Viața și munca în timpul epidemiei de coronavirus – Partea a 2-a

În partea a 2-a a seriei noastre „Viața și munca în timpul epidemiei de coronavirus”, vom arunca o privire asupra modului în care echipele de la distanță pot partaja fișiere și pot colabora mai bine la proiecte. Vom analiza instrumentele disponibile care pot face acest proces mai ușor, mai clar și mai puțin stresant!

Servicii de partajare a fișierelor

De ceva timp, multe companii s-au bazat pe un server intern pentru a partaja fișiere între membrii echipei. În ultimii câțiva ani, instrumentele de stocare și colaborare în cloud au făcut un salt înainte, făcând serverele interne să devină de domeniul trecutului.

Astăzi, servicii precum Dropbox, Box și Google Drive permit toate partajarea rapidă și ușoară a materialelor - de la documente Word la PDF, fotografii și multe altele. Aceste servicii acționează foarte mult ca un server de fișiere intern, dar vin cu o multitudine de beneficii suplimentare, cu caracteristica numărul unu „must have” de a permite angajaților să acceseze fișiere de pe aproape orice dispozitiv, oriunde în lume.

Aceasta este o îmbunătățire uriașă față de sistemele de stocare și partajare a fișierelor mai de modă veche. Nu numai că face accesarea fișierelor foarte ușoară, dar aceste sisteme bazate pe cloud oferă, de asemenea, un nivel suplimentar de securitate pentru fișierele dvs. de afaceri sub forma unui backup offsite.

Ușurința în utilizare este un alt motiv major pentru care atât de multe companii îmbrățișează acum servicii de partajare de fișiere terță parte, cum ar fi Dropbox. Curba de învățare este scăzută, în timp ce controlul și nivelul caracteristicilor disponibile sunt ridicate. De exemplu, este munca de câteva clicuri pentru a modifica permisiunile de acces pentru dosare întregi pentru a permite (sau a refuza) accesul angajaților desemnați.

Revizuirile fișierelor sunt o altă caracteristică grozavă de care te vei întreba cum ai trăit fără... când ai o echipă care colaborează la fișiere partajate, poți ajunge uneori cu situația nefericită în care se fac modificări despre care ulterior decideți că nu sunt dorite sau că sunt incorecte. În mod tradițional, ar fi fost greu să revii la o copie anterioară a unui document. Cu Dropbox sau Box, este posibil să vedeți numărul de versiuni de fișiere realizate de-a lungul duratei de viață a documentului și să reveniți la oricare dintre acestea printr-un clic pe un buton. Un salvator uneori!

Să aruncăm o privire rapidă la 3 dintre principalii jucători din acest sector:

Dropbox

Dropbox a suferit o schimbare de stil în ultimii doi ani. Nu a fost cu mult timp în urmă când era privit în primul rând ca o aplicație de stocare și partajare a fișierelor „acasă”. Cum s-au schimbat vremurile. Acum este un jucător serios în sectorul Enterprise și de care au încredere nume cunoscute precum Lonely Planet și Expedia.

Dropbox funcționează cel mai bine atunci când descărcați aplicația pentru desktop. Acest lucru creează un folder dedicat Dropbox pe computer în care puteți trage toate fișierele pe care doriți să le stocați pe Dropbox. Și, în funcție de plan, acesta poate fi un număr nelimitat, fără restricții de stocare. Aceste fișiere pot rămâne vii pe desktop, ceea ce vă oferă acces ușor dacă nu aveți o conexiune la internet, dar, de asemenea, sunt copiate fără probleme în cloud-ul Dropbox în fundal. Acest lucru vă permite apoi să acordați acces la aceste fișiere sau foldere altor membri ai echipei. Revizuirile fișierelor sunt păstrate și pot fi restaurate printr-un clic pe un buton, în timp ce faptul că aceste fișiere sunt stocate în siguranță de Dropbox vă oferă liniște sufletească dacă computerul sau laptopul dvs. fie va eșua, fie va fi furat. În această notă, Dropbox oferă chiar și posibilitatea de a șterge computerul de la distanță în caz de furt.

Dropbox merită cu siguranță încercat. Procesul de sincronizare și restaurare a fișierelor este uimitor de rapid și de fiabil, iar sistemul general este extrem de bine proiectat. Verificați-l pe dropbox.com

Punct pro major : Sincronizarea fișierelor fără efort între desktop și cloud-ul Dropbox aproape indiferent de numărul de fișiere pe care doriți să le stocați.

Microsoft One Drive

One Drive se prezintă ca un concurent Dropbox și este principalul sistem de partajare și stocare a fișierelor pentru clienții Microsoft 365. Dacă aveți un abonament Office 365 care include e-mail și acces la lucruri precum Word și Excel, atunci aproape sigur veți avea acces la aproximativ 1 TB de spațiu de stocare pe One Drive.

Ideea din spatele sistemului este foarte asemănătoare cu Dropbox... permite stocarea fișierelor în Microsoft Cloud, oferindu-vă posibilitatea de a partaja și de a colabora cu echipa dvs., plus beneficiul suplimentar de a avea fișierele copiate într-o locație de la distanță.

Deoarece formează o parte cheie a ofertei de produse Office 365, este foarte bine integrat în aproape toate produsele Microsoft (cum ar fi Word) și vă permite să salvați rapid și ușor în cloud din aceste aplicații.

Microsoft are, de asemenea, o aplicație desktop care, la fel ca Dropbox, transformă un folder într-o conexiune „în direct” cu cloud-ul One Drive. Fișierele introduse în acesta se vor sincroniza cu One Drive, iar fișierele deja salvate se vor descărca pe computer, permițând acces ușor offline.

Deși oferă un raport calitate-preț bun datorită faptului că este inclus într-un abonament Office 365, au existat rapoarte de probleme la încercarea de a sincroniza un număr mare de fișiere. Acestea fiind spuse, pentru echipele mai mici care nu au zeci de mii de documente, oferă o modalitate viabilă de a partaja și de a colabora cu colegii. Aruncă o privire pe office.com

Punct pro major : inclus gratuit cu abonamentele Office 365, ceea ce înseamnă că aveți o factură mai puțin de plătit.

Cutie

Box este un important competitor Dropbox (și nu doar pentru că au nume similare!). Box a fost serviciul inițial de partajare a fișierelor Enterprise și continuă până în prezent să își concentreze eforturile pe furnizarea unui instrument excelent de partajare a fișierelor pentru companiile din întreaga lume.

Dacă securitatea și conformitatea sunt importante în afacerea dvs., atunci Box ar trebui să vă acopere. Ele oferă o gamă destul de extinsă de instrumente de securitate și numără băncile și alți furnizori de servicii financiare care necesită respectarea standardelor din industrie precum FINRA și GDPR în rândul clienților lor.

La fel ca Dropbox și One Drive, Box vă permite să accesați fișiere prin browser-ul dvs. web și, de asemenea, să sincronizați fișiere prin intermediul unei aplicații Box pe desktop. Poate deloc surprinzător, toate serviciile de partajare a fișierelor menționate în acest articol vin și cu aplicații bune pentru iOS și Android, ceea ce înseamnă că nu trebuie să stați lipit de laptop toată ziua. Mai multe informații pe box.com

Punct pro major : caracteristici excelente de securitate și conformitate cu reglementările care asigură adecvarea pentru companiile în care securitatea este o prioritate de top.

Colaborare cu fișiere

Deci, am acoperit trei dintre cele mai importante nume în partajarea și stocarea fișierelor. Indiferent ce alegeți, cred că veți fi plăcut surprins de cât de plăcut este să puteți accesa cu ușurință fișierele de la distanță... a trecut vremurile în care trebuie să vă amintiți să vă trimiteți prin e-mail un document la care doriți să lucrați acasă! Aspectul de copiere de rezervă și de revizuire a fișierelor este, de asemenea, un bonus suplimentar foarte frumos pentru utilizarea unor servicii ca acestea.

Deci, există alte beneficii? Cu siguranță există și cea mai mare este colaborarea fără efort.

Am atins deja aspectul revizuirii fișierelor oferit de aceste servicii. Toate cele trei sisteme vă permit să reveniți la copiile anterioare ale unui document, după cum este necesar. Dar ce se întâmplă când sunteți câțiva dintre voi toți lucrând la același document?

Din fericire, Dropbox, One Drive și Box au toate o serie de funcții care ajută la ca acest lucru să fie ușor. De la notificările conform cărora altcineva editează un document până la posibilitatea de a „bloca” un fișier pentru a împiedica pe cineva să facă modificări, veți descoperi că colaborarea devine distractivă. Toate aceste sisteme permit comentarea ușoară în direct pe documente și diverse funcții de urmărire înseamnă că puteți vedea cum evoluează munca în timp. În absența tuturor în jurul unei mese, aceste caracteristici fac ca lucrul împreună să fie o adevărată briză.

Instrumente de capturare și partajare

Setul final de instrumente pe care îl vom analiza astăzi sunt cele care vă permit să vă capturați ecranul, fie ca captură de ecran, fie ca videoclip. Știați că este de 6 ori mai rapid să comunicați cu cuvintele rostite în comparație cu scrisul (conform Loom, una dintre aplicațiile noastre prezentate, oricum!).

Când lucrezi de la distanță, poate fi frustrant să încerci să explici mici detalii prin e-mail (sau Slack dacă citești ultimul nostru articol!) la fiecare două minute. În mod similar, uneori doriți doar o modalitate de a indica rapid ceva pe ecran. În mod normal, acest lucru ar putea implica un e-mail sau un apel telefonic obositor, dar acum, datorită acestor trei aplicații, este mai rapid ca niciodată să vă transmiteți punctul de vedere.

CloudApp

CloudApp „aduce în cloud înregistrarea ecranului, capturi de ecran și crearea GIF, într-o aplicație la nivel de întreprindere ușor de utilizat”. Poate unul dintre serviciile „originale” de înregistrare a ecranului/partajare de fișiere, CloudApp oferă o experiență de partajare destul de elegantă, care vă permite să comunicați rapid fie prin captură de ecran, fie prin video înregistrat pe ecran.

Pentru a începe, descărcați aplicația pentru desktop și instalați-o. Odată ce sunteți în funcțiune, pur și simplu apăsând CTRL / ALT și 6 de pe tastatură va apărea instantaneu o fereastră de înregistrare. Apăsați „start” și apoi continuați să demonstrați sau să arătați orice aveți nevoie. CloudApp vă va înregistra ecranul și vocea în fundal. Imediat ce ați terminat, ieșiți din recorder și câteva clipe mai târziu videoclipul dvs. va fi încărcat automat pe serverele CloudApp. Va fi generată o adresă URL unică pe care apoi o puteți lipi rapid într-un e-mail, slack sau alt instrument pentru a le trimite colegilor.

Nu este nevoie de un videoclip? CloudApp vă permite să faceți o captură de ecran rapidă și apoi să adnotați săgețile, textul, casetele și multe altele. Ca și în cazul videoclipurilor, veți primi o adresă URL care poate fi trimisă colegilor dvs.

Durează puțin să te obișnuiești să folosești un astfel de sistem, dar odată ce acesta este integrat în fluxul tău de lucru, te vei întreba cum te-ai descurcat fără el! Detalii complete pe getcloudapp.com

Droplr & Loom

Și dacă vă place ideea de a folosi un astfel de instrument, atunci există și alte opțiuni pe care ați putea dori să le verificați, cum ar fi Droplr, un rival CloudApp. În timp ce sistemul lor funcționează pe Windows, inițial a fost mai degrabă acasă pe Mac-uri... deci, dacă sunteți un utilizator de Mac, acesta ar putea fi sistemul potrivit pentru dvs.

În cele din urmă, Loom este „noul copil din bloc”. Un plan generos gratuit este disponibil în timpul epidemiei de COVID. Funcționalitatea înregistrării video este similară cu CloudApp și Droplr, dar dacă doriți să faceți capturi de ecran, Loom nu este aplicația pentru dvs., deoarece se concentrează în întregime pe video.

Mâine ne vom uita la mediul tău de lucru. Lucrul de acasă prezintă câteva provocări unice și, asigurându-vă că sunteți configurat într-o manieră optimă, poate face toată diferența în ceea ce privește productivitatea și sănătatea dumneavoastră.

De la noi toți cei de la Pressidium, fiți bine!