Viața și munca în timpul epidemiei de coronavirus – Partea 1

În partea 1 a seriei noastre „Viață și muncă în timpul epidemiei de coronavirus”, vom arunca o privire asupra modului în care echipele de la distanță pot comunica și lucra unele cu altele. Mai exact, vom analiza câteva dintre instrumentele care pot fi folosite pentru a rămâne în contact cu echipa sau chiar cu clienții.

Nu cu mult timp în urmă, cea mai mare parte a comunicării dintre membrii echipei s-a făcut prin e-mail. Dar e-mailul a scăpat rapid de sub control! Câți dintre voi au citit un articol „Inbox to zero” și și-au dorit să nu fie complet plin de e-mail-uri? Cu siguranță nu ești singur!

E-mailul este ușor de gestionat atunci când comunicați doar cu o altă persoană, dar în momentul în care trebuie să faceți CC cu cineva și acel fir de e-mail începe să devină complex, devine aproape imposibil să mențineți o conversație coerentă. Introduceți niște atașamente și toată lumea își pierde dorința de a face față foarte repede!

Deci, cu mulți dintre noi lucrând de acasă în viitorul apropiat, este o oportunitate grozavă de a moderniza modul în care comunicați cu colegii și modul în care urmăriți cu toții sarcinile care trebuie îndeplinite. Acest lucru înseamnă să faceți un salt departe de e-mail și foi de calcul care sunt partajate pe un server intern și să îmbrățișați o nouă generație de tehnologie de comunicare. Să aruncăm o privire la câteva opțiuni.

Comunicarea echipei

Avem trei produse care ar putea revoluționa total modul în care lucrați. Faceți cunoștință cu Slack, Twist și Zoom.

Slack

Slack a fost numit un „ucigaș de e-mail”. Este un serviciu online care permite membrilor echipei să comunice printr-un amestec de mesaje directe și chaturi de grup. Gândiți-vă la asta aproape ca la Whatsapp pentru afaceri. În loc de fire de e-mail dezordonate care se pierd în câteva zile, Slack oferă o casă pentru toate conversațiile dvs. de afaceri.

Pentru a începe, înregistrați un cont pentru afacerea dvs. și înscrieți toți cei din echipa dvs. Veți vedea o listă de membri ai echipei din contul dvs. și veți avea două opțiuni. Fie comunicați direct printr-un „Mesaj direct”, fie configurați un „Canal Slack”. Canalele sunt concepute pentru ca membrii echipei să poată colabora în timp real și într-un mod care să permită tuturor să rămână la curent.

Puteți configura mai multe canale și doar să vă alăturați celor de care aveți nevoie. Deci, s-ar putea să aveți o echipă de marketing. Configurați un canal de marketing și atribuiți membrii echipei acestui canal. Acum, mai degrabă decât o masă de e-mailuri care curge între echipa de marketing, toată lumea poate vedea mesajele celuilalt dintr-o privire. Și mai bine puteți încărca fișiere în Slack ȘI toate conversațiile din ambele canale și mesajele directe sunt păstrate. Aceasta înseamnă că puteți pur și simplu să derulați înapoi pentru a vedea ce s-a spus la o dată și o oră anterioară. Este o caracteristică fantastică (cine nu a petrecut ore în șir vânând un e-mail evaziv care conține câteva informații critice?!). Cu Slack acele zile au trecut.

Ai nevoie de o conversație privată cu un membru al echipei? Apoi, un mesaj direct vă oferă această opțiune.

În cele din urmă, Slack permite efectuarea atât a apelurilor vocale, cât și a apelurilor video din cadrul platformei. Acestea pot fi discuții de grup cu până la 15 participanți. Deci, atunci când scrieți un mesaj pur și simplu nu funcționează, pur și simplu deschideți un apel (audio sau video) și plecați. Nu sunt necesare abonamente sau aplicații suplimentare.

Prețul acțiunilor Slack a crescut de la izbucnirea Coronavirusului datorită popularității sale. Dacă vrei să-l încerci pentru echipa ta, mergi pe slack.com pentru a-l încerca.

Răsucire

Twist este conceput pentru a obține un rezultat foarte asemănător cu Slack; și anume permițând echipelor să comunice fără e-mail. Și o face foarte bine.

Cu toate acestea, Twist se vinde ca o alternativă pentru cei cărora Slack le distrage atenția.

Una dintre plângerile comune cu Slack este că este „întotdeauna pornit”. Deoarece mesajele sunt instantanee și, în unele companii, puteți ajunge să aparțineți la o mulțime de canale diferite, Slack poate părea uneori copleșitor.

Twist își propune să elimine acest lucru punând mai puțin accent pe imediata comunicare în cadrul Slack. Permite utilizatorilor să „își ia timpul” pentru a revizui mesajele, iar funcția la îndemână Inbox înseamnă că puteți fi sigur că nu ați ratat nimic.

Este un produs grozav. Proiectat de aceiași oameni care dezvoltă și Todoist (o aplicație pentru lista de sarcini), poți fi sigur că va fi bine întreținut și va oferi funcționalitatea robustă de care afacerea ta are nevoie. De asemenea, se integrează foarte bine cu Todoist ca un bonus suplimentar, făcându-l alegerea perfectă dacă îl utilizați în prezent.

Twist, totuși, nu oferă apeluri în aplicație sau conferințe video, ceea ce înseamnă că va trebui să utilizați o aplicație terță parte, cum ar fi Zoom.

În ciuda limitărilor sale aparente, Twist este simplu prin design. Face o singură treabă, păstrând liniile de comunicare clare între membrii echipei și o face foarte bine. Aruncă o privire pe twist.com

Zoom

În sfârșit, pe lista noastră de instrumente de comunicare se află o altă aplicație „fierbinte” numită Zoom. Zoom, ca și Slack, a experimentat o creștere masivă a interesului datorită nevoii oamenilor de a comunica de la distanță. Este un instrument de videoconferință care permite oricăror de la doi până la sute de participanți să se angajeze într-un apel video de la distanță prin una dintre numeroasele lor aplicații (de exemplu, desktop, aplicație iPhone etc.).

Există o mulțime de produse care oferă conferințe video (după cum s-a menționat, puteți configura o conferință video pentru până la 15 participanți din Slack), dar pentru eficiență absolută, Zoom este greu de învins. Faptul că poate gestiona sute de participanți îl face și o alegere ideală pentru cei care doresc să organizeze seminarii sau ateliere.

Deci, dacă aveți nevoie să susțineți un apel video cu un grup de colegi, Zoom vă oferă o modalitate ușoară și accesibilă de a face acest lucru. Verificați-l pe zoom.us

Sarcinile echipei

Comunicarea cu echipa ta este una, ține evidența cine face ceea ce este cu totul altceva! Într-un fel, atunci când poți intra în biroul unui coleg pentru o conversație sau poți petrece timpul din zi peste prânz, poate fi mai ușor să fii la curent cu ceea ce se întâmplă, ce trebuie să faci și ce a fost delegat în altă parte. De la izolarea splendidă a unui birou de acasă, deși este mult mai ușor ca locurile de muncă să treacă prin fisuri.

Pentru a evita acest lucru, trebuie să utilizați un manager de activități de echipă. De fapt, am scris un articol detaliat despre trei dintre cele mai bune, Asana, Trello și Todoist cu ceva timp în urmă. Deci, în loc să intri în prea multe detalii aici, mergi la acest articol pentru a arunca o privire.

Deși la început, folosirea unui manager de activități poate fi puțin descurajantă, credeți-ne, face toată diferența. Plus că este; super satisfăcător să vezi că sarcinile sunt bifate și, de asemenea, îți oferă o cantitate surprinzătoare de claritate mentală atunci când știi că nu ai uitat (sau nu vei uita) să faci o sarcină vitală. Când vă obișnuiți să adăugați sarcini la un manager de activități, acesta devine rapid o parte obișnuită a administratorului dvs. de zi cu zi și una care vă va face pe dvs. și echipa dvs. mult mai eficienți.

Mâine vom căuta modalități de a partaja informații de la distanță, inclusiv cum să comunicați ideile pe ecran atunci când nu o puteți face față în față.

Între timp de la noi toți cei de la Team Pressidium, să fiți bine!