6 idei interesante de management de proiect de urmat în 2023

Tehnologia digitală în continuă schimbare are un impact puternic asupra managementului de proiect. A transformat totul cu o nouă structură. Oamenii se ocupă acum de proiecte mari și complexe, asigurând o colaborare mai bună între membrii echipei extinse. Dar cum gestionează de fapt totul atât de lin?

De-a lungul anilor, au apărut multe metodologii avansate pe care liderii le folosesc pentru a livra proiecte comparativ mai mari. Aceste tehnici și instrumente de planificare îi ajută să atingă toate obiectivele proiectului într-un mod optim.

În ciuda disponibilității mâinilor experți și a instrumentelor utile, companiile se confruntă în continuare cu multe provocări și probleme de zi cu zi în managementul proiectelor. Potrivit unui raport, 80% dintre companii își pierd cel puțin jumătate din timp reluând proiecte. Se întâmplă mai ales pentru lacune de cunoștințe sau pentru mai puțină implicare în cele mai recente tendințe.

Trecând la obiect, astăzi vom vorbi despre cele mai recente idei de management de proiect și despre tendințele viitoare, astfel încât să puteți conduce în viitor. Între timp, puteți verifica alegerea noastră editorială de experți pentru cele mai bune cărți de management de proiect din care să vă inspirați.

Să începem cu cele mai populare 6 moduri de a vă organiza activitățile de proiect cu o mare experiență:

Top 6 idei de management de proiect pentru a-ți îndeplini obiectivele

Există o mulțime de tehnici de management de proiect, instrumente și alte resurse care plutesc pe internet. Dar fiecare dintre ele nu se potrivește cu structura proiectului dvs. - găsirea celui potrivit este o provocare. Uneori, o tehnică care funcționează cel mai bine pentru alții poate să nu-ți ofere nici măcar cel mai mic profit. Mai mult, proiectele moderne includ mai multe părți mobile, niveluri de prioritate, multe departamente, parametri de lucru și altele.

Este datoria managerilor de proiect să alinieze toate aceste lucruri și să furnizeze rezultatele finale într-un interval de timp și buget limitat.

Mai jos sunt punctele care vă oferă detalii despre cele mai recente idei și tehnici de management de proiect pe care le puteți aplica pentru creșterea afacerii dvs.

01. Aplicați WBS pentru a vă împărți proiectul în sarcini mai mici gestionabile

Work Breakdown Structure (WBS) este o deconstrucție ierarhică și orientată către livrabil a unui proiect. Îi ajută pe managerii de proiect să descompună o sarcină complexă în sub-sarcini mici până când ajungeți în punctul în care nu mai puteți subdiviza sarcinile.

Acest format de management de proiect este popular în zilele noastre pentru a simplifica un proces de lucru complex și pentru a defini o persoană asociată pentru îndeplinirea sarcinii. În loc să meargă ici și colo, toată lumea are planul în mână și știe ce să facă, când și cum. Mai mult, setarea nivelului de prioritate facilitează eficientizarea tuturor sarcinilor și menținerea fluxului de lucru. Există două tipuri de WBS:

A. Structura de defalcare a lucrărilor bazată pe rezultate: vă arată în mod clar relația dintre livrabilele proiectului, cum ar fi produse, servicii sau rezultate și opțiunile disponibile, cum ar fi munca de executat.

B. Structura de defalcare a lucrărilor pe etape: În această structură, trebuie să definiți clar activitățile proiectului pentru a minimiza erorile în fiecare fază. Ca erori în faza unu pot perturba progresul următoarei.

Există un alt tip de structură WBS numită Structură bazată pe responsabilitate care se ocupă cu distribuirea activităților proiectului între departamente în funcție de responsabilitățile acestora. Cu toate acestea, cea mai populară și preferată abordare este abordarea bazată pe livrări.

De ce ar trebui să utilizați Work Breakdown Structure în managementul proiectelor?

WBS este o defalcare concentrată pe laser a tuturor rezultatelor cheie necesare pentru ca proiectul să aibă succes. În schimb, managerul de proiect primește o vedere grafică a tuturor elementelor pe care trebuie să le realizeze un proiect, organizate pe mai multe niveluri.

Obțineți o idee completă despre cum să utilizați o structură de defalcare a lucrărilor (WBS) în managementul proiectelor

02. Utilizați diagrama Gantt pentru a vizualiza fluxul de lucru și progresul proiectului

În cadrul unui proiect mare, managerii trebuie să controleze un număr mare de activități și să se asigure că toate sarcinile respectă programul. Este cu adevărat dificil să ții ochii pe toate și să atingi toate obiectivele. Dacă se creează vreo decalaj, ar putea afecta întregul proiect. Puteți depăși cu ușurință această dificultate având o reprezentare vizuală a fluxului de lucru care vă spune când trebuie finalizată fiecare activitate. Diagramele Gantt ajută managerii pentru planificarea și programarea proiectelor.

O diagramă Gantt este un tip de diagramă cu bare care ilustrează sarcinile proiectului programate în timp. Acesta arată starea generală a proiectului, inclusiv durata timpului alocat și progresul unui program de proiect într-o diagramă cu bare stivuită. Aceasta înseamnă că dumneavoastră și membrii echipei dumneavoastră puteți identifica cu ușurință dependența de sarcină, puteți stabili intervalul de timp și puteți atribui persoanele potrivite fiecărei sarcini. Cel mai important, puteți intra în vizualizarea detaliată a proiectului și a raportului de progres oricând doriți. Și transmiteți-l autorității superioare sau investitorilor.

Pentru o diagramă Gantt, axa verticală afișează sarcinile care trebuie finalizate, iar axa orizontală indică cronologia proiectului. Puteți include aici sarcini, datele de început-terminare ale acestora, membrii echipei asociate și calea critică a proiectului dumneavoastră. Dacă utilizați orice instrument de management de proiect încorporat cu diagrama Gantt, trebuie să adăugați sarcini care vor actualiza automat diagrama Gantt.

De ce ar trebui să utilizați diagrama Gantt în managementul proiectelor?

Diagrama Gantt demonstrează toate sarcinile unui proiect și ordinea acestora, prezentate pe o scală de timp. Prin urmare, veți obține o privire rapidă a întregului proiect, a sarcinilor asociate și a termenelor acestora în orice moment. Ajustarea diferențelor la momentul potrivit poate asigura livrarea corectă a unui proiect la timp.

Pentru o mai bună înțelegere, verificați această postare exclusivă despre Beneficiile diagramei Gantt în managementul proiectelor.

03. Evaluați metodologia PERT pentru o estimare mai realistă a timpului

Tehnica de revizuire a evaluării programelor este un instrument de planificare a managementului de proiect. Îl puteți folosi pentru a identifica timpul necesar pentru a finaliza o anumită sarcină sau activitate. Acesta oferă o reprezentare grafică a cronologiei proiectului dumneavoastră. Cu acest cadru, puteți estima timpul necesar pentru a finaliza fiecare sarcină dintr-un proiect.

Un proiect complex are de obicei mai multe părți și o serie de obiective individuale de îndeplinit, ajungând la destinația finală. Instrumentul de planificare PERT ajută managerii de proiect să calculeze durata de timp și costurile aproximative în timp ce planifică pentru un anumit tip de proiect. O diagramă PERT are cercuri și dreptunghiuri numite noduri. Aceste noduri reprezintă evenimente sau etape ale proiectului. Ele sunt legate prin vectori, sau linii, care reprezintă diverse evenimente din cadrul unui proiect.

Biroul de Proiecte Speciale al Marinei SUA a introdus pentru prima dată hărțile PERT în 1957 pentru a schița proiectul submarinului nuclear Polaris. Acum, managerii de proiect folosesc pe scară largă această tehnică pentru a dezvolta un buget de proiect și pentru a aloca resursele necesare pentru a finaliza proiectul cu succes. Vă permite să luați în considerare toate faptele conform criteriilor de acceptare a proiectului în cadrul unor parametri predefiniți.

Analiza PERT combină date și informații de la diferite departamente. Îmbunătățește colaborarea în echipă prin distribuirea responsabilităților aferente în cadrul organizației. În cele din urmă, îi ajută pe managerii de proiect să ia în considerare fluxul de sarcini și etapele de referință pentru a selecta calea de proiect cea mai eficientă și utilă.

De ce ar trebui să utilizați PERT în managementul proiectelor?

Diagrama PERT ajută managerii de proiect să evalueze timpul și resursele necesare pentru a gestiona un proiect. Le permite să analizeze toate căile și strategiile posibile. Astfel, ei îl pot alege pe cel potrivit pentru a finaliza un proiect rentabil, cu erori minime.

04. Determinați dependența sarcinilor utilizând metoda căii critice (CPM)

Metoda căii critice este o metodologie de modelare a proiectelor pentru programarea unui set de activități de proiect. Managerii de proiect îl folosesc pentru a identifica sarcinile care sunt necesare pentru finalizarea proiectului. Acest instrument de management de proiect include cea mai lungă secvență de activități pe care trebuie să le finalizați la timp pentru a livra întregul proiect în intervalul de timp convenit. Întârzierea oricărei sarcini critice va întârzia restul proiectului.

Pentru a dezvolta un model CMP pentru proiectul dvs., trebuie să creați o listă cu toate sarcinile, să identificați dependențele sarcinilor și să estimați durata de timp pentru finalizarea fiecărei sarcini. Odată ce ți-ai dat ideea, poți determina calea critică cu cea mai lungă perioadă de activități dependente, luând în considerare resursele aferente.

Acest algoritm este eficient în diferite etape ale managementului proiectului, de la planificarea inițială sau analiza programelor alternative, până la programarea și monitorizarea sarcinilor care cuprind un proiect.

Modelul CMP este utilizat de obicei pentru proiecte complexe, dar practic previzibile. A fost introdus pentru prima dată la sfârșitul anului 1950 pentru a rezolva problema costurilor suplimentare cauzate de programarea ineficientă. De atunci, managerii de proiect îl folosesc pentru planificarea proiectelor și prioritizarea sarcinilor. Folosind această tehnică, puteți împărți un proiect complex în sarcini individuale și puteți măsura flexibilitatea proiectului pentru o mai bună luare a deciziilor.

De ce ar trebui să utilizați CMP în managementul proiectelor dvs.?

Metoda căii critice se referă la calea critică a unui program. CMP oferă date viabile despre cum să planificați proiecte, să alocați resurse și să programați sarcini. Acesta permite managerilor de proiect să aleagă programul optim, luând în considerare costurile proiectului pentru diferite date de finalizare.

05. Asigurați o dezvoltare iterativă cu Agile Project Management (APM)

Managementul agil de proiect este o modalitate flexibilă de a construi o structură de proiect, împărțind-o în mai multe etape sau sprinturi. Un număr mare de afaceri adoptă agilitatea și 98% dintre ele obțin succes în finalizarea proiectului la timp. Acesta este motivul pentru care 71% dintre companii au început să folosească diferite abordări Agile în cadrul proiectelor lor.

Pentru a realiza un proiect, mai ales unul complex, trebuie să-l împărțiți în sarcini mai ușor de gestionat. Metodologia agilă constă din mai multe cercuri mici sau sprinturi. De-a lungul călătoriei, aceasta implică îmbunătățirea continuă în dezvoltarea unui produs sau serviciu. Vă ajută să creați cicluri de dezvoltare mai scurte și să asigurați lansări mai frecvente de produse. Acesta este mult mai avansat decât managementul tradițional al proiectelor în cascadă. De asemenea, membrii echipei au timp să aducă mai eficient schimbările necesare pe baza feedback-ului clienților.

Cele două cadre Agile populare și cele mai utilizate sunt – Scrum și Kanban. Dar fiecare metodologie Agile are aceiași pași de execuție care includ: planificarea sprintului, dezvoltarea produselor, testarea, livrarea iterației, încorporarea feedback-ului etc.

Oamenii folosesc în principal această abordare iterativă pentru gestionarea proiectelor de dezvoltare software. Aceste tipuri de proiecte necesită lansări continue și trebuie să includă feedback-ul clienților la fiecare iterație. Prin aplicarea APM multe echipe de software observă o creștere remarcabilă a vitezei de dezvoltare și a colaborării reciproce. În plus, le crește capacitatea de a răspunde rapid la tendințele pieței.

Alte echipe care lucrează îndeaproape cu clienții și alte părți externe pe parcursul unui proiect pot folosi diferite cadre Agile pentru a dezvolta noi produse în medii incerte. Cum ar fi agenții de marketing, universitățile, armata, industria auto și așa mai departe.

De ce ar trebui să utilizați APM în managementul proiectelor dvs.?

Metodologia Agile are scopul de a aduce schimbări rapide și flexibilitate în afaceri. Echipele IT folosesc abordarea Agile a managementului de proiect pentru a furniza produse fără erori. Oamenii din alte industrii pot beneficia, de asemenea, de managementul de proiect Agile pentru a obține profituri prin iterare continuă.

06. Gestionați sarcini complexe de management de proiect cu instrumente eficiente de management de proiect

Tehnologia și-a asumat deja multe responsabilități ale ființelor umane. Simplifică și sarcinile de management de proiect. Există o serie de software utile care se concentrează pe diferite tehnici de management de proiect.

Instrumentele de management de proiect vă permit să gestionați și să monitorizați activitățile de proiect dintr-un hub centralizat folosind sarcini, subsarcini, rapoarte de progres, programe, fluxuri de lucru etc. De asemenea, asigură o colaborare mai bună în echipă, încorporând funcții utile precum atribuirea de sarcini, adăugarea de comentarii, notificări prin e-mail și alții.

În afară de acestea, veți obține o perspectivă instantanee asupra a ceea ce se întâmplă de fapt în interiorul unui proiect. Dacă aveți fiecare actualizare în fața ochilor, puteți lua măsuri rapide acolo unde este necesar.

Chiar și în schimbarea drastică a formatului de lucru - de la un birou fizic la lucru la distanță, instrumentele de management de proiect oferă un sprijin extraordinar membrilor echipei. Este o modalitate eficientă de a vă conecta toți angajații de la distanță pe o platformă comună. Și, cel mai important, lăsați-i să comunice în timp real.

Cu toate acestea, modul în care fiecare tehnică nu este perfectă pentru afacerea dvs., fiecare instrument nu vă poate servi scopului. Trebuie să aveți capacitatea de a înțelege nevoile proiectului dvs. și de a selecta instrumentul potrivit.

De ce ar trebui să utilizați instrumente avansate în managementul proiectelor dvs.?

Instrumentele de management de proiect îi ajută pe membrii echipei să stocheze și să partajeze toate datele lor legate de proiect într-un singur loc. Astfel, ei au acces ușor la informațiile necesare, își urmăresc progresul și colaborează dacă este necesar. Pe de altă parte, managerii de proiect au un control puternic asupra tuturor activităților pentru a conduce un proiect de succes.

Citește mai mult : 8 cele mai bune software de management de proiect de marketing

Tendințe în managementul proiectelor care vor conduce în viitorul apropiat

Iată care sunt cele mai importante tendințe de management de proiect din 2021 și dincolo:

Modelul de lucru hibrid probabil să fie o nouă normă

Pandemia globală a schimbat procedura de lucru la nivel global. Înainte de pandemie, americanii își petreceau 5% din timpul lor de lucru acasă, dar acum această cifră este de aproximativ 60%. Companiile găsesc, de asemenea, o creștere semnificativă a productivității prin adoptarea unui model de lucru hibrid. Acest scenariu mărește responsabilitățile managerilor de proiect. Acum trebuie să gestioneze și să distribuie lucrările între membrii echipei interne și colegii de la distanță. Menținerea colaborării în cadrul echipei devine mai dificilă pentru lideri.

Pentru pur și simplu munca dvs., utilizați o platformă comună pentru a conecta toți membrii echipei dvs., îmbrățișând tehnici moderne de management de proiect.

Citiți și: Cum să vă gestionați echipa de la distanță în mod inteligent cu WP Project Manager Pro și Zoom pentru a asigura cel mai bun rezultat

Organizațiile trec la abordarea agilă

Un raport din 2018 arată că proiectele care utilizează metodologii Agile au cu 28% mai mult succes și aproape 71% dintre companii folosesc Agile cu frecvențe diferite. Această tendință continuă. Pe lângă industria software, alte sectoare se îndreaptă și către practici Agile. Instrumentele Agile introduc, de asemenea, interfețe mai ușor de utilizat pentru a elimina complexitatea funcționalităților principale. Cum ar fi tablourile de bord Kanban, sarcinile restante și instrumentele de urmărire a problemelor.

Scaled Agile Framework (SAFe) și Scrum sunt cele mai populare cadre Agile. În mod evident, aceștia lucrează pentru productivitatea echipei la diferite niveluri ale organizației. În plus, integrarea Inteligenței Artificiale (AI) și a Machine Learning (ML) în metodologia Agile vă permite să luați decizii asertive și în timp util.

O ceremonie importantă în Agile Scrum este „Întâlnirea de planificare a Sprintului”. Consultați acest ghid pentru a afla: - Cum să desfășurați o întâlnire de planificare a Sprintului pentru a vă asigura succesul afacerii

Creșterea cererii pentru instrumente de management de proiect și profesioniști

Potrivit unui nou raport al PMI, sunt necesari 2,3 milioane de manageri de proiect pentru a îndeplini roluri specifice în cadrul unei organizații. Persoanele cu abilități orientate spre managementul proiectelor sunt acum la mare căutare.

Rolul unui manager de proiect este plin de provocări. El/ea trebuie să controleze toate sarcinile proiectului, să colaboreze cu membrii echipei, să monitorizeze de fiecare dată și să umple golurile pentru a se asigura că proiectul ajunge la destinație în timpul și bugetul convenit. De asemenea, managerii de proiect ar trebui să aibă abilități puternice de conducere. Această caracteristică îi determină să construiască un spațiu de lucru flexibil în care o echipă poate împărtăși în mod eficient ideile, poate veni cu noi planuri și poate finaliza proiectul cu succes. Pe de altă parte, utilizarea instrumentelor de management de proiect este, de asemenea, în plină expansiune odată cu progresul tehnologic.

Dacă conduceți o afacere mică, puteți verifica această listă cu cele mai bune programe gratuite de gestionare a proiectelor.

Accent mai mare pe abilitățile soft

Competențele soft au fost întotdeauna importante pentru domeniul managementului de proiect. Dar acum este esențial decât orice. În general, valoarea unui manager de proiect depinde de realizările sale academice și de abilitățile sale de a aplica diferite tehnici de management de proiect. Dar cea mai recentă tehnologie și programele bazate pe inteligență artificială normalizează multe sarcini complicate legate de gestionarea proiectelor și a membrilor echipei. Acum managerii de proiect au timp să se concentreze asupra celorlalte responsabilități ale lor și aici devine necesară abilitățile soft.

Potrivit PMI, iată cele șapte cele mai importante abilități soft pentru managerii de proiect:

• Comunicare
• Managementul conflictelor
• Luarea deciziilor
• Conducere
• Motivația
• Organizare
• Construirea încrederii

Managerii de proiect ar trebui să pună accent pe dezvoltarea abilităților lor soft. Astfel, ei pot adăuga mai multă valoare organizațiilor lor.

Impactul inteligenței artificiale și automatizării

În această epocă modernă, totul este controlat treptat de tehnologia AI. Pentru că le permite liderilor să-și înțeleagă mai bine utilizatorii și să ia decizii mai realiste. Managerii de proiect au început deja să folosească AI pentru a-și gestiona proiectele și a organiza sarcinile de zi cu zi. Minimizează eforturile umane prin automatizare și oferă informații mai bune analizând datele. De asemenea, managerii de proiect beneficiază de ajutorul automatizării AI pentru a efectua sarcini complexe precum alocarea sarcinilor și vizualizarea datelor.

Utilizarea AI în managementul proiectelor crește probabilitatea de succes a proiectului. Managerii adoptă această tehnologie pentru a face predicții realiste, pentru a optimiza programarea resurselor, pentru a permite vizualizarea datelor și pentru a face o analiză de risc. De asemenea, este benefic pentru estimarea corectă a duratei, costurilor și progresului unui proiect.

Cererea în creștere pentru tehnologie bazată pe cloud

Soluțiile bazate pe cloud sunt acum la vârful cererii. Un număr tot mai mare de organizații folosesc software de management bazat pe cloud pentru a-și stoca și gestiona datele. Potrivit unui raport, peste 60% dintre companii folosesc tehnologia cloud de pe glob. Un software de management de proiect bazat pe cloud permite managerilor de proiect și echipelor să stocheze toate datele, documentele și programele de proiect într-un hub centralizat. Acest hub este sigur și întotdeauna sincronizat între dispozitive.

Tu și membrul echipei tale veți avea acces ușor la datele proiectului și o vizualizare în timp real a stării muncii. Indiferent dacă membrii echipei stau în diferite părți ale lumii.

Va conduce structura de lucru hibridă viitorul lumii afacerilor?

Lucrarea hibridă există de destul de mult timp. Dar, pe măsură ce criza Covid-19 a început, companiile din întreaga lume au început să se adapteze la această nouă abordare. Ulterior, angajatorii și-au dat seama că angajații ar putea fi mai productivi și mai concentrați atunci când nu sunt la birou. De asemenea, reduce dependența de locație și economisește bani atât pentru angajați, cât și pentru angajatori. Având în vedere aceste fapte, experții au prezis că modelul hibrid este viitorul pentru lumea post-Covid.

Modelul de lucru hibrid reprezintă o structură organizațională care combină munca de la distanță cu munca de birou. Aceasta înseamnă că companiile permit unor angajați să lucreze de la distanță, în timp ce alții lucrează la sediu.

Un sondaj recent a arătat că 55% dintre lucrătorii din SUA preferă un amestec de lucru la domiciliu și la birou. În Marea Britanie, angajatorii se așteaptă ca proporția lucrătorilor la domiciliu obișnuit să se dubleze, de la 18% înainte de pandemie la 37% după pandemie. Experta în angajarea forței de muncă din China, Alicia Tung, a spus că în 10 ani, va exista o împărțire de 60/40 a muncii la fața locului/la distanță.

Într-o structură de lucru hibridă, oamenii au flexibilitatea de a alege dacă preferă un mediu de birou intern sau lucrează de la distanță de oriunde. Există un alt tip de model hibrid în care angajații de la distanță trebuie să lucreze de la birouri în anumite zile ale fiecărei săptămâni. Se întâmplă mai ales în companiile care se ocupă de proiecte extrem de complexe și au nevoie de mai multă colaborare în echipă. În acest caz, toți angajații dvs. trebuie să fie localizați local.

Cu toate acestea, un loc de muncă hibrid eficient nu ar trebui să se aștepte ca toată lumea să lucreze la aceleași ore, în același ritm. Mai degrabă, puteți utiliza instrumente de gestionare a proiectelor și de programare pentru a ajuta angajații dvs. la distanță geografică să rămână pe drumul cel bun. Ca manager de proiect, trebuie să înțelegeți întregul sistem, astfel încât să puteți stabili un mediu de lucru optimizat pentru finalizarea cu succes a proiectului.

Noi moduri de a rămâne înainte cu idei de top pentru managementul proiectelor

În ultimii ani, evoluțiile tehnologice, sociale și ale pieței au schimbat dramatic peisajul managementului de proiect. Poate că dezvoltarea unei foi de parcurs pentru proiect vă ajută să vizualizați ce trebuie făcut pentru a vă atinge obiectivul final.

Lucrurile de luat în considerare atunci când aplicați o nouă idee de management de proiect includ:

• Investiți în ideea corectă de management de proiect
• Cântărirea costurilor
• Colectarea feedback-ului de la membrii echipei
• Încurajarea comunicării deschise
• Introducerea de resurse și politici utile

Depășind poziția actuală, ar trebui să lucrați cu noi tehnologii pentru a scoate tot ce este mai bun de la angajații existenți. Ideile de management de proiect de mai sus vă ajută să dezvoltați un mediu de lucru în care toți membrii se simt conectați și investesc în modelele de lucru potrivite.

Cu toate acestea, puteți utiliza o combinație de procese și șabloane din mai multe metodologii. Sau implementați un instrument solid de gestionare a proiectelor, cum ar fi WP Project Manager, care se încorporează în procesul general de proiecte al echipei dumneavoastră. Și în cazul în care aveți de gestionat departamentul dvs. cheie de afaceri, cum ar fi HR, CR și Contabilitate, îl puteți integra pur și simplu cu WP ERP - O soluție completă de management al afacerii pentru a vă simplifica activitatea zilnică.

Mai aveți întrebări sau sugestii cu privire la noi tehnici sau instrumente de management de proiect? Împărtășiți-vă părerile în comentariile de mai jos.