Ghid esențial pentru eticheta întâlnirilor online

Este esențial să știi ce să faci atunci când participi la o întâlnire online pe lună sau la o duzină în fiecare săptămână. În plus, întâlnirile online seamănă mult cu întâlnirile în persoană. Acesta este motivul pentru care unele nuanțe vă cer să pivotați și să vă îmbunătățiți jocul de etichetă a întâlnirilor online. Pentru a menține un sentiment de profesionalism în viitor, este important să îl înțelegeți. Chiar dacă nu știi de unde să începi, acest articol te va ghida despre „cum și de ce” despre eticheta întâlnirilor online.

Importanța etichetei întâlnirilor online

Întâlnirile online devin modalitatea principală prin care comunică managerii C-suite, angajații și chiar studenții și profesorii. Sunt șanse să fi fost invitat la mai mult de câteva întâlniri virtuale în ultima vreme. Poate că una dintre acele întâlniri nu s-a părut atât de productivă pe cât ar fi putut fi. Cu toate acestea, întâlnirile sunt o parte necesară a zilei de lucru, fie că sunt în persoană sau online. Pe de altă parte, întâlnirile ineficiente fură întreprinderilor timp valoros de productivitate al angajaților.

Are un efect cumulativ pe măsură ce crește numărul de întâlniri și de participanți. Datorită naturii cauzale și ușurinței de programare a întâlnirilor online, sunt și mai susceptibile. Cunoașterea și respectarea regulilor de bază privind eticheta întâlnirilor online este o modalitate de a crește eficiența și eficacitatea întâlnirilor online. Ajută la eliminarea capcanelor comune ale întâlnirilor și la menținerea tonului profesional în întâlnirile online. De asemenea, ajută la ca aceste întâlniri să fie mai eficiente, mai productive și mai plăcute pentru toți.

Citiți și: Top 5 aplicații de management al întâlnirilor pentru a stimula comunicarea echipei

Reguli de etichetă a întâlnirilor online

De obicei, unele reguli tradiționale de etichetă a întâlnirilor se aplică universal. Multe dintre aceste reguli de etichetă de bun-simț eșuează neintenționat în atmosfera mai casual de lucru de acasă. Când locul întâlnirii este online, apare o etichetă unică. Vă vom ghida prin tot ce trebuie să știți pentru a vă aduce cel mai bun sine la întâlnirea dvs. online.

Lucruri pe care trebuie să le faci înainte de întâlnire?

De obicei, întâlnirile grozave încep cu mult înainte de ora de începere programată. Timpul de pregătire dedicat înainte de a face clic pe butonul de lansare duce la succesul întâlnirii online.

1. Trebuie să faci o agendă

Trebuie să vă faceți timp pentru a pregăti o agendă care precizează tot ce trebuie acoperit în timpul întâlnirii. Apoi distribuiți-l cu mult timp înainte, astfel încât să informeze participanții despre ce să se aștepte să discute. Pe de altă parte, dacă sunteți un participant la întâlnire, care primește o agendă și o revizuiește din timp. Apoi, acest lucru vă va ajuta să vă pregătiți în mod adecvat, astfel încât să puteți adăuga valoare discuției întâlnirii. În plus, atunci când ați fost invitat la o întâlnire, dar nu ați primit o agendă, atunci cereți una organizatorului întâlnirii.

2. Acordați asupra respectării regulilor de bază

Acest lucru ajută o întâlnire pe drumul cel bun. În plus, cheia este să vă asigurați că toți participanții sunt pe aceeași pagină și așteptările sunt înțelese înainte de a începe întâlnirile. Acordarea respectării regulilor de bază vă ajută să vă desfășurați fără probleme și să minimizați întreruperile sau comportamentul nedorit.

3. Intră în spațiul de cap potrivit

Trebuie să intrați în spațiul corect înainte de a face clic pe „alăturați-vă” la ora de începere a întâlnirii. Înainte de a începe o întâlnire online, încercați să faceți stretching sau să vă îndepărtați de computer pentru câteva minute. Îți vei găsi capul limpede și gata de logodnă când te vei întoarce.

4. Testați-vă echipamentul înainte de a începe

De obicei, nu contează dacă utilizați un echipament nou sau același computer vechi. Trebuie să vă asigurați că funcționează înainte de începerea întâlnirii. Deoarece ar putea fi jenant să bâjbâiți la începutul unei întâlniri încercând să vă puneți căștile să funcționeze în timp ce colegii vă privesc și așteaptă.

Citiți și: Video, audio și conținut - trei forțe majore de luat în calcul pentru traficul site-ului

Lucruri pe care trebuie să le faci în timpul întâlnirii?

După ce v-ați pregătit și testat echipamentul și începeți întâlnirea. Este timpul să știi cum te comporți în timpul întâlnirii.

1. Limitează-ți distrugerea

Trebuie să dezactivați toate notificările, inclusiv e-mailul, aplicațiile de chat și orice altceva. Deoarece ar putea fi un dispărător de atenție în timpul întâlnirii. Deoarece vă veți partaja ecranul în timpul apelului, puii neaștepți pot distrage atenția. Închideți toate filele inutile ale browserului și puneți-vă telefonul deoparte dacă sunteți ușor distras.

2. Păstrați întâlnirea online scurtă și dulce

Urmăriți-vă agenda îndeaproape atunci când conduceți întâlnirea și creați timp pentru întrebări și răspunsuri la sfârșitul întâlnirii. Așadar, întâlnirea ta va dura atât timp cât este necesar, chiar dacă se încheie mai devreme decât era planificat.

3. Încheiați întâlnirea online la timp

Cu o agendă clară și o întâlnire bună, managementul este cel mai bun mod de a vă asigura că întâlnirea dvs. se încheie la ora planificată. Deci, atunci când trebuie să depășiți timpul alocat, asigurați-vă că îl întrebați pe participant dacă poate rămâne. Chiar dacă trebuie să plece, asigură-i că este în regulă și promite-i că îi vei aduce la curent mai târziu.

Lucruri pe care trebuie să le faci după întâlnire?

Când întâlnirea se termină, eticheta bună a întâlnirii online nu se termină, mai ales dacă ești organizatorul întâlnirii.

1. Rezumați și împărtășiți notele întâlnirii

După ceea ce s-a discutat și convenit în ședință, ar trebui să rezulte identificarea notelor. Trebuie să vă asigurați că trimiteți aceste informații tuturor participanților.

2. Atribuiți sarcină-Eticheta întâlnirii online

În timpul întâlnirii, dacă se fac sarcini, asigurați-vă că identificați cine este responsabil. În plus, puteți concluziona acest lucru în notele întâlnirii. De asemenea, introduceți-l în sistemul dvs. de management al proiectelor.

3. Dacă este necesar, programați o întâlnire ulterioară

Dacă aveți nevoie să urmăriți participantul dvs., asigurați-vă că puneți acele întâlniri în calendar. Și trimiteți noi invitații, astfel încât toată lumea să le poată planifica imediat.

Citește și: UX-ul afacerii tale este la zi?

Gânduri finale despre eticheta întâlnirii online

Nevoia de întâlniri online vine cu forța de muncă distribuită. După o bună etichetă a întâlnirilor online, este crucial să stăpânești această tehnologie convenabilă și să profiti la maximum de fiecare întâlnire programată. Când sunteți pregătit înainte de întâlnirea dvs. online, vă ajută să profitați la maximum de timpul întâlnirii virtuale. În plus, are ca rezultat colegi mai mulțumiți și o atitudine mai pozitivă față de întâlnirile online.

Citire interesanta:

8 strategii inteligente pentru creșterea SEO a unui site WordPress

Cele mai bune pluginuri pentru evenimente WordPress

Cele mai bune modalități de a obține backlink-uri de calitate pentru site-uri web