11 Cel mai bun sistem de gestionare a documentelor open source din 2023

Vrei să-ți dezordine lumea digitală și să eficientizezi gestionarea documentelor cu cel mai bun sistem de gestionare a documentelor (DMS) open source?

Indiferent dacă sunteți proprietarul unei mici afaceri, o organizație non-profit plină de viață sau cineva care dorește să aducă mai multă ordine în viața dvs., ați ajuns la locul potrivit.

În acest articol, vom explora unele dintre cele mai bune opțiuni DMS open source disponibile.

Soluțiile DMS cu sursă deschisă oferă o modalitate puternică și rentabilă de a prelua controlul asupra datelor dvs. digitale, fiind în același timp personalizabile pentru a se potrivi nevoilor dvs. unice.

Pregătiți-vă să descoperiți instrumente care vă vor oferi eficiență și control asupra informațiilor prețioase.

Să începem!

Această postare acoperă:

• Cel mai bun sistem de gestionare a documentelor open source
  • OpenDocMan
  • LogicDOC
  • OpenKM
  • SeedDMS
  • Seafile
  • EDMS Maya
  • Papermerge
  • Teedy
  • FormKiQ
  • Krystal DMS
  • Hermes
• Care este cel mai bun sistem de gestionare a documentelor open source
  • Cum să începeți cu OpenDocMan
• Întrebări frecvente (FAQs)

Cel mai bun sistem de gestionare a documentelor open source

Căutați un sistem cu organizare intuitivă – gândiți-vă la etichete, foldere și funcții de căutare care sunt ușor de utilizat.

Securitatea este, de asemenea, un mare lucru; vrei ca datele tale să fie la fel de sigure ca un jurnal secret. Și să nu uităm de accesibilitate – a putea accesa fișierele dvs. de oriunde, oricând, este ca și cum ați avea un portal magic către spațiul dvs. de lucru.

Ah, și instrumente de colaborare? Sunt cireasa de pe deasupra, permițându-vă și echipei dvs. să lucrați împreună fără probleme, indiferent unde vă aflați.

Alegerea DMS-ului potrivit vă face călătoria de gestionare a datelor mai ușoară, mai sigură și mai plăcută.

1. OpenDocMan

Să discutăm de ce OpenDocMan este crema de bază în sistemele open source de gestionare a documentelor.

Ce îl face să iasă în evidență? Este PHP încorporat, ceea ce îl face foarte versatil și adaptabil la aproape orice server web popular, fie că este Apache2, IIS sau altele. În plus, este compatibil cu o gamă largă de sisteme de operare.

OpenDocMan este incredibil de ușor și ușor de instalat. Programul de instalare și actualizare automată înseamnă că veți petrece mai puțin timp pentru configurarea și mai mult timp făcând ceea ce contează. Și toate fișierele dvs. sunt stocate local pe serverul web, simplificând backup-urile.

Acum, să vorbim despre experiența utilizatorului. Interfața sa 100% bazată pe web elimină nevoia de FTP - încărcați fișiere direct din browser. OpenDocMan acceptă tipuri nelimitate de fișiere, are câmpuri de metadate pentru fiecare fișier și vă permite să atribuiți categorii sau departamente pentru a menține lucrurile organizate.

Vă îngrijorează securitatea documentelor și fluxul de lucru? OpenDocMan are procese automate de revizuire a documentelor, mecanisme de expirare a fișierelor și notificări prin e-mail pentru recenzii. Capacitățile sale robuste de căutare vă permit să găsiți rapid fișiere după autor, departament, categorie sau chiar metadate.

OpenDocMan este o centrală puternică pentru eficientizarea și securizarea gestionării documentelor, o potrivire perfectă pentru afaceri de toate dimensiunile.

Caracteristici cheie ale OpenDocMan:

• O interfață 100% bazată pe web pentru a încărca, gestiona și accesa documente direct din browserul dvs. web fără FTP.
• Acesta rulează pe diverse servere web (cum ar fi Apache2 și IIS) și este compatibil cu mai multe sisteme de operare, inclusiv Linux, Unix, Mac OS X și diferite versiuni de Windows.
• Un proces automat de examinare a documentelor, care include expirarea automată a fișierelor și opțiunile de notificare prin e-mail pentru revizuirea documentelor.
• Utilizatorii pot efectua căutări rapide după autor, departament sau categorie și căutări complete folosind metadate, autor, departament, numele fișierului și comentarii, fără a fi nevoie de indexare externă.
• OpenDocMan acceptă mai multe limbi, inclusiv engleză, franceză, germană, spaniolă, chineză, croată etc.

Cel mai bun pentru:

OpenDocMan este destinat întreprinderilor și organizațiilor mici și mijlocii care caută o soluție de gestionare a documentelor rentabilă, personalizabilă și ușor de utilizat, cu funcții de securitate robuste.

Preț: OpenDocMan este gratuit și open-source. Dar are și soluții cloud și enterprise, începând de la 99 USD/lună.

Obțineți OpenDocMan

2. LogicDOC

Interfața web a lui LogicalDOC simplifică partajarea fișierelor, stabilește roluri de securitate și auditează cu ușurință înregistrările și registrele întreprinderii.

Ceea ce îmi place la LogicalDOC este modul în care încurajează colaborarea. Nu este vorba doar de stocarea documentelor, ci de crearea unui mediu dinamic în care informațiile sunt partajate și utilizate în mod intenționat.

Documentele din LogicalDOC circulă fără probleme de-a lungul ciclului de afaceri, de la creare la colaborare, aprobare, recenzii și revizuiri. Și dacă începeți cu documente pe hârtie, nu vă faceți griji! LogicalDOC le digitizează, organizându-le eficient în dulapuri digitale.

Metadatele permit accesul ușor la documente prin cuvinte cheie, cronologie, subiecte și multe altele. Această precizie în gestionarea documentelor economisește timp și sporește productivitatea.

În plus, LogicalDOC este un manager de înregistrări cu drepturi depline, gestionând toate documentele și informațiile în siguranță.

Indiferent dacă îl implementați ca server autonom, partajat sau în LogicalDOC Cloud, acest sistem se adaptează nevoilor dumneavoastră organizaționale, făcând gestionarea documentelor o parte integrantă a procesului dvs. de afaceri.

Caracteristici cheie ale LogicalDOC:

• O interfață ușor de utilizat, bazată pe web, care facilitează partajarea fișierelor, gestionarea rolurilor de securitate și auditarea simplă a înregistrărilor și documentelor întreprinderii.
• Colaborare perfectă între utilizatori pentru partajare ușoară și lucru colectiv asupra documentelor.
• LogicalDOC urmărește și gestionează întregul ciclu de viață al unui document, de la crearea, partajarea și colaborarea până la aprobare, recenzii, revizuiri și arhivare digitală.
• Sistemul servește atât ca manager de conținut, cât și ca manager de înregistrări, capabil să gestioneze în siguranță toate documentele și informațiile organizaționale într-o arhivă centralizată.

Cel mai bun pentru:

LogicalDOC este pentru organizațiile mijlocii până la mari care caută o soluție robustă, colaborativă și versatilă de gestionare a documentelor, cu caracteristici avansate de gestionare a conținutului și a înregistrărilor.

Preț: LogicalDOC este gratuit și open source. (Dar are și soluții de întreprindere și cloud cu o mulțime de funcții suplimentare.)

Obțineți LogicalDOC

3. OpenKM

OpenKM este 100% gratuit, perfect pentru echipe mici și depozite, și plin cu funcții destul de interesante.

Pe lângă gestionarea documentelor dvs., OpenKM funcționează perfect cu scanerul dvs. TWAIN și este accesibil prin intermediul dispozitivelor mobile.

OpenKM captează informații din orice sursă digitală și le aduce într-un spațiu de lucru unificat. Fie că îmbogățește, editează sau navighează datele, OpenKM face ca acesta să fie ușor.

Și datorită API-ului său, puteți integra practic orice aplicație cu OpenKM.

În plus, echipele pot îmbogăți documentele partajate cu discuții text, pot edita orice tip de fișier și pot atașa toate materialele necesare pentru a crea rapoarte finale cuprinzătoare. În plus, caracteristica sa Web Client vă permite să vă accesați documentele de oriunde, fără niciun software client.

Creați și monitorizați fluxurile de lucru pentru revizuire, aprobare și validare din tabloul de bord și rămâneți la curent cu notificări configurabile prin e-mail.

OpenKM are o interfață de utilizator intuitivă, rapidă, bazată pe ajax, capabilități de glisare și plasare de pe desktop și chiar scanări de viruși ale tuturor documentelor încărcate pentru securitate sporită.

Dacă sunteți o afacere mică, care căutați un DMS ușor de utilizat, adaptabil și plin de funcții, OpenKM este potrivirea dvs. perfectă.

Caracteristici cheie ale OpenKM:

• Toate caracteristicile esențiale precum fluxurile de lucru pentru gestionarea documentelor, recunoașterea optică a caracterelor (OCR) pentru digitizarea documentelor și controlul versiunilor pentru urmărirea revizuirilor documentelor.
• OpenKM poate fi instalat pe mai multe sisteme de operare, oferind versatilitate și ușurință în utilizare în diferite medii IT. În plus, API-ul permite integrarea ușoară cu alte aplicații.
• DMS oferă un client web intuitiv pentru acces de la distanță, interfață de utilizator bazată pe ajax pentru interacțiuni rapide, funcționalitate drag-and-drop, scanare de viruși pentru documente încărcate, capabilități de încărcare în bloc și management complet al fluxului de lucru cu atribuirea sarcinilor și urmărirea proiectelor.

Cel mai bun pentru:

OpenKM este pentru întreprinderile mici și mijlocii care caută o soluție de gestionare a documentelor rentabilă, flexibilă și bogată în funcții, care să susțină colaborarea și o integrare ușoară.

Preț: OpenKM este gratuit și open source. Dar puteți debloca o mulțime de bunătăți fie cu versiunea Cloud, fie cu versiunea Professional.

Obțineți OpenKM

4. SeedDMS

Indiferent dacă aveți nevoie de stocare privată a documentelor sau de o soluție de întreprindere robustă cu management sofisticat al fluxului de lucru, SeedDMS se potrivește perfect.

Este perfect pentru diverse utilizări, de la stocarea facturilor și a documentației până la materiale de învățare și e-mailuri.

Unele dintre caracteristicile stelare ale SeedDMS includ o interfață de utilizator complet bazată pe web, păstrarea versiunilor de documente, gestionarea cuprinzătoare a utilizatorilor și a grupurilor și autentificarea externă.

Îți vor plăcea notificările fine pentru modificări, gestionarea fluxului de lucru pentru revizuirea documentelor și aprobarea și listele de control al accesului pentru securitate sporită.

Căutarea full-text și accesul WebDAV economisesc timp real, iar suportul în mai multe limbi și RestAPI adaugă flexibilitate. Sarcinile automate și o varietate de extensii îi sporesc și mai mult capacitățile.

Vorbind despre extensii, SeedDMS poate fi îmbunătățit semnificativ, deși majoritatea extensiilor nu sunt gratuite.

Acestea includ integrarea cu Collabora Office și Tesseract pentru OCR, conversia între diferite formate, scanarea virușilor și opțiuni avansate de previzualizare, pentru a numi câteva. În plus, se comportă chiar ca un server Paperless-ng pentru acces la aplicațiile mobile.

SeedDMS este un sistem cuprinzător, adaptabil, perfect pentru cei care doresc o combinație de simplitate și caracteristici avansate.

Caracteristici cheie ale SeedDMS:

• Menține un istoric al versiunilor documentelor, permițând utilizatorilor să acceseze și să revină la versiunile anterioare după cum este necesar.
• SeedDMS permite gestionarea detaliată a utilizatorilor și a grupurilor, inclusiv a permisiunilor și controalelor de acces.
• Sistemul acceptă metode externe de autentificare pentru integrarea cu sistemele existente de management al utilizatorilor.
• Notificările privind modificările documentelor asigură că utilizatorii rămân informați despre actualizări și modificări.
• Un sistem de flux de lucru pentru revizuirea, aprobarea și revizuirea documentelor, simplificând procesul de gestionare a documentelor în cadrul unei organizații.

Cel mai bun pentru:

SeedDMS este destinat companiilor și organizațiilor de toate dimensiunile care caută o soluție de gestionare a documentelor versatilă, ușor de utilizat și bogată în funcții, cu fluxuri de lucru personalizabile și capabilități de extensie.

Preț: SeedDMS este gratuit și open source.

Obțineți SeedDMS

5. Seafile

Seafile combină viteza, flexibilitatea și securitatea pentru gestionarea documentelor.

Se remarcă prin sincronizarea fișierelor pe mai multe platforme. Puteți sincroniza biblioteci întregi sau foldere selectate pe Windows, Mac sau Linux și este impresionant de rapid, chiar și pentru un număr mare de fișiere.

Este compatibil cu Android și iOS, oferind utilizatorilor de telefonie mobilă acces offline și backup pentru fotografii.

Clientul Seafile Drive este o bijuterie. Transformă stocarea serverului Seafile într-o unitate virtuală, permițând acces instantaneu la fișiere fără sincronizare, chiar și offline. În plus, este un instrument excelent pentru gestionarea cunoștințelor, permițându-vă să creați și să editați documente Wiki în Markdown alături de alte tipuri de fișiere.

Excelează și în securitate, cu criptare pe partea clientului, autentificare cu doi factori și scanare de viruși. Partajarea este sigură și flexibilă, cu permisiuni detaliate și linkuri externe de partajare.

Seafile include, de asemenea, căutarea textului integral, versiunea fișierelor, blocarea fișierelor și acceptă editarea online și co-autorarea fișierelor Office.

Cu un management complet al utilizatorilor, opțiuni de backup și capabilități extinse de integrare, Seafile nu este doar un DMS, ci o soluție completă de gestionare a documentelor.

Caracteristici cheie ale Seafile:

• Bibliotecile și folderele pot fi partajate cu permisiuni specifice, iar fișierele pot fi partajate extern cu legături securizate, protecție prin parolă și date de expirare.
• Utilizatorii pot sincroniza biblioteci pe diverse platforme desktop, inclusiv Windows, Mac și Linux.
• Seafile acceptă accesul mobil prin clienții săi atât pentru Android, cât și pentru iOS.
• Clientul unității extinde spațiul de disc local prin maparea stocării pe serverul Seafile ca o unitate virtuală pentru a accesa fișierele fără sincronizare și a le utiliza offline.

Cel mai bun pentru:

Seafile este destinat companiilor și organizațiilor de orice dimensiune care caută o soluție sigură, flexibilă și eficientă de gestionare a documentelor, cu funcții puternice de colaborare și sincronizare.

Preț: Seafile este gratuit și open source, cu licențe pro începând de la 100 USD/an.

Obțineți Seafile

6. EDMS Maya

Mayan EDMS este o soluție foarte avansată pentru toate nevoile dvs. de gestionare a documentelor.

În primul rând, Mayan EDMS este un maestru în a găsi exact ceea ce aveți nevoie. Capacitățile sale avansate de căutare și etichetarea și clasificarea de top fac ca navigarea prin documente să se simtă ca o plimbare în parc.

Mayan EDMS duce lucrurile la un nivel superior prin automatizarea proceselor dvs. de afaceri cu fluxuri de lucru intuitive. Aceasta înseamnă mai puțină muncă manuală și mai multă performanță în operațiunile de zi cu zi.

În plus, controlul accesului bazat pe roluri asigură că documentele sensibile sunt văzute doar de ochii potriviți, oferindu-vă liniște sufletească în ceea ce privește siguranța datelor dvs.

De asemenea, este bazat pe web și multiplatformă, astfel încât să vă puteți accesa documentele de oriunde, de pe orice dispozitiv. Și, deoarece este gratuit și open source, nu este nevoie de investiții mari. Se integrează perfect cu hardware-ul dvs. existent, oferind un cost total scăzut de proprietate.

Caracteristici cheie ale EDMS Maya:

• Funcționalitate de căutare sofisticată, care facilitează localizarea rapidă a documentelor folosind etichetarea și clasificarea.
• Sistemul permite automatizarea proceselor de afaceri prin fluxuri de lucru personalizabile, sporind eficiența și productivitatea.
• Mayan EDMS asigură securitatea documentelor, oferind permisiuni de acces personalizate pe baza rolurilor utilizatorului.
• Se poate integra perfect cu hardware-ul existent, reducând costul total de proprietate și facilitând adoptarea ușoară.

Cel mai bun pentru:

Mayan EDMS este pentru companiile de toate dimensiunile care caută o soluție avansată, sigură și rentabilă de gestionare a documentelor, cu capabilități flexibile de căutare și automatizare a fluxului de lucru.

Preț: Mayan EDMS este gratuit și open source. (Accesul la baza de cunoștințe costă 9,99 USD/lună.)

Obțineți EDMS Mayan

7. Papermerge

Papermerge este sistemul open source de management al documentelor care transformă modul în care gestionăm documentele.

În esență, Papermerge este open source și transparent, invitând colaborarea comunității pentru îmbunătățirea continuă. Strălucește cu suportul multi-utilizator, permițând acces personalizat și permisiuni pentru diferiți utilizatori.

Caracteristica remarcabilă? Tehnologia sa OCR. Papermerge transformă documentele dvs. scanate în active de căutare, făcând localizarea fișierelor pe baza conținutului lor fără efort.

Adăugați API-ul REST pentru integrare perfectă, capabilități de căutare full-text și versiune robustă a documentelor și veți avea o bază solidă pentru gestionarea documentelor. Papermerge este perfect pentru stocarea pe termen lung a documentelor importante, oferind arhivare nedistructivă, ușor de recuperat și versiunea.

În plus, interfața sa modernă și intuitivă face gestionarea documentelor fără efort, sporind productivitatea. Și pentru acele greșeli de scanare? Funcțiile Papermerge de gestionare a paginilor vă permit să remediați rapid problemele fără a rescana.

Papermerge este soluția ideală pentru oricine caută să-și gestioneze, să digitalizeze și să-și securizeze documentele în mod eficient, totul într-un mediu ușor de utilizat.

Caracteristici cheie ale Papermerge:

• Acceptă mai mulți utilizatori și permite alocarea de permisiuni diferite, permițând accesul și controlul personalizat.
• Tehnologia OCR (Optical Character Recognition) extrage text din documente scanate, PDF-uri și fișiere imagine, transformându-le în documente care pot fi căutate.
• Papermerge menține versiuni ale tuturor modificărilor aplicate documentelor, asigurându-se că versiunile originale sunt întotdeauna accesibile și că informațiile nu se pierd niciodată.
• Este deosebit de potrivit pentru stocarea pe termen lung a arhivelor digitale, cum ar fi chitanțele, facturile, facturile și contractele.

Cel mai bun pentru:

Papermerge este destinat persoanelor fizice și companiilor care caută o soluție de gestionare a documentelor ireproșabilă, scalabilă și versatilă, cu OCR avansat și versiune robustă pentru digitizarea și organizarea documentelor.

Preț: Papermerge este gratuit și open source.

Obțineți Papermerge

8. Teedy

Teedy este un sistem open source fantastic de gestionare a documentelor, deoarece este ușor, bogat în funcții și ușor de utilizat.

Îmi place cum Teedy eficientizează gestionarea documentelor. Interfața sa modernă menține totul organizat, făcând încărcarea și căutarea documentelor o simplă simplă. Și în ceea ce privește securitatea, Teedy este o fortăreață cu criptare puternică și centre de date securizate în Franța.

Interfața cu utilizatorul este un vis - curată, simplă și perfectă atât pentru desktop, cât și pentru mobil. În plus, motorul său puternic de căutare vă permite să găsiți documente într-o clipită, chiar și să căutați text în imagini, datorită tehnologiei OCR.

Teedy nu este doar despre depozitare; este excelent pentru colaborare, cu fluxuri de lucru ușoare și control clar al accesului pentru utilizatori și grupuri. Adăugați metadate, urmăriți modificările documentelor și partajați documente? Toate nepretențioase.

Pentru pasionații de tehnologie, API-ul REST de la Teedy deschide posibilități infinite de personalizare. Și fiind open source, evoluează constant cu contribuția comunității.

Caracteristici cheie ale Teedy:

• Interfață curată, intuitivă, ușor de navigat pe desktop și dispozitive mobile, îmbunătățind experiența utilizatorului și productivitatea.
• Un puternic motor de căutare full-text capabil să caute în imagini prin OCR încorporat.
• Teedy permite utilizatorilor să verifice sau să valideze documentele din cadrul organizației lor, simplificând fluxurile de lucru colaborative și procesele de luare a deciziilor.
• Teedy oferă funcții pentru partajarea ușoară a documentelor prin link-uri și permite utilizatorilor să adauge comentarii sau note la documente.

Cel mai bun pentru:

Teedy este destinat întreprinderilor mici și mijlocii și utilizatorilor individuali care caută o soluție de gestionare a documentelor sigură, intuitivă și bogată în funcții, cu capabilități avansate de căutare și flux de lucru.

Preț: Teedy este gratuit și open source. În plus, are și planuri plătite, începând de la 20 USD/lună.

Ia-l pe Teedy

9. FormKiQ

FormKiQ este construit cu un API robust, care se referă la adăugarea, transformarea și preluarea cu ușurință a documentelor.

Imaginați-vă că aveți OCR, clasificarea documentelor cu ajutorul OpenAI și/sau Cohere și căutări full-text la îndemână. Este consecvent, fiabil și construit la scară – perfect pentru afaceri în creștere.

În plus, consola web personalizabilă a FormKiQ este intuitivă, completă și ușor de navigat. Astfel, gestionarea documentelor și metadatelor devine lucruri pentru copii. (Notă: folosind OpenAI și/sau Cohere, economisiți timp, sporiți consistența și reduceți erorile umane.)

Este nevoie doar de o instalare cu un singur clic pentru a începe să lucrați cu FormKiQ, astfel încât să puteți fi funcțional în câteva minute. Este previzibil și bine testat, oferind instalări în mai multe regiuni AWS și opțiuni de rulare locale pentru ușurință de dezvoltare.

FormKiQ este o soluție de nivel următor pentru cei care apreciază flexibilitatea, eficiența și puterea automatizării în gestionarea documentelor.

Caracteristici cheie ale FormKiQ:

• API-ul robust permite adăugarea, transformarea și preluarea documentelor, integrând funcționalități avansate precum OCR și căutarea full-text.
• Sistemul încorporează tehnologia OCR, permițând extragerea și digitizarea textului din imagini și documente scanate.
• Căutarea full-text asigură găsiri rapide pe baza conținutului lor, făcând descoperirea documentelor rapidă.
• Platforma poate fi instalată cu un singur clic, acceptând mai multe regiuni AWS, inclusiv AWS GovCloud (S.U.A.) West, și poate fi rulată și local pentru dezvoltare.

Cel mai bun pentru:

FormKiQ este destinat organizațiilor și dezvoltatorilor care caută o soluție de gestionare a documentelor avansată, scalabilă și îmbunătățită cu inteligența artificială, cu un API puternic și capabilități eficiente de automatizare.

Preț: FormKiQ este gratuit și open source. Dimpotrivă, oferă și planuri plătite grozave, începând de la 499 USD/lună.

Obțineți FormKiQ

10. Krystal DMS

Krystal DMS transformă modul în care vă stocați documentele, aducând un val de organizare și eficiență care economisește timp și dureri de cap.

Indexarea documentelor? Este rapid cu Krystal DMS. Doar câteva clicuri și documentele dvs. sunt etichetate cu metadate utile, deschizând calea pentru o recuperare rapidă și ușoară.

Funcționalitatea sa de partajare vă permite să distribuiți documente fără efort, reducând costurile sau pașii suplimentari.

Trebuie să vizualizați un document? Vizualizatorul de documente Krystal se integrează optim în browserul dvs. web, permițându-vă să deschideți diferite formate de fișiere fără software suplimentar.

Krystal DMS îmbrățișează și diversitatea lingvistică. Cu suport pentru limbi precum engleză, franceză, germană, spaniolă, italiană și mai multe limbi indiene, se potrivește perfect pentru echipele globale.

Ați șters vreodată un document din greșeală? Nu te teme! Funcția de coș de reciclare la îndemână înseamnă că îl puteți recupera cu doar un clic.

Krystal DMS este aliatul dvs. pentru a face gestionarea documentelor fluidă și bine organizată.

Caracteristici cheie ale Krystal DMS:

• Căutare și preluare instantanee de documente folosind tehnologia de căutare sofisticată pentru descoperirea rapidă a documentelor.
• Sistemul simplifică stocarea documentelor, trecând de la folderele tradiționale de fișiere la o metodă de organizare digitală mai eficientă.
• Indexarea/etichetarea rapidă a documentelor cu metadate asigură o recuperare mai rapidă a documentelor.
• Vizualizator de documente pentru a vizualiza diferite formate de fișiere standard din industrie direct în browserul web.

Cel mai bun pentru:

Krystal DMS este destinat companiilor și organizațiilor care caută o soluție de gestionare a documentelor structurată, susținută în mai multe limbi și ușor de utilizat, cu capabilități robuste de căutare, indexare și control al versiunilor.

Preț: Krystal DMS este gratuit și open source. Cu toate acestea, soluțiile plătite sunt disponibile pentru întreprinderile mici și mari, începând de la 3,14 USD/lună per utilizator.

Obțineți Krystal DMS

11. Hermes

Ceea ce ador la Hermes este modul în care surprinde esența managementului elegant al documentelor. Este conceput pentru a ajuta la crearea, revizuirea, aprobarea și descoperirea cu ușurință a documentelor.

Unul dintre cele mai tari lucruri despre Hermes este integrarea sa cu Google Workspace. Pornirea unui document este la fel de simplă ca autentificarea la Hermes și utilizarea Google Docs pentru a redacta. Colaborarea vine cu partajarea ușoară pentru feedback și un proces rapid de aprobare care îi ține pe toți la curent prin e-mail.

Hermes se remarcă prin capacitatea sa de căutare în text integral, ceea ce face ca găsirea documentelor publicate să fie o simplă simplitate. Și tehnologia ei? De top, cu Golang și Ember.js sub capotă, alături de PostgreSQL pentru stocare și Algolia pentru funcții de căutare puternice.

Interfața sa de utilizator, alimentată de Helios, sistemul open source de design al produselor HashiCorp, se îmbină perfect, oferind o experiență familiară și intuitivă.

Hermes este o poartă către o productivitate sporită și colaborare, ceea ce o face o alegere fantastică pentru organizațiile care apreciază o cultură a scrierii și un management eficient al documentelor.

Caracteristicile cheie ale Hermes:

• Hermes se integrează perfect cu Google Workspace pentru a crea schițe de documente folosind Google Docs direct în sistem.
• Utilizatorii pot partaja cu ușurință schițele de documente cu colaboratorii și le pot trimite altor membri ai echipei pentru aprobare.
• O funcție de căutare full-text permite căutarea fină și localizarea documentelor publicate.
• Backend-ul este construit folosind Golang, în timp ce front end utilizează Ember.js. Utilizează o bază de date PostgreSQL pentru stocare și Algolia pentru a-și alimenta capacitățile de căutare.

Cel mai bun pentru:

Hermes este destinat organizațiilor și echipelor care apreciază o cultură puternică a scrierii și colaborării, care necesită un sistem de creare, aprobare și gestionare a documentelor, în special a celor integrate cu Google Workspace.

Preț: Hermes este gratuit și open source.

Ia-l pe Hermes

Care este cel mai bun sistem de gestionare a documentelor open source

Să explorăm primele trei cele mai bune soluții open source de sisteme de management al documentelor, fiecare oferind caracteristici unice pentru a răspunde diferitelor nevoi organizaționale:

• OpenDocMan se remarcă prin abordarea ușor de utilizat și prin caracteristicile robuste de conformitate. Este ideal pentru companiile care caută o soluție de gestionare a documentelor simplă și conformă cu reglementările. Accentul pe ușurința de utilizare și organizarea puternică a fișierelor promovează gestionarea eficientă a documentelor pentru organizațiile de toate dimensiunile.
• LogicalDOC strălucește prin capabilitățile sale de integrare perfectă și instrumentele avansate de colaborare pentru documente. Este perfect pentru echipele care caută un mediu de management al documentelor extrem de colaborativ și interoperabil. Funcționalitatea puternică de căutare și accesul mobil îl fac o alegere de top pentru companiile care vizează o productivitate sporită și accesibilitate de la distanță.
• OpenKM este renumit pentru caracteristicile sale cuprinzătoare de gestionare a documentelor, inclusiv gestionarea robustă a fluxului de lucru și capabilități extinse de căutare. Acest lucru îl face o soluție excelentă pentru organizațiile care necesită urmărirea și controlul detaliat al documentelor. Flexibilitatea sa în personalizare și scalabilitate îl transformă într-o soluție ideală pentru companiile care doresc să își adapteze sistemul de management al documentelor la nevoile operaționale specifice.

CMS	Pret de inceput	Plan gratuit
OpenDocMan	99 USD/lună	da	VIZITA
LogicDOC	Personalizat	da	VIZITA
OpenKM	Personalizat	da	VIZITA
SeedDMS	Gratuit	da	VIZITA
Seafile	100 USD/an	da	VIZITA
EDMS Maya	Baza de cunoștințe plătită	da	VIZITA
Papermerge	Gratuit	da	VIZITA
Teedy	20 USD/luna	da	VIZITA
FormKiQ	499 USD/lună	da	VIZITA
Krystal DMS	3,14 USD/lună	da	VIZITA
Hermes	Gratuit	da	VIZITA

Cum să începeți cu OpenDocMan

• Descărcați OpenDocMan : Vizitați site-ul web OpenDocMan și descărcați cea mai recentă versiune.
• Instalați OpenDocMan : Dezarhivați fișierul și încărcați-l pe serverul dvs. web. Asigurați-vă că serverul dvs. îndeplinește cerințele OpenDocMan (PHP, MySQL).
• Configurați o bază de date : utilizați un instrument precum phpMyAdmin pentru a crea o nouă bază de date pentru OpenDocMan. Notați numele bazei de date, numele de utilizator și parola.
• Rulați scriptul de instalare : navigați la adresa URL OpenDocMan într-un browser web. Urmați instrucțiunile de pe ecran, introducând detaliile bazei de date când vi se solicită.
• Configurați setările : Conectați-vă la OpenDocMan. Ajustați setările pentru rolurile utilizatorului, tipurile de fișiere și permisiunile.
• Adăugați utilizatori și documente : creați conturi de utilizator și atribuiți roluri. Începeți să încărcați și să organizați documente.
• Explorați și mențineți : familiarizați-vă cu funcțiile OpenDocMan, cum ar fi controlul versiunilor și fluxul de lucru. Actualizați în mod regulat și faceți backup la instalarea OpenDocMan.
• Utilizați suportul comunității : pentru ajutor, consultați forumurile comunității OpenDocMan.
• Personalizați după cum este necesar : extindeți funcționalitatea cu plugin-uri sau dezvoltare personalizată pentru nevoi specifice.

Întrebări frecvente (FAQs)

Ce este un sistem de gestionare a documentelor cu sursă deschisă?

Un DMS cu sursă deschisă este un sistem software care ajută la gestionarea, stocarea și urmărirea documentelor electronice. Se bazează pe cod sursă deschisă, ceea ce înseamnă că este adesea gratuit și personalizabil.

Care sunt beneficiile utilizării unui DMS open source?

Beneficiile includ economii de costuri, flexibilitate în personalizare, o comunitate de susținere pentru depanare și nicio blocare a furnizorilor.

Poate un DMS cu sursă deschisă să se extindă pentru companiile mari?

Da, multe DMS-uri open source se pot scala bine, dar pot necesita personalizare suplimentară sau suport pentru infrastructură.

Este DMS open source sigur?

DMS-urile open source pot fi foarte sigure, dar depind de actualizări regulate, configurație adecvată și bune practici de securitate.

Cum gestionează un DMS open source diferite tipuri de fișiere?

Majoritatea DMS-urilor open source acceptă diferite tipuri de fișiere, inclusiv PDF, documente Word, imagini și multe altele, dar capabilitățile variază în funcție de sistem.

Pot integra un DMS open source cu alte instrumente?

Da, multe DMS-uri open source oferă capabilități de integrare cu alte instrumente de afaceri, dar acest lucru poate necesita expertiză tehnică.

Există aplicații mobile pentru DMS open source?

Unele DMS-uri open source oferă aplicații mobile, dar disponibilitatea și funcționalitatea variază.

Cum aleg DMS open source potrivit pentru organizația mea?

Evaluați-vă nevoile în termeni de scalabilitate, securitate, ușurință în utilizare și caracteristici specifice. Cercetați și comparați diferite opțiuni.

La ce fel de asistență mă pot aștepta cu un DMS open source?

Asistența vine de obicei din comunitate, forumuri sau documentație. Asistența profesională plătită poate fi disponibilă în funcție de produs.

Poate fi personalizat un DMS open source?

Da, unul dintre principalele avantaje ale DMS-urilor open source este personalizarea lor pentru a se potrivi nevoilor organizaționale specifice. Acest lucru poate necesita unele abilități tehnice.