5 faze ale managementului de proiect explicate

Managerii de proiect se confruntă adesea cu probleme cum ar fi întârzieri ale proiectului, comunicații lipsite, analize greșite ale domeniului unui proiect etc. Nu puteți obține o rată de succes completă, dar cu fiecare eșec, învățați și atenuați riscurile.

De asemenea, dacă știți bine situațiile de derulare a unui proiect și cum funcționează fiecare fază a unui proiect, este posibil să vă creșteți rata de succes.

Există 5 faze ale managementului de proiect și, în calitate de manager de proiect, treaba ta este să le stăpânești pe toate de la zero până la execuția finală.

În acest articol, vom defalca aceste faze de management de proiect pentru tine.

Care sunt cele 5 faze ale managementului de proiect

Fiecare proiect are un ciclu de viață. Acesta constă din patru sau cinci pași pe care îi puteți numi de obicei ca faze ale managementului de proiect. Fazele de management de proiect urmează un model similar, indiferent de dimensiunea sau tipul unui proiect. Iată-i -

1. Initierea proiectului
2. Planificarea proiectului
3. Execuția proiectului
4. Monitorizarea si controlul proiectelor
5. Închiderea Proiectului

1. Inițierea sau conceperea proiectului

Primul lucru al unui proiect este conceptualizarea și inițierea acestuia. În calitate de manager de proiect, trebuie să creați o imagine principală pentru un anumit proiect despre cum să începeți și cum să treceți la următorii pași unul după altul.

În etapa de inițiere, trebuie să vă adunați ideile și să le transformați într-un plan de afaceri, să stabiliți obiective, să definiți domeniul de aplicare și cartele proiectului și să definiți oamenii care sunt responsabili pentru succesul sau eșecul unui proiect, adică părțile interesate.

Faza de inițiere a proiectului trebuie să îndeplinească următoarele sarcini:

Definirea obiectivelor proiectului

Prima întrebare pe care ar trebui să ți-o pui și părților interesate este: „ce vrei să obții cu acest proiect?”

De exemplu, lucrați pentru o companie de dezvoltare de pluginuri WordPress. În calitate de manager de proiect, doriți să inițiați un proiect pentru o nouă pagină de prețuri. În acest caz, trebuie să aflați de ce pagina dvs. actuală de prețuri nu funcționează și ce fel de rentabilitate așteptați de la o pagină de prețuri nou proiectată.

Stabiliți-vă domeniul de aplicare

Dacă vă vedeți limitele proiectului cu mult înainte de a începe să lucrați la el, totul este despre stabilirea domeniului de aplicare. În această etapă, creați inițialele obiectivelor proiectului dvs., livrabilelor, termenelor limită etc. pentru a înțelege cât de departe doriți și puteți ajunge.

De asemenea, această etapă include aspecte de finanțare și bugetare, precum și timpul general al proiectelor.

Finalizarea părților interesate și definirea rolurilor acestora

Părțile interesate sunt persoanele care vor fi strâns conectate și responsabile pentru progresul și rezultatele proiectului. Unele dintre părțile interesate comune ale proiectului sunt – sponsorii, managerii de proiect, membrii echipei de proiect, clienții, utilizatorii finali, părțile interesate interne etc.

În calitate de manager de proiect, veți defini rolurile și responsabilitățile fiecărei părți interesate.

Posibile obstacole

În etapa de inițiere a proiectului, este posibil să vă asumați și să enumerați toate obstacolele/riscurile cu care vă puteți confrunta în zilele următoare și să creați copii de rezervă și planul B.

Managementul riscului este o sarcină mare care implică ipoteze de risc, brainstorming, strângerea de resurse pentru gestionarea riscurilor, evaluare, prioritizare etc.

Citiți și: Cum să gestionați riscul în managementul proiectelor: sfaturi eficiente pentru succesul proiectului

2. Planificarea Proiectului

Planificarea proiectului este pasul imediat după etapa de inițiere a proiectului. Acesta include definițiile mai largi ale obiectivelor proiectului, de la „cum se controlează și se monitorizează proiectul” până la finalizarea proiectului.

Există două abordări cele mai populare de planificare a proiectelor în rândul managerilor de proiect -

A. Metoda SMART. Înseamnă că planificarea dvs. ar trebui să fie specifică, măsurabilă, realizabilă, realistă și oportună.

b. Metoda CLEAR. Sugerează un proces de lucru colaborativ, limitat, emoțional, apreciabil și rafinat.

În timp ce lucrați la el, ar trebui să combinați cele două abordări pentru rezultate mai bune.

În etapa de planificare, puteți scrie și defini foaia de parcurs completă a proiectului dumneavoastră. Iată cum merge -

• Crearea unui plan de management de proiect
• Dezvoltarea unei structuri de defalcare a muncii (WBS)
• Estimarea resurselor și a duratei proiectului
• Crearea unei strategii de management al riscului

Principala realizare a acestei etape este stabilirea tuturor etapelor fazei de inițiere și elaborarea acestora. Așadar, sarcina dvs. ar fi dezvoltarea unui plan aprofundat pentru execuția proiectului, monitorizarea și controlul adecvat.

În această etapă, trebuie să aduni toți membrii echipei și să le atribui sarcini specifice. De exemplu, pentru fiecare dintre sarcinile dvs., puteți să unul sau mai mulți membri ai echipei și să setați un termen limită pentru a finaliza sarcina.

De asemenea, puteți stabili un canal de comunicare adecvat între membrii echipei și părțile interesate. Instrumentele de mesagerie precum Slack ar fi o opțiune inteligentă în astfel de cazuri.

3. Executarea Proiectului

Acum, aveți planul pregătit. E timpul să mergi la muncă. Deci, această etapă include lansarea proiectului și executarea sarcinilor pas cu pas, producând livrabile ale proiectului până la realizarea finală. Cu alte cuvinte, această fază se referă la transformarea planului în acțiune.

Prin urmare, în calitate de manager de proiect, veți stabili un flux de lucru robust care îi va ajuta pe membrii echipei să lucreze impecabil, să comunice cu precizie și să depună eforturi pentru a atinge obiectivul proiectului. Aceasta include următoarele -

• Priviți cu atenție fluxul de lucru în echipă
• Gestionarea corectă a bugetului
• Comunicarea cu părțile interesate

În timp ce membrii echipei tale lucrează, una dintre sarcinile tale cheie în calitate de manager de proiect este să urmărești cu părțile interesate ale proiectului, astfel încât aceștia să poată fi conștienți de progresul și cum merg lucrurile.

De exemplu, folosirea unui instrument de colaborare la proiect precum Project Manager Pro ar fi atât de benefică. Acest instrument WordPress vă poate ajuta să comunicați mai bine cu părțile interesate și cu membrii echipei prin mesaje, comentarii și chat-uri încorporate.

De asemenea, puteți monitoriza progresul și răsturnările echipei și puteți face posibile soluții cât mai curând posibil.

4. Monitorizarea și controlul proiectului

Așteaptă-te la ce este mai bun, planifică-te la ce este mai rău și pregătește-te să fii surprins.

Denis Waitley

În faza 3, proiectul dvs. ar trebui să fie deja în derulare. Deci, treaba fazei 4 este simplă. Trebuie să vedeți cum se descurcă sarcinile și membrii echipei.

Totul este despre monitorizarea fluxului de lucru, descoperirea punctelor forte cheie și îmbunătățirea acestora. Dacă observați probleme, rezolvați-le cu măsurile potrivite.

Prin urmare, sarcina ta principală este să rezolvi problemele în curs despre proiect, să iei decizia corectă și să rezolvi. Puteți numi, de asemenea, monitorizarea performanței proiectului.

Uitați-vă la următorul lucru de care trebuie să aveți grijă pentru monitorizarea performanței proiectului -

Indicatori cheie de performanță (KPI)

Asigurați-vă că ați configurat corect KPI-urile și monitorizați dacă sarcinile și sub-sarcinile sunt efectuate la timp și respectă KPI-urile.

Colectare de date

Colectarea datelor este un lucru indispensabil în managementul proiectelor. De-a lungul proiectului, trebuie să colectați date relevante și să creați o bază de date care să includă programele de proiect, starea de finalizare a sarcinilor, rapoarte financiare, QA, feedback-ul părților interesate etc. Cea mai bună modalitate de a crea o bază de date puternică este utilizarea unui instrument de management de proiect. .

Analiza datelor

Datele colectate ar fi foarte utile pentru o analiză adecvată a datelor. Puteți compara progresul proiectului cu cheltuielile, bugetele generale și rezultatele cu foaia de parcurs bugetară pe care ați creat-o în etapa de planificare.

Raportarea performanței

Pe parcursul diferitelor etape ale unui proiect, puteți crea rapoarte de performanță pe baza analizei datelor dvs. și le puteți partaja cu părțile interesate pentru o mai bună transparență. De asemenea, rapoartele vă vor ajuta să înțelegeți încotro se îndreaptă toate eforturile dumneavoastră. Un raport de bază de performanță este alcătuit dintr-un rezumat al progresului, parametrilor cheie și detaliile oricăror probleme sau provocări etc.

Îmbunătățire continuă

Monitorizarea este crucială pentru a vă asigura că vă descurci bine. De asemenea, puteți genera o imagine continuă a progresului proiectului dvs. cu acesta.

Când aveți un raport de performanță bine realizat și o analiză a datelor, va fi mai ușor să înțelegeți starea actuală a unui proiect și să luați pașii necesari care pot crește șansele de succes.

5. Închiderea proiectului

Aceasta este faza finală a unui ciclu de management de proiect. În acest pas, în sfârșit finalizați proiectul și faceți o închidere oficială.

În calitate de manager de proiect, veți face următoarele în faza de închidere a proiectului:

• Predați livrabilele proiectului către sponsorii proiectului
• Obțineți aprobarea de la sponsorii proiectului
• Închideți oficial proiectul și desființați-vă echipa
• Organizați o întâlnire post-proiect pentru a evalua succesele și eșecurile

Întâlnirea post-proiect sau post-mortem este un loc în care îi lași pe toți membrii echipei să știe cum au evoluat, unde le lipsește potențialul și unde se află puterea lor. Îi va ghida să facă mai bine în viitor.

În cadrul întâlnirii, raportul final este prezentat sponsorilor și părților interesate de proiect, astfel încât să se poată face o discuție fructuoasă despre proiect.

Sarcina dvs. finală pentru etapa de închidere a proiectului este să treceți printr-o revizuire finală a rapoartelor de proiect, să analizați datele disponibile și să le stocați într-un loc sigur, care să fie accesibil oricând doriți. Acesta va funcționa ca bază de cunoștințe pentru următorul dvs. proiect.

Întrebări frecvente despre cele 5 faze ale managementului de proiect

Gânduri finale despre ciclul de viață al managementului de proiect

Un ciclu de viață al managementului de proiect constă din cinci faze, unii profesioniști le-ar plăcea să facă aceste cinci faze în șase, șapte sau opt etape. Cu toate acestea, toate aceste etape sunt pur și simplu incluse în cele 5 faze de management de proiect menționate mai sus.

În calitate de manager de proiect inteligent, puteți primi ajutor de la software-ul de management de proiect și AI pentru a vă îmbunătăți scopul și posibilitățile în zilele noastre. Tot ce trebuie să faceți este să înțelegeți ce tipuri de instrumente sunt utile pentru bugetul și compatibilitatea dvs.