite într-o platformă de contabilitate, aceste date pot fi folosite pentru a lua decizii și pentru a vizualiza modele și istoric inaccesibil în foile de calcul manuale.

De exemplu, cum corespund ultimele șase luni ale dvs. de marketing cu vânzările produselor dvs. cu cea mai mare și cea mai mică marjă? Dedici resurse și forță de muncă unui produs care aduce venituri mari, dar marje mici? Crește COGS în timp și ar putea fi reduse prin achiziționarea de sume diferite în perioade diferite?

Urmărirea veniturilor și cheltuielilor prin intermediul platformei dvs. de contabilitate vă permite să întocmiți rapoarte precise. Înregistrarea cu precizie a vânzărilor și a cheltuielilor necesită introducerea precisă și completă a datelor – multe platforme de contabilitate preiau automat aceste date și se pot conecta chiar la cardul dvs. de credit sau la contul bancar pentru a importa aceste informații.

Citiți mai departe pentru a afla cum puteți automatiza aceste tipuri de înregistrare a datelor.

Urmărirea inventarului și a marjelor

WooCommerce vă oferă posibilitatea de a urmări în mod nativ inventarul în scopuri de vânzări, permițându-vă să oferiți o anumită cantitate de produs unui client fără a supravânzare sau subcomercia.

Platformele de contabilitate oferă diferite avantaje de urmărire a stocurilor. În special, este mai ușor – și mai eficient – ​​să introduceți, să ajustați și să actualizați cantitățile de stoc. Procedând astfel, se actualizează și domeniile contabile aferente, cum ar fi conturile de bunuri de inventar și COGS.

De exemplu: puteți deschide o platformă de contabilitate (cum ar fi QuickBooks), puteți introduce o factură pentru 50 de widget-uri de la furnizorul dvs. și puteți apăsa Salvare. Veți avea apoi o înregistrare a plății furnizorului dvs., iar cheltuielile pentru produse vor fi înregistrate. QuickBooks va crește corect inventarul cu 50, împreună cu conturile de inventar și COGS aferente - toate introducând o singură factură.

Reconciliere și extrase bancare

Unul dintre cele mai bune motive pentru a utiliza o platformă de contabilitate este faptul că aceasta combină toate veniturile și cheltuielile dvs., ajutând la un pas final important pentru a vă asigura că datele pe care le-ați introdus se potrivesc cu tranzacțiile din lumea reală și extrasele bancare și ale cardului de credit. Aceasta se numește „reconciliere”.

Pe lângă prinderea veniturilor sau cheltuielilor neînregistrate, reconcilierea ajută la descoperirea tranzacțiilor neașteptate, în special în domeniile furtului și cheltuielilor sau facturilor neautorizate.

Reconcilierea se face de obicei lunar sau trimestrial.

Folosind QuickBooks ca platformă de contabilitate pentru magazinul tău WooCommerce

QuickBooks, disponibil online (bazat pe cloud) sau pe desktop, este o alegere populară printre utilizatorii WooCommerce.

Cu QuickBooks, puteți urmări vânzările WooCommerce, cheltuielile, clienții și vânzătorii, profiturile și pierderile, costul mărfurilor vândute, inventarul și multe altele - fără a fi contabil.

Prin integrarea acestuia în fluxul de lucru zilnic sau săptămânal și fără introducerea tuturor datelor la sfârșitul anului, monitorizați și gestionați continuu sănătatea financiară a afacerii dvs.

Utilizarea unei platforme de contabilitate precum QuickBooks în mod regulat nu necesită o investiție enormă de timp. Integrari precum QuickBooks Sync for WooCommerce by MyWorks pot sincroniza toate datele din magazin, deci este ușor de configurat – în plus, nu va trebui să introduceți manual noi date.

Odată ce aveți un cont QuickBooks activ, există câțiva pași inițiali, cum ar fi introducerea unei date de începere a companiei și conectarea conturilor bancare. După ce ați terminat, sunteți gata să vă urmăriți datele contabile! Acest lucru se poate face manual sau automat.

Configurare manuală

Mai întâi va trebui să vă creați produsele în QuickBooks, să introduceți COGS și informațiile de inventar pentru fiecare produs, apoi să atribuiți conturi de venituri și cheltuieli.

Apoi, introduceți comenzile din magazinul dvs. WooCommerce. Acestea pot include toate vânzările anterioare sau pot începe la o dată la alegerea dvs.; în mod ideal, ar trebui să alegeți un punct de plecare și să aveți împreună toate vânzările pentru anul fiscal. Comenzile pot fi introduse ca facturi – care sunt cele mai bune dacă clienții nu plătesc instantaneu – sau chitanțe de vânzare, care sunt perfecte dacă procesați plățile în momentul achiziției.

După ce ați introdus comenzile WooCommerce, veți putea extrage rapoarte contabile pentru a evalua starea financiară a magazinului dvs., continuând să utilizați QuickBooks pentru a urmări furnizorii și cheltuielile în curs.

Aveți prea multe produse și comenzi în WooCommerce pentru a introduce aceste date manual? Sau nu ai timp?

Vești grozave: puteți integra WooCommerce și QuickBooks pentru a sincroniza automat toate datele anterioare și datele în curs în timp real.

Configurare automată

În funcție de nevoile afacerii, bugetul și prioritățile personale, puteți opta pentru o integrare pentru a ajuta la automatizarea acestui proces și pentru a economisi timp.

În timp ce gestionarea manuală a datelor poate părea o soluție cu costuri reduse, investiția de timp necesară poate duce la un cost de oportunitate mai mare. Ca și în cazul oricărui sistem de afaceri nou, va trebui să evaluați soluțiile disponibile și să decideți care corespunde cel mai bine nevoilor dvs.

Există zeci de procese de zi cu zi deja în farfurie ca proprietar de magazin WooCommerce. Adăugarea sarcinilor contabile manuale, cum ar fi introducerea manuală a clienților și a vânzărilor, adăugarea și gestionarea listelor de produse, înregistrarea și depunerea corectă a taxelor pe vânzări, adăugarea de depozite bancare, reconcilierea conturilor și menținerea la zi a nivelurilor de inventar necesită mult timp.

Din fericire, contabilitatea nu mai trebuie să fie o sarcină care consumă mai mult. Integrările vă pot menține automat la zi datele contabile și de inventar. QuickBooks Sync pentru WooCommerce by MyWorks este o astfel de integrare - și puteți chiar să începeți gratuit.